Должностная инструкция и штатное расписание

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Понятие должностная инструкция и назначение

1.2 Порядок составления и оформления

2. Штатное расписание

2.1 Основные правила составления штатного расписания

2.2 Порядок оформления

Список используемых источников



1. Понятие должностной инструкции и назначение

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

рационально распределить функциональные обязанности, устранить дублирование обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

повысить своевременность и надежность выполнения задач;

улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;

четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами, установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

конкретизировать права работникам, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей можно только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции;

повысить личную и коллективную ответственность, разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу;

повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

В итоге все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности.

Но самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины.

Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

В письме от 9.08.2007 № 3042-6-0 Роструд рекомендует работодателям разрабатывать и утверждать должностные инструкции на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании, в том числе на вакантные должности (что еще раз подчеркивает обезличенный характер инструкции). В таком случае соискатель, устраиваясь на работу по определенной должности, будет иметь полное представление о предстоящей работе, о составе его должностных обязанностей, о том, что надо знать и уметь для ее выполнения, за что он будет нести ответственность и т.д.

Если соискателя что-либо не устраивает, он может своевременно отказаться от трудоустройства. В то же время работодатель, основываясь на квалификационных требованиях, установленных должностной инструкцией, сможет подбирать на определенную должность только подходящего по деловым качествам человека и обоснованно отказывать в приеме на работу тем претендентам, которые не отвечают предъявляемым требованиям. Данные примеры иллюстрируют еще одно предназначение должностных инструкций: служить инструментом для обеспечения баланса интересов сторон трудовых отношений.[3]

Источники разработки должностных инструкций

При составлении должностных инструкций работников необходимо учитывать уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы. При распределении между работниками обязанностей необходимо следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность выполнения операций, причем сложные операции закрепляются за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

· организационная и функциональная структура;

· классификатор функций управления;

· классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

· нормативы управленческого труда;

· положения о структурных подразделениях;

· результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

· должностная инструкция организационный документ

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

В письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 Роструд подчеркнул, что основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. Данный справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. В нем предусмотрены практически все должности руководителей, специалистов и служащих, а требования к каждой должности разбиты на три раздела: должностные обязанности, что должен знать работник и требования к квалификации.[6]

При разработке инструкций для рабочих должностей за основу принимается Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30, который обязателен для применения на предприятиях и в организациях любых отраслей. Этот справочник предусматривает профессии рабочих; требования к каждой должности разбиты в нем на два раздела: "характеристика работ" и "должен знать”.

Отношения в сфере труда постоянно развиваются, в результате периодически возникает необходимость в новых профессиях и должностях, не предусмотренных справочниками. Такие ситуации сформировали определенную практику: федеральные органы исполнительной власти принимают нормативные акты, утверждающие квалификационные характеристики и требования к отдельным должностям.

В случае если в организации нет должностной инструкции на определенную профессию или должность, работодателю будет проблематично требовать от работника что-либо сверх того, что изложено в положениях упомянутых двух справочников и других нормативных документов, содержащих квалификационные характеристики для отдельных должностей.

Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности.[2]

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция должна содержать только такие положения, которые связаны с деловыми качествами работника, необходимыми для выполнения работ по конкретной должности. В должностной инструкции необходимо установить только требования, связанные с профессиональными навыками и квалификацией работника, занимающего данную должность.[4]

Требования к должностям, содержащиеся в перечисленных нормативных документах, являются общими. Они могут не отражать специфики выполнения работ в конкретных организациях, особенностей производства, региональных особенностей и других факторов. Поэтому при разработке должностных инструкций работодатель может расширить и дополнить требования квалификационных справочников и иных нормативных документов.

То есть предъявить к работнику, и иные требования, обязательные для заключения трудового договора - либо в силу прямого предписания в федеральном законе (например, наличие российского гражданства для госслужащих), либо необходимые в дополнение к типовым или типичным профессионально- квалификационным требованиям из-за специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).

При разработке должностной инструкции, как и в трудовых отношениях в целом, не допускается установление для работников ограничений либо преимуществ, зависящих от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям. А также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Подобные ограничения или предпочтения являются дискриминационными и прямо запрещены. [7]

Поскольку, как уже отмечалось, никаких требований к содержанию должностной инструкции законодательством РФ не предусмотрено, работодатели вправе самостоятельно, на свое усмотрение (но с учетом требований квалификационных справочников) определять ее структуру и содержание. Для упорядочения процедуры разработки должностных инструкций многие организации вводят соответствующие локальные нормативные акты, такие как положения о порядке составления должностных инструкций. В других организациях утверждаются единые (или типовые) формы должностной инструкции. Такие меры призваны установить единые требования к содержанию и оформлению должностных инструкций, упростить исполнителям задачу по их разработке.



1.2 Порядок составления и оформление

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Основные задачи и функции

3. Обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции "Общие положения" содержится:

· наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);

· порядок назначения и освобождения от должности;

· порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

· требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать. должен уметь.);

· перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе "Основные задачи и функции" должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника - контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:

· получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;

· заполнение контрольных карточек;

· внесение в них отметок о ходе исполнения;

· ведение сроковой картотеки;

· передача информации;

· составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

- внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

- ведение компьютерной базы данных документов с отметкой "Контроль";

- обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе "Обязанности" должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Помимо обязанностей, предусмотренных ЕТКС или КСД, связанных со спецификой работы на данной должности, здесь могут также устанавливаться общие для всех работников обязанности:[12]

· соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

· соблюдать установленные сроки подготовки документов;

· соблюдать этические нормы общения в коллективе;

· соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе "Права" закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Могут быть указаны права работника, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами (приостанавливать работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.). Нужно учитывать, что право - это мера возможного поведения работника, и он самостоятельно определяет, использовать свое право или нет. Некоторые работодатели умудряются вписать в должностные инструкции пункт о том, что за неиспользование своих прав работник несет ответственность, что совершенно необоснованно. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе "Ответственность" записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.[13]

В разделе должностной инструкции "Взаимосвязи" записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции относятся к документам длительного действия.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов "С инструкцией ознакомлен (на)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Конечно, приведенный перечень разделов - примерный. Должностные инструкции могут иметь другой состав разделов.

Способы оформления

Разработка и оформление должностной инструкции - прерогатива работодателя, поскольку организация трудового процесса, упорядочение трудовых отношений - в первую очередь в его интересах. При этом большое значение имеет форма должностной инструкции; другими словами, какой вид будет иметь данный документ, в каком качестве он будет выступать. От формы должностной инструкции зависит порядок принятия и введения этой инструкции в действие. Должностная инструкция может оформляться двумя способами (или в двух формах).

1. Должностная инструкция является приложением к трудовому договору. В этом случае она является неотъемлемой частью трудового договора и, следовательно, принимается при обоюдном согласии работника и работодателя и подписывается ими. При этом работодатель не может самостоятельно, в одностороннем порядке принять должностную инструкцию и установить в ней какие-либо условия. Такой порядок вполне соответствует трудовому законодательству. Права и обязанности работника и другие вопросы, как правило, регулируемые должностными инструкциями, не входят в число обязательных условий трудового договора. Но в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия (ч.4 ст.57 ТК РФ)[7]. В частности - уточнение применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Кроме того, по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.

По идее, такие дополнительные условия могут быть включены в основной текст трудового договора. Но это сделает договор чрезмерно объемным, а его содержание - неудобным для восприятия. Намного удобнее включить эти вопросы в должностную инструкцию и оформить ее как отдельное приложение к трудовому договору, имеющее равную с ним юридическую силу, а в основном тексте договора сделать отсылку на должностную инструкцию, указав, что права, обязанности, ответственность работника и т.п. определяются в соответствии с приложением к трудовому договору. Один экземпляр должностной инструкции передается работнику вместе с экземпляром трудового договора, второй экземпляр остается у работодателя.[3]

2. Должностная инструкция оформляется в виде отдельного,самостоятельного документа. В юридической практике существуют два различных мнения относительно данного вида документа. Одни специалисты полагают, что такая инструкция будет локальным нормативным актом работодателя со всеми вытекающими из этого последствиями; другие считают, что это - правоприменительный акт, поскольку он касается конкретных работников. Первую точку зрения считают более обоснованной, поскольку, как уже отмечалось выше, должностная инструкция не привязана к личности конкретного работника, но тесно связана с должностью. На одинаковых должностях (то есть на основании одной должностной инструкции) могут трудиться множество работников; на одной и той же должности люди могут меняться (увольняться, переводиться, приниматься на работу вновь). Поэтому должностная инструкция нацелена на неопределенный круг лиц, и это - отличительный признак локального нормативного акта.

Работодатель, оформив должностную инструкцию в виде локального нормативного акта, самостоятельно утверждает ее. Подписывает ее, как правило, руководитель организации или уполномоченное им лицо.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить принимаемого под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст.68 ТК РФ)[7] Под локальными нормативными актами в данном реферате прежде всего имеется в виду именно должностная инструкция, поскольку ни один локальный нормативный акт не имеет столь тесной и непосредственной связи с трудовой деятельностью работника. Таким образом, если должностная инструкция оформлена в виде локального нормативного акта, работодатель знакомит с ней нового сотрудника под подпись. Подпись обычно предлагают ставить в конце самой инструкции либо на отдельном "листе ознакомления”, который подшивается к инструкции. В любом случае работодателю надо иметь доказательство, что он ознакомил работника с инструкцией; только после этого он может требовать от работника выполнения должностных обязанностей и привлекать его к ответственности за их невыполнение.

Внесение изменений и дополнений

Поскольку трудовые отношения под влиянием различных факторов постоянно изменяются, должностные инструкции также не могут в течение длительного времени оставаться неизменными. В большинстве случаев необходимость их изменения или дополнения является объективной и связана с изменениями в нормативных актах, в процессе производства продукции и в организации труда, с применением работодателем новых технологий, программных продуктов, с необходимостью перераспределить обязанности между работниками и т.п. Например, при замене старого производственного оборудования на новое, более совершенное, потребуется внесение изменений в должностные инструкции работников, обслуживающих данное оборудование, в части того, что они должны знать его устройство, схемы обслуживания, спецификации и т.п.[13]

В то же время распространены случаи недобросовестного поведения работодателей, стремящихся вменить работнику дополнительные обязанности в целях, например, экономии оплаты труда. При этом в должностную инструкцию работника вносятся необходимые работодателю изменения и дополнения, а затем работника вынуждают с этим согласиться. По сути, в подобных случаях имеет место поручение дополнительной работы, которая должна оплачиваться отдельно и может быть поручена работнику только с его согласия,. но это - дополнительные затраты для работодателя.[3]

Отсутствие надлежащей нормативной правовой базы для разработки и применения должностных инструкций вносит в ситуацию неопределенность и зачастую позволяет работодателю вольно обращаться с этими инструкциями - при попустительстве работников и пользуясь их неграмотностью.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов, в первую очередь - от формы инструкции: является ли она самостоятельным локальным нормативным актом или же приложением к трудовому договору.

Если должностная инструкция - приложение к трудовому договору, то внести в нее изменения или дополнения работодатель может только по согласованию с работником. Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 рекомендовал в таких случаях одновременно вносить изменения в трудовой договор и должностную инструкцию и оформлять эти изменения дополнительным соглашением к трудовому договору.

Исключения составляют случаи, когда вносимые в должностную инструкцию изменения и дополнения связаны с изменением организационных и технологических условий труда, что делает невозможным сохранение существующих условий трудового договора, - но только при условии, что изменения никак не влияют на закрепленную в трудовом договоре трудовую функцию работника (ст.74 ТК РФ)[6]

В таких случаях работодатель имеет возможность изменить условия трудового договора без согласия работника, но с соблюдением предусмотренных ст.74 ТК РФ процедур. В связи с этим необходимо разъяснить, что такое трудовая функция.

Определение трудовой функции содержится в ст.15 ТК РФ, а также в ч.2 ст.57 ТК РФ: это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Представляется, что содержание должностной инструкции в части предусмотренных ею должностных обязанностей - это и есть "конкретный вид поручаемой работнику работы”. Именно этот показатель наиболее полно характеризует виды работ, которые должен выполнять работник. Законодатель предусмотрел в ст.57 ТК РФ норму о том, что трудовая функция является обязательным условием трудового договора. Любое изменение трудовой функции (независимо от того, постоянное оно или временное) согласно ч.1 ст.72.1 ТК РФ является переводом на другую работу и допускается только с письменного согласия работника (кроме случаев, предусмотренных ч.2 и ч.3 ст.72.2 ТК РФ)[5]. Указанные нормы ТК направлены на защиту интересов работников, ограждение их от произвола работодателей, от попыток необоснованно вменить в обязанности работникам то, чего они делать не должны.

Таким образом, если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то работодатель может внести в нее изменения или дополнения:

- либо по согласованию с работником;

- либо без согласия работника, в порядке, предусмотренном ст.74 ТК РФ, что возможно только в определенных случаях, с соблюдением установленных процедур (предупреждение работника за два месяца до введения измененных положений инструкции и т.д.) и только при условии, если трудовая функция работника остается неизменной. В таком порядке работодатель может внести изменения, касающиеся, например, подчиненности и взаимозаменяемости работника, квалификационных требований к нему, наделить работника дополнительными правами и т.п. Но вменить работнику дополнительные обязанности, то есть изменить его трудовую функцию, работодатель может только с письменного согласия работника.

Если должностная инструкция является самостоятельным локальным нормативным актом, то работодатель вправе внести в нее изменения без согласия работника. В таком случае работодатель утверждает измененную или дополненную редакцию инструкции, вводит ее в действие приказом и знакомит с нею работника под подпись. Но, как и в рассмотренном выше случае, одностороннее внесение работодателем изменений или дополнений в должностную инструкцию работника, если такие изменения затрагивают трудовую функцию, допускается только с письменного согласия работника.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

· изменение структуры организации;

· переподчинение службы делопроизводства;

· изменение наименования должности;

· изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

· внедрение новых форм и методов организации труда;

· внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделении.

должностная инструкция штатное расписание



2. Штатное расписание

Штатное расписание - нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты труда. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации[7].

2.1 Основные правила составления штатного расписания

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава предприятия любой собственности.

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.

При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно. Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 - 2 тыс. рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на организацию.

Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.

Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров. Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения. Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:

В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.

Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.

Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.

На предприятии нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.



2.2 Порядок составления

При составлении документа рекомендуется использовать форму Т - 3, которая содержит все нужные для работы данные.

В нее необходимо внести такие данные:

-Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).

-Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.

-Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.

-Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет свою силу.

-Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.

-Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.

-Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.

-Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.

-Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя заработная плата за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны - рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.

-Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.

В последней графе суммируются данные. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.

Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.

Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.

После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома сотрудников доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.



Список используемых источников

1. Абрамов Т.Г., Войтик И.М. Управление персоналом: Хрестоматия / Новосибирск: СибАГС, 2016 -12с.

2. Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом: Учебник для вузов / -2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ,2015 - 13с.

3. Кибанов А.Я., Ивановская Л.В. Управление персоналом. - М.: ПРИОР, 2016 -25с.

4. Лукичева Л.И. Управление организацией: Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2015-43с.

5. Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом - СПб: Издательство “Питер”, 2017-20с.

6. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Персонал организаций жилищно-коммунального хозяйства: должностные и производственные инструкции. - М.: ФИНПРЕСС, 2018-24с.

7. Трудовой кодекс РФ/ под ред. Т.Безгодова: ЭКСМО, 2011

8. Турчинов А.И. Управление персоналом: Учебник / Изд-во РАГС, 2017-12с.

9. Усманова Н. Р.: Должностные инструкции. - М.: Книга сервис, 2016-43с.

10. Щекин Г.В. Теория и практика управления персоналом. - К.:МАУП, 2016-15с.

11. http://www.mgfoms.ru/

12. http://www.hrm100.ru/polozhenie-o-strukturnyx-podrazdeleniyax/

13. http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/dolzhnostnaya-instrukciya.html/

Размещено на Allbest.ru

...