Осуществление делопроизводственной деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Документирование организационно - распорядительной деятельности

2. Формирование и оформление дел

3. Составьте выписку из официального документа организации

1. Документирование организационно - распорядительной деятельности

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

Организационные документы

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооружённых Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях. В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения, (в случае частного предприятия указать кем оно зарегистрировано).

Положение -- это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие вопросы -- в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб) и должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в организации», «Должностная инструкция инженера по охране труда и технике безопасности»).

Текст инструкции разбивается по определённой логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели её издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.

Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий -- издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций -- приказы, инструкции, указания; кооперативные организации -- решения; общественные организации -- постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или иной акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как правовой акт, издаваемый правительством, областными, городскими и районными администрациями.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

- распоряжения общего, длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краёв, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законом РФ.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определённые сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

В формуляр-образец приказа входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

2. Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, либо ответственный сотрудник общего отдела организации. Формирование дел следует начинать в конце уходящего, либо в самом начале наступающего года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Заголовок на обложку дела переносится полностью из утвержденной номенклатуры.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· по объему дело не должно превышать 200-250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях либо ответственным сотрудником общего отдела организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

· оформление реквизитов обложки дела по установленной форме,

· нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела,

· составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,

· подшивку или переплет дела,

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

· наименование представительного органа указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официального принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

· наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

· номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела переносится из номенклатуры дел представительного органа;

· дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

· Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

· Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

· Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

· Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

· Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

· Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности представительного органа, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дела к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях: пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

документ дело реквизит опись

3. Составьте выписку из официального документа организации

Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион»)

г.Москва 13.07.2019

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА №12-Т

1.Перевести с 15.07.2019 маркетолога Анисимову Алену Викторовну из отдела маркетинга на постоянную работу в отдел продаж на должность старшего специалиста по продажам с окладом 25.000руб. в месяц.согласие работника получено.

Основание: личное заявление.

Директор Федоров А.Г.

Верно

Начальник отдела кадров Сахаров.С.Н

Список используемой литературы и интернет ресурсов

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2013.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: Интел-Синтез, 2015.

3. Корнеева И.И., Кудряева В.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2014.

4. Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Экономика, 2000.

5. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: А.Л. Иванова - М.: 2006.

6. https://vesbiz.ru/

Размещено на Allbest.ru