Организация и ее среда

Размещено на http://www.allbest.ru/

Минобрнауки России

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Санкт-Петербургский государственный технологический институт

(технический университет)»

УГНС 38.00.00 Экономика и управление

Направление подготовки 38.03.02 Менеджмент

Направленность Маркетинг

Факультет Экономики и менеджмента

Кафедра Менеджмента и маркетинга

Курсовая работа

Тема: ОРГАНИЗАЦИЯ И ЕЕ СРЕДА

Студент: Хомова О.П.

Учебный модуль «Менеджмент»

Курс 2-й Группа 680зсм-1

Руководитель _________________________

Оценка за курсовую работу ______________

(подпись руководителя) _________________

Санкт-Петербург

2020

Содержание

Введение

1. Среда организации

1.1 Внутренняя среда организации

1.1.1 Цели, мотивация и задачи при создании организации

1.1.2 Структура организации

1.1.3 Технологии

1.1.4 Люди

2. Внешняя среда организации

2.1 Факторы среды прямого воздействия

2.2 Факторы среды косвенного воздействия

3. Практическая часть

3.1 Направление деятельности, миссия и цель существования

ООО «Приматек»

3.2 Краткий анализ финансовой деятельности предприятия

3.3 Организационная структура отдела «Рекламы и связи с общественностью» ООО «Приматек»

3.4 Обязанности и задачи сотрудников отдела

3.5 Штатное расписание подразделения

3.6 Должностные обязанности руководителя отдела

3.7 Должностная инструкция руководителя отдела

3.7.1 Общие положения

3.7.2 Основные задачи и функции руководителя

3.7.3 Должностные обязанности руководителя

3.7.4 Права руководителя

3.7.5 Ответственность руководителя

Выводы

Список используемых источников

Введение

В современном мире сложно представить себе деятельность человека без участия его в организациях. На сегодняшний день понятие «организация» имеет множество смыслов:

организацию можно воспринимать как действие или процесс, некое событие, направленное на создание чего- либо, например организация благотворительного ужина, организация марафона по лёгкой атлетике, организация учебного процесса.

организация - группа людей, имеющая общие цели и взаимодействующая с обществом в качестве самостоятельного субъекта социального действия. К таким организациям относят семьи, организации по защите природы, организации арт-художников.

организация - это система, способная создавать связи между элементами, распределяя между ними виды деятельности ( координирование), например организация движения по эскалатору, организация видео-связи.

В менеджменте организация определяется как группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей организации (3 источник). Остановимся на данном определении и дадим более подробное описание организации с точки зрения менеджмента, как науки.

В гражданском кодексе РФ определение организация звучит как «группа лиц, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности (коммерческие организации) либо не имеющие извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками (некоммерческие организации)».

Каждая организация располагается и ведёт свою деятельность в среде. Поэтому любое действие организации возможно лишь тогда, когда среда допускает его возможность. Среду разделяют на внутреннюю и внешнюю, а задачей каждой организации является установление взаимосвязей со средой таким образом, чтобы цели организации были достигнуты. Сама же организация должна иметь перспективы для дальнейшего развития.

Актуальность данной темы обусловлена важнейшим значением организации в деятельности человека и общества в целом, в изучении и обеспечении условий для существования организаций в современном мире.

Целью моей курсовой работы является изучение теории менеджмента для понимания организации, как открытой системы, а так же влияние среды на её деятельность.

1. Среда организации

В теории менеджмента принято выделять среду организации. Деление проводится, как правило, на две основные части. Это внутренняя среда организации и внешняя среда. Учитывая данные название, эти две среды отличаются друг от друга как вход и выход или как верх и низ. Рассмотрим подробнее каждую из них.

1.1 Внутренняя среда организации

сотрудник отдел должностной руководитель

Внутренняя среда - это элементы, факторы и переменные, которые находятся внутри организации. Руководитель, принимая решение об организации своей компании должен учесть множество факторов, чтобы минимизировать риски и обеспечить процветание своей будущей компании. Основными переменными, которые руководитель должен учесть, являются:

· Цели и задачи организации

· Структура организации

· Технологии

· Люди (команда, персонал)

·

1.1.1 Цели, мотивация и задачи при создании организации.

Значение цели невозможно переоценить не только при создании организации, но и в любой деятельности человека. В широком понимании цель - это конечный результат, желаемое состояние, которого стремится достичь объект. В менеджменте целью организации является конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. Выделяют такие типы целей организации:

1. Цели увеличения рыночной доли.

2. Инновационные цели (разработка новых продуктов, услуг).

3. Ресурсные цели (привлечение капитала, квалифицированных сотрудников, оборудование).

4. Цели повышения эффективности деятельности (повышение квалификации персонала, изменение режима работы оборудования, понижение кредитной ставки заёмных средств).

5. Социальные цели (охрана окружающей среды, благотворительные мероприятия, решение проблем занятости населения)

6. Цели получения прибыли

Цели делятся по различным факторам, основные из них приведены в таблице 1:

Таблица 1 Различие целей организации по факторам

№ п/п	Факторы	Цели
1	Период управления	стратегические, тактические, оперативные
2	Приоритетность	особо приоритетные, приоритетные, прочие
3	Содержание	экономические, политические, научные, организационные, социальные
4	Измеримость	количественные, качественные
5	Сфера деятельности	инновационные, маркетинговые, кадровые, производственные, административные
6	Повторяемость	постоянные, разовые
7	Среда	связанные с внутренней средой, связанные с внешней средой
8	Иерархия	цели организации, цели структурного подразделения

При определении цели организация должна так же учесть следующие факторы:

1. Конкретность цели

2. Измеримость цели

3. Распределение цели

4. Реалистичность цели

5. Временные рамки цели

Задачи организации - это цели, конкретизированные во времени в пределах определённого периода, на который ориентировано управленческое решение. Другими словами, задача указывает, какую работу необходимо выполнить в определённому сроку.

Разработка целей и задач является мощнейшим средством управления со стороны руководства, потому что, осознавая какие цели поставило перед собой руководство компании, можно разработать чёткий план по их достижению. И таким образом каждый сотрудник фирмы будет понимать к чему нужно стремиться. Исходя из данного плана, в дальнейшем руководство создаст соответствующую структуру своего предприятия.

Первоначальным стимулом к определению любой цели служит такое понятие как «мотивация». Мотивация - это психофизиологический процесс, который определяет собой положительные эмоциональные переживания, которые побуждают к активности, увлечённости и концентрации внимания нацеленной на выполнение определённой деятельности.

Основным побуждением руководителя при создании организации служит осознание того, что путем сотрудничества можно достичь более высоких результатов, как с точки зрения отдельной личности, так и сообщества в целом. Очень важно, чтобы каждый участник организации делал всё зависящее от него, для достижения целей организации. То есть, проще говоря, был замотивирован. Мотивация в организации условно делится на 2 типа: достижение общих целей через достижение индивидуальных целей и достижение индивидуальных целей через достижение общих целей. Первый тип характерен для коммерческих организаций, фирм делового типа. Второй же тип характерен для общественных и некоммерческих организаций (партии, союзы, фонды).

Цели организации формулируются и устанавливаются на основе миссии компании и определенных ценностей, на которые ориентируются менеджеры-управленцы

Стоит выделить отдельно такое понятие, как «миссия организации».

Миссия - это чётко сформулированная причина основания организации, её философия и смысл существования.

Миссия должна быть сформулирована кратко, чётко, в ней должны быть определены основные направления развития компании.

В менеджменте нет чётких правил по формированию миссии, её содержания. Обычно это креативный, уникальный продукт. Но тем не менее можно выделить некоторые рекомендации, опираясь на которые менеджер сможет разработать миссию для своей организации. Вот основные из них:

1. Сформулируйте конкретное направление Вашего бизнеса, статус организации

2. Определите задачу фирмы с точки зрения производства продукции или предоставления услуг, а также целевого рынка

3. Обозначьте ценности Вашей организации, корпоративной культуры

4. Миссия должна показывать, какие усилия компания будет предпринимать в будущем

5. Формулировка миссии должна быть ясной, вдохновляющей и стимулирующей

6. Не стоит в миссию включать такое понятие, как получение прибыли

Миссия разрабатывается руководящим составом и доносится до всех сотрудников организации. Но, к сожалению, она не будет иметь значения, пока члены организации не согласятся с ней и не начнут следовать её принципам.

1.1.2 Структура организации

После определения целей и задач организации, следует определить организационную структуру предприятия. Организация - это сложная система, которая состоит из подсистем. Каждая подсистема выполняет свои задачи, но все они вместе направлены на достижение общей цели предприятия. Говоря о подсистемах, имеется в виду структура организации. Организационная структура - это концептуальная схема, вокруг которой организуется команда людей, основа, на которой держатся все функции предприятия. Организационная структура компании -- это некое руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если быть точнее, то организационная структура даёт понять, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером.

Ещё в 20 веке немецкий социолог Макс Вебер дал наиболее полную формулировку принципов управления организацией. Его концепция была названа концепцией рациональной бюрократии. Данные принципы приведены ниже:

· принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

· вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;

· принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

· вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;

· принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым прием и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

Структура, отвечающая данным принципам, получила название бюрократической или иерархической структуры.

Таблица 2 Типы организационных структур

№ п/п	Тип структуры	Основные понятия	Достоинства	Недостатки
1	Линейная структура	В каждой подсистеме формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты оцениваются показателями, вводится система поощрений	Чёткость во взаимных связях функций и отделов, один лидер, ясность в ответственности, быстрая реакция исполнителей на указания руководства	Отсутствует стратегическое планирование, перекладывание проблем при участии нескольких подразделений, слабая приспособленность к изменению ситуации в фирме, большое число уровней между персоналом, выпускающим продукцию(услугу) и лицом, принимающее решение, перегрузка управляющих верхнего уровня, зависимость результатов от личных и профессиональных качеств руководителей верхнего уровня
2	Линейно-штабная	Включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций и руководства какими - либо нижестоящими отделами, но не обладают правами принятия решений.	Более глубокая проработка стратегических вопросов, небольшая разгрузка руководителей первого уровня, возможность привлечения экспертов и консультантов со стороны,	Нечёткое распределение ответственности, чрезмерная централизация управления
3	Дивизионная структура	Характерна для крупных предприятий, корпораций со сложными технологическими процессами. Предоставляется самостоятельность производственным подразделениям. За руководством остается стратегия развития, научно - исследовательские разработки, финансовая и инвестиционная политика. Разделение по дивизионам производится по выпускаемой продукции, ориентации на группы потребителей, по внедряемой территории.	Обеспечивает управление крупными организациями и территориально-удалёнными подразделениями, гибкость и быстрая реакция на изменения в среде организации, тесная связь производства с потребителями	Большое число уровней управленческой вертикали, разобщенность штабных структур отделений от штабов компании, основные связи по-прежнему вертикальные поэтому остается перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных для подразделений, повторяющиеся функции на разных уровнях,
4	Бригадная структура	Организация работы по рабочим группам (бригадами) , автономная работа каждой из них, заменены жесткие управленческие связи бюрократического типа гибкими связями; привлечение для решения задач сотрудников разных подразделений, самостоятельное принятие решений бригадами..	Повышение эффективности управления за счёт сокращения управленческого уровня, гибкое использование кадров, создаются условия для самосовершенствования, эффективные методы управления и планирования ,сокращение потребности в специалистах широкого профиля	Сложность взаимодействия и координации работ отдельных бригад, высокая ответственность персонала, высокие требования к коммуникациям
5	Проектная структура	Деятельность организации осуществляется как совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание.	Высокая гибкость, сокращение управленческого персонала	Высокие требования к квалификации, личным и профессиональным качествам руководителя проекта, разделение ресурсов между множеством проектов, сложность при взаимодействии большого числа проектов компании, медленное развитие организации как полноценной единицы
6	Матричная структура	Сотрудник находится в подчинении сразу у двух руководителей - непосредственно у линейного руководителя и -- одновременно -- у руководителя проекта. В такой структуре функциональный руководитель отвечает за качество проделанных работ его подразделением, а руководитель проекта -- за проект от начала его производства до выпуска.	компания ориентирована на проектные либо программные цели, высокая эффективность управления, автономность проектных групп, что способствует профессиональному развитию сотрудников организации, вовлечение всех специалистов всех уровней, раскрытие потенциала, уменьшение нагрузка на руководителя высшего уровня, более высокая организация работ.	сложность в практической реализации, сложность организации отношений, возможность возникновения анархии и борьбы за власть, повышение расходов на управленцев, затягивается принятие решения из-за чрезмерных совещаний, трудности определения зон ответственности из-за двойного подчинения, высокие требования к квалификации сотрудников, конфликты между функциональными и проектными менеджерами, сложность в оформлении сотрудников по ТК РФ

С конца 70-х годов 20-го века начали развиваться органические или адаптивные структуры управления. Главным свойством управленческих структур органического типа является их способность изменять свою форму, приспосабливаясь к изменяющимся условиям, что невозможно при использовании иерархических структур

На сегодняшний день существует множество видов организационных структур. Основные из них, их достоинства и недостатки представлены в таблице 2.

1.1.3 Технологии

Существует распространенное определение технологии - это секрет производства, технологический регламент производственного процесса, аппаратурное оформление технологического процесса, рецептура и т.д. Но в современном мире понятие «технология» имеет более глубокий смысл: это и сочетание навыков квалифицированных специалистов, возможности оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, которые необходимы для осуществления желаемых видоизменений в материалах, информационных потоках или персонале. Задачи и технология тесно связаны между собой. Любая поставленная задача в организации выполняется с помощью конкретной технологии. Технология используется, как средство преобразования материала, поступающего в организацию на входе, в продукт, получаемый на выходе. Технология , по сути, инструмент для такого преобразования.

Использование технологий подразумевает некую стандартизацию. Сложно представить себе современное производство или организацию, где основным продуктом является преобразование информации и человеческого интеллекта, где процесс технологий не стандартизирован.

Наиболее известны классификации технологий исследователями Джоанной Вудворд и Джеймсом Томпсоном. Данные классификации можно увидеть на схеме 1



Схема 1 Классификация технологий по Вудворд и Томпсону:

1.1.4 Люди

Руководителю следует всегда помнить, что организация, сотрудники, менеджеры и весь персонал в целом - это группы людей. Необходимо учитывать такие факторы как:

· Поведение менеджера в роли лидера

· Поведение руководителя

· Поведение отдельных людей

· Поведение людей в группах

В таблице № 3 приведён перечень факторов, влияющих на деятельность человека в организации:

Таблица №3 Факторы, влияющие на деятельность человека в организации

№ п/п	Факторы	Описание
1	Способности, умения	интеллектуальные способности и физические данные, приобретаемые в основном с опытом. На эти данные опирается руководство при выборе специалистов на должность
2	Одаренность, талант, предрасположенность	потенциал человека при выполнении какой-либо конкретной работы. Сочетание врожденных качеств и приобретенного опыта. Влияние данного фактора чаще всего очевидно в таких областях как музыка и спорт, творчество
3	Потребности	Внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения необходимости чего-либо. Например, потребности в признании и власти, потребности в комфортных рабочих условиях. В идеале, организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей персонала вело бы к реализации целей организации
4	Ожидания	Люди формируют ожидание относительно результатов своего поведения, опираясь на свой прошлый опыт. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение. Достижение целей или удовлетворение личных потребностей ведет к определенному поведению.
5	Восприятие	Этот фактор сильно влияет на ожидания и на все остальные аспекты поведения. Восприятие определяется человеком как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению целей организации, оно не может ограничиваться созданием условий, поощряющих работников к этому. Руководство должно убедить работника, что требуемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей. Пока работник не поверит руководству, он будут вести себя соответствующим образом.
6	Отношение, точка зрения(установки)	Отношения формируют наше восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение. Установки усваиваются под влиянием людей, с которыми мы чаще всего взаимодействуем. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как сотрудники будут реагировать на изменение условий и стимулирования труда.
7	Ценности	общие убеждения, понимание того, что такое «хорошо» и что такое «плохо». Ценности приобретается при обучения в школах, религиозных заведениях, прививаются родителями.
8	Влияние среды	Рабочая среда - это совокупность внутренних переменных, которые с помощью процесса управления изменены и приспособлены к потребности организации. Личность отражает уникальный характер приспособления человека к этой среде. Руководители должны тренировать свою способность направлять поведение работников на достижение целей организации.
9	Группы	Группы могут оказывать влияние на поведение конкретных людей. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами.
10	Лидерство	Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Стиль руководства, лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Эффективность лидерского стиля зависит от ситуации, включающую в себя содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики сотрудников

Цели, структура, люди, технологии - всё это внутренние переменные организации. Руководителю необходимо осознавать взаимосвязь внутренних переменных для того, чтобы его организация достигала своих целей, а персонал, трудящийся на благо организации, имел возможность удовлетворить все свои потребности.

2. Внешняя среда организации

Внешняя среда или как принято её называть в бизнесе - деловая среда- находится за пределами организации. Это факторы и условия окружающей среды, влияющие на деятельность организации и обязывающие её реагировать. Внешняя среда весьма разнообразна и оказывает неоспоримое влияние на организацию. Влияние это может быть, как положительным, так и отрицательным. Это поставки ресурсов, энергии, кадровые изменения, законодательные проекты, налоговая система государства и т.д.

Внешняя среда характеризуется неопределенностью, сложностью и подвижностью.

Неопределенность внешней среды объясняется недостаточным количеством информации о факторах и ее низкой достоверностью. Чем неопределеннее данные, характеризующие факторы внешней среды, тем сложнее руководителю принимать эффективные решения по управлению организацией.

Сложность внешней среды определяется количеством факторов, на которые организация должна давать реакцию, а также их различными вариантами. Факторы внешней среды можно характеризовать большим количеством данных, которые необходимо принимать во внимание руководителю организации при принятии решений.

Подвижность внешней среды обусловливается скоростью, с которой меняются факторы окружающей среды. Самые частые и большие изменения происходят в отраслях, которые связаны с научно-техническим прогрессом.

Обычно предприятие в процессе деятельности само способно определить, какие факторы, и в какой степени могут повлиять на результаты деятельности в настоящем или будущем времени. Выводы проводимых исследований или реальных событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений.

Факторы внешней среды организации разделяют на 2 группы: косвенного воздействия и прямого воздействия. Данное разделение облегчает определение степени влияния на деятельность организации

Основное отличие данных 2-х групп внешней среды организации состоит в том, что среда прямого воздействия включает такие элементы, которые непосредственно влияют на деятельность предприятия и испытывают на себе такое же влияние функционирования организации, а среда косвенного воздействия включает элементы, которые влияют на процессы, протекающие в организации не прямо, а косвенно, опосредованно.

2.1 Факторы среды прямого воздействия

К факторам среды прямого воздействия относят: поставщиков, потребителей, конкурентов, собственников, законы и государственные органы. Кратко охарактеризуем внешнюю среду прямого воздействия на организацию и представим данные в таблице 4.

2.2 Факторы среды косвенного воздействия

Среда косвенного воздействия является более сложной, чем среда прямого воздействия. Исследуя среду косвенного воздействия, руководство вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной и не всегда достоверной информации. Но нельзя игнорировать такие факторы, так как именно они часто определяют тенденции, которые со временем будут влиять на деятельность организации. Изучение среды косвенного воздействия необходимо для прогнозирования возможных последствий для организации.

Таблица 4 Факторы среды прямого воздействия

Среда прямого воздействия
Поставщики	Конкуренты	Потребители	Собственники	Законы и государственные органы
материалы (невозможность обеспечить поставки сырья и материалов в нужных объемах может создать большие трудности для организаций) капитал (банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации.) рабочая сила (без людей, способных эффективно использовать технологии, капитал и материалы, все вышеперечисленное практически теряет смысл)	От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Часто не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать, и какую цену можно запросить.	В менеджменте существует утверждение, что подлинная цель бизнеса - создание своего потребителя. Таким образом, потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности	Форма собственности организации и её представители (собственники) имеют большое влияние на деятельность организации. Развивая капитал фирма формирует обширный слой собственников, оказывающих существенное влияние на развитие организации	Трудовое законодательство, правовые ограничения, своды законов об окружающей среде, охране труда, лицензирование и сертификация

Таблица 5 Факторы среды косвенного воздействия

Среда косвенного воздействия
Состояние экономики	Технология	Политические факторы	Социокультурные факторы	Взаимоотношения с местными сообществами
Фазы цикла экономики (спад или подъем), занятость, уровень безработицы, темпы инфляции, процентные ставки, валютный курс. численность населения, наличие и использование ресурсов, тип государственного устройства, денежная система, валютное положение, отраслевая структура экономики, параметры внутреннего рынка	Наиболее динамичный фактор внешней среды. Внутренняя переменная и фактор внешней среды косвенного воздействия одновременно. Это и компьютерные технологии, системы телекоммуникаций, производство синтетических материалов и прочее. Технология отражает уровень научно-технического развития, действующего на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации.	Экономическая политика административных органов государства, т.е. система налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции, стандарты по экологии. Данный фактор имеет особое значение для организаций, реализующих свою продукцию на рынках других стран (установление пошлин, ограничение прав собственности)	Жизненные ценности и обычаи, традиции, психологические установки, факторы , формирующие стиль нашей работы и жизни. Это покупательские привычки и покупательские способности, возраст населения и средняя продолжительность жизни, образование и отношение к правительству.	Отношение местного общества крайне важно для деятельности организации. Нужно учитывать мнение и позицию местных общин. Организация должна прилагать немалые усилия для поддержания благоприятных отношений с местным обществом. Это может выражаться в социальных программах, благотворительности, поддержке местного образования, участии в общественных движениях.

Рассмотреть основные факторы среды косвенного воздействия. К ним относятся технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными сообществами. Для удобства представим факторы косвенного воздействия в таблице 5.

Особое значение при исследовании факторов внешней среды косвенного значения следует уделить экономическим факторам и общему состоянию экономики в стране, т.к. именно этот фактор влияет на цели фирмы и способы их достижения. Состояние экономики может представлять либо угрозу, либо новые возможности для организации. Особое значение этот фактор приобретает для организаций, ведущих свою деятельность не в одной, а сразу в нескольких странах. При изменении курса валюты такая организация может либо потерять крупную сумму прибыли, либо заработать. Изменение в налогообложении, ужесточение правил перевозов специализированных грузов, нестабильность валютного курса -всё это может оказать положительное воздействие на одну и негативное воздействие на другую организацию.

3. Практическая часть

Объектом для исследования мной выбрана компания ООО «Приматек». Компания Приматек-- ведущий производитель, разработчик и поставщик индустриальных и декоративных лакокрасочных материалов (далее ЛКМ) в России

3.1 Направление деятельности, миссия и цель существования ООО «Приматек»

Компания «Приматек» - это предприятие полного цикла, способное осуществлять разработку лакокрасочных материалов по требованиям заказчиков, производить их на самом современном оборудовании, осуществлять эффективную логистику по всей территории России, а также эффективно внедрять их на оборудовании потребителей.

Ключевыми направлениями деятельности компании являются производство и продажа порошковых и жидких промышленных ЛКМ для различных сфер применения.

Организация уже более 15 лет является передовым российским разработчиком и производителем высококачественных порошковых и жидких индустриальных лакокрасочных материалов. Основное производство компании находится в городе Гатчина, Ленинградская область. Это один из самых оснащенных производственных комплексов в России общей площадью 11,5 тыс.м2, включает 14 технологических линий общей мощностью более 20 000 тонн ЛКМ в год.

Миссия ООО «Приматек» - сделать мир красивым и защищённым.

Цели ООО «Приматек» на рынке производства ЛКМ:

· выход организации на новый уровень управления и планирования;

· обновления производственного оборудования;

· обучение персонала на всех уровнях;

· рост производительности труда не менее 5% ежегодно;

· повышение качества продукции и сокращение сроков производства.

3.2 Краткий анализ хозяйственной и финансовой деятельности предприятия

Полное наименование компании: ООО "Приматек"

ИНН: 4705071618

Вид деятельности (по ОКВЭД): 20.30.1 - Производство красок и лаков на основе полимеров

Форма собственности: 16 - Частная собственность

Организационно-правовая форма: 12300 - Общества с ограниченной ответственностью

Уставной капитал: 10 000 рублей

Баланс на 31.12.2018: 90 042 млн рублей

Выручка за 2018 г: 214 901 млн. рублей

Общее руководство организацией осуществляет генеральный директор, он формирует всю работу фирмы и несет полную ответственность за его деятельность и состояние.

Организационная структура управления в ООО «Приматек» используется, как линейно - функциональная. Главным управляющим органом организации является генеральный директор. В подчинении у генерального директора находятся линейные руководители финансовый директор, административный директор, коммерческий директор, директор производства, главный технолог. В свою очередь эти руководителя ведут управление и контролируют работы своих структурных подразделений. Схема организационной структуры компании представлена ниже:

Схема 2- организационная структура компании ООО «Приматек»

Финансовый директор контролирует деятельность бухгалтерии, финансового отдела, юридический отдел.

Коммерческий директор координирует работу отдела продаж и маркетингового отдела. Отдел продаж состоят из следующих подразделений:

· розничные продажи

· прямые продажи

· группа технической поддержки

· дилерский отдел

Так же на предприятии функционируют такие подразделения, как

· Отдел главного инженера

· Отдел охраны труда,

· Отдел главного механика.

· Отдел главного энергетика

· Отдел снабжения и закупок

· Хозяйственный отдел

· Обучающий центр

В составе данного промышленного предприятия спроектируем организационную структуру отдела «рекламы и связи с общественностью».

3.3 Организационная структура отдела «рекламы и связи с общественностью» ООО «Приматек»

Первоначальная цель образования отдела связей с общественностью (англ. PR -«Public Relations» -публичные отношения) - это установление благоприятной деловой атмосферы и устойчивой положительной общественной репутации компании. В менеджменте существует следующее определение отдела рекламы и связей с общественностью - это подразделение организации, которое осуществляет многократную деятельность по становлению, налаживанию и совершенствованию взаимоотношений между организацией и общественностью, а также с теми социально-общественными группами и структурами, которые вступают с ним в деловой контакт как внутри организации, так и за ее пределами.

Исходя из этих понятий, и определяется содержание деятельности и структура отдела по связям с общественностью в любой промышленной организации, которая представляет структурное подразделение и неотъемлемую часть системы менеджмента этого предприятия. Данное подразделение способствует согласованию отношений внешней и внутренней общественности фирмы с ее миссией, целями, задачами и условиями функционирования.

Отдела рекламы и связей с общественностью создаётся, чтобы решать следующие задачи:

· мониторинг публикаций

· сбор, анализ, а также предоставление информации о мнении общественности по деятельности компании;

· подготовка специальных мероприятий PR, а также анализ всех сведений о реакции населения на них;

· подготовки рекламных кампаний и отдельных рекламных акций;

· взаимодействия со СМИ

Созданный отдел может иметь следующие ключевые направления деятельности:

· напоминание и убеждение потенциальных и существующих потребителей о совместных целях, идеях и общих взглядах с организацией;

· информирование потребителей о деятельности организации (миссия, цели, задачи, усовершенствование продукции т.д.)

· создавать, редактировать и видоизменять общественное мнение с целью усилить конкурентоспособность организации;

· формировать и усиливать у потребителей и потенциальных клиентов чувство заинтересованности и причастности к деятельности организации;

· организация и проведение PR-мероприятий, направленных на создание и удержание устойчивой коммуникации с будущими потребителями товаров и услуг

Штат сотрудников такого отдела может сильно отличаться у разных компаний в зависимости от их размера, сферы деятельности и, соответственно, от планируемых масштабов PR-деятельности предприятия. Но отделы рекламы и связей с общественностью должны сходится в одном- иметь непосредственно прямую связь с руководством предприятия, а глава отдела обязан входить в группу руководителей первого звена, таких, например, как директор по маркетингу, финансовый, производственный или коммерческий директор, иначе эффективное выполнение функций отдела станет невозможным.

На предприятии ООО «Приматек», общей численностью от 50 до 70 человек, можно предложить следующую структуру отдела, указанную на Схеме 3:

Схема 3 - Организационная структура отдела «рекламы и связи с общественностью» ООО «Приматек»

3.4 Обязанности и задачи сотрудников отдела

Руководитель отдела должен отвечает за разработку и координацию комплекса мероприятий и программ в рамках организации деятельности отдела рекламы и связей с общественностью, выстраивать коммуникационную политику компании, контролировать доход и прибыль отдела. Он будет входить в руководство первого звена компании.

Пресс-секретарь должен выступать на различных мероприятиях, пресс-конференциях, интервью и распространять информацию о компании до целевых аудиторий, являясь «лицом» и «голосом» организации. Например, компании ООО «Приматек», участвуя в национальном проекте «Повышение производительности труда и поддержка занятости» в период с 2020 по 2024гг, будет необходимо озвучивать населению и потенциальным клиентам результаты своей деятельности. Это будет входить в обязанности Пресс-секретаря

Менеджер по работе со СМИ будет осуществлять общую стратегию работы с общественностью и клиентами ООО «Приматек» через СМИ по доведению информации о компании в рамках разработанной программы. В его обязанности будет входить изучение реакции СМИ на деятельность, осуществляемую компанией, разработка общих рекомендаций и правил работы со СМИ.

В должностные обязанности менеджера по спецпроектам в рамках организации деятельности отдела рекламы и связей с общественностью, будет входить повышение эффективности связей с общественностью путем осуществления прямых контактов представителей ООО «Приматек» с целевыми аудиториями. Это организация акций, конференций, демонстраций продукта компании, подарки и премии покупателям и т.д.

Специалист по социологическим и маркетинговым исследованиям должен находить информацию о целевых аудиториях ООО «Приматек», конкурентах и планируемых отраслевых мероприятиях, правительственных и административных организациях и т.п. для выявления тенденций, которые могут угрожать положению компании или наоборот которые компания может использовать для повышения своего имиджа у целевых аудиторий.

Специалист по текстам (спичрайтер) должен профессионально готовить тексты для сотрудников компании, включая первые лица, чтобы коммуникация с целевой аудиторией произвела самое положительное впечатление об организации. Спичрайтер должен совмещать способности политолога, актера, психолога, литератора.

3.5 Штатное расписание подразделения

Штатное расписание отдела рекламы и связей с общественностью - нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Для составления штатного предусмотрена унифицированная форма №Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Учитывая, что административный корпус ООО «Приматек» работает по 5-дневной рабочей неделе, подразделение рекламы и связей с общественностью будет работать в таком же режиме.

Штатное расписание ООО «Приматек» представим в таблице 6:

Таблица 6 Штатное расписание отдела рекламы и связей с общественностью ООО «Приматек»

3.6 Должностные обязанности руководителя отдела

Как говорилось ранее, руководитель отдела должен отвечает за разработку и координацию комплекса мероприятий и программ в рамках организации деятельности отдела. Для этого он должен иметь опыт в данном виде деятельности и соответствующее образование.

Но это далеко не все обязанности руководителя отдела по рекламе и связям с общественностью. Руководитель отдела так же обязан:

· Взаимодействовать непосредственно с руководством компании- консультировать, формировать имидж организации

· Взаимодействовать и получать информацию от других отделов компании (отдел продаж, финансовый и производственный отделы и т.д.)

· Обладать авторитетом и уважением в компании со стороны не только руководства, но и со стороны других подразделений

· Участвовать в создании стратегии развития компании

· Знать конъюнктуру информационного рынка

· Знать основы технологии производства полиграфической продукции

· Знать методы и средства формирования и использования собственной базы данных организации;

· Знать основы политологии, социологии, психологии, маркетинга и менеджмента

· Знать перспективы и направления развития технологий в области рекламы и связей с общественностью

· Руководить работниками своего отдела, уметь делегировать обязанности, грамотно распределять ресурсы своих подчиненных

3.7 Должностная инструкция руководителя отдела

Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Используя должностную инструкцию в компании работодатель может:

· Мотивировать свой отказ потенциальному кандидату в приеме на работу в связи с несоответствием установленным квалификационным требованиям, указанными к данной должности или выполняемой работе;

· распределить трудовые обязанности между работниками;

· оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;

· оценить качество выполнения работником заданной трудовой функции;

· мотивировать и предоставить доказательства в правомерности применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязательств

Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору приложение. Такая инструкция состоит из следующих разделов:

· Общие положения

· Основные задачи и функции

· Обязанности

· Права

· Ответственность

3.7.1 Общие положения

1. Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью относится к категории руководителей.

2. Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Реклама и связи с общественностью», стаж работы по специальности не менее 2 лет или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области рекламы и /или связей с общественностью.

3. Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью принимается на должность и освобождается от должности генеральным директором организации.

4. Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью должен знать:

· законы и иные нормативные правовые акты, относящиеся к вопросам регулирования сферы связей с общественностью;

· законодательство о средствах массовой информации и рекламе;

· международные и российские кодексы профессиональных и этических принципов в области рекламы и связей с общественностью;

· международные стандарты качества в области рекламы и связей с общественностью;

· стратегию развития и бизнес-план организации;

· научно-методические материалы по связям с общественностью;

· перспективы и направления развития технологий в области рекламы и связей с общественностью;

· методы анализа, планирования и прогнозирования развития информационных процессов и сферы массовых коммуникаций;

· основы политологии, социологии, психологии, маркетинга и менеджмента;

· технологию проведения и методы оценки качественных и количественных социологических исследований;

· методы расчета финансово-экономических параметров информационно-рекламной деятельности организации;

· конъюнктуру информационного рынка;

· основы технологии производства полиграфической продукции;

· основы делопроизводства;

· методы и средства формирования и использования собственной базы данных организации;

· основы законодательства о труде;

· правила по охране труда.

5. В своей деятельности руководитель отдела рекламы и связей с общественностью руководствуется:

· законодательством Российской Федерации,

· Уставом (положением) организации,

· приказами и распоряжениями генерального директора организации,

· настоящей должностной инструкцией,

· правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью подчиняется непосредственно: генеральному директору

7. На время отсутствия руководителя отдела рекламы и связей с общественностью (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное заместителем генерального директора организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

3.7.2 Основные задачи и функции руководителя

· Организация эффективной работы отдела рекламы и связей с общественностью как сервисной рекламной службы компании

· Формирование и контроль соблюдения фирменного стиля

· Организация работ по продвижению товаров, включая организацию рекламных и других акций по стимулированию сбыта;

· Координация работы сотрудников отдела и осуществления контроля над качеством, оперативностью и организационной корректностью работы отдела;

· Мониторинг публикаций

· Сбор, анализ, а также предоставление информации о мнении общественности по деятельности компании;

· Подготовка специальных мероприятий PR, а также анализ всех сведений о реакции населения на них;

· Подготовки рекламных кампаний и отдельных рекламных акций;

· Взаимодействия со СМИ

· Обеспечение эффективного взаимодействия отдела рекламы и связей с общественностью с другими подразделениями компании.

3.7.3 Должностные обязанности руководителя

Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью:

1. Осуществляет руководство деятельностью по планированию и организации информационных программ, касающихся работы предприятия.

2. Организует учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц.

3. Принимает, регистрирует и передает обращения граждан и юридических лиц руководству и исполнителям.

4. Контролирует исполнение обращений.

5. Самостоятельно принимает меры по обращениям граждан и юридических лиц в пределах своей компетенции.

6. Направляет обращения граждан и юридических лиц на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, ставит на контроль обращения, требующие исполнения и ответа.

7. Осуществляет контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан и юридических лиц со всеми документами по их исполнению.

8. Формирует исполненные обращения граждан и юридических лиц в дела.

9. Осуществляет подготовку обращений граждан и юридических лиц к последующему хранению и использованию, передает законченные производством дела в архив организации.

10. Осуществляет справочную работу по обращениям граждан и юридических лиц.

11. Организует пресс-конференции для представителей средств массовой информации, других заинтересованных лиц.

12. Дает разъяснения заинтересованным лицам по вопросам деятельности предприятия.

13. Принимает меры по защите информации, являющейся государственной, служебной или коммерческой тайной.

14. Руководит работниками отдела.

15. Организует составление рекламного бюджета компании;

16. Организует и проводит контроль за соблюдением рекламного бюджета компании;

17. Участвует в разработке рекламной политики стратегии компании, контроль исполнения;

18. Разрабатывает креативные концепций рекламных и PR-мероприятий;

19. Участвует в разработке и реализация рекламных кампаний;

20. Разрабатывает полиграфическую и презентационную продукцию;

21. Разрабатывает фирменный стиль и контроль соответствия фирменному стилю всех рекламных и информационных материалов компании;

22. Поддерживает и развивает Интернет-ресурсы компании и организует их взаимосвязи

3.7.4 Права руководителя

Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности отдела.

2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по улучшению деятельности предприятия (отдела).

4. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений организации по вопросам предоставления необходимой информации.

5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6. Вносить на рассмотрение генерального директора предприятия представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников отдела, а также предложения о поощрении отличившихся работников и привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.7.5 Ответственность руководителя

Руководитель отдела рекламы и связей с общественностью несет ответственность:

1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом №__от «__»_______ 20__г

Руководитель кадровой службы

ООО «Приматек» /___________/подпись/дата/

Согласовано: генеральный директор: ООО «Приматек»

/__________/подпись /дата/

С инструкцией ознакомлен:

/___________ /подпись/ дата/

Выводы

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые могут и должны контролироваться и регулироваться. Основными переменными внутренней среды организации являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все перечисленные факторы среды организации тесно взаимодействуют друг с другом. Изменение одного из факторов обязательно приводит к изменению других. Поэтому анализ внутренней среды организации со стороны руководства - одна из важнейших задач компании в современном мире. Качественный контроль таких переменных способствует достижению общих целей компании.

Но не стоит забывать о важности внешней среды. Факторы прямого и косвенного воздействия должны так же анализироваться и учитываться руководством компании.

В своей работе я анализировала среду компании ООО «Приматек». Из анализа можно сделать вывод о том, что организация является перспективной и прибыльной, она обладает широким ассортиментом товаров, высокой технологичной базой, привлекает талантливых и высококвалифицированных специалистов. Для повышения продуктивности организация должна использовать все имеющиеся ресурсы для изучения состояния факторов среды. На сегодняшний день оценка внутренней и внешней среды организации прои

...