Подготовка деловых поездок руководителя и других сотрудников организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Коми Республикаса йцзцс велцдан, наука да том йцз политика министерство «Сыктывкарса сервис да связь колледж»

Уджсикасцвелцдан канму учреждение

Министерство образования, науки и молодежной политики Республики Коми государственное профессиональное образовательное учреждение

«Сыктывкарский колледж сервиса и связи» (ГПОУ «СКСиС»)

Курсовая работа

Подготовка деловых поездок руководителя и других сотрудников организации

Студент

Е.А. Шарко

г. Сыктывкар 2019 г



Содержание

Введение

1. Сущность деловых поездок

2. Функции секретаря ПРИ подготовке деловых поездок

2.1 Организация деловых поездок

2.2 Документирование деловой поездки

3. Подготовка деловой поездки на примере Сыктывкарского филиала Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»(СФ АО «КЧХ»)

3.1 Краткое описание Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»

3.2 Организация подготовки и планирования деловой поездки на СФ АО «КЧХ»

3.3 Документирование деловой поездки в СФ АО «КЧХ»

Заключение

Список используемых источников и литературы



Введение

Современный бизнес невозможен без активного обмена информацией, без овладения новыми технологиями, без повышения квалификации на всех уровнях делового образования, без переговоров с партнерами и потенциальными клиентами. Все это входит в сферу подготовки деловых поездок сотрудников коммерческих организаций.

Актуальность выбранной темы обусловлено тем, что документационное обеспечение управления любой организации рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления.

Благодаря этой деятельности: подготовка, организация и реализация успешных деловых поездок и роли секретаря в этой деятельности, происходит приток новых идей в развитие бизнеса, завоевываются новые рынки, т.е. осуществляется прогресс.

Объектом исследования курсовой работы являются деловые поездки Сыктывкарского филиала Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината» (далее СФ АО «КЧХ»).

Предмет исследования курсовой работы - подготовка и организация деловых поездок сотрудников СФ АО «КЧХ».

Цель исследования курсовой работы - раскрыть и изучить процессы организации и подготовки деловых поездок руководителей и других сотрудников СФ АО «КЧХ».

Исходя из поставленной цели, формулируем следующие задачи исследования:

- дать понятие деловой поездки и обобщить организацию деловых поездок в зависимости от сферы деятельности организаций;

- определить функции секретаря при подготовке и организации деловых поездок;

- представить организацию и подготовку деловых поездок на примере СФ АО «КЧХ».

Методами для написания курсовой работы явились:

- изучение и анализ литературы;

- сравнения и обобщения материала.

Структура курсовой работы включает введение, основную часть, заключение, список используемых источников и литературы, приложения.



1. Сущность деловых поездок

Деловые поездки в организациях - это своеобразная коммуникация, обмен технологиями и информацией, поиск новых рынков, поиск партнеров для инвестиций и совместных проектов, продвижение компаний через PR- акции, обучение персонала и внедрение корпоративной культуры.1

Участие в выставках и конгрессах, в бизнес-образовании в деловых поездках является одним из ресурсов интеграции и развития компаний.

Деятельность в деловых поездках охватывает путешествия со служебными или профессиональными целями без получения доходов по месту временного пребывания.

Поездки с деловыми целями рассматриваются как одна из важнейших составных частей прибыльного и успешного бизнеса. К деловым командировкам относит поездки для участия в съездах, научных конгрессах и конференциях, производственных семинарах и совещаниях, ярмарках, выставках, салонах, а также с целью проведения переговоров и заключения контрактов, монтажа и наладки оборудования.

Существенным преимуществом деловых поездок является возможность их организации вне зависимости от сезонных факторов. С каждым годом деловые, культурные и научные связи между регионами и странами становятся все более интенсивными. Деловые поездки играют в этом важную роль.

По оценкам экспертов, к 2020 г. количество деловых поездок возрастёт в три раза. Как показывают маркетинговые исследования, в отличие от других видов поездок в периоды любых экономических спадов и кризисов сфера бизнеса страдает менее всего, а порой даже увеличивает свои объемы.2

Секретарь руководителя, в отличие от обычного секретаря, выполняет ряд различных обязательств, связанных с планированием и организацией рабочего времени руководителя. Зачастую многим секретарям поручается планирование и подготовка командировки начальника. В данной работе мы рассмотрим, как правильно организовать командировку и каким нюансам следует уделить пристальное внимание. Очень часто секретарям руководителей приходится сталкиваться с необходимостью планирования и организации командировки руководителя. Особенно сложным данное поучение кажется, если вы лично никогда не были в городе назначения или требуется выполнить всю подготовку в короткие сроки. Если ваш руководитель дал вам указание провести организацию его командировки, то не стоит паниковать. Первым делом следует подробно расспросить его о целях и подробностях поездки. Прежде чем начать организацию, вам следует знать, как долго ваше начальство планирует пробыть в месте назначения, какой вид транспорта предпочитает, какое событие планирует посетить и в какой части города оно состоится. Зная предпочтения и пожелания вашего руководителя, вам останется только найти подходящие условия, но об этом по порядку.

Как правило, организация деловых поездок целиком и полностью возлагается на секретаря руководителя. В нее входят такие этапы, как покупка авиа или железнодорожных билетов, бронирование гостиницы, трансфер, налаживание контактов с принимающей стороной и т.д. В зависимости от того, с какой целью направляются сотрудники в деловую поездку, различается и степень ее подготовки. Так, например, целью деловой поездки может стать посещение конференции, выставки, повышение квалификации, обучающие курсы, переговоры с партнерами или установление новых контактов. В основном в такие поездки отправляются рядовые сотрудники компании или главы подразделений. Однако это вовсе не означает, что организации данных поездок можно не уделять должного внимания. Напротив, от качества организации деловой поездки напрямую зависит ее результат. Поэтому в работе рассмотрим все моменты более подробно. При организации деловых поездок на территории России требуется значительно меньше времени и затрат, нежели этого требуют заграничные поездки. Для начала секретарю, обязанному организовать поездку, необходимо точно знать сколько дней сотрудник или сотрудники должны находиться в другом городе. Исходя из этих дат, необходимо заказывать билеты. Следует учитывать, что поездка железной дорогой стоит дешевле, однако может занять больше времени. Как следствие, сотрудник будет дольше отсутствовать на рабочем месте. К тому же, может возникнуть ситуация, когда сотрудник прибудет на место ночью или поздно вечером (что бывает очень часто при путешествиях поездом). В этом случае потребуется бронировать гостиницу заранее. Также если в поездку отправляется руководитель подразделения, то недопустимо покупать для него билеты в обычной плацкарте. Зная дату прибытия необходимо организовать трансфер. Как правило, многие гостиницы имеют данную услугу, однако, если ее нет, то рекомендуем заблаговременно договориться с соответствующей компанией. Также не забудьте организовать трансфер для обратно дороги.

Вывод. Необходимость организации и подготовки, как корпоративных поездок, так и многочисленных мероприятий в различных сферах бизнеса послужили причиной выделения процессов подготовки к деловой поездке для разных отраслей промышленности и коммерческой деятельности. Это машиностроительный комплекс, агропромышленный комплекс, нефтехимическая и химическая промышленность, топливно-энергетический комплекс, металлургический комплекс, пищевая и обрабатывающая промышленность, деятельность в сфере продаж. В курсовой работе представлены деловые поездки и их подготовка на примере пищевой промышленности.



2. Функции секретаря ПРИ подготовке деловых поездок

2.1 Организация деловых поездок

Особое значение имеет уровень профессионализма специалистов, которые занимаются подготовкой таких поездок на предприятии такого уровня. Как правило, на предприятиях таким специалистом является секретарь и именно он берет на себя весь функционал в этой части.

Для организации успешной деловой поездки секретарю необходимо собрать всю информацию у командирующего, выяснить цель поездки.

Основные сведения должны быть о следующем:

- даты приезда и отъезда;

- список сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);

- способ передвижения (на машине, самолетом, поездом);

- удобное время прибытия/отправления;

- форма оплаты билетов.

Необходимо также выяснить пожелания руководителя относительно: уровня гостиницы, типа бронируемого номера, формы оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель деловой поездки руководителя или другого сотрудника организации. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя.

Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке, поставленное задание должно быть выполнено.3

Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия. Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута.

Какие бывают цели?

Цели рабочей поездки могут носить различный характер и условно разделяться на универсальные и специальные.

Универсальные цели направлены на развитие коммерческой составляющей производства или оказания услуг, и могут включать в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов.

Специальные цели могут быть различного характера и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например, участие в судебном деле.3

Важно отметить, что любая цель должна носить конкретный характер и содержать в своей формулировке полную информацию о задании, то есть быть конкретизированной. Например:

1) Участие представителя производства в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров).

2) Представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела).

3) Проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Цель для командированного лица также должна быть прописана в служебном задании рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо (секретарь) составляет и подписывает данный документ.4

План и программа командировки предназначены для облегчения работы руководителя или другого сотрудника в деловой поездке. Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного порядка действий.

План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько. В таких случаях воспринимать информацию значительно проще. В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.

Важной составляющей в сфере производства является основная часть, которую секретарь составляет совместно с руководителем или другим сотрудником, в процессе составления командирующийся одновременно и готовиться к поездке. Перед составлением этой части имеет значение изучение тем, исходя из целей поездки.

Например, поездка, связанная с переговорами по улучшению условий контракта на реализацию хлебобулочных изделий в Федеральных сетях региона, куда командируется руководитель, подразумевает собой детальное изучение местного рынка таких изделий, изучение местных производителей, их сильные и слабые стороны, ценовую политику, спрос и т.д. Все это отмечается в плане. секретарь деловой поездка командировка

Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок: вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;

срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного; результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д.

2.2 Документирование деловой поездки

С 1 января 2015 года существенно упростилась процедура направления сотрудников в командировку.

Учреждение не обязано оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Работники не должны представлять отчёт о том, что задание выполнено. Однако вести документооборот в целях внутреннего контроля учреждение обязано. Рассмотрим, на что стоит обратить особое внимание.

Служебное задание - выполнение определённого служебного поручения вне места постоянной работы. Это служебное поручение достаточно зафиксировать в приказе о направлении в командировку.

Учреждения могут по собственному выбору:

- составить приказ по унифицированной форме № Т-9 или Т-9а;

- применять самостоятельно разработанные формы.5

Унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому целесообразно разработать и утвердить собственную форму приказа о направлении сотрудника в командировку.

Сроки деловой поездки

Срок пребывания в деловой поездке следует определять по проездным документам. Такой подход вполне логичен. Ведь фактический срок командировки - это период с момента даты выезда от места постоянной работы до даты прибытия обратно.

Поэтому регистрация времени прибытия в пункт командировки и выбытия из него зачастую лишняя трата времени и бумаги. Срок командировки будет в любом случае определён по проездным документам, а не по командировочному удостоверению.

Ведь действующим законодательством не предусмотрено обязательное совпадение рассматриваемых дат в качестве необходимого условия для возмещения работнику командировочных расходов.6

Например, такое возможно, когда на дату завершения служебного задания нет рейсов до места работы. А как быть, если для проезда в место командирования и обратно работник использовал личный транспорт? В этом случае срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Отчёт о выполнении служебного задания

Сотрудник отчитывался о проделанной в командировке работе непосредственно в бланке служебного задания. Но в связи с отменой этого бланка отпала и необходимость в формальном отчёте. Значит ли это, что учреждение не должно требовать от него письменный отчёт?

Это не влияет на права работодателя, установленные трудовым законодательством, в частности: требовать от сотрудника выполнения в командировке служебного поручения; требовать представления результатов исполнения поручения (если таковые возможны). Например, подписание документов или их доставка, представление документов, свидетельствующих об обучении и т. п.; привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Подводя итоги, приведём схему действий в документообороте деловых и служебных поездок:

- издание приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку;

- подача сотрудником заявления о выдаче ему подотчётных сумм (на основании приказа);

- фиксация выбытия сотрудника в командировку в специальном журнале, например, на основании приказа руководителя;

- о возвращении из командировки представление сотрудником в бухгалтерию:

- авансового отчёта и подтверждающих документов к нему - проездные билеты, квитанции за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.;

- пояснительных записок (при необходимости);

- окончательный расчёт по авансовому отчёту.7

Вывод. Законодательство предоставляет командированному сотруднику множество гарантий -- возможность отказаться от поездки (для особо уязвимых категорий трудящихся), компенсация расходов, проплата больничного. Наниматель же должен соблюсти множество формальностей -- от оформления до подсчета сроков и перерасчета выплат. Для наиболее четкого и полного регулирования отношений командирования в рамках компании лучше всего подготовить и утвердить собственное положение о командировках.



3. Подготовка деловой поездки на примере Сыктывкарского филиала Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»(СФ АО «КЧХ»)

3.1 Краткое описание Акционерного общества «Кирово-Чепецкого хлебокомбината»

Акционерное общество «Кирово-Чепецкий хлебокомбинат» одно из старейших предприятий Кировской области. Оно было основано в 1952 году в селе Усть-Чепца, которое в 1955 году было преобразовано в молодой развивающийся промышленный город - Кирово-Чепецк. Первую продукцию новое предприятие Кирово-Чепецкий хлебокомбинат выпустило 24 мая 1990 г. Новый завод осваивали трудолюбивые, усердные люди. Многие из них посвятили всю свою трудовую жизнь этому предприятию, и работали на нем по 40 и более лет. Через некоторое время предприятие становится открытым акционерным обществом.

В настоящее время ассортимент её насчитывает около 200 наименований. На сегодняшний день Акционерное общество «Кирово-Чепецкий хлебокомбинат» выпускает продукцию по направлениям: хлебобулочные, кондитерские, слоеные изделия.

На предприятии активно развивается производство кондитерских изделий. Кирово-Чепецкий хлебокомбинат выпускает ассортимент пирожных и тортов на любой вкус: особые торты к праздникам и торты-десерты для ежедневного чаепития.

Особой гордостью Кирово-Чепецкого хлебокомбината являются слоеные изделия. Это полюбившиеся покупателям круассаны, а также рулет с маком и рулетики с фруктовыми и ягодными начинками. Предприятие имеет свою торговую марку «ЧудоХлеб».

Вся продукция предприятия сертифицирована, вырабатывается из высококачественных натуральных продуктов, отличается высокими вкусовыми качествами, аппетитным внешним видом. Долгие годы работы предприятия на рынке обогатили его уникальным опытом, умением следовать вкусам потребителя, научили неизменно обращать внимание на качество продукции, заботиться о повышении технологического уровня производства. Благодаря тщательному соблюдению всех технологических требований продукция хлебокомбината всегда востребована и конкуретноспособна.

Предприятие имеет несколько филиалов, один из них расположен в Республике Коми в городе Сыктывкаре. Сыктывкарский филиал по сути распределительным центром хлебобулочных и кондитерских изделий, производства ТМ ЧудоХлеб для жителей Республики Коми. В филиале трудятся 6 сотрудников и привлечено ряд партнеров в сфере грузоперевозок. Руководителю и менеджерам филиала часто, по долгу службы приходиться выезжать в деловые поездки.

3.2 Организация подготовки и планирования деловой поездки на СФ АО «КЧХ»

СФ АО «КЧХ» является весьма удаленным структурным подразделением от головного офиса.

Деятельность филиала направлена на сохранение текущих позиций на рынке хлебобулочных и кондитерских изделий, его развития, расширения географии продаж, поддержании конкурентоспособности в регионе, контроля своевременной доставки свежего продукта на прилавки магазинов.

Логистика распространяется вплоть до крайних границ города Ухты. Это обусловлено частыми деловыми поездками. При подготовке к ним связь с функциональным центром и непосредственно секретарем приходится «держать» по телефону и по электронной почте.

При возникновении необходимости деловой поездки всю необходимую информацию руководитель филиала передает секретарю устно; секретарь все согласовывает.

Приведем пример деловой поездки руководителя филиала в город Ухта. Цель поездки как правила едина, улучшить свои позиции в регионе. Исходя из его выставляются ряд задач и составляется план поездки (Приложение 1).

Когда план поездки составлен и утвержден руководителем, необходимо позаботиться о технической составляющей деловых поездок.

Секретарь, договаривается о времени и месте встреч с партерами, составляет график переговоров и передает сведения и необходимые контакты руководителю. Часто одной из задач поездки является дегустация и презентация новых видов продукции. Для этого секретарь организует предоставление дегустационных образцов, рекламного материала и прайс-листов по презентации.

Для мобильности своих передвижений руководитель и другие сотрудники СФ АО «КЧХ» в служебных поездках по деловым вопросам используют личный автотранспорт, таким образом, поиск средства передвижения в командировке и способа прибытия на место командирующего отпадает.

Секретарь, подыскивает место проживание, обязательно, удобное по расположению, и бронирует его. Для материального обеспечения руководителя и другие сотрудника, секретарь составляет бюджет деловой поездки. Полученную сумму сотрудники филиала получает по средствам перевода на зарплатную банковскую карту.

3.3 Документирование деловой поездки в СФ АО «КЧХ»

СФ АО «КЧХ» документирование деловых поездок осуществляется следующими документами:

- докладной запиской;

- служебным заданием;

- приказом;

- командировочным удостоверением.

В рамках организации деловой поездки секретарю необходимо позаботиться о документальном оформлении такой поездки.

Сначала составляется докладная записка (Приложение 2).

Для того, чтобы направить специалиста в деловую поездку, обязательно сделать пометку о том, что сотрудник филиала едет на личном автомобиле.

На основании этой записки составляются служебное задание, приказ (распоряжение); командировочное удостоверение (Приложения 3, 4, 5).

В командировочном удостоверении по прибытии и выбытии необходимо поставить отметки, указав город прибытия (убытия), организацию, что отмечает сотрудника, должность и подпись ответственного за отметку и печать.

Для получения денежных средств для деловой поездки необходимо написать заявление (Приложение 6).

В бюджет поездки, чаще всего входит:

- суточные;

- расходы на топливо;

- расходы на проживание.

По прибытию на место работы, руководитель или другой командированный сотрудник оформляют путевой лист (Приложение 7) и авансовый отчет (Приложение 8).

К авансовому отчету прилагаются подтверждающие денежные траты документы - чеки и квитанции.

Вывод. Очень важным моментом в работе секретаря является, напомнить руководителю или другому сотруднику, что находясь в деловой поездке следует очень ответственно относиться к оформлению документов. Особое место имеет командировочное удостоверение, так как если не оформить его своевременно и правильно в момент нахождения в месте командирования, весьма затруднительно будет переделать на верный вариант. Понимая, что вернуться в город (или страну) где был в деловой поездке, для исправления или до оформления командировочного удостоверения специалист будет внимателен. Секретарь по прибытии, все перепроверяет, указывает на недочеты и помогает их исправить.



Заключение

В современных рыночных условиях деловые поездки способствуют развитию успешного бизнеса - содействуют его интеграции в экономический рынок.

Деловые поездки являются важной и неотъемлемой частью работы предприятий и организаций, поэтому требуют соблюдения особых правил. Деловые поездки - это одно из важнейших условий успешного бизнеса.

Можно без преувеличения заключить, что качество и эффективность подготовки деловой поездки во многом определяется умением секретаря профессионально выполнять свои обязанности.

Пищевая промышленность России - отрасль российской промышленности, занимающаяся производством готовых пищевых продуктов или полуфабрикатов, безалкогольных напитков и ликероводочной продукции.

Пищевая промышленность рассматривается как системообразующая сфера экономики страны, формирующая агропродовольственный рынок, продовольственную и экономическую безопасность. Отсюда уровень организации деловых поездок руководителей в данной сфере весьма высок и требует детальной и значительной подготовки.

В данной работе был изучен и представлены опыт других сфер бизнеса в части подготовки деловых поездок. Детально обобщен процесс такой работы в СФ АО «КЧХ».

Тема курсовой работы раскрыта. Цель и задачи достигнуты в полном объеме.



Список используемых источников и литературы

Источники

1. Трудовой кодекс Российской федерации.

2. Письмо Минфина России от 06.12.2002 N 16-00-16/158

3. Постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2

Литература

4. Лавриненко В.Н., Чернышова Л.И. -- «Психология и этика делового общения» -- 2017. 592 с.

5. Измайлова М.А. «Делово общение». -- Москва "Дашков и К", 2018. -344 с.

Периодические издания

6.Свистунова Н.И. Журнал"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2019, № 26/1 ст. «Оформляем командировку»

7. Трофимов В.П. Журнал "Главная книга", 2018, № 22 ст. «Служебные записки»

8. Коновалова О. И. Журнал "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2018, № 1 ст. «Авансовые отчеты, сложности»

9. Огорев И. С. Журнал "Российский налоговый курьер", 2019, № 23 ст. «Вести. Деловые поездки»

10. Панасенко Д.Н. Журнал "Современный предприниматель", 2018, № 12 ст. «Планирование деловых поездок»

11. "Финансовая газета", 2017, N 6, № 8

Размещено на Allbest.ru

...