Время руководителя и эффективность его использования

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

на тему «Время руководителя и эффективность его использования»



Введение

В последнее время фраза «Я ничего не успеваю!» слышится довольно часто от совершенно людей разных профессий, возрастов, уровня доходов и т.д.

Дефицит времени - это острая проблема современного человека. Хотя, казалось бы, в наше время существует множество средств, чтобы это время экономить. Гаджеты, интернет, телефония, бытовая техника, транспорт - все это призвано для комфортной жизни человека. Но ощущение хронической нехватки времени - это как вирус 21 века.

Время - это необратимый ресурс. Рабочее время на промышленном предприятии стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем. И если все это можно приобрести за деньги, то время - бесценно.

Рабочий график большинства современных руководителей зачастую расписан поминутно. И даже работа сверхурочно не является гарантией того, что все дела могут быть завершены к заданному сроку. Вопросы, проблемы, задачи сваливаются одни за другими, нарастает как снежный ком - все это ведет к стрессу, выгоранию, эмоциональному упадку сил.

Проблема нехватки времени состоит именно в том, что отведенное время может использоваться не эффективно.Анализ использования рабочего времени позволит дать оценку рациональному использованию трудовых ресурсов. От эффективного управления рабочим временем зависит положительный результат работы предприятия в целом, а также выполнение технико-экономических показателей.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения расходования рабочего времени.Успех руководителя выражается не только в материально-экономическом эквиваленте, но и в том, на что и каким образом он тратит самый ценныйресурс 21 века - время. Руководитель обязан ценить время, как личное, так и своих подчиненных, и грамотно управляя, добиваться поставленных целей и результатов.

Объект исследования курсовой работы - время руководителя и эффективность его использования.

Курсовая работа посвящена изучению предмета исследования: рабочее время начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева».

Целью курсовой работы является анализ использования рабочего времени, и разработка мероприятий по повышению эффективности использования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева».

В соответствии с поставленной целью следует рассмотреть следующие задачи:

рассмотреть понятие, структуру и значение рабочего времени;

изучить принципы эффективного использования рабочего времени руководителя;

выявить причины дефицита времени;

эффективности использования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ.

Курсовая работа состоит из: введения, трех глав: теоретические аспекты использования рабочего времени руководителя, анализиспользования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева»имероприятия по повышению эффективности использования рабочего времени, заключения, списка литературы.

Методы анализа: хронометраж и интервью.



Глава 1. Теоретические основы по управлению рабочим временем руководителя

1.1 Рабочее время: понятие, структура и значение

Рабочим временем называется интервал времени, на протяжении которого работник занимается выполнением трудовых (должностных) обязанностей. Данный промежуток фиксируется в трудовом распорядке предприятия. Разбирая термин «рабочее время», его понятие и виды, нельзя забывать и о термине «норма рабочего времени».Нормой рабочего времени является временной интервал, который работнику необходимо отработать на предприятии за период, который определяется законом.

Федеральный орган исполнительной власти, который осуществляет функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, определяет порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю.

Виды рабочего времени различаются по продолжительности.Трудовое законодательство РФ устанавливает следующие виды рабочего времени:

1) нормальная продолжительность рабочего времени;

2) сокращённая продолжительность рабочего времени;

3) неполное рабочее время.

Нормальная продолжительность рабочего времени -это пятидневная рабочая неделя, восьмичасовой рабочий день, т.е. не более сорока часов в неделю.

Сокращенная продолжительность рабочего времени установлена Трудовым кодексом и федеральными законами, она обязательна для работодателя и оплата труда производится как нормальное рабочее время.

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов в неделю;

для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - не более 35 часов в неделю;

для работников, являющихся инвалидами I или II группы, - не более 35 часов в неделю;

для работников, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3 или 4 степени или опасным условиям труда, - не более 36 часов в неделю.

Режим неполного рабочего времени может быть установлен по соглашениюмежду работникоми работодателем в виде неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, или сочетания того и другого. Оплата в таком случае производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки.

Неполное рабочее время можно установить любому работнику. Есть категории работников, которым работодатель обязан установить неполное рабочее время по просьбе: беременные женщины, женщины с ребенком до 14 лет (ребенком-инвалидом до 16 лет), лица, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, а также инвалида I и II группы.

Учет времени, которое работник фактически отработал, в обязательном порядке ведет работодатель.

С целью изучения и анализа затраты рабочего времени классифицируются в виду их разнообразия. Для выявления резервов роста производительности труда,определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм, именно классификация является основой для изучения фактических затрат рабочего времени, сопоставления и анализа результатов наблюдения.



1.2 Принципы эффективного использования рабочего времени

Как эффективно использовать рабочее время, не отвлекаться и все успевать? Таким вопросом задается каждый руководитель, от планирования времени которого зависит также и эффективное использование рабочего времени его подчиненными.

Люди, которые умеют продуктивно и рационально распоряжаться личным временем не только на работе, но и в свободное от нее время, живут более насыщенной и полной жизнью, при этом не испытывая эмоционального выгорания и стресса.

В трудовом коллективе есть несколько факторов, которые влияют на эффективное использование времени, а именно: режим работы; организация труда; работоспособность сотрудников; планирование рабочего времени.

В любой работе важен конечный результат: достигнуты ли цели, насколько они достигнуты, решены ли задачи, которые были поставлены. Для того,чтобы прийти к запланированным результатам, необходимо научиться выстраивать рабочий процесс. В связи с этим в трудовой процесс необходимо внедрять принципы эффективного планирования, т.е. использования рабочего времени.

Главными принципами эффективного использования рабочего времени можно назвать следующие:

планирование собственных действий - чёткий план всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности;

формулировка желаемого результата в конкретные цели и задачи - руководитель обязан уметь четко формулировать основную цель, масштабный проект уметь разбивать на более конкретные и локальные задачи;

для решения любой задачи необходимо четко определять сроки, которые должны быть реальными, и неукоснительно придерживаться их;

фиксирование плана действий - все задачи текущего проекта, сроки их осуществления, продолжительность и очередности выполнения необходимо формировать в наглядный план-график, что поможет сэкономить не только время руководителя, но и позволит подчиненным и другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро вникнуть в положение дел и включиться в работу с нужного этапа;

расстановка приоритетов - руководитель должен уметь распределять задачи для исполнения по срочности и важности;

фокус на главном - умение руководителем делегировать второстепенные задачи своим подчиненным, в то время, когда он сам решает важные и срочные дела;

осуществление ежедневного контроля выполнения намеченных дел - подведение итогов в конце рабочего дня;

содержание рабочего места в порядке с целью минимизации затрат времени на непроизводственные задачи;

планирование отдыха - для того, чтобы оставаться на пике работоспособности необходимо регулярно восстанавливать собственные силы.

1.3.Причины потерь и рационализация использования рабочего времени руководителя.

Для организации и эффективного использования времени необходимо исключить некоторые привычки в процессе труда.

Существует несколько типичных ошибок руководителя, которые он допускает в организации своего труда. Например, такие:

откладывание решение проблемы на завтра, если она требует немедленного решения. Происходит это в силу нерешительности или неуверенности. Или же в ожидании, что все разрешится само собой;

одновременно решать сразу несколько емких и сложных задач, как следствие, ни одно такое дело может быть не выполненным до конца, или выполнено на все 100%;

неуверенность в квалификации подчиненных, и брать всю работу на себя. Немалое количество руководящих работников тратят свое время на решение простых вопросов, которые можно было бы доверить выполнять подчиненному составу, но из-за своей педантичности и неуверенности, этого не делают. Следовательно время затрачено на простые вопросы, а на те важные, сложные задачи, где требуется участие именно руководителя, времени уже катастрофически не хватает;

неумение разграничивать служебные функции между подчиненными сотрудниками, что ведет к беспорядку в системе управления, решение задач откладывается в виду отсутствия ответственных сотрудников за выполнение данной работы, либо появляется соперничество, которое вместо мотивации вызывает только негативные эмоции;

очень распространенная ошибка руководителя в случае провала или невыполненной задачи всю вину переложить на подчиненного работника. Вместо того, чтобы разобраться почему задача была не выполнена, или выполнена не так, как надо, проще всего обвинить подчиненного, что он плохой работник, не понимает поставленных задач. А секрет весь кроется в том, что как задача руководителем поставлена, так она и будет выполнена. Это правило работает в 99% случаев, если руководитель и подчиненный работают вместе более полугода;

неумение планировать личное время и работу, а ведь некоторые руководители считают, что это просто невозможно, так как они сами себе не принадлежат, есть высшее руководство и обстоятельства, и у такого руководителя и подчиненные будут хаотично работать.

На сегодняшний день существует множество причин потери времени. Профессор и руководитель Института стратегии использования времени (г. Гейдельберг, Германия)ЛотарЗайверт выделил 30 самых главных:

нечеткая постановка цели;

отсутствие приоритетов в делах;

отвлечения (шум и др.);

синдром "откладывания";

затяжные совещания;

неумение довести дело до конца;

попытка слишком много сделать за один раз;

отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

скверная система досье;

незапланированные посетители;

отсутствие самодисциплины;

отрывающие от дела телефонные звонки;

неспособность сказать "нет";

слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;

плохое планирование трудового дня;

личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;

чрезмерное чтение корреспонденции;

поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;

недостатки кооперации или разделения труда;

неполная, запоздалая информация;

недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;

чрезмерность деловых записей;

желание знать все факты;

длительные ожидания (например, условленной встречи);

спешка, нетерпение;

болтовня на частные темы; излишняя коммуникабельность;

недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);

отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;

недостаточный контроль за перепорученными делами.

Поэтому важным пунктом в системе планирования является контроль за рационализацией использования рабочего времени.



Глава 2. Анализ использования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева» (ПАО КМЗ).

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева».

Полное наименование:Публичное акционерное общество «Красногорский завод им. С.А. Зверева»

Сокращенное наименование: ПАО КМЗ

Сведения об учреждении: Учреждено решением Московского областного комитета по управлению государственным имуществом от 23 декабря 1993 года № 806 в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий в акционерные общества» от 01 июля 1992г. №721 и зарегистрировано Администрацией Красногорского района Московской области 27 декабря 1993 года, свидетельство № 1305.

Субъект Российской Федерации: Общество зарегистрировано на территории Московской области.

Списочная численность: 3 399 человека (по состоянию на 31.12.2018 года)

Местонахождение: 143403, Московская область, г. Красногорск, ул. Речная, д.8

ПАО КМЗ входит в состав интегрированной структуры (холдинга), головной компанией которой является Акционерное общество «Швабе». Основными направлениями деятельности Холдинга АО «Швабе» является разработка и серийное производство оптико-лазерных систем и комплексов, современных оптических материалов и технологий, медицинского оборудования, систем аэрокосмического мониторинга и дистанционного зондирования Земли, приборов для научных исследований, энергосберегающей светотехники, наномеханики, а также другой высокотехнологичной продукции.

Краткая историческая справка. 1 февраля 1942 года приказом народного комиссара вооружения СССР №63 было принято решение в г. Красногорске на освободившихся площадях завода имени В.И. Ленина, эвакуированного в октябре 1941 года в г. Новосибирск, создать новое предприятие - Государственный союзный оптический завод №393, впоследствии - Красногорский механический завод.Специализацией были определены разработка и изготовление спецтехники: аэрофотоаппаратов и прицельного оборудования, а также гражданской продукции: фото- и кинотехники.

В 2008 году ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева» вошел в Холдинг АО «Швабе» Государственной корпорации «Ростех».

В рамках Стратегии развития предприятие продолжает реализацию перспективных проектов по разработке, испытаниям и серийному производству оптических приборов и оптико-электронных систем в интересах Министерства обороны РФ и других силовых ведомств, а также для научных исследований, промышленности, строительства, здравоохранения, фотоаппаратостроения, отдыха и туризма.

ПАО КМЗ включает в себя три основные инфраструктуры:

подразделения, занятые научно-техническими исследованиями и разработками;

подразделения, занятые непосредственной производственной деятельностью и всеми видами ее обеспечения;

подразделения, функционально подчиненные заместителям и помощникам генерального директора по различным направлениям деятельности - административная инфраструктура.

Линейно-функциональная организационная структура ПАО КМЗ - ступенчатая иерархическая структура. Линейные руководители являются единоначальниками, им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. Возглавляет предприятие генеральный директор, который выбирается на общем собрании акционеров публичного акционерного общества «Красногорский завод им. С.А. Зверева» и назначается на должность приказом по предприятию. Генеральный директор действует от имени предприятия без доверенностей, представляя интересы ПАО КМЗ на территории России и за рубежом.

Многолетний опытпоказал, что аппарат управления выполняет множество рутинных процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и функций, поэтому действие линейно-функциональной структуры управления в ПАО КМЗ является наиболее эффективным.Четкая работа каждой подсистемы и организации в целомобеспечивается благодаря системе связей. Конечно, существуют и некоторые недостатки. Среди них можно выделить основными такие, как отсутствие мобильности, долгий и сложный процесс адаптации к изменениям, особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса; закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам; медленная передача и переработка информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали); замедление процесса управленческих решений.

Результаты финансово-хозяйственной деятельности Общества. В 2018 году выполнение по выручке составило 99,3%, темп роста к аналогичному периоду 111,7%. Чистая прибыль выполнена на 113,0%, темп роста 108,8%. Прибыль от продаж 83,0 %, (невыполнение целевого уровня рентабельности продаж связано с ростом прямых производственных расходов из-за изменения структуры затрат в сторону более материалоемкой продукции (не подтверждены контракты по вертолетной тематике, замена на изделия по танковой тематике с болеематериалоемкой продукцией). Выработка на одного сотрудника составила 107,4% от плана.

Информация о динамике выручки за 2016-2018 гг.

Наименование	Ед. изм.	2016	2017	2018	2017/2016	2018/2017
					%	%
Выручка от реализации всего:	тыс. руб.	10 590 156	11 321 417	12 642 192	106,9	111,7
в том числе
-серийная и прочая продукция	тыс. руб.	9 319 953	10 148 108	11 526 516	108,9	113,6
-НИОКР	тыс. руб.	1 270 203	1 173 309	1 115 676	92,4	95,1

За 2018 год выручка от продаж составила 12 642 192 тыс. руб., что на 11,7 % больше показателя 2017 года. Рост продаж серийной продукции в 2018 г. составил 13,6 % по сравнению с 2017 г., а выручка от продаж НИОКР снизилась на 4,9 %.

Трудовой коллектив ПАО КМЗ составляют все граждане, которые участвуют своим трудом в его деятельности на основе трудового договора (контракта), взаимоотношения трудового коллектива с ПАО КМЗ, охрана труда, социальное развитие, участие работников в прибыли ПАО КМЗ регулируется действующим законодательством, Уставом предприятия и коллективным договором.Сотрудники ПАО КМЗ подлежат социальному и медицинскому страхованию и социальному обеспечению в установленном законом порядке.

Коллективный договор является актом, регулирующим социально-трудовые, экономические и профессиональные отношения, заключенным в соответствии с законодательством Российской Федерации и направленным на обеспечение баланса интересов работников и работодателя в целях стабильной и эффективной деятельности организации.

ПАО КМЗ считается созданным как юридическое лицо с момента государственной регистрации. ПАО КМЗ для достижения целей своей деятельности вправе нести обязанности, осуществлять любые имущественные и личные неимущественные права, предоставляемые законодательством обществом с ограниченной ответственностью, от своего имени совершать любые допустимые законом сделки, быть истцом и ответчиком в суде.

ПАО КМЗ осуществляет внешнеэкономическую деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ.

Линейный руководитель - начальник отдела корпоративных коммуникаций управления информационного и технического обеспечения деятельности предприятия и делопроизводства ПАО КМЗ. В подчинении имеет двух работников: главного специалиста и ведущего специалиста. Начальник отдела непосредственно подчиняется заместителю начальнику управления.

Работы, выполняемые отделом корпоративных коммуникаций:

разработка концепции очередного номера, поиск материала, написание статей, подбор фотоматериала, верстка и выпуск внутрикорпоративного информационного вестника «Патриот» (ежемесячно);

взаимодействие с Пресс-центром Холдинга АО «Швабе» и ГК «Ростех»: согласование материалов для публикации в СМИ; поиск и отправка информационных поводов; ответы на запросы по комментариям в социальных сетях; ведение отчета о предоставляемых инфоповодах подразделениями и т.д.;

ведение корпоративного профиля ПАО КМЗ в сети Instagram;

планирование и проведение встреч СМИ с работниками ПАО КМЗ;

проведение презентаций и других мероприятий в Музее истории КМЗ;

фотосъемка всех заводских мероприятий и ведение фотоархива ПАО КМЗ;

проведение фотоконкурсов с целью популяризации бренда «ЗЕНИТ»;

формирование, заказ сувенирной продукции с символикой ПАО КМЗ;

формирование, заказ бизнес-подарков от имени генерального директора ПАО КМЗ;

формирование списка поздравляемых коллег и партнеров с днем рождения и государственными праздниками, написание поздравлений, заказ печати открыток, контроль рассылки;

проведение корпоративных праздничных мероприятий (разработка концепции и плана мероприятий, приказа, контроль исполнения плана подразделениями-соисполнителями);

ведение финансовой и бухгалтерской отчетности проводимых мероприятий;

и другие задачи.

2.2 Исследование причин неэффективного использования рабочего времени линейного руководителя организации

Чтобы выявить временные потери, плюсы и минусы стиля руководства, определить, на что по факту расходуется рабочее время, необходимо провести анализ использования рабочего времени руководителя.Для этого анализа воспользуемся методом хронометраж - анализ видов деятельности и расхода времени.

Вид деятельности	Временной интервал	Длительность, мин.
Оперативное совещание у начальника управления	08.00 - 08.30	30
Разбор почты и 1С (срочно/не срочно)	08.30 - 09.00	30
Распределение задач подчиненным	09.00 - 09.15	15
Телефонные переговоры по работе	09.15 - 09.30	15
Работа с ИВ «Патриот» (написание статей, подбор фотоматериала)	09.30 - 12.00	150
Получение оперативных заданий от руководства посредством мессенджера WA, выполнение	12.00 - 13.00	60
Обед	13.00 - 14.00	60
Взаимодействие с Пресс-центром Холдинга (корректировка, согласование материала для публикации)	14.00 - 15.00	60
Работа с поставщиком сувенирной продукции (разработка технического задания, заказ продукции)	15.00 - 16.00	60
Проверка выполнения поручений подчиненными	16.00 - 16.30	30
Отчет о проделанной работе начальнику управления	16.30 - 16.45	15
Планирование задач на следующий день	16.45 - 17.00	15

Таблица 1. Хронометраж рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ.

В данной таблице отражены ежедневные, наиболее часто выполняемые работы, и примерные временной интервал на их выполнение. Но и фиксированным расписанием данная таблица не является, т.к. и вид работ и затраченное время может меняться.

Существуют также факторы, которые могут мешать выполнять работу быстрее. Для анализа этих факторов составим таблицу возможных помех в течение рабочего дня.

Помехи	Среднее время в течение дня, мин	Причины
Заваленный рабочий стол	15	Поиск необходимых документов в кипе бумаг и прочего иногда отнимает много времени. Периодическая уборка помогает решить эту проблему, но ненадолго. Все потому, что электронный документооборот никак не приживется на предприятии в полную силу
Не использование подразделениями-соисполнителями электронного документооборота	60	Некоторые руководители не считают электронную подпись свидетельством согласования и требуют «живую», а чтобы ее получить иногда требуется больше часа
Разговоры с коллегами на личные темы, переписки в мессенджерах	30	Иногда требуются такие перерывы для разгрузки
Оперативные задачи, которые не относятся к обязанностям сотрудников отдела корпоративных коммуникаций	30	Высшее руководство иногда бездумно поручает выполнение задач, и на объяснение непосредственному руководителю, что данные поручения не в зоне ответственности отдела корпоративных коммуникаций иногда уходит до получаса. И если выполнение данной работы все-таки уходит к компетентному исполнителю, то контроль за его исполнением все равно ложится на начальника отдела корпоративных коммуникаций

Таблица 2. Список возможных помех в течение рабочего дня начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ.

Вопрос	Ответ
Сколько времени в сутки занимает работа	8 часов
Бывают ли такие ситуации, когда приходилось брать работу домой или задерживаться?	Редко задерживаться, 2 раза в год максимум, брать работу домой - никогда
Эффективно ли используется рабочее время	Да
Планируются ли рабочее время и задачи на день, неделю, месяц?	Да
Как расставляются приоритеты в выполнении задач?	Сначала по срочности, потом по сложности
Насколько часто приходится отвлекаться от рабочего процесса?	Не более получаса в день, на переписки в мессенджерах, личные телефонные разговоры, чаепития и личные разговоры с коллегами, помощь подчиненным
Делегируете ли обязанности подчиненным?	Да, конечно, это часть рабочего процесса
Приходится ли переделывать выполненную подчиненными работу?	Достаточно редко, когда сроки поджимают. В остальных случаях, если требуются доработки, то до подчиненных это доносится, и они самостоятельно свою работу доводят до совершенства.
Достаточно ли времени уделяете отдыху, семье?	Да
Есть ли у вас хобби? Хватает ли времени на него?	Да, есть, времени хватает, мой рабочий день до 17.00, дома я в 17.30-17.45, и до отхода ко сну у меня как минимум 3 часа моего личного времени
Берете ли вы больничный, если заболеете, или ходите на работу?	Болею редко. 1 раз в 2-3 года. Но если болею, то больничныйоформляю всегда. Мою работу выполняет мой подчиненный.
Есть ли желание использовать рабочее время более эффективно?	Думаю, да
Что можно для этого сделать?	Планирование - планировать даже самые незначительные задачи, решать которые все равно необходимо, т.е. пусть даже 10 минут на их выполнение требуется, значит, и запланировать на них 10 минут, заранее.

Таблица 3. Интервью с начальником отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ

На основе данных из таблиц 1, 2 и 3 можно сделать вывод, что причинами неэффективного использования рабочего времени являются:

заваленный рабочий стол из-за огромного количества бумажных документов, и на поиски нужного необходимо тратить рабочее время;

отсутствие электронного документооборота в полной мере;

срочные, но без указания четкой цели, оперативные задачи, решение которых разрабатываются на ходу и импульсивно, иногда вызывают эмоциональное выгорание и стресс, и требуется время в течение рабочего дня для восстановления сил;

выполнение личных поручений вышестоящего руководства, и такие задачи носят разносторонний характер, иногда они не связаны с деятельностью начальника отдела ни прямо, ни косвенно, но имеют самый высокий приоритет важности. Иногда решение таких задач занимает и личное время руководителя, и обеденный перерыв. Выполнение таких задач нарушает и плановую работу всего отдела.

2.3 Анализ эффективности использования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ

Из приведенных таблиц 1, 2, 3 также может сделать выводы, что использование рабочего времени имеет и положительные стороны. Эффективное использование рабочего времени заключается в следующем:

соблюдение рабочего графика с 8 до 17;

никакой загруженности рабочими делами в личное время дома;

делегирование подчиненным решение задач, умение объяснять и получать готовый результат, не требующий доработки;

использование своего личного времени в обеденный перерыв по назначению;

отсутствие переработок, так как в течение дня, недели, месяца все намеченные дела завершаются;

достаточно уделяется времени себе, семье, своим хобби.

При планировании и эффективном использовании рабочего времени такое понятие как «переработка» в рабочем режиме отсутствует. Это свидетельствует и об экономическом эффекте правильно выстроенной работы.

Для примера рассмотрим рабочее время в ноябре 2019 года. В плане работ на ноябрь отделу корпоративных коммуникаций поставлена задача подготовки и проведения новогоднего корпоративного праздника ПАО КМЗ. Приказ и план мероприятий, распределение обязанностей, определение сроков, ответственных и алгоритма взаимодействия между подразделениями выполнен отделом корпоративных коммуникаций.

Определены следующие мероприятия:

открытие статьи затрат на проведение новогодних мероприятий - планово-экономический отдел;

разработка дизайн-проекта оформления территории завода, внешних фасадов зданий, новогодней елки, поздравительных плакатов, открыток, пригласительных билетов - отдел дизайна;

изготовление плакатов, баннеров, открыток и пригласительных - цех упаковки и полиграфии (заводская типография);

подготовка и выпуск праздничного номера внутрикорпоративного информационного выпуска «Патриот» - отедл корпоративных коммуникаций;

оформление территории завода согласно дизайн-проекта - отдел главного архитектора;

перечисление денежных средств на счет профсоюзной организации для последующей оплаты в сторонние организации - финансовый отдел;

заключение договора аренды ДК «Подмосковье» на проведение корпоративного новогоднего вечера - профсоюзная организация;

поиск, подбор артистов, заключение договора - профсоюзная организация;

подбор кандидатур производственного персонала для награждения по лучшим показателям за год в рамках корпоративного вечера - отдел по работе с персоналом;

подготовка списка приглашенных лиц из внешних организаций - отдел корпоративных коммуникаций;

распределение и распространение пригласительных билетов - профсоюзная организация;

фотосъемка корпоративного новогоднего праздника - отдел корпоративных коммуникаций;

обеспечение охраны порядка - служба безопасности;

обеспечение медицинской службы - медико-санитарная часть ПАО КМЗ;

фуршет для топ-менеджмента предприятия - комбинат общественного питания ПАО КМЗ.

Проблемными вопросами в данном плане являлись следующие (исходя из опыта 2018 года):

разработка и утверждение дизайн-проекта оформления территории завода, пригласительных, открыток и т.д., в виду большого количества согласующих лиц;

подготовка и выпуск праздничного номера внутрикорпоративного информационного выпуска «Патриот», в силу того, что план-график выпуска номера из-за праздничных мероприятий смещен влево на 7 дней;

договорная работа: аренда площадки и услуги артистов.

Отделом корпоративных коммуникаций были предложены следующие решения проблемных вопросов. Было решено согласовывать дизайн-проект только с генеральным директором (такая возможность появилась после назначения в октябре 2019 года нового генерального директора, до этого необходимо было согласовывать как минимум с 4 заместителями генерального директора). Подготовка праздничного выпуска ИВ «Патриот» начала осуществляться в начале ноября 2019 года, а не в начале декабря, как это было в 2018 году. Решение о переводе денежных средств для проведения новогодних мероприятий на счет профсоюзной организации положительно сказалось именно на эффективном использовании отведенного времени. Т.к. само ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева» имеет право заключать договоры только на основе проведения конкурсных процедур в рамках Единого положения о закупках ГК «Ростех», что значительно усложняет процесс, т.к. эти процедуры могут длиться от 3 недель и более (по опыту 2018 года). Профсоюзная организация проводит заключение договоров и закупку в обычном порядке.

Реализация плана проведения новогодних мероприятий прошла успешно. Свидетельство тому выполнение всех запланированных мероприятий в срок. Логическое распределение обязанностей и порядок взаимодействия позволили отделу корпоративных коммуникаций, основываясь на опыте прошлых лет, контролировать процесс подготовки без стрессовых ситуаций, без переработок в ущерб личному времени.

Если рассмотреть выполнение данных мероприятий в 2018 году, то видно следующее.

Так, должностной оклад начальника отдела корпоративных коммуникаций в 2018 году составлял 45 000 рублей. В ноябре 2018 года норма рабочих дней - 21, рабочих часов -- 168. По факту отработано 177 часов, т.е. сверх нормы было отработано 9 часов. 3 часа в первой декаде месяца, 2 часа во второй декаде и 4 часа в третьей декаде ноября.

45 000 ч 21 ч 8 = 267,86 рублей в час.

Первые часы занятости в порядке ст. 152 ТК РФ оплачиваются с применением коэффициента 1,5, последующие - 2.

Расчет:

267,86 Ч 1,5 Ч 2 + 267,86 Ч 2 Ч 1 = 803,58 + 535,72 = 1 339,30 руб.

267,86 Ч 1,5 Ч 2 = 803,58 руб.

267,86 Ч 1,5 Ч 2 + 267,86 Ч 2 Ч 2 = 803,58 + 1 071,44 = 1 875,02 руб.

1 339,30 + 803,58 + 1 875,02 = 4 017,90 руб.

ИТОГО переплата переработки в ноябре 2018 года составила: 4 017,90 руб.

В ноябре 2019 года учтены ошибки прошлого года, ошибки нерационального использования рабочего времени, вследствие чего цели были достигнуты в срок.

Если предположить, что в ноябре 2019 года переработки бы составили хотя бы треть переработок в ноябре 2018 года, т.е. 3 часа, то проведя расчет, получили бы следующие результаты.

Должностной оклад начальника отдела корпоративных коммуникаций в 2019 году составляет 55 000 рублей. В ноябре 2019 года рабочих дней - 20, рабочих часов - 160.

55 000 ч 20 ч 8 = 343,75 рублей составляет стоимость рабочего часа в ноябре 2019 года.

343,75 Ч 1,5 Ч 2 + 343,75 Ч 2 Ч 1 = 1 031,25 + 687,5 = 1 718,75 рублей, что на 379,45 рублей больше, чем при аналогичной переработке в 2018 году.



Глава 3. Мероприятия по повышению эффективности использования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО «Красногорский завод им. С.А. Зверева» (ПАО КМЗ)

3.1 Развитие принципов самоменеджмента линейного руководителя ПАО КМЗ

Самоменеджмент является одним из важнейших условий достижения результата и успеха. Правильно распределяя время, как рабочее, так и личное, руководитель сможет работать эффективнее, и достигать поставленных целей в срок.

Самоменеджмент или, как его еще называют, «тайм-менеджмент» - это техника рационального использования временных ресурсов, которые, как известно, невосполнимы. Эта методика позволяет достигать результатов при меньших затратах и нагрузках.

Для эффективной работы и рационального использования времени начальнику отдела корпоративных коммуникаций необходимо придерживаться принципов тайм-менеджмента. В основном это касается внезапных оперативных задач.

Для текущей работы начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ должно быть отведено 80% рабочего времени. Оставшиеся 20% - это на случай незапланированных оперативных задач, непредвиденных обстоятельств, совещаний, для взаимодействия как внутри предприятия, так и за его пределами.

Иногда случается, что выполнение запланированных дел может занять большее количество времени. При существующем регламенте необходимо постоянно вносить коррективы в программу действий, работа по планированию времени должна проводиться регулярно. Вести статистику на основе предыдущих периодов для разработки более реалистичного плана выполнения работ в будущем.

Эффективный тайм-менеджмент также в себя включает такой принцип, как компенсация потерь времени. Смысл этого принципа в том, что если на выполнение одной задачи потребовалось времени меньше, чем запланировано, то это не значит, что это высвободившееся рабочее время можно растратить не по целевому назначению. При образовании такого временного «окна» лучшим решением будет начать выполнение задачи, запланированной на завтра. Пусть даже она будет решена не вся, а только ее часть.

При составлении ежемесячного отчета для заместителя генерального директора по работе с персоналом и организационной работе о проделанной работе за прошедший месяц необходимо фиксировать не только количество выполненных работ, но и результаты с описанием реального положения дел. С таким подходом можно будет увидеть объективное положение дел по выполнению плана.

Для своевременного выполнения работ необходимо ставить четкий срок. Для более эффективной работы без срывов необходимо задачи завершать несколько раньше крайнего срока, чтобы была возможность внести коррективы.

Также можно сказать, что на сегодняследование принципам самоменеджмента- это необходимость не только для руководителя, но и для любого другого человека, который желает свое время тратить эффективно и с пользой, успеть сделать как можно больше работы. И это касается в жизни в целом. Тайм-менеджмент - это задача, которая не создается в один момент. Это такой же долгий и упорный труд над собой в начале пути, и, если успешно его развивать, то это входит в привычку, и уже после этого становится неотъемлемой частью жизни в целом.



3.2 Пути повышения эффективности использования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ

Поэтому важным пунктом в системе планирования является контроль за рационализацией использования рабочего времени. На основе вышесказанного, можно сделать краткий вывод о том, что необходимо делать для рационального использования времени руководителем. Некий свод правил, которые помогут дать желаемый эффект в работе руководителя:

объединение выполнения небольших по объему задач, но схожих по характеру работ, в рабочие блоки - такой подход решит проблемы постоянного прерывания выполнения работы и сэкономит время на погружение в работу.

из предыдущего пункта как следствие можно рекомендовать то, что у каждого руководителя должен быть блок рабочего времени в виде неприемных часов - блок уединения. Для выполнения важных и срочных задач у руководителя должна быть тихая и спокойная обстановка, чтобы никто и ничто не отвлекали. Таким образом, можно быстро сконцентрироваться на решении проблемы, выстроить алгоритм решения вплоть до нескольких вариантов развития событий. Только так можно добиться наивысшей производительности труда и результативности. А все вопросы, которые будут возникать во время уединения, можно поручить если не решить до конца, то, хотя бы, начать решать подчиненным. И по завершении важного дела, руководитель мог переключиться на другую задачу, в курс дела которой введет его подчиненный.

при проведении совещаний или переговоров необходимо устанавливать четкие временные рамки - регламент. Только жесткие сроки могут привести к результатитвности выполняемых работ.

расстановка приоритетов при выполнении любых задач и работ. Все делать сделать одновременно невозможно. Стресс у руководителя возникает именно от невыполненной работы, а не от той, которую он сделал. Возможность справиться с поток задач, дел, работ и т.д. - это четко для каждой задачи определить приоритет ее важности, и ее влияние на другие работы. Естественно, приступать необходимо к выполнению той работы, что стоит первой в списке приоритетов.

работу или проект большого объема следует делить на несколько частей, отводя ежедневно от часа до двух на эту работу. Когда достигаются промежуточные цели, они мотивируют на дальнейшее выполнение работы.

планирование работы, встреч, задач на месяц вперед - резервирование в начале месяца временных блоков для решения давно существующих несрочных задач, которые все время откладывались из-за непредвиденных совещаний, обстоятельств и дел. Такое дело будет уже восприниматься как запланированное, и в день, когда подойдет срок его выполнения, это намеченное дело не будет перенесено на ближайшее будущее по причине внезапной свалившейся проблемы или задачи.

главные задачи решать в начале рабочего дня - утром. Выполненное до всех текущих повседневных дел важное задание дарит ощущение успеха. Все это работает при умении расставлять приоритеты, всегда на утро есть задача №1, и вот именно ее выполнение в первую очередь до той лавины дел, что еще свалится в течение рабочего дня, является залогом хорошего настроения, отсутствия стресса.

каждый человек, и не только руководитель, но и простой работник, должен понимать свои временные периоды повышенной работоспособности, и именно в эти временные рамки выполнять работу с максимальной отдачей. В большинстве случаев, самые важные и требующие оперативного решения задачи, лучше всего выполнять в начале рабочего дня, а рутинные текущие дела можно вполне оставить для выполнения послеобеденное время.



Заключение

В данной курсовой работе была раскрыта проблема эффективного планирования и использования рабочего времени на примере начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ.

Были решены, следующие задачи:

рассмотрены теоретические основы по управлению рабочим временем руководителя;

проанализировано использование рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ, выявлены сильные и слабые стороны;

даны рекомендации по повышению эффективности использования рабочего времени начальника отдела корпоративных коммуникаций ПАО КМЗ.

Эффективное использование времени является очень важным аспектом нашей жизни. Перед руководителем стоит ряд задач, которые необходимо решит и выполнить в определенный отрезок времени. При этом, важно планирование и использование времени не только руководителя, но и его подчиненных. Соблюдение таких простых правил, как составление и фиксация списка дел в порядке от самых важных до простых, умение оперативно подстраиваться под незапланированные задачи и обстоятельства, вера в себя, свои силы и в то, что выполнение данной работы является частью большого механизма, поможет развить умение использовать время рационально и эффективно.

Время - это очень значимый ресурс в нашей жизни в целом. И ресурс этот невосполним и безвозвратен. При грамотном планировании и использовании рабочего времени руководитель не только эффективно выполняет работу, но и выстраивает работу своих подчиненных, которая дает положительный результат.

Эффективный тайм-менеджмент дает массу преимуществ в работе руководителям всех уровней.

Из них основные можно отметить такие:

рациональное использование времени на решение различных задач, а именно, сокращение временных затрат;

работа, выполненная качественно и в срок, приносит моральное удовлетворение всем сотрудникам, особенно руководителю;

успешный результат проделанной работы всегда будет стимулом и мотивацией к дальнейшим активным действиям и новым достижениям;

экономическая выгода вследствие эффективной трудовой деятельности;

снижение или отсутствие ситуаций, вызывающих стресс, панику, эмоциональное выгорание;

с каждой новой решенной в срок задачей растет профессионализм, квалификация и самооценка каждого работника;

в процессе самоменеджментавыполнение работы идет по пути наименьшего сопротивления, т.е. рациональное использование всевозможных ресурсов для достижения цели, что дает возможность также сократить и временные затраты.

И в заключении, есть смысл отметить, что, если приступив к решению задачи или выполнению какого-либо проекта, изначально затратить время на организацию труда и планирование с четкими целями и временными рамками, то в итоге есть возможность получить как качественный результат, так и навыки управления собственным временем, т.е. эффективное его использование.



Список использованной литературы

Архангельский, Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г. Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 211 c.

Архангельский, Г. Время на отдых. Для тех, кто много работает / Глеб Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2013. - 192 c.

Блокнот для тайм-менеджмента. - М.: Эксмо, 2015. - 208 c.

Вандеркам, Л. Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете / Лора Вандеркам. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 344 c.

Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: конспект лекций / Г.Я. Гольдштейн. -- Таганрог: ТРТУ, 2010. -- 145 с.

Ицхак, Калдерон Адизес. Стили менеджмента. Эффективные и неэффективные / Ицхак Калдерон Адизес. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 200 c.

Кауфман, Джош. Сам себе MBA. Самообразование на 100 % / Джош Кауфман. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 464 c.

Кеннеди, Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. / Д. Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 199 c.

Кузнецова, И. Ежедневник делового человека / И. Кузнецова. - М.: Питер, 2015. - 368 c.

Материалы сайта www.fb.ru

Материалы сайта www.top-manager.ru

Материалы сайта www.zarplata.ru

Материалы сайта www.e-xecutive.ru

Моргенстерн, Д. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью / Д. Моргенстерн. - М.: Добрая книга, 2015. - 256 c.

Мрочковский, Н. Экстремальный тайм-менеджмент / Н. Мрочковский, А. Толкачев. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 210 c.

Сидорова, Н.А. Тайм-менеджмент: Создание оптимального расписания дня и эффективная организация рабочего процесса / Н.А. Сидорова. - М.: Дашков и К, 2013. - 220 c. время рабочий руководитель

Уоткинс, Майкл Первые 90 дней. Стратегии успеха для новых лидеров всех уровней. / Майкл Уоткинс. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 288 c.

Размещено на Allbest.ru

...