Напрями удосконалення інформаційних потоків на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

НАПРЯМИ УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Пєтухова О.М., Скліфус І.С.

Національний університет харчових технологій

Анотація. Основні завдання керівника будь-якого підприємства -- забезпечити його ефективну діяльність, конкурентоспроможність на ринку, створити і впровадити працюючу структуру управління, забезпечити високу ефективність роботи персоналу. Кожен відділ підприємства потребує чіткої організації, яка забезпечує надання актуальної та всебічної інформації для управління процесами на виробництві. Однак сьогодні ще далеко не всі організації автоматизували виконання виробничих завдань, пов'язаних зі специфікою їх діяльності. У даній статті розглянуто значення інформаційного потоку системи управління підприємством як необхідної умови оптимізації організаційно-управлінських рішень. Розкрито сутність понять інформаційного забезпечення та організації інформаційного забезпечення системи управління підприємством.

Ключові слова: інформація, підприємство, інформаційна система, інформаційні ресурси, інформаційні потоки, система управління, інформаційне забезпечення.

інформаційне забезпечення управління підприємство

Summary. The main tasks of the head of any enterprise -- to ensure its effective activity, competitiveness in the market, to create and implement a working management structure, to ensure high efficiency of the work of the staff. Each department of the company needs a clear organization that provides up-to-date and comprehensive information to manage production processes. However, today, not all organizations have automated the performance of production tasks related to the specifics of their activities. In this article the importance of information flow of enterprise management system is considered as a necessary condition for optimization of organizational and management decisions. The essence of the concepts of information support and organization of information support of the enterprise management system is revealed. To date, all organizations need to con-tinuously monitor and regulate all aspects of production activity, in the face of risk and uncertainty. Properly collected, systematic and classified production information is the key to effective management of the organization. Therefore, the enterprise needs to be implemented in program management processes that provide increased reliability of information, speed of its processing, documentation and data for decision making. In this article the importance of information support of the enterprise management system is considered as a necessary condition for optimization of organizational and managerial decisions. The essence of the concepts of information support and organization of information support of the enterprise management system is revealed. The tasks that are solved by improving the information management of the organization are considered. The article was a study on improving the efficiency of the enterprise as a result of improving information flow management. The characteristic features of information flows are analyzed, the process of information transfer and reception is investigated, the scheme of improving the use of information support of the enterprise management system is shown.

Keywords: information, enterprise, information system, information resources, information flows, management system, information support.

Постановка проблеми. Удосконалення процесу передачі інформації безпосередньо впливає на вдосконалення системи управління підприємством в цілому і може забезпечити кращий рівень її розвитку. Обсяг, складність та інтенсивність обміну інформацією зростає з кожним роком, тому велика увага приділяється питанню способів опису, аналізу та вивчення інформаційних потоків. Вивчення інформаційних потоків допоможе сформувати загальну оцінку ефективності системи управління та визначити елементи інформаційного відображення об'єкта, структуру та динаміку інформаційних потоків.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Необхідність розгляду інформації як економічної категорії одним із перших обґрунтував Г. Гарт. Він розглядав інформацію як одну з причин успіху діяльності фірм, що працюють у сфері фінансів. Згодом Ф. Найт, Р. Коуз, К. Ерроу, Г. Саймон, У. Боумоль, Дж. Стіглер зверталися до феномену інформації як самостійної економічної категорії, вбачаючи в ній джерело ефективного функціонування агентів ринку. Сучасних дослідників-еко- номістів, таких як И.С. Завадський, С.М. Іванюта, О.Д. Гудзинський, Г.М. Чорний, В.Г. Козак, В.Ф. Ситник цікавить не інформація як така, а інформаційні потоки, які супроводжують всі бізнес-процеси підприємства, тобто формалізовані інформаційні потоки. Неформалізовані інформаційні потоки є об'єктом дослідження в першу чергу психологів, НК-менеджерів, і пропоновані ними моделі управління, наприклад К. Клок и Дж. Голдсміт, мають вербальний характер.

Виділення не вирішених раніше частин загальної проблеми пов'язані з вибором і впровадженням механізмів та інструментів управління інформаційними потоками на підприємстві.

Мета дослідження -- розвиток теоретичних і методичних засад управління інформаційними потоками, що дозволяють створювати і розвивати конкурентні переваги підприємства.

Виклад основного матеріалу. Проблема вдосконалення інформаційного забезпечення діяльності в даний час має надзвичайно важливе значення для будь-якого підприємства, яке функціонує в умовах ринку. Останні десять років характеризуються не тільки радикальною зміною соціально-економічного середовища, в якому функціонують українські підприємства всіх форм власності, а й стабільною спрямованістю на формування інформатизації процесів управління.

Інформаційний потік -- це матеріальний потік, що несе інформаційну складову, що розглядається в процесі його руху в просторі і часі. На відміну від інформаційного ресурсу, який має потенційний характер, є одним з факторів, що визначають інтелектуальний капітал підприємства. Таким чином, фізична сутність інформаційного потоку полягає в тому, що це матеріальний потік, що характеризується енергетичної та інформаційної складової [4].

Інформаційний потік має такі характерні особливості [6]:

1) напрямок інформаційного потоку;

2) обсяг інформаційного потоку;

3) час інформаційного потоку;

4) вартість інформаційного потоку;

5) інтенсивність інформаційного потоку;

6) адекватність інформаційного потоку;

7) інформативність інформаційного потоку;

8) структура інформаційного потоку;

9) інтеграція інформаційних потоків різних відділів.

Поняття «система управління інформаційними потоками» нерозривно пов'язана з терміном «управління інформаційною системою». Враховуючи той факт, що інформаційний потік в системі управління відіграє роль зв'язку, що з'єднує всі елементи разом і з навколишнім середовищем, можна вважати, що ці два поняття є синонімами, єдина різниця, що термін «управління інформаційною системою» передбачає систему апаратних та програмних прийомів, телекомунікацій, баз даних і управління персоналом, а поняття «система управління інформаційними потоками» охоплює процес поширення інформації за допомогою використання різних інструментів та персоналу.

Процес передачі та отримання інформації можна зобразити на перший погляд простою схемою (рис. 1) [4].

Проте, на отримання ефективного результату від прийнятого рішення впливають такі фактори [3]:

- якість, достовірність та оперативність отримання направленої інформації;

- процеси передачі інформації (комп'ютерне та програмне забезпечення, наявність мережі ін- тернет, правильна та ефективна схема документообігу, тощо);

- посередники інформації, які знаходяться між постачальником та одержувачем;

- знання, досвід та кваліфікація працівників апарату управління;

- зовнішні ринкові фактори, тощо.

Таким чином, інформаційні потоки підприємств мають кількісні та якісні характеристики.

Згідно з наведеною вище інформацією зрозуміло, що інформаційні потоки мають як загальні характеристики, притаманні іншим типам потоків (матеріальним, фінансовим тощо), такі особливості притаманні лише інформаційним потокам.

Незалежно від інформаційного запиту, реально існує об'єктивна інформаційна потреба надати менеджеру необхідну йому інформацію для виконання поставленого завдання. Об'єктивна інформаційна потреба має стати методологічною основою удосконалення інформаційного забезпечення менеджменту [1].

Заходи щодо удосконалення інформаційного забезпечення менеджменту мають виходити з потреб менеджерів і спрямовуватися на покращення інформаційних циклів всіх рівнів і ґрунтувалися на інструментарії інформаційної логістики. Розв'язання цього завдання в заключному методологічному аспекті показане у вигляді узагальненої схеми (рис. 2) [1].

Особливість заходів по удосконаленню інформаційного забезпечення системи управління підприємством, полягає в тому, що їх впровадження не вимагає значних витрат, оскільки вони не впливають на зміну величини, склад і структуру функціонуючих на підприємстві засобів виробництва, а знаходять своє відображення в реформуванні інформаційних зв'язків і способів оброблення інформаційних ресурсів [2].

Навіть уніфікація елементів інформаційного обміну між інформаційними системами дасть змогу створювати додаткові можливості для комплексного охоплення кількох суміжних напрямків діяльності, а це означає ширший вибір варіанта рішення з допустимих альтернатив при розв'язуванні управлінських рішень [2].

Інформація, накопичена в системі управління для подальшого аналізу та обробки, повинна відповідати таким критеріям: своєчасність, точність, актуальність, корисність, повнота, чіткість, регулярність доходу.

Спосіб передачі інформації по всій організації є головним фактором ефективності ведення бізнесу.

Свідомий підхід до покращення потоку інформації -- найкращий спосіб забезпечити успіх. Перший крок до покращення потоку інформації - це чесна оцінка поточного стану справ підприємства.

Важливо пам'ятати, що потік інформації природним чином погіршується, тому його потрібно контролювати та підтримувати. Це звичайно трапляється в організаціях, які мають стрімкий розвиток.

Інформаційні системи забезпечують певні характеристики перед конкурентами автоматизуючи операції всередині системи і покращуючи якість або постачання кінцевого продукту підприємства. Видатні якості всередині підприємства виявляються в підтримці операційного контролю, організації управлінського контролю і в стратегічному плануванні. Також інформаційні системи покращують якість продукту, розширюючи його документальну базу і сервіс. Застосовуючи комп'ютерну мережу керівники можуть отримувати та обмінюватися інформацією а також здатні проводити різні дослідження.

Рис. 1. Процес передачі та отримання інформації [4]

Рис. 2. Схема покращення використання інформаційного забезпечення системи управління підприємством [1]

Організувати свою діяльність люди можуть з різних причин - щоб закінчити роботу або завдання, щоб скоротити або видалити дублювання дій і т.д. Інформаційні системи можуть забезпечувати певні переваги перед конкурентами автоматизуючи операції усередині системи і покращуючи якість або постачання кінцевого продукту організації. Переваги всередині самої фірми виявляються в підтримці операційного контролю, організації управлінського контролю і в стратегічному плануванні. Також інформаційні системи покращують якість продукту, розширюючи його документальну базу і сервіс. Використовуючи глобальну комп'ютерну мережу Інтернет, керівники здатні отримувати і обмінюватися оперативною інформацією, а також проводити різного роду дослідження [5].

Таким чином, використання технологій, які входять в поняття інформаційна система - запорука успішної діяльності. Якщо відповідати таким рекомендаціям, як визначення оптимальної структури фінансово-економічної служби і повна інтеграція її інформаційних потоків в автоматизовану системи інформаційного забезпечення управління, то за умови їх виконання будуть сприяти вдосконалення інформаційного забезпечення управління, а також підвищення конкурентоспроможності підприємства.

Висновки і пропозиції. Отже, мета автоматизації інформаційних потоків складається зі збільшення показників і результатів фінансової господарської діяльності підприємства в зв'язку з отриманням своєчасної та якісної інформації, спрямована на прийняття вірного і точного управлінського рішення. На сьогоднішній день при рівні і розвитку сучасних технологій, пов'язаних з інформаційними потоками і управлінням для підприємств перспективно впроваджувати в свою діяльність обчислювальну техніку та інформаційні системи нового покоління, які забезпечують точну і надійну обробку даних з автоматизованих робочих місць, локальних мереж і професійних структур підтримки для прийняття рішення.

Сектор управління інформаційними потоками потребує подальшого розвитку як теоретичних принципів управління інформаційними потоками підприємства, так і практичних підходів до використання сучасних інформаційних технологій, з метою вдосконалення структури інформаційного потоку в системі управління, та зниження вартості їх обслуговування.

Список літератури: