1

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И высшего ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Институт сферы обслуживания и предпринимательства (филиал) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Донской государственный технический университет» в г. Шахты Ростовской области

(ИСОиП (филиал) ДГТУ в г. Шахты)

Факультет «Экономика, сервис и предпринимательство»

Кафедра «Управление и предпринимательство»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовому проекту (работе) по дисциплине (модулю)

Технологии управления персоналом

тема: Методы формирования оптимального штатного расписания

Автор проекта (работы) А.А. Голотина

Руководитель проекта доц., Н.М. Зиброва

Шахты 2020



Содержание

штатный расписание кадровый сотрудник

Введение

1. Теоретико-методические основы штатного расписания

1.1 Основные понятия штатного расписания

1.2 Методика составления штатного расписания

1.3 Кадровый документооборот и его формирование

2. Обоснование выбора проектируемой задачи в формировании штатного расписания

2.1 Характеристика проектируемой задачи

2.2 Информационное обеспеченье ведения штатного расписания в автоматизированном режиме

3. Сотрудники и функции

Заключение

Список использованных источников

Введение

В настоящее время особое значение придается повышению уровня работы с кадрами, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течении многих лет отечественного и зарубежного опыта.

Социальные реформы Российской Федерации ставят перед собой задачи повышения результативности труда, трудовой активности, развития предприимчивости и деловой инициативы, а так же внедрения надежных механизмов соблюдения предпринимателями всех форм собственности правовых гарантий, представляемых работникам наемного труда.

Все выше изложенное конкретным образом определяет важность и актуальность темы данной курсовой работы.

Целью работы является - исследования особенностей формирования штатного расписания.

Предметом курсовой работы является автоматизация кадрового документооборота.

Теоретической основой работы является как труды отечественных специалистов, так и западных.



1. Теоретико-методические основы штатного расписания

1.1 Основные понятия штатного расписания

Штат - это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание -- это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Штатное расписание - локальный нормативный акт, в котором в сводном виде фиксируется сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, отраженное в должностных (рабочих) инструкциях, а также указывается фонд заработной платы.

Штатное расписание является весьма удобным инструментом для работодателя, выполняющим сразу несколько функций. Так, штатное расписание:

-позволяет четко проследить организационную структуру компании ее структурные подразделения;

· -закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

· -позволяет проследить систему оплаты труда для работников структурных подразделений;

· -устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

· -облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Штатное расписание, как правило, группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т.е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Данная группировка позволяет осуществлять анализ загрузки работников, объем и качество выполняемых ими работ, целесообразность разделения труда, а так же вопросы нормирования и качества труда.

Штатное расписание -- кадровый документ, который есть в большинстве организаций.

В ТК РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Штатное расписание используется не только для определения уровня оплаты труда, но и для закрепления структуры управления предприятием; нормирования численности работников, в том числе в профессионально-квалификационном разрезе; контроля за административно-управленческими расходами, как основание для установления доплаты за увеличение объема работ. Как нормативный документ штатное расписание может выполнять функцию социальной защиты: индивидуальные условия оплаты по трудовому договору с работниками не должны быть ниже предусмотренных штатным расписанием и коллективным договором.

Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это гарантированно дает экономию затрат на содержание рабочих мест. Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать 1-2 раза в год, путем индексации окладов и тарифных ставок. Существуют три самых распространенных способа индексации заработной платы сотрудников:

· -путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах с расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;

· -путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различным должностям;

· -путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 5%, то размер коэффициента - 1,05 для всех работников.

В целях сохранения коммерческой тайны (размера заработной платы и перечня должностей) штатное расписание (форма Т-3) обычно составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только соответствующие части штатного расписания, а в отделы кадров - информация по вакантным должностям.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии). В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

1.2 Методика составления штатного расписания

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура -- это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления штатного расписания, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 -- попробуем.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации -- оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например -- «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы. Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях. Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

· -руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);

· -производственные подразделения;

· -вспомогательные или обслуживающие подразделения.

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений -- отделы, в составе отделов -- группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Графа «Профессия (должность)». Наименование должностей руководителей, специалистов и других служащих должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям) по общеотраслевым должностям служащих, а профессий рабочих - единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее -- ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем -- рабочих.

Графа «Количество штатных единиц».

Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

При заполнении графы 4 штатного расписания, количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и прочее.

Нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке или руководителем организации. По сфере применения нормативные материалы подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные) и местные.

Межотраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий, типичных для организаций нескольких ведомств. Отраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий, типичных для предприятий одной отрасли.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые или отраслевые (ведомственные) нормативные материалы, а также при создании в организации более прогрессивных организационно-технических условий по сравнению с учтенными при разработке действующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных материалов для нормирования труда. Местные нормативные материалы утверждаются администрацией организации по согласованию с профсоюзным комитетом. Разработка их может осуществляться как самой организацией, так и на договорной основе специализированными организациями. Может быть сформировано специальное подразделение (бюро, группа). В организациях следует создавать библиотеки нормативных материалов, банки алгоритмов и программ. Кроме межотраслевых и отраслевых нормативных материалов по труду в базу включаются и местные нормативы.

Штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность работников функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей.

Под необходимой численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять конкретную работу при обеспечении условий научно обоснованных режимов труда и отдыха.

Для установления штатной численности работников организации применяются следующие виды нормативных материалов - норма времени, выработки (нагрузки), управляемости, норма времени обслуживания, численности, типовые штаты.



1.3 Кадровый документооборот и его формирование

Входные документы:

Заявление о приеме на работу;

Заявление об увольнении с работы;

Иные заявления.

Выходные документы:

· 1. Штатное расписание;

· 2. Отчет по выбранному сотруднику;

· 3. Отчет о движении документов каждого сотрудника.

Основные бизнес-процессы предметной области

К основным кадровым функциям можно отнести:

· -прием на работу новых сотрудников;

· -увольнение сотрудников;

· -кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);

· -оформление отпусков;

· -оформление больничных листов;

· -ведение штатного расписания;

· -отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров. Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.

1. Прием на работу

При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу".

Последовательность событий при приеме на работу такова:

· -прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность, специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию;

· -сотрудник пишет заявление о приеме на работу;

· -отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу;

· -сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен");

· -приказ о приеме направляется на подпись начальнику;

· -начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.

Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема.

Категория -- присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перечень категорий может меняться примерно раз в год.

Список категорий:

· -руководители и специалисты;

· -линейные ИТР;

· -рабочие постоянные;

· -рабочие временные;

· -совместители;

· -учащиеся.

· 2. Увольнение

Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении.

3. Кадровое перемещение

Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы и т.д.

Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.

Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно, действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

Содействие в подборе финансовых услуг/организаций

4. Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу сразу заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника.

5. Приказ по отпуску

Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен"), начальником объекта и руководителем предприятия.

6. Больничный лист

Больничный лист -- это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.

7. Анкета застрахованного лица

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет страхового номера пенсионного фонда. Затем "Анкета застрахованного лица" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

Программа Пенсионного фонда ОАЗИС позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете.

8. Индивидуальные сведения

Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам.

9. Заявление на присвоение ИНН

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем заявление направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие.

10. Прочие документы и отчеты

К прочим кадровым документам и отчётам относятся [6]:

· -кадровая часть справки о доходах;

· -кадровая часть налоговой карточки;

· -отчеты руководству;

· -отчеты в органы статистики;

· -прочие документы и отчеты (в банк, военкоматы, юбиляры, премии, благодарности, путевки, профсоюз, субботы, ведомости по б/л, внутр. док. и отчеты, табели учета рабочего времени, трудовые книжки и так далее).



2. Обоснование выбора проектируемой задачи в формировании штатного расписания

2.1 Характеристика проектируемой задачи

Штатное расписание - это важнейшая часть кадрового делопроизводства, которая должна обеспечиваться HR-системой, причем она должна быть легко настраиваемая под любую организационную структуру, та как именно с ней связаны кадры предприятия.

Объектом изучения данного курсового проекта является персонал организации, а также проект автоматизации учета персонала организации.

Задача проекта:

Формирование штатного расписания и ведение личного досье персонала в организациях с использованием средств интегрированного пакета прикладных программ или на основе профессиональных прикладных информационно-ориентированных систем.

Трудоемкость выполнения задачи:

Задача может быть выполнена посредством задействования двух сотрудников: программиста и менеджера по персоналу. В задачи программиста или системного администратора входит установка программного пакета и его настройка под нужды организации. Задачей менеджера по персоналу является заполнение личных карточек сотрудников и оформление сопутствующей документации посредством программного пакета.

Характеристика задачи:

Решение данной задачи начинается с формирования справочника информации об организации, в которой формируется штатное расписание, учитывая требования унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Потом перечня должностей, которые определяют кадровый контур системы управления организации.

Каждая должность характеризуется: ключевыми областями, находящимися в ее компетенции; схемой позиционирования служебных взаимосвязей; выполняемыми функциями; деловыми контактами; используемой информацией; требованиями к работнику, видом ставки оплаты труда, минимальной и максимальной её величиной, графиком работы. Ключевые или предметные области соответствуют разделу “Должен знать” типовой формы должностной инструкции, структура которых приводится в тарифно-квалификационных характеристиках.

2.2 Информационное обеспеченье ведения штатного расписания в автоматизированном режиме

В проектируемой системе каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых имеет возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных применяется контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д. Поиск информации можно производить как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа “дата” реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Разработка информационного обеспечения решаемой задачи управления персоналом включает в себя:

· 1) описание входной информации;

· 2) организацию структуризации и сбора информации, учитывая требования унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);

· 3) описание промежуточной информации и информации, хранимой для связи с другими задачами;

· 4) схему информационных потоков;

· 5) описание входной и выходной информации.

Для решения поставленной задачи необходимо сформировать справочник об организации, в которой формируется штатное расписание, учитывая требования УСОРД. Потом справочник персонифицированных данных физических лиц, справочник должностей, которые определяют кадровый контур системы управления организации, справочник приказов о приеме работников на работу.

Таблица 1

Пример «Справочник организации»

Краткое Наименование	ОАО «Текмаш»
Сокращенное наименование	Текмаш
Полное наименование
Юр./физ.лицо:	Юридическое лицо
ИНН	458972654459
КПП	12589745612365
Префикс
Основной банковский счет
Контактная информация
Юридический адрес	125171, Орел, Комсомольская 25
Фактический адрес	125171, Орел, Комсомольская 25
Почтовый адрес	125171, Орел, Комсомольская 25
Дополнительная информация
ОГРН	52429165
Дата гос. регистрации	15.09.12
Код ИФНС	код налогового органа, где организация состоит на учете
Наименование ИФНС
Дата выдачи	15.09.12
Серия	4212
Код	626363627
Наименование
Коды
ОКПО	52429165
ОКОНХ	52429165
Организационно-правовая форма	НПО
Фонды
Регистрационный № ПФР	1111111
Территориальные условия	Город
Регистрационный номер в ФСС	52637384

Данные вносятся в базу

После вносятся личные данные сотрудников:

СУБД позволяет работать в нескольких режимах: список сотрудников, личные карточки сотрудников, штатное расписание, калькуляция.

После исследования предметной области можно выделить следующие информационно-справочные объекты:

· 1. Справочник табельных номеров - табельный номер, ФИО сотрудника;

· 2. Справочник по видам отпуска - Виды отпуска;

· 3. Отпуск - Табельный номер, вид отпуска, период работы с, период работы по, количество дней отпуска, Дата начала -Дата окончания отпуска, основание для отпуска.

· 4. Послужной список - Табельный номер, Наименование награды, Наименование документа, Номер, Дата.

· 5. Приём и переводы на другую работу - Табельный номер, Дата приёма на работу, Структурное подразделение, Профессия, должность, разряд квалификация, Оклад, Основание, Подпись владельца трудовой книжки.

· 6. Профессиональная переподготовка - Табельный номер сотрудника, Начало переподготовки, Окончание переподготовки, Специальность(направление, профессия), Наименование документа, Номер документа, Дата получения, Основание переподготовки.

· 7. Состав семьи - Табельный номер, Ближайшие родственники, ФИО, Год рождения.

· 8. Социальные льготы - Табельный номер, Наименование льготы, Документ о наличии льгот, Дата выдачи док, Номер д-та, Основание для льгот.

· 9. Личные карточки сотрудников - № п/п, Дата составления, Табельный номер, ИНН, № страхового св-ва пенсионного страхования, Алфавит, Характер работы, Вид работы, Пол, Наличие классного руководства, Класс, Информация о классе, Номер личной карточки, Дата карточки, ФИО, Дата рождения, Место рождения по ОКАТО, Гражданство по ОКИН, Знание иностранногостепень звания, Образование, Наименование образовательного учреждения, Год окончания, Квалификация по диплому, Направление или специальность по дипломуКод по ОКСО, Послевузовское образование, Наименование образовательного, научного учреждения, Удостоверение, номер, дата выдачи, Год окончания, Специальность, Профессия основная другая, Стаж работы по состоянию на, Общий непрерывный, Дающий право на выслугу лет, Состояние в браке, Серия паспорта, № паспорта, Дата выдачи, Кем выдан, Адрес места жительства по паспорту, Адрес места жительства фактический, Дата регистрации по указанному месту жительства, № телефона, № мобильного, Категория запаса, Воинское звание, Полное кодовое обозначение ВУС, Категория годности к ВС, Состав (профиль), Наименование военного коммесариата по месту жительства, Состоит на воинском учете, а) общем(номер команды, партии), б) специальном, Дата приказа, Дополнительные сведения, Основные увольнения, Дата увольнения, № приказа.



3. Сотрудники и функции

Теперь можно делать завершающие шаги по созданию штатного расписания.

Шаг первый - оцениваем реальную на данный момент нагрузку для каждого структурного подразделения. "Квадраты", в которых нагрузка явно будет меньше восьми часов в день, должны быть сгруппированы, объединены с другими, но ни в коем случае не вычеркнуты из оргструктуры.

Допустим, в учреждении не предполагается вводить отдельные штатные единицы для выполнения блока функций по работе с персоналом. Но тогда все эти функции должны быть жестко закреплены за сотрудниками организации и включены в их должностные обязанности.

Например, если учреждение относительно небольшое (менее 30 человек), оно не сможет позволить себе пять сотрудников отдела управления персоналом (вместе с начальником отдела). Да и загрузить этих людей полезной работой на 40 рабочих часов (в совокупности) в день не получится. Сотрудники будут либо "сидеть" в социальных сетях, играть в компьютерные игры и т.п., либо (более совестливые) начнут сами себе придумывать работу, чтобы оправдать выплачиваемую им зарплату. Следовательно, работу с персоналом нужно распределить среди существующих сотрудников, имеющих неполную загрузку в течение рабочего дня, недели или месяца. Распределение функций службы управления персоналом может выглядеть так, как показано на рисунке 1.



Рисунок 1 Распределение функций службы

Как видим, часть функций отдела управления персоналом будут включены в должностные обязанности секретаря-референта (напомним, что у него не было загрузки на полный рабочий день), а более квалифицированная работа останется директору. Если в будущем количество персонала в организации существенно увеличится, директор не сможет выполнять возросший объем работы наряду с другими обязанностями руководителя, то появится отдельная служба по работе с персоналом, куда будут приняты соответствующие специалисты.



Заключение

Руководители организаций бюджетной сферы в последнее время все чаще задумываются о том, как оптимизировать штатное расписание. Казалось бы, уже в самой постановке вопроса заложены возможные ответы - сократить "лишних людей" и привлечь специалистов на пустующие рабочие места. Однако здесь и скрыта основная ошибка, не позволяющая сделать деятельность учреждения максимально эффективной. Каким же должен быть алгоритм действий в данной ситуации?

Оптимизация штатного расписания нередко является примером того, как на стадии постановки задачи происходит подмена целей. Вместо задачи "оптимизация организационной структуры", на основе которой впоследствии и возникает новое штатное расписание, предпринимается попытка перераспределить всех имеющихся на этот момент в организации сотрудников. Если поставлена цель "оптимизировать расписание", можно не сомневаться, что все усилия руководителей и специалистов учреждения окажутся направлены именно на это: будет предпринята попытка улучшить документ. Это и есть главная ошибка и предпосылка не самых удачных управленческих решений.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководство и персонала кадровых служб предприятия(помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) играет большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовки и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации так же позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников.

Подводя итог можно сказать, что автоматизация входящей и выходящей информации одела кадров, облегчило работу и ускорило процесс подбора и отбора претендентов на вакансии, и многие другие процессы в организации и на предприятии.



Список использованных источников

1. Вейскас Дж. "Эффективная работа с MS Access 97". [Электронный ресурс]. URL: http://www.piter.com.

2. Голицына О.Л. Базы данных / Голицына О.Л., Максимов Н.В., М.: Форум, 2003. 352 с.

3. Гончаров А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами. М.: КУДИЦ. ОБРАЗ, 2004. 272с.

4. Грекул В.И. "Проектирование информационных систем". [Электронный ресурс]. URL: http://www.intuit.ru.

5. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных (седьмое издание). Издательство "Вильямс", 2001. 1072 с.

6. Джеффри Д. Ульман, Дженнифер Уидом. Основы реляционных баз данных. Издательство "Лори", 2006. 382 с.

7. Джон Кауфельд. Access 2002 для "чайников". Издательство "Диалектика", 2002. 304 с.

8. Диго С.М. Базы данных: проектирование и управление: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2005. 592с.

9. Диго С.М. Учебное пособие по курсу "Базы данных" / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. М., 2004. 177с.

10. Ефимов Е.Н., Патрушина С.М., Панферова Л.Ф., Хашиева Л.И. Информационные системы в экономике. Москва: ИКЦ "МарТ"; Ростовн/Д: издательский центр "МарТ", 2004. 352 с.

11. Житкова О., Журина М., Кудрявцева Е. Проектирование в СУБД Access. М.: "Интеллект-Центр", 2006. 64 с.

12. Захаров, В.П. Информационные системы: учеб. пособие / В.П. Захаров. СПб., 2002. 187 с.

13. Зирка М.О., Бухтоярова В., Коробкина Е., Кручинин Р., Базы данных. Расчетно - графические работы по информационным системам / Под общ. ред. Зирка М.О. Учебно - методическое пособие для студентов высших учебных заведений (Специальность 080801 "Прикладная информатика в экономике"). Егорьевск: ЕФ МГГУ им. М.А. Шолохова, 2007. 69 с.

14. Игумнов Е. "Спецификация каркаса информационной системы с распределенной архитектурой". [Электронный ресурс]. URL: http://www.citforum.ru.

15. Избачков Ю.С., Петров В.Н. "Информационные системы: Учебник для вузов". [Электронный ресурс]. URL: http://www.fictionbook.ru.

16. Информатизация образования в Иркутске. [Электронный ресурс]. URL: http://ikt. irkutsk.ru.

17. Информационные технологии. "Основы информационной культуры". [Электронный ресурс]. URL: http://www.ssti.ru.

24. Максимов Н.В., Алешин Л.И. Информационные технологии. Учебное пособие. Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, М. 2004.

25. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. Издательство "Финист", 2004. 512 с.

Размещено на Allbest.ru

...