Реинжиниринг бизнес-процессов на примере ООО "Ахтамар"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Эссе Реинжиниринг бизнес-процессов на примере ООО «Ахтамар»

Выполнила: студентка 262 группы

Черепанова Яна

Фабрика “ Ахтамар” основана в 1998 году и является ведущей компанией по производству мебели в Алтайском крае.

Мебельная фабрика “ Ахтамар” создала собственное современное производство на базе новейшего итальянского и немецкого оборудования, что вывело мебельную фабрику “ Ахтамар” на новый уровень, как производителя высококачественной мебели. Передовые технологии и опытный персонал позволяют фабрике “ Ахтамар” выпускать надежную, эргономичную мебль для широкого круга потребителей. Собственная транспортная служба создает отличные условия для организации бесперебойных поставок мебели.

Постоянная работа дизайнеров, технологов и менеджеров над оригинальными и неординарными решениями помогает добиваться превосходных результатов. Удобство, красота и качество выпускаемой мебели в сочетании с оптимальными ценами делают ее особенно привлекательной для нашего покупателя.

На предприятии коллекция мягкой и корпусной мебели обновляется каждые полгода и ежегодно специалисты разрабатывают не менее 4-5 новых.

Наша мебель имеет повышенный запас прочности и надежности благодаря использованию высококачественного сырья и комплектующих. Для производства мебели мы используем лучшие импортные материалы, способные обеспечить длительный срок эксплуатации.

Весь коллектив от руководителя до исполнителей мебельной фабрики “Ахтамар” стремится к тому, чтобы предоставить покупателю широкий выбор качественной комфортабельной и доступной мебели, предлагая принципиально новые решения конструкции и дизайна! Офис фабрики находится по адресу: г.Барнаул, ул Маяковского 20А.

Общая численность персонала: 100 человек.

Организационная структура предприятия изображена на рисунке 1. ООО "Ахтамар" возглавляет Генеральный директор. В организации существуют соответствующие службы и отделы, необходимые для нормальной производственной деятельности. Это бухгалтерия, юридическая служба, отдел кадров и бюро охраны труда, административно-хозяйственная часть, производственный и коммерческий отделы, отдел главного механика, дизайнерско-конструкторская студия и основное производство - мебельный цех.

Конструкторский отдел разрабатывает техническую документацию на новые образцы продукции (после утверждения образца комиссией). Передает документацию в цех для изготовления опытного образца, и после испытания (акт испытания подписывается комиссией) передает всю документацию в производство.

Дизайнерский отдел:

- дизайнер отрабатывает заказ, включая фурнитуру (согласовывая "складскую программу" с отделом снабжения). Ответственность за полную спецификацию лежит на дизайнере (исполнителе) и начальнике отдела;

- заказ передается в бухгалтерию и после оплаты передается в цех.

Цех, а также другие подразделения производят выписку-списание остатков со склада и подают заявку в отдел снабжения.

Заявка фиксируется у секретаря.

Заявка подписывается:

1) по мебели - начальником мебельного производства;

2) по остальным вопросам - исполнительным директором.

Отдел снабжения передает заявку в бухгалтерию.

Бухгалтерия производит оплаты или взаимозачет.

Отдел снабжения обеспечивает приобретение материалов.

Отдел снабжения передает материалы на склад с оприходованием по складу.

Цех сдает изделия на склад отдела сбыта с отметкой ОТК.

ОТК подчиняется лично исполнительному директору.

Структура организации ООО "Ахтамар" является линейно-функциональной. Выбор данной функциональной структуры обусловлен, с одной стороны, четким разделением всех полномочий в фирме, а, с другой стороны, приспособлением организации к нуждам особых потребителей и к особенностям различных регионов.

организационный реинжиниринг бизнес компания

Процессы для реинжиниринга

Реинжиниринг - это масштабное изменение политики управления бизнес-процессами, а также формирование абсолютно нового сознания сотрудников компании с целью повышения эффективности производства и дохода предприятия.

Реинжиниринг бизнес-процессов ООО «Ахтамар» Подробно рассмотрев особенности функционирования мебельной компании и получив необходимую информацию о текущих бизнес-процессах, перейд?м непосредственно к реинжинирингу рассмотренных ранее бизнес-процессов. Существуют два наиболее важных вида ресурсов, необходимых для запуска реинжинирингового проекта. Первое ? это обучение, так как успешное проведение реинжиниринга предполагает изменение в порядке выполнения процедур, поэтому персонал необходимо подготовить к новшествам и обучить. Еще один важнейший ресурс касается информационных технологий. Обычно, хотя и не всегда, реинжиниринг бизнес-процессов предполагает более широкое использование достижений в этой области. Трудность заключается в определении потребности. Возможно, существует готовое программное обеспечение, удовлетворяющее потребностям нового процесса, но может потребоваться разработка новых программ, соответствующих конкретной задаче. Данный вопрос необходимо проанализировать прежде всего, поскольку бессмысленно сначала провести реинжиниринг бизнес-процессов, а потом решить, что организация не может позволить себе необходимые разработки, чтобы использовать их на практике.

Инструменты реинжиниринга бизнес-процессов мебельной компании Компания может выбрать любой путь регламентации своей деятельности от отсутствия каких-либо писаных правил до жесткого регулирования существующих принципов работы и процессов в корпоративных стандартах. Разработка и внедрение корпоративных стандартов во всех сферах деятельности организации требует значительных затрат времени и ресурсов, но позволяет повысить эффективность деятельности всех структур, а также минимизировать ошибки и проблемы при ротации персонала. Под корпоративным стандартом понимается совокупность внутренних нормативных документов, формализующих принципы регулирования деятельности и бизнес-процессы компании. Главная цель создания корпоративных стандартов - эффективное управление и координация бизнеса, который становится в результате более прозрачным и предсказуемым. Мебельная компания «Ахтамар» относится к числу компаний, у которых отсутствуют какие-либо стандарты, как по внутренним процессам компании, так и по взаимодействию с клиентами, в результате чего каждый сотрудник работает в соответствии со своим жизненным опытом, что чаще всего негативно сказывается на результатах такой деятельности. По этой причине в компании осложнено планирование деятельности, имеются сложности в определении причин сбоев и негативных результатов деятельности и т. д. Все это говорит о необходимости разрабатывать и внедрять систему корпоративных стандартов. Процесс разработки и внедрения корпоративных стандартов развивается по мере повышения уровня зрелости организации, от простых форм документов к более детальным и сложным. При этом внедрение корпоративных стандартов не может ограничиться принятием одного документа любой степени важности и разработанности. Для того чтобы процессы управления компанией реально заработали, необходим комплекс документов различного уровня и назначения, хотя и объединенный общей методологией, тем не менее, привязанный к конкретным задачам, процессам, работам и организационной структуре компании. Совершенствование существующих на предприятии процессов предполагает применение определенного инструментария, прежде всего методов реинжиниринга бизнес-процессов. В качестве основных методов можно выделить перечисленные ниже методы. Устранение излишних или длинных потоков. Реинжиниринг устраняет ненужную работу. Большинство действий по проверке, согласованию, ожиданию, отслеживанию ? это непроизводительная работа, появляющаяся вследствие фрагментарности бизнес-процессов, и в результате реинжиниринга должна быть устранена. Устранение разрывов в бизнес-процессах. Реинжиниринг позволяет устранить «разрывы» и «слепые места» в бизнес-процессах, которые достаточно часто случаются в компаниях при стихийной организации деятельности. Вовлечение в бизнес-процесс как можно меньшего количества ресурсов. В каждой задаче, составляющей бизнес-процесс, нужно сократить как можно больше ресурсов, например, путем совмещения задач таким образом, чтобы работник выполнял наибольшее их количество. Ключевой задачей здесь является высвобождение работников и совмещение разных функций, в результате чего целые подразделения выводятся за пределы процесса. Выполнение бизнес-процесса самим клиентом или поставщиком. Ключевые части бизнес-процесса, которые раньше выполнялись внутри компании, могут передаваться другому предприятию. Это может радикально изменить бизнес-процесс. Например, один процесс, состоящий из четырех подпроцессов, можно с помощью реинжиниринга свести к одному, тогда как все остальные подпроцессы будут выполнять клиенты и поставщики. Создание множества версий сложных процессов. Традиционные бизнес процессы обычно исключают работу с широким спектром ситуаций. Процессы в современной компании должны иметь множество вариантов, то есть быть дифференцированными. Многовариантный процесс можно создать, так как каждый вариант предназначен только для определенных типов ситуаций. Необходимый вариант процесса определяется путем предварительной сортировки, основанной на заранее определенных процедурах. При таком подходе нет места ни особым ситуациям, ни исключениям. Это позволяет отказаться от контроля по одним процессам и сохранить контроль по другим. Уменьшение длительности цикла. Уменьшить длительность цикла, сохраняя при этом длительность каждого этапа на прежнем уровне, можно путем увеличения доли полезного времени. Например, можно объединить выполнение всех этапов в одном месте в одно время, сократив при этом транспортные издержки. Наряду с этим промежутки времени между выполнением разных этапов процесса можно уменьшить при помощи тщательного планирования и проектирования. Например, можно также сократить время простоев, изменить время транспортировки и т.п. Объединение нескольких работ в одну. Основополагающее свойство прошедших реинжиниринг бизнес-процессов ? интеграция многих ранее разрозненных работ или трудовых заданий. При этом разрозненные работы могут объединяться в одну. Сотрудники, которые ранее работали в разных территориально отдаленных друг от друга подразделениях, могут быть собраны вместе в единое подразделение, и получить полную ответственность за конкретный бизнес-процесс. Выгоды от использования интегрированных процессов могут быть огромными, в том числе, например, от существенного снижения накладных расходов. Однако не всегда процесс можно превратить в интегрированное трудовое задание. В некоторых ситуациях различные этапы процесса должны осуществляться в разных местах. Упрощение работ. Традиционно на предприятии работники обладают немногочисленными навыками и небольшим количеством времени или возможностей для обучения. Поэтому их трудовые задания упрощены. Однако при этом требуются сложные бизнес-процессы для того, чтобы связать трудовые задания воедино. Компании вынуждены мириться с неудобствами, неэффективностью и издержками, связанными со сложными процессами, ради использования преимуществ таких упрощенных заданий. При реинжиниринге для удовлетворения требований по качеству продукции, уровню обслуживания, гибкости и низкому уровню издержек бизнес-процессы должны оставаться простыми, а простые трудовые задания преобразуются в более сложные. Использование инструментальных средств во многом определяет успех конкретного проекта по реинжинирингу. Все используемые в бизнес реинжиниринге инструменты можно разделить на несколько групп. Средства управления проектом. Используются на подготовительном этапе РБП для планирования хода выполнения работ, а также для сопровождения проекта (контроля и корректировки планов выполнения работ). Кроме того, средства этой категории могут быть использованы на этапах обратного и прямого инжиниринга для создания модели бизнес-процесса в виде последовательности работ. Основные функции: формирование календарных графиков работ, построение диаграммы Ганта и сетевых графиков; управление ресурсами; управление затратами. Примеры: CA-SuperProject, MS Project, Time Line. Средства создания диаграмм ? средства, используемые на этапах визуализации, обратного и прямого инжиниринга для формирования статических моделей существующего и нового бизнеса. Кроме того, средства этой категории используются при разработке ИС нового бизнеса. Основные функции: формирование функциональной модели бизнеса или информационной системы; формирование информационной модели бизнес-процессов; анализ эффективности организации бизнеса, включающий выделение показателей эффективности бизнес-процессов, функционально-стоимостной анализ. Примеры: Design / IDEF, BPWin, EasyABC, Staffware. Средства имитационного моделирования. Средства этой категории используются на этапах визуализации, обратного и прямого инжиниринга для анализа динамики бизнес-процессов как существующего, так и нового бизнеса. Основные функции: построение потоковых диаграмм; «проигрывание» моделей в сжатом времени или пошаговом режиме. Примеры: ServiceModel, ReThink, ModSym. Средства создания информационных систем ? средства, используемые на этапе прямого инжиниринга для разработки информационных систем в составе новых бизнес-процессов. Основные функции: формирование архитектуры ИС; моделирование данных; быстрая разработка приложений. Примеры: S-Designor, CASE Designer, Power Builder, Rational Rose. Интегрированные многофункциональные средства - это средства, автоматизирующие все основные этапы РБП, начиная от планирования работ по проекту, формирования статических и динамических моделей существующего и нового бизнеса и заканчивая формированием информационной системы поддержки нового бизнеса. Основные функции: спецификация бизнес-процессов, построение и анализ функциональной, структурной моделей бизнеса; возможности имитационного моделирования; включение средств разработки приложений или стыковка с RAD-средствами. Примеры: G2 (Gensym), SPARKS. Современные ИТ являются неотъемлемой частью любого реинжинирингового мероприятия, существенным конструктивным фактором его успеха. Не правильное использование ИТ может срывать реинжиниринг. Рассмотрим, как ИТ влияют на переход к новым правилам работы компаний. Благодаря применению высокопроизводительных компьютеров и сети интернет стало возможным пересматривать и корректировать данные оперативно, по мере необходимости. Сотрудники могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся. Распределенные базы данных обеспечивают информацией все отделы, где она необходима, при этом ограничивая доступ к той или иной информации для определенных сотрудников. Использование экспертных систем и средств поддержки принятия решений обеспечивает возможность выполнения сложной работы специалистами по общим вопросам, при этом принятие решений становится частью работы каждого сотрудника. Следует отметить, что, несмотря на важную роль, которую информационные технологии играют в РБП, реинжиниринг нельзя непосредственно отождествлять с автоматизацией бизнес-процессов. Одна из причин развития реинжиниринга бизнес-процессов как стратегического инструмента ? это повышение роли ИТ практически в каждой сфере деятельности организации, а также увеличение потенциала этих технологий. Современные информационные технологии дают возможность работать по новому, а, следовательно, порождают новый подход к проектированию процессов. Они позволяют: автоматизировать существующие процессы; использовать компьютеры как инструмент проведения расчетов, анализа, т. е. для автоматизации интеллектуального труда; полностью изменить технологический процесс обработки информации; исключить посредников; использовать новые технологии при требовании радикального, творческого изменения бизнес-процесса. Реинжиниринг бизнес-процессов направлен на интеграцию информационных ресурсов структурных подразделений компании (данных о финансовых и материальных потоках по всем сферам хозяйственной деятельности предприятия) и создание интегрированной корпоративной информационной системы управления, которая позволит гибко реагировать на изменения рынка, и обеспечивает общее снижение затрат компании. Таким образом, чаще всего необходимость реинжиниринга бизнес-процессов исходит из потребности в информационных технологиях, которые связывают участников бизнес-процессов в единые технологические цепочки быстрее и надежнее по сравнению с традиционными организационными методами контроля и координации. Одним из инструментов РБП можно считать внедрение информационной системы. Как правило, все предприятия функционируют по устоявшимся правилам и процедурам, внедрение ИС, как разработанной для конкретного предприятия, так и готового решения, предлагаемого на рынке программного обеспечения, приводит к необходимости изменений деятельности компании. Как правило, процессы и устоявшиеся связи перестраиваются под внедренную систему. На практике, применение информационных систем ведет к снижению производственных расходов, расширению ассортимента продукции, большей адаптируемости производства, снижению финансовых и временных расходов и т.д. Многолетний опыт в использовании автоматизации для управления организациями показывает, что недостаточно просто внедрить информационную систему, не пересматривая при этом устоявшиеся подходы к управлению основными процессами. В таком случае система является лишь отражением существующих управленческих процессов. Несмотря на все преимущества, получаемые от функционирования информационной системы, к которым можно отнести упрощение управления деятельностью компании за счет ликвидации узких мест в управлении, оптимизацию внутренних и внешних потоков информации и т.д., компания также сталкивается с новыми проблемами, которые, чаще всего, связаны с нежеланием сотрудников менять свою привычную деятельность и использовать в работе новую систему, так как для этого необходимо проходить обучение, однако желающих переучиваться не так много. Для того чтобы использование информационной системы принесло результаты в совершенствовании процессов управления, прежде всего, необходимо преобразовать саму систему управления. В результате имеет место взаимное влияние: с одной стороны внедрение информационной системы требует изменения системы управления предприятием, а с другой - действующая система управления требует определенной адаптации внедряемой информационной системы для учета специфики предприятия. Если внедрению информационной системы предшествует этап радикального пересмотра существующих методов управления, то имеет место реинжиниринг бизнес-процессов. Поэтому, для того чтобы создаваемая информационная система играла роль эффективного инструмента в деятельности компании, необходимо выполнить ряд работ, важнейшими среди которых являются инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов. В выборе инструмента реинжиниринга необходимо руководствоваться потребностями и возможностями компании в настоящее время. Так как компания «Ахтамар» не большая и руководство готово выделить определенную сумму средств из бюджета на реорганизацию деятельности компании, основные затраты необходимо направить на внедрение информационной системы, использование которой в будущем должно привести к сокращению издержек на выполнение основных процессов компании, и тем самым сократить издержки на себестоимость выпускаемой продукции, что в свою очередь позволит выпускать качественную мебель по конкурентоспособным ценам. Разработка нового программного обеспечения является очень трудо?мким и затратным мероприятием, поэтому исходя из вышесказанного для компании «Ахтамар» будет выбрана готовая система, способная решить имеющиеся недостатки в процессах. При выборе программного обеспечения между конкурентными продуктами, способными удовлетворить существующие и будущие потребности, следует отдавать предпочтение такому, у которого соотношение качество / цена будет наибольшим. ПО должно обладать способностью гибкого дальнейшего конфигурирования и наращивания. При выборе программного обеспечения необходимо руководствоваться не только необходимостью автоматизации некоторых рутинных операций, но и на упрощение процессов управления и принятия решений. Для полноценной работы компании и полного взаимодействия е? отделов недостаточно просто купить программы для конкретных специалистов. Сегодня практически у каждого сотрудника на компьютере стоит программное обеспечение того или иного разработчика мебельных программ, которых в нашей стране несколько. И вопрос уже стоит не просто о покупке ПО для работы конкретного специалиста, а о комплексной автоматизации работы предприятия в целом. То есть требуется обеспечить связь всех участков компании: проектирования, продажи, обработки заказов и подготовки производства мебели, ведение складского, бухгалтерского учета, планирование и анализ и т.д. При одновременной эффективной работе специалистов с программным обеспечением на своих рабочих местах. Внутренняя информационная модель заказа должна быть единой и «проходить» с одного рабочего места на другое без искажения. Поэтому автоматизация в компании должна быть целостной и охватывать все процессы. Другой важный момент - программы, которые «стоят» на предприятии, должны все это обеспечивать. А ведь такой единой программы нет. Потому что есть два ключевых момента: первый ? это работа с геометрией, и второй ? учетно-аналитические, в том числе бухгалтерские системы. Причем каждый из сотрудников искренне считает, что та программа, с которой он работает, ему удобна. Программы должны быть не просто совместимы друг с другом, речь идет о создании комплексной системы предприятия. Для решения рассмотренных ранее проблем компании предлагается внедрить информационную систему, которая будет состоять из системы автоматизации учета и управления мебельного производства, которая автоматизирует рутинные операции, сократит ошибки и позволит проводить анализ информации для принятия оперативных и стратегических решений. Информационную систему необходимо настроить так, чтобы она позволяла решать задачи мебельной компании с уч?том специфики е? деятельности. Помимо этого саму деятельность также будет необходимо изменить с учетом того, что часть выполняемых операций будет автоматизирована. Работникам больше не нужно будет вручную заполнять многие формы документов, составлять отч?ты и т.д. Для мебели по индивидуальным проектам (нетиповой мебели), ключевыми возможностями системы проектирования являются: создание геометрии любой сложности; развитые средства диагностики проектирования, позволяющие минимизировать проектные ошибки; автоматизированные средства для построения изделий упрощают процесс разработки изделий, а автоматическое получение проектной документации избавляет от рутинных операций; средства для работы с изделием (работа с материалами деталей и изделия, калькуляция стоимости и т.д.); возможность использования прототипов, то есть заранее подготовленных параметрических заготовок деталей и сборочных единиц для многократного их применения с различными параметрами. Использование информационной системы в мебельной компании позволит: повысить эффективность управления мебельной компанией за счет обеспечения руководства максимально полной, оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений, на основе единого информационного пространства; автоматизировать процессы обработки информации; регламентировать и упростить доступ сотрудников к нужной информации; изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования материалов; анализировать деятельность всех отделов и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты, с помощью которых можно выявить наиболее прибыльные и убыточные участки деятельности; гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации, повысить эффективность обмена данными между отделами. Активное использование инноваций должно обеспечить индивидуальный подход в работе с заказчиками, быстрый прием заказов на производство мебели любой формы и сложности, выполнение всех процессов по проектированию мебели в кратчайшие сроки без создания очередей и минимизируя ошибки, что позволит сократить издержки на разработку мебели, сохранения при этом максимально приемлемый уровень цен. Приемлемые цены на мебель и быстрая обработка заказов являются главными отличительными особенностями, которые помогут компании «Ахтамар» выжить в условиях сильной конкуренции, удерживая свою долю рынка и обеспечит стабильный рост прибыли и объемов производства. Внедрение информационной системы не обеспечивает немедленного экономического эффекта, но способствует развитию компании, е? переходу на качественно более высокий уровень обслуживания клиентов. Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение информационной системы в мебельной компании необходимо, т.к. это позволит не только ускорить и пересмотреть основные процессы, связанные с обеспечением производства новыми заказами, но и повысить производительность труда и устойчивость компании на рынке, за счет повышения уровня управления заказами. Прежде чем осуществлять проект по внедрению информационных технологий, необходимо перепроектировать деятельность организации, согласовав условия реализации проекта с условиями, сложившимися на предприятии (техническими, кадровыми и т.д.) для того, чтобы система была «безболезненно» встроена в существующую структуру фирмы.

Размещено на Allbest.ru