Анализ порядка составления должностной инструкции секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В различных учреждениях секретарю отводится важная роль, так как именно секретарь осуществляет связь с другими организациями, организует деловую переписку, общается с посетителями, которые обращаются в учреждения по различным вопросам, либо с различными просьбами, помогает заполнять им различные документы.

В обязанности секретаря входит оформление различной входящей и исходящей документации, своевременная отправка ответов на различные запросы, коммуникации с различными организациями по различным вопросам.

Профессия секретаря требует от человека, который ее избрал, высокой подготовленности, профессиональной отдачи, целого ряда личных и деловых качеств, обусловленных спецификой труда секретаря.

Основными задачами секретаря является: освобождении руководителя от выполнения нетворческих, технических операций, сбор большого количества устной и письменной информации, составление, оформление различных документов, организация приема посетителей, подготовка совещаний и заседаний.

Виды работ, а также права и обязанности в различных учреждениях могут различаться, так как это может быть обусловлено характером деятельности учреждения, наличием или отсутствием специальных подразделений.

Секретарю приходится работать не только с документами, но так же и с оргтехникой, поэтому он достаточно хорошо должен обладать навыками пользования различными видами офисной техники: факс, ксерокс, компьютер и др.

Невозможно эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности.

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т.п.

Актуальность данной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Должностная инструкция во многом определяет объем работы секретаря. От того насколько правильно составлена такая инструкция, насколько полна и содержательна, содержит все права и должностные обязанности секретаря, тем лучше будет понимание таких обязанностей.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволяет обеспечивать эффективное функционирование предприятий и организаций, позволяет открыть доступ потребителям к различным информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Основной целью работы является - рассмотрение порядка составления должностной инструкции секретаря на примере конкретного учреждения, выявление недостатков и рекомендации по совершенствованию данного документа с целью оптимизации делопроизводства на предприятии.

Для достижения основной цели был решены следующие задачи:

1)характеристика организации;

2) рассмотрение нормативно-правовой базы делопроизводства;

3) рассмотрение структуры должностной инструкции секретаря, порядок ее оформления;

4) рассмотрение правильности оформления должностной инструкции секретаря;

5) выводы по результатам рассмотрения должностной инструкции секретаря.

Предметом исследования является порядок составления должностной инструкции секретаря, полнота и правильность ее основных положений.

Объектом исследования является -МКУ «ИМЦ системы образования» Белокатайского района.

Необходимо отметить, что в настоящее время отсутствуют какие-либо унифицированные подходы по формированию должностной инструкции секретаря. Отдельные квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и служащих, разработанные Министерством труда содержат общие рекомендательные подходы к формированию должностной инструкции секретаря. В квалификационных справочниках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности.

При этом, для каждого предприятия данный документ должен быть составлен с учетом специфики его деятельности, а также в зависимости от той роли, которая отводится секретарю на этом предприятии.

Основными источниками при подготовке данной работы являлись нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые отношения и порядок отношений в образовательных учреждениях: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации». Также использовалась учебная литература по секретарскому делопроизводству, авторами которой являлись: Галустова О.В., Кузнецова Т.В., Михайлов Ю.М и др. Были проанализированы материалы по данному вопросу, представленные в различных периодических изданиях, ресурсах сети «Интернет».

1. Характеристика организации

Муниципальное казенное учреждение «Информационно-методический центр системы образования» Муниципального района Белокатайского района Республики Башкортостан было создано согласно Постановлению главы Администрации муниципального района Белокатайского района Республики Башкортостан №122 от 14.09.2012г.

Сокращенное наименование МКУ «ИМЦ системы образования» Белокатайского района.

Юридический адрес учреждения: 452580, РеспубликаБашкортостан, Белокатайский район, с. Новобелокатай, ул.Советская,116.

Учреждения является некоммерческой организацией, которая создана для оказания услуг в сфере образования, и не имеет основной цели, касающейся извлечения прибыли. Организация финансируется за счет средств бюджета муниципального района Белокатайского района Республики Башкостостан.

Учреждение является юридическим лицом, находящимся в ведомственном подчинении Отдела образования Администрации муниципального района Белокатайского района Республики Башкортостан.

Учредителем Учреждения является муниципальный район Белокатайского района Республики Башкортостан.

Учредителем принимаются решения о реорганизации, ликвидации Учреждения, а также об изменении типа Учреждения, могут приниматься изменения, которые могут вноситься в Устав Учреждения по предложению Отдела образования.

Функции и полномочия учредителя Учреждения от имени муниципального района Белокатайского района Республики Башкортостан осуществляет Отдел образования.

Функции и полномочия имущества Учреждения, а также контроль за его использованием от имени муниципального района Белокатайского района Республики Башкортостан, осуществляет Комитет по управлению муниципальной собственностью Администрации муниципального района Белокатайский район Республики Башкортостан.

Учреждение имеет самостоятельный баланс и смету, обособленное имущества, лицевой счет в отделе федерального казначейства по Белокатайскому району УФК по РБ и финансовых органах, печать с наименованием Учреждения.

Учреждение в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ и Конституцией Башкортостан, федеральными законами и законами Республики Башкортостан, указами и распоряжениями Президента РФ и Президента Республики Башкортостан, иными нормативными актами.

Учреждение самостоятельно в осуществлении деятельности, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности в пределах, определенных законодательством РФ и Республики Башкортостан.

Учреждение осуществляет свою деятельность в соответствии с предметом и целями деятельности, определенными законодательством РФ, Республики Башкортостан, правовыми актами.

Целью работы Учреждения является - информационно-методическая поддержка образовательных учреждений района в осуществлении государственной политики в области образования, совершенствования профессиональной квалификации педагогических работников и руководителей образовательных учреждений муниципального района Белокатайского района Республики Башкортостан.

Основными задачами Учреждения являются:

-обеспечение реализации Федеральной, региональной, муниципальной программ развития образования и других муниципальных программ системы образования;

-выявление информационно-методических потребностей и удовлетворения запросов педагогических кадров муниципального района для развития профессиональной деятельности, обобщение и распространение в районе передового педагогического опыта;

-прогнозирование, планирование и организация повышения квалификации, совершенствование педагогического мастерства педагогических и руководящих кадров образовательных учреждений;

-координация методической работы в образовательных учреждениях, поддержка и развитие инновационных процессов в учреждениях;

-изучение и методическое сопровождение воспитательной работы в учреждениях образования.

Учреждение осуществляет свою деятельность во взаимодействии с образовательными учреждениями всех уровней, органами управления образования и методическими службами, ассоциациями, другими организациями, деятельность которых связана с решением проблем образования, социально-культурного и социально-экономического развития средствами образования.

Учреждение для достижения целей может осуществлять следующие виды деятельности:

-участие в организации повышения уровня профессиональной компетентности и квалификации работников образования района;

-обобщение и пропаганда передового педагогического опыта; координация работы методических объединений педагогических работников района, организация и обеспечение формирования заказа образовательных учреждений района на учебную и методическую литературу, учебные фильмы;

-обеспечение методического сопровождения региональных и муниципальных образовательных программ;

-методическое сопровождение и анализ деятельности дошкольных образовательных учреждений;

-оказание методической поддержки образовательным учреждениям в реализации вариативных программ, базисного учебного плана, в том числе регионального компонента, в совершенствовании содержания образования на основе государственных стандартов, в работе учащимися с повышенными образовательными потребностями и т.д.

Учреждение может осуществлять приносящую доход деятельность, предусмотренную уставом, так как это служит достижению целей.

К приносящей доход деятельности относится:

-разработка и реализация учебно-методических пособий; создание сайтов, информационно-методическое их сопровождение;

-информационно-техническое сопровождение мероприятий; редакционно-издательская деятельность.

Учреждение для выполнения уставных задач имеет право:

-заключать договоры с юридическими и физическими лицами на предоставление работ и услуг в соответствии с видами деятельности Учреждения, определенными Уставом;

-привлекать для осуществления своей деятельности на экономически выгодной основе учреждения, организации и физических лиц;

-планировать свою деятельность и определять перспективы по согласованию с органом, в ведении которого находится Учреждение;

-вести методическую работу, направленную на совершенствование образовательного процесса, программ, форм и методов деятельности объединений, мастерства педагогических работников; оказывать помощь педагогическим коллективам других образовательных учреждений в реализации образовательных программ;

-создавать объединения в других образовательных учреждениях, предприятиях и организациях.

Управление текущей деятельностью Учреждения осуществляется Руководителем Учреждения, который действует на основании Устава подотчетен Учредителю Учреждения.

Высшим должностным лицом Учреждения является директор, назначаемый и освобождаемый Учредителем.

Имущество Учреждения является муниципальной собственностью муниципального района Белокатайский район Республики Башкортостан и передается ему Учредителем во владение и пользование на праве оперативного управления согласно акту приема-передачи на основании распоряжения Главы администрации муниципального района.

Реорганизация Учреждения (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) может быть осуществлена по решению Администрации муниципального района Белокатайский район Республики Башкортостан или по решению суда в установленном законодательством порядке.

Деятельность Учреждения регламентируется следующими видами локальных актов: приказами; распоряжениями; инструкциями; положениями; иными видами локальных актов.

Исследуемое Учреждение является некоммерческой организацией, которая создана для оказания услуг в сфере образования, и не имеет основной цели, касающейся извлечения прибыли. Организация финансируется за счет средств бюджета муниципального района Белокатайского района Республики Башкостостан.

Основной целю Учреждения является - информационно-методическая поддержка образовательных учреждений района в осуществлении государственной политики в области образования, совершенствования профессиональной квалификации педагогических работников района.

Учреждение осуществляет свою деятельность во взаимодействии с образовательными учреждениями всех уровней, органами управления образования и методическими службами, ассоциациями, другими организациями, деятельность которых связана с решением проблем образования, социально-культурного и социально-экономического развития средствами образования.

Учреждение может осуществлять приносящую доход деятельность, предусмотренную уставом, так как это служит достижению целей.

Учреждение может заключать договоры с юридическими и физическими лицами на предоставление работ и услуг в соответствии с видами деятельности Учреждения, определенными Уставом.

Управление текущей деятельностью Учреждения осуществляется Руководителем Учреждения, который действует на основании Устава подотчетен Учредителю Учреждения.

Имущество Учреждения является муниципальной собственностью муниципального района Белокатайский район Республики Башкортостан.

Деятельность Учреждения регламентируется следующими видами локальных актов: приказами; распоряжениями; инструкциями; положениями; иными видами локальных актов.

2. Структура должностной инструкции

Должностная инструкция является одним из основных организационно-правовых документов предприятия.

Должностная инструкция представляет собой внутренний правовой документ предприятия, которая регламентирует назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности и права.

Содержанием должностной инструкции являются не только трудовые функции работника, но также и предъявляемые квалификационные требования к претенденту на ту или иную должность.

В соответствии со ст.64 ТК РФ обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым качествам претендента на заключение трудового договора.

Должностная инструкция разрабатывается по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и является логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении.

Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия для сотрудников всех структурных подразделений.

Введением должностной инструкции достигается ряд целей. Четкость в определении квалификационных требований и трудовых функций работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет:

1)объективно оценить деловые качества претендента при приеме на работу;

2)наиболее точно оценивать деятельность сотрудника в период испытательного срока, который устанавливается соглашением сторон, в процессе его аттестации;

3)рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

4)повысить своевременность и надежность выполнения задач, за счет введения сроков их выполнения;

5)четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

6)конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использование ресурсов;

-организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Работник также бывает заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности.

В ряде случаев, должностная инструкция позволяет работнику:

-объективно оценивать свои возможности и дальнейшую перспективу трудовой деятельности;

-определить круг своих обязанностей в целях защиты своих трудовых прав;

-оценить меру юридической ответственности по занимаемой должности.

Должностная инструкция является своеобразным средством защиты прав, как работника, так и работодателя, так как при возникновении трудового спора именно этот документ может служить доказательством правомерности поведения работника и работодателя.

Должностная инструкция является документом, который действует с момента ее утверждения руководителем организации и действует до замены ее новым документом.

Должностная инструкция не должна противоречить трудовому законодательству РФ.

В качестве основы должностной инструкции целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные Министерством труда.

В соответствии с п.5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 №9, квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных:

-с регулированием трудовых отношений;

-с обеспечением эффективной системы управления персоналом организации независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Руководствуясь государственными нормативами, работодатель в праве самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.

Работодатель в праве расширить круг трудовых обязанностей работника в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Содержание должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС.

Должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

-Общие положения;

-функции работника;

-права секретаря;

-ответственность;

-взаимоотношения;

-оценка работы.

В разделе «Общие положения» определяется назначение и место работника в аппарате управления. В «общих положениях» устанавливается следующее:

а) Основная функция управления, которую реализует работник в соответствии с матрицей распределения функций между структурными подразделениями. Подчиненность работников в соответствии со схемой организационной структуры с указанием конкретного структурного подразделения и выше стоящего руководителя. Перечень должностных лиц (для руководителей), непосредственно подчиненных по штатному расписанию предприятия.

б) Порядок назначения, перевода и освобождение работника по данной должности определяется в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и Правилами внутреннего трудового распорядка;

в) Квалификационные характеристики кандидата на должность, устанавливающие стаж работы по специальности и уровень образования, определяются по квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих;

г) Профессиональные требования к кандидату на должность («что должен уметь») устанавливается из квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

д) Перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и внутренних нормативных документов предприятия;

е) Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей.

Данный раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника.

Раздел «Функции работника»

Этот раздел является наиболее важным и занимает центральное место в должностной инструкции, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Этот раздел должен включать выполнение работником обязанностей, предусмотренных как ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д..

В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.

Исходными данными для разработки карты функциональных обязанностей являются:

-данные квалификационных справочников должностей руководителей, специалистов и служащих;

-матрица распределения функций управления между структурными подразделениями;

-положение о структурном подразделении;

-нормативы трудоемкости решения задач управления, при отсутствии нормативов трудоемкости - материалы экспертного опроса специалистов о затратах труда и сроках решения задач управления.

Разделы «Права» и «Ответственность».

В разделе «Права» должен быть определен перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; ТК РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка.

Раздел «Ответственность»предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для разработки являются: Гражданский кодекс РФ, ТК РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом с учетом конкретного вклада работника в общую работу.

Оценка своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производиться руководителем работника с применением в случае необходимости следующих форм воздействия:

-мер административного воздействия, применяемых администрацией организации в соответствии с гражданским кодексом РФ, ТК РФ, типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

-мер материального воздействия, основной формой которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда.

Разделы «Взаимоотношения» и «Оценка работы».

Раздел «Взаимоотношения» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

-перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся по работе;

-условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность.

В разделе «Оценка работы»указываются формы морального и материального поощрения за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины:

а)Формы морального поощрения;

б)Оценка эффективности работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением.

Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия.

Должностная инструкция - один из основных организационно-правовых документов любого предприятия, который регламентирует назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности и права. Должностная инструкция должна разрабатываться по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием.

Содержанием должностной инструкции являются не только трудовые функции работника, но также и предъявляемые квалификационные требования к претенденту на ту или иную должность.

Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия для сотрудников всех структурных подразделений.

Наличие такого документа позволяет объективно оценить деловые качества претендента при его приеме на работу, рационально распределить функциональные обязанности сотрудника.

Этот документа представляет собой своеобразное средство защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Должностная инструкция не должна противоречить трудовому законодательству РФ.

В качестве основы должностной инструкции целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные Министерством труда.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Должностная инструкция включает в себя следующие разделы: Общие положения; функции работника; права секретаря; ответственность; взаимоотношения; оценка работы.

3. Правила оформления

Должностная инструкция является локально-организационным правовым документом, который устанавливает для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция составляется и утверждается для того, чтобы не возникали споры и конфликтные ситуации в трудовых правоотношениях.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой или руководителем подразделения, согласовывается с юрисконсультом организации, утверждается руководителем и разрабатывается на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора организации.

В должностной инструкции важно закрепить должностные обязанности для понимания работником своих обязанностей, а также для понимания им ожиданий работодателя от него.

В соответствии со ст.57 ТК РФ обязательным условием, которое должно содержаться в тексте трудового договора, является трудовая функция, т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

Ни в одном нормативном документе не дается определения должностной инструкции, а также не устанавливается порядок ее содержания, составления и утверждения.

Поэтому грамотно составленная и надлежащим образом утвержденная должностная инструкция с подробным описанием трудовых обязанностей работника способна стать действительно важным инструментом во взаимоотношениях работника и работодателя.

Требования к оформлению должностной инструкции.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) должностная инструкция относится к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности организации. Она является частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, т.е. комплекта документов, в которых определяются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.

Современное делопроизводство определяет должностную инструкцию как письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений и т.п.).

Важным признаком должностной инструкции является ее тесная связь с трудовым договором. При этом, трудовой договор может содержать основные положения должностной инструкции, однако, это не всегда бывает достаточным. Так, например, в случае возникновения трудового спора с работником (как решаемого внутри предприятия, так и в судебном порядке) при определении степени виновности в совершении дисциплинарного проступка, помимо прочего, как правило, принимается во внимание то, насколько полно и точно работник выполнял соответствующие положения должностной инструкции.

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельно точным его формулированием как отдельных предложений, так и всего текста в целом.

Унифицированной формы этого документа тоже нет. Поэтому работодатель самостоятельно устанавливает как структуру и содержание такого документа, так и порядок его разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, адаптировав их к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения.

Существуют и общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:

-наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия;

-задачи, возлагаемые на работника;

-статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;

-основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;

-основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов и т. п.;

-трудовые функции, порученные работнику;

-виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций;

-основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника;

-полномочия работника, их краткая характеристика;

-взаимоотношения работника с другими должностными лицами предприятия;

-меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций;

-порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:

-наименование организации - автора (разработчика) документа;

-наименование вида документа;

-дату документа;

-регистрационный номер документа;

-место составления или издания документа;

-гриф утверждения документа;

-заголовок к тексту;

-текст документа;

-отметку о наличии приложения;

-подпись;

-гриф согласования документа;

-визы согласования документа;

-отметку о заверении копии документа;

-отметку об исполнителе;

-идентификатор электронной копии документа.

Если должностная инструкция разрабатывается в виде типовой формы для каждой должности, то рекомендуется гриф утверждения указывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу и должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Должностная инструкция должна быть утверждена тем лицом, которое имеет на это полномочия. Чаще всего - руководителем организации, чье право на утверждение такого документа предусматривается в учредительных документах компании.

В конце такой типовой должностной инструкции располагается лист ознакомления

Если должностная инструкция составляется в качестве неотъемлемой части трудового договора в виде приложения к нему, то гриф утверждения не требуется, равно как и лист ознакомления. Необходимо в правом верхнем углу сделать отметку о том, что должностная инструкция является дополнением к трудовому договору.

Наименование организации указывается полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах.

Непосредственно над полным наименованием организации указывается сокращенное либо в отсутствие такового полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии).

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - «Организационно-распорядительная документация»). Код должностной инструкции как элемента организационно-распорядительной документации - 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита «Наименование организации» на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т. п. документа. Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита «Наименование вида документа» с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации.

Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации (учреждения). Основные задачи должностной инструкции:

-облегчение адаптации нового сотрудника;

-установление сферы ответственности и компетентности сотрудника. Должностная инструкция должна включать в себя пошаговое описание обязанностей сотрудника;

-предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если должностная инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, то появляется дополнительная возможность, оценивая своей деятельности работником, что в значительной мере облегчит руководителю применения разнообразных взысканий и поощрений. Также этим и облегчается процесс внесения корректив в процесс работы.

Должностная инструкция подписывается руководителем организации (учреждения) в двух экземплярах, один экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается сотруднику.

Для государственного учреждения составление должностной инструкции является обязанностью организации. Если должностная инструкция не будет оформлена, то должностные обязанности нужно указать в трудовом договоре.

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Формуляр должностной инструкции и его структура унифицированы.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно, то данный документ будет чисто формальным и не выполнять своего назначения.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемые секретарем учреждения, исключать их неоднозначное толкование.

Общеотраслевые квалификационные требования Министерства труда РФ разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями ее деятельности и поэтому содержат только характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки на какую-либо должность.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными актами.

К числу таких актов можно отнести Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Данный Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей, независимо от форм собственности и организационно-правовой формы.

Квалификационная характеристика каждой должности, в том числе и секретаря, включенной в справочник, включает несколько разделов:

-должностные обязанности: перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность;

-требования и область знаний, предъявляемые к сотруднику: излагается состав специальных знаний, необходимых работнику для осуществления своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих обязанностей.

-требования к квалификации: в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

Первые два раздела могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

При составлении должностной инструкции можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их.

Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

При разработке должностной инструкции следует опираться на положение о структурном подразделении, так как Положение о структурном подразделении и должностная инструкция являются взаимосвязанными документами, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения.

Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер, порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

На основании должностной инструкции составляется и подписывается трудовой договор.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой или руководителем подразделения, согласовывается с юрисконсультом организации, утверждается руководителем и разрабатывается на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора организации.

В должностной инструкции важно закрепить должностные обязанности для понимания работником своих обязанностей, а также для понимания им ожиданий работодателя от него.

Должностная инструкция утверждается лицом, которое имеет на это полномочия.

Для государственного учреждения составление должностной инструкции является обязанностью организации. Если должностная инструкция не будет оформлена, то должностные обязанности нужно указать в трудовом договоре.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно, то данный документ будет чисто формальным и не выполнять своего назначения.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемые секретарем учреждения, исключать их неоднозначное толкование.

Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер, порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

4. Анализ должностной инструкции секретаря на примере МКУ «ИМЦ системы образования» Белокатайского района

Секретарь учреждения занимает важную позицию, так как важнейшей задачей, которая реализуется при выполнении многих функций секретаря, является - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени, в том числе при подготовке различных документов и организации работы с документами.

Должностная инструкция секретаря МКУ «ИМЦ системы образования» Республики Башкортостан утверждена Начальником МКУ ИМЦ 20 сентября 2013 года и согласована с Председателем Профкома работников образования.

Необходимо отметить, что соблюдая трудовое законодательство такой документ должен согласовывать не только с Профсоюзным комитетом, но также и с Юристом Учреждения.

Такое согласование может быть проставлено на последней страницы утвержденной должностной инструкции секретаря.

Структурно должностная инструкция состоит из 6 разделов:

1.Общие положения

2.Функции

3.Должностные обязанности

4.Права

5.Ответственность

6.Требования к квалификации

В разделе 1 «Общие положения» указано, что должностная инструкция разработана в соответствии с Законом РФ и РБ «Об образовании», Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, уставом МКУ «ИМЦ системы образования Белокатайского района.

Также в данном разделе определено, что секретарь назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Секретарь Учреждения в своей деятельности руководствуется: Конституцией РФ, Конституцией Республики Башкортостан, Федеральным законом «Об образовании», Законом «Об образовании» Республики Башкортостан, Приказами и инструкциями Министерства образования РФ и Республики Башкортостан, Решениями Белокатайского районного Совета, Нормативными документами Отдела образования Администрации муниципального района Белокатайского района, Уставом Учреждения.

Секретарь учреждения подчиняется непосредственно директору Учреждения и взаимодействует со всеми работниками и службами, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач.

Согласно Рекомендациям Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37) в пункте «Общие положения» должен содержать информацию относительно подчиненности секретаря, порядка назначения на должность и увольнения, требований к квалификации, а также порядка замещения секретаря на время его отсутствия.

Секретарь является своеобразным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, осуществляя передачу информации в структурированном виде.

Необходимо отметить, что в разделе «Общие положения» эта информация не приводится. Однако, аспект позиции секретаря -информационно-коммуникативный и эта информация является очень важной, поэтому ее отражение в данном разделе необходимо.

В данном разделе следовало указать, что секретарь руководителя учреждения, с одной стороны, управляет информационными потоками в организации, с другой стороны, организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон: непосредственного руководителя, сотрудников, представителей сторонних организаций и учреждений.

Также в должностной инструкции в разделе «Общая информация» следовало указать, что Секретарь руководителя Учреждения относится к категории технических исполнителей.

Важно в «Общей информации» конкретизировать, какими знаниями секретарь руководителя Учреждения должен обладать.

Поэтому в этом разделе следовало также изложить следующую информацию.

Секретарь руководителя должен знать:

-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

-структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

-организацию делопроизводства;

-методы оформления и обработки документов;

-архивное дело;

-правила эксплуатации компьютера и другой офисной техникой;

-правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-правила оформления деловых писем с использованием типовых форм;

-основы этики и эстетики;

-правила делового общения;

-основы организации труда и управления;

-основы административного права;

-основы трудового законодательства;

-Правила внутреннего трудового распорядка;

-Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

-на время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Так как в Учреждении секретарь руководителя организует и кадровую работу, что записано в его должностной инструкции (оформление приказов по личному составу, оформление карточек Т-2 и личных дел, оформление трудовых книжек и т.д.), то он также должен знать нормы законодательства, регулирующее требования, предъявляемые к обработке персональных данных работников, которые должны соблюдать все без исключения работодатели.

Так как очень часто при обработке и хранении персональных данных работников возникают спорные ситуации, работники могут обращаться в суд за защитой персональных данных.

Нарушения при обработке и хранении данных работников также могут быть выявлены при проверке деятельности организации прокуратурой, другими государственными органами по жалобам работников.

Таким образом, секретарь при организации своей работы, также должен руководствоваться Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Кодексом РФ об административных правонарушениях, в котором предусмотрена мера административной ответственности, которая может быть применена при нарушении хранения персональных данных.

В разделе 2 «Функции» должностной инструкции секретаря определено, что на секретаря возлагаются следующие функции:

-Информационно-справочное обслуживание по документам Учреждения;

-Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства;

-Документирование деятельности Учреждения;

-Ведение и оформление кадровой документации и учета.

В целом функционал секретаря соответствует рекомендациям Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Данный раздел также можно дополнить следующими функциями:

-осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных и иных материалов и представление их руководителю;

-оперативно-организационное и административное обслуживание руководителя.

Далее рассмотрим раздел 3 «Должностные обязанности».

В должностной инструкции секретаря должностные обязанности более подробно и широко раскрывает функции секретаря Учреждения.

В должностные обязанности секретаря входит:

-обеспечение приема, учета, регистрации, контроля исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;

-контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителю Учреждения;

-осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение;

-осуществление организации подготовки принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей.

Проведение анализа справок и докладов, предоставляемых руководству, подготовка по ним компетентных заключений;

-осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.д.);

...