бизнес управление аудит организационный

Целью данной курсовой работы является изучение назначения организационного аудита, его задач и порядка проведения, применение положений организационного аудита при практическом исследовании.

Одной из основных задач любого предприятия является повышение результативности своей производственно-хозяйственной деятельности, эффективности системы управления предприятием, качества предоставляемых услуг и выпускаемой продукции.

Реализация данных направлений достигается за счет принятой стратегии развития предприятия, оптимизации и соответствия действующих на предприятии бизнес-процессов и организационной структуры поставленным целям, эффективного взаимодействия элементов структуры управления, внедрения передовых технологий управленческой деятельности, нормативного обеспечения, мотивации руководителей и персонала к решению и достижению установленных показателей развития, информационно-аналитической поддержки действующих процессов.

Актуальность темы исследования заключается в необходимости повышения устойчивости функционирования предприятий и конкурентоспособности за счет совершенствования их систем управления.

Организационный аудит предприятия позволяет определить актуальность его организационной структуры, соответствие действующей структуры управления целям и масштабу организации, степень разграничения полномочий и ответственности, степень формализации структуры (наличие и комплектность организационно-распорядительной документации), степень соблюдения установленных процедур управления и контроля, соблюдение требований законодательства.

В качестве исследуемого предприятия выбран Сбербанк России. Объектами организационного аудита выступают система управления Сбербанка и ее элементы.

В главе 1 раскрывается понятие организационного аудита, его цели и задачи, принимаемые к руководству в рамках проводимого исследования. Раскрыты основные этапы аудита и их содержание.

Глава 2 представлена сведениями об исследуемом предприятии, результатах его производственно-хозяйственной деятельности, описание принятых на предприятии стратегических планов и программ, роли руководства и персонала предприятия в достижении поставленных задач и показателей.

В главе 3 на основе проведенных исследований, анализа информации о системе управления предприятием, результатов анкетирования сотрудников предприятия даны рекомендации по дальнейшему совершенствованию системы управления и ее составляющих элементов.

В главе, завершающей исследование делается заключение о достижении целей организационного аудита и соответствии системы управления предприятием предъявляемым требованиям по решению стратегических и текущих задач.

1. Понятие организационного аудита

Среди определений организационного аудита, представленных в открытых источниках, для целей настоящего исследования принимается следующее. Организационный аудит - контроль механизма и структуры управления организацией на основе принятых стандартов, норм, законов и принципов. Это контроль организационной структуры (структурных связей и бизнес процессов), выявление соответствия организационной структуры масштабам и характеру деятельности предприятия.

Организационный аудит определяет текущее состояние предприятия с точки зрения структур, процессов и процедур управления, устанавливает проблемные зоны. Организационный аудит выявляет взаимосвязи и степень влияния персонала на деятельность компании и возможность реализации основных целей и задач. Результаты организационного аудита должны давать основание руководству предприятия для принятия требуемых управленческих решений.

Цель проведения организационного аудита, определена принимаемым понятием и применительно к настоящему исследованию, заключается в оценке соответствия полученных в процессе исследования данных о функционировании системы управления предприятия и ее элементов принятой стратегии развития, установленным нормам и стандартам.

В задачи организационного аудита входят:

1) проверка стратегии, политики и целей развития предприятия (аудит целеполагания);

2) проверка согласованности управленческой деятельности действующим бизнес-процессам, принятым планам и программам развития (аудит соответствия);

3) анализ функций управления, типовых процедур и полномочий, выполняемых центрами ответственности, их каскадирования по центрам ответственности (аудит распределения);

4) оценка организационно-распорядительной и нормативной основы управленческих воздействий (аудит регламентации);

5) оценка информационной поддержки принятия управленческих решений (аудит информационной инфраструктуры);

6) оценка мотивации персонала к выполнению принятых программ и планов развития (аудит персонала).

1.2 Этапы процесса организационного аудита

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.2 Текущее состояние системы управления в организации Сбербанк

С помощью функционального распределения происходят процессы управления на предприятии. Функции менеджмента обеспечивают суть управленческой деятельности на всех уровнях управления.

Функциями менеджмента являются виды управленческой деятельности, которые обеспечивают формирование способов влияния на деятельность организации.

В данный момент к функциям относятся:

· планирование,

· организация,

· мотивация,

· контроль.

Эти функции управления находятся в тесной связке: функция планирования взаимодействует с функциями организации и контроля, функция организации, в свою очередь, тесно связана с функциями планирования и контроля, а функция контроля взаимосвязана с функцией организации и функцией планирования. Функции планирования, организации и контроля тесно взаимосвязаны с функцией мотивации. Так и в ОАО «Сбербанк России» от организации деятельности, от мотивации работников и от контроля деятельности предприятия зависит эффективность самого планирования.

Взаимосвязь функций управления

Задача менеджеров состоит в правильном выборе организационной структуры, она должна лучше всего отвечать целям и задачам организации, позволять ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников. Для того чтобы эффективно мотивировать подчиненных, руководитель должен сам вникнуть в сущность проблемы. В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

· установить набор принципов, сильнее всего влияющих на поведение сотрудников;

· создать благоприятную атмосферу для мотивации работников;

· активно поддерживать связь с сотрудниками, так как для работы в полную силу и мотивации, он должен четко знать, чего от него ждут.

Говоря об организации Сбербанк, можно отметить, что в ней проводятся различные мероприятия по сплочению коллектива, по вспомогательному обучению персонала. Для того чтобы планирование в компании было продуктивным, необходима грамотно выстроенная система контроля. Контроль, чаще всего, ассоциируют с властью, «командованием», «поймать», «уличить», «схватить». В самом общем виде контроль можно представить как процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос. Благодаря функции контроля выявляются проблемы, что позволяет корректировать деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль позволяет определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Сбербанк России обладает уникальной сетью филиалов. В настоящее время в нее входят 17 территориальных банков и около 20 000 подразделений по всей стране. Сбербанк постоянно развивает торговое и экспортное финансирование.

Органы управления в Сбербанке:

· Общее собрание акционеров - высший руководящий орган Сбербанка России. На общем собрании акционеров принимаются решения по основным вопросам деятельности Банка.

· Наблюдательный совет Банка. Он состоит из 17 директоров, среди которых 6 представителей Банка России, 2 представителя Правительства Российской Федерации, 2 представителя Сбербанка России и 7 независимых директоров.

· Правление Банка состоит из 14 членов. Во главе Правления стоят Президент Банка, Представитель Правления Банка.

Управление автоматизации и информации банковских работ организует компьютерные системы банка; выполняет электронные расчеты; разрабатывает программное обеспечение для нужд отделов банка; разрабатывает программы перспективного и текущего оснащения банка электронно-вычислительной и оргтехникой; совместно с организационным отделом реализует эти программы.

Юридический отдел призван защищать права и интересы Отделения банка; активно использовать правовые средства для укрепления финансового положения банка и улучшения экономических показателей его работы; оказывать помощь органам управления банка. В деле обеспечения законности в деятельности банка; вести контроль над правильностью применения законодательства Российской Федерации, нормативных документов Центрального банка РФ. Сбербанка РФ. Устава Сбербанка РФ, Положении об Отделении, других нормативных актов, относящихся к деятельности Сбербанка РФ.

Управление бухгалтерского учета и отчетности выполняет следующие задачи: формирует полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности; обеспечивает контроль за наличием и движением имущества. использованием материальных. трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; составляет отчеты по результатам работы банка; ежедневный учет и контроль за движением средств Отделения банка. Отдел призван выполнять строгий контроль, учет, отчетность и организацию финансово - хозяйственной деятельности Отделения банка, работой которого руководит главный бухгалтер. Филиалы по работе с населением являются структурными подразделениями Удмуртского отделения Сбербанка и входят в филиальную сеть, состоящую из 42 филиалов. Каждый филиал имеет право осуществлять следующие операции: открытие и ведение лицевых счетов физических лиц; прием, выдача и переводы вкладов физических лиц; выплаты зарплат, пенсий, государственных пособий через систему Сбербанка. Также осуществлять прием от населения коммунальных платежей; безналичные расчеты по поручениям физических лиц о перечислении сумм со счетов по вкладам; продажа, покупка и выплата выигрышей по облигациям государственных, свободно обращающихся займов; продажа и покупка ценных бумаг за счет и по поручению клиентов; продажа и покупка иностранной валюты, а также ведение валютных счетов; другие виды операций по вновь вводимым банковским продуктам для населения.

Отдел банковских карт предполагает организацию работы по проведению операций с применением банковских карт; проведение маркетинга банковских услуг, оказываемых населению.

Административное управление занимается строительством и ремонтом отделения банка; осуществляет деятельность по приобретению инвентаря, других материальных ценностей для нормального функционирования банка. Кроме этого, в Отделении банка имеется ревизионный отдел, который входит в структуру управления Новгородского отделения Сбербанка РФ и в подчинении управляющему банка не состоит. Указанный орган призван осуществлять проверку работы банка и его филиалов в соответствии с действующими нормами учета. установленной советом отделения политикой и инструкциями Сберегательного банка РФ Северо-Западного банка.

Таким образом построено управление в ОАО «Сбербанк России», ведь правильное построение аппарата управления предприятием, простая и четкая организационная структура являются залогом успешной работы организации.

2.3 Оценка распределения ответственности и организации выполнения работ в Сбербанке

Почему вы должны иметь четко определенные роли и обязанности в рамках организации?

Подумайте о человеке, который узнал, что он только что выиграл участок земли в лотерею. Этот участок расположен в районе, в котором он никогда не был раньше, но это не имеет значения, потому что он уже знает, что собирается делать с ней. Он собирается построить дом своими руками, и он должен будет начать работу прямо сейчас.

Человек сразу же отправится в строительный магазин и приобретет материалы. Ему необходимо построить дом, точно зная, какой будет тип у дома и как он будет выглядеть в конце.

Когда он прибудет в район, где находится его земля, со всеми строительными материалами на машине - он будет удивлен найдя его, ведь это будет площадь, равная площади двух парковочных мест для автомобиля.

Проще говоря, он сразу же принял решение, решение купить материалы, не убедившись с начала, что участок земли действительно идеально подходит для воплощения его идеи.

Это похоже на найм людей напрямую, без предварительного знакомства. Ведь действительно очень важно знать тип людей, с которыми придется работать.

Сбербанк считает, что люди - это основной ресурс компании, поэтому делает на них ставку.

Определение ролей и обязанностей членов в вашей организации имеет важное значение по нескольким причинам:

С самого начала, четко определив роли, это позволит руководству определить тип людей, которых они будут нуждаться, поэтому они могут перейти к ориентации и найма наиболее квалифицированных кандидатов для работы.

Если четко определены роли и обязанности каждого работника, есть больше шансов сотрудничества и распределения работы, стать более успешным. Это также работает четко, когда у вас есть различные группы людей, работающих вместе. Вы также должны убедиться, что их индивидуальные роли определены, так как это делается для улучшения совместной работы, если каждый сотрудник знает, что они делают и что от них ожидается. Это позволит также уменьшить возможности недоразумений и споров, особенно те, которые имеют отношение к власти.

Работа в команде является одним из жизненно важных ингредиентов в организационном успехе, и сильные команды состоят из отдельных лиц, которые знают, что они должны делать, и за что они несут ответственность. Если команды и ее члены умеют общаться правильно, то они будут иметь более высокую производительности и лучшие результаты.

Все, что выше приведет к более высокой действенности и эффективности в том, как запустить бизнес, уменьшит и устранит ошибки и улучшит качество работы. Там будет меньше случаев задержек и отставаний, вызванных недоразумениями, когда речь может идет о роли сотрудников, они будут иметь более сильное чувство ответственности по отношению к их работе в организации.

Также это поможет избежать увольнений, и будет улучшена работа.

К примеру, они могут обнаружить, что один человек в настоящее время делает работу трех человек, в то время как три человека делают практически то же самое. В долгосрочной перспективе это может привести к экономии средств для организации и более эффективного использования своих ресурсов.

В конце концов, все сводится к одной вещи: определение ролей и обязанностей будет способствовать организации или бизнес становится успешным и в конечном счете достижения своих целей.

Весь бизнес-процесс управления состоит из различных ролей. Это возможно для двух или более людей, чтобы иметь один или ту же роль, в зависимости от того, что они делают. Есть роли, которые являются исключительно сосредоточены на административную сторону вещей, в то время как другие являются более на технической стороне. Некоторые из наиболее распространенных ролей, которые вы найдете в типичной организационной или бизнес установки включают в себя владелец, бизнес-лидера, IT бизнес-лидера, Бизнес-аналитик, ИТ-аналитик и тому подобное.

Эти роли затем приходят в соответствующие обязанности, или конкретные результаты, которые ожидаются от этих ролей. Руководство несет ответственность за определение ролей и обязанностей в рамках организации. В некоторых случаях они формируют группы или комитеты, либо поручают кому-нибудь это сделать. Они могут пойти различными путями, с помощью нескольких средств, главным образом в зависимости от типа и характера бизнеса или деятельности организации, а также целей.

Один простой способ сделать это заключается в том, чтобы сделать список всех имеющихся сотрудников или сотрудников компании. Затем создайте другой список, на этот раз, перечисление ролей и задач, которые выполняются в бизнес-операций. Еще один полезный инструмент - это грубая схема организационной структуры, которая является полезной при анализе различных департаментов или подразделений организации. Теперь взгляните на текущее состояние дел в организации. Что еще вам нужно, которые еще не существует? Какие функции отсутствуют и в каких отделах? Это позволит вам включить должности, которых не было раньше, но теперь вы поймете, что вам нужно, убирая то, что больше действительно не требуется для организации.

Подумайте об описании целей на карте - так работники будут знать направление действий и что им будет необходимо предпринять в попытке достижения целей организации. Компоненты, которые должны присутствовать в описании включают следующее:

· Описание работ. Больше, чем просто название официальной должности или обозначение, это подводит итоги задачи, функции и обязанности сотрудника, который будет проводить эту позицию.

· Описание задач или функций. Они относятся к конкретным видам деятельности или работать, что работник будет выполнять.

· Функций и обязанности. Каждая позиция связан с наборами обязанностей. Это отвечает на вопрос о том, что ожидаемые результаты, связанные с работой в положении.

· Списки навыков, возможностей и потенциала, необходимых для выполнения функций и выполнять функции и обязанности задания.

· Опыт и образовательные требования. Положение может также требовать определенной степени опыта или владение знаниями в конкретной области. Они должны также быть четко изложены в описании позиции.

· Управления производительностью. Важно также определить, как сотрудник на этой должности будет оцениваться в отношении его или ее производительности. Каковы показатели использования? Какие меры будут приняты, если они превышают или не удастся достичь этих целей?

Подготовка окончательной организационной диаграммы. После того, как четко определены роли и обязанности каждого члена организации, это хорошая идея для создания окончательной организационной структуры, которая будет также определять отношения среди всех департаментов, групп и отдельных лиц в рамках организации. Просто взглянув на диаграмму, сотрудники будут знать, кому они должны сообщать, и с кем они должны работать или сотрудничать.

Получить сотрудничество и утверждения управления на исполнительном уровне. Это особенно важно, если на организацию возложена задача определения ролей и обязанностей для людей, которые не находятся на уровне исполнительной власти. Они должны быть приемлемыми для методов, которые вы использовали при оценке нынешней организационной структуры и предлагаемые изменения, если таковые имеются.

Общаться роли и обязанности сотрудников. Не существует никакого смысла в определения ролей и обязанностей, если сотрудники не осведомлены о них. Каждый сотрудник четко следует знать, что ожидается от него или нее. Это может быть сделано через различные методы коммуникации, такие как прямые переговоры с соответствующими сотрудниками, группа семинаров и тренингов и других аналогичных мероприятий.

2.4 Оценка организации информационного взаимодействия системы управления

С расширением использования вычислительной техники в бизнесе и достижений в области технологии, больше потребностей пришло со стороны делового сообщества для обеспечения более эффективного взаимодействия с информацией. Поскольку компании смогли вычислить благодаря сокращению расходов компьютеров, более эффективные способы пришлось искать делать большую часть из этой вычислительной мощности.

Одна из самых известных потребностей, которая возникла бы для сотрудников в рамках организаций - необходимость обмена информацией компьютера с другими сотрудниками. Решением была предоставлена клиентская серверная сеть, которая прошла долгий путь в деле укрепления систем управленческой информации, которую мы имеем сегодня.

Разработка интранет системы была одним из больших шагов для развития. это дало сотрудникам доступ к информации, которая была сохранена в центральном расположении. Это сделало возможным работать быстрее и эффективнее, потому что больше людей смогли получить доступ к информации на сервере, пока их компьютеры были в общей сети.

Это обеспечило структуру управления лучше и момент принятия решений проще благодаря лучшему доступу к информации из разных частей компании. По существу приложений, используемых департаментами, в компании были объединены и сплетаются воедино в единую платформу, которая была доступна из корпоративной сети.

Высокоскоростные сети были также добавлены в смеси для повышения эффективности платформы. Это означало, что деловые операции, такие как финансы, маркетинг, инвентарный учет, продаж, и даже человеческие ресурсы могут быть согласованы для обеспечения сотрудничества и эффективности на протяжении всей компании.

Хотя приложения, используемые разными отделами, отличались и были введены меры контроля доступа для ограничения доступа к информации чувствительных компании, но это дало высшему руководству полное представление о текущем состоянии бизнеса.

Это означает, что независимо от вашего местоположения, конфигурации, что вы используете или оборудования, которое доступно, вы по-прежнему сможете использовать бизнес-приложения и доступ к данным, хранящимся на серверах компании. С улучшение мобильных телефонов сетей для обеспечения высокой скорости доступа мобильных данных и увеличение популярности сетей Wi-Fi менеджеры имеют доступ к системе управленческой информации круглосуточно, следовательно, лучшие решения могут быть сделаны быстрее.

Эта эра освобождает управления от цепей управления привязкой компьютеров с доступом к локальной сети. С ростом популярности мобильных устройств, таких как ноутбуки, смартфоны и планшетные компьютеры, большой уровень мобильности достигается, улучшая эффективность.

Это также предусматривает изменения в стиле управления, поскольку работники обычно больше узнают благодаря этому и впитывают больше информации о бизнесе. Осведомленные работники имеют более широкие возможности и, следовательно, более продуктивны.

Это означает, что командный метод управления больше не будет наиболее эффективным стилем управления для этого. В результате автономия работника постепенно становится более неизбежной.

3. Возможные пути оптимизации

3.1 Оптимизация процессов бизнеса