Современные информационные инструменты для управления проектами, зарубежная и отечественная практика

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Современные информационные инструменты для управления проектами, зарубежная и отечественная практика»

И.О. Лугвин

Аннотация: в статье раскрываются понятия «Система управления проектом», «Информационная система управления проектом», анализируются существующие информационные модули и инструменты для управления проектами, прогнозируются тенденции развития информационных систем управления проектами, приводятся практические примеры внедрения информационных систем управления проектами. Анализируется сайт и Информационно-образовательный портал Финансового университета на соответствие требованиям ИСУП и возможность применения для управления проектами в вузе

Ключевые слова: «Система управления проектами», «Информационная система управления проектами».

I.O. Lugvin

Student of the department of Management

Financial University under the Government of the

Russian Federation

Moscow, Russian Federation

E-mail: lugvin2014@mail.ru

89260546205

S.A. Polevoy

Professor of the department of Management

«Modern information tools for project management, foreign and domestic practice»

Abstract: The article reveals the concepts of “Project Management System”, “Project Management Information System”, analyzes existing information modules and tools for project management, forecasts development trends of project management information systems, provides practical examples of the implementation of project management information systems. The site and Information portal of the Financial University are analyzed for compliance with the requirements of PMIS and the possibility of application for project management at the University.

Keywords: "Project Management System", "Project Management Information System".

Одним из ключевых отличий человека от животного являются мышление и осознанная творческая деятельность. Только человек путем сознательных усилий может создать абстрактный образ желаемого конечного результата и затем воплотить его в материальном обличии. В деловой среде такой конеченый результат называется целью, практически любая осознанная деятельность человека направлена на достижение тех или иных целей. Так и деятельность компаний, организаций и других систем не может быть действительно эффективной, если не обеспечено грамотное и обоснованное целеполагание, стратегическое планирование на долгосрочную перспективу и приоритезация выполнения разнообразных проектов, инициируемых почти непрерывно. Чтобы достичь одной и той же цели, можно выбрать совершенно разные способы действий, предлагаемые окружающей бизнес-средой. Выбор зависит от политических, экономических, социальных, технологических и других уникальных факторов каждой организации. В большинстве случаев средством реализации стратегии и достижения стратегических целей являются различные проекты - от внутренних до внешних, от местных до национальных. Ориентированные на проекты компании должны быть в состоянии выбрать методы и средства выбора оптимальной совокупности проектов (портфеля проектов) из многих альтернатив и их оценки по определенному набору критериев. Для выполнения этих задач создаются системы управления проектами, главными компонентами которых являются люди - те, кто пользуется СУП и те, кто обеспечивает ее работу, документы, которые регламентируют деятельность по работе с СУП и самое главное инструменты - информационные модули, автоматизирующие те или иные бизнес-процессы. СУП включает в себя: стратегическое планирование: использование единой системы оценки проектов, выбор оптимальной серии проектов для портфеля проектов; Реализация: портфель проектов управления на основе временных и стоимостных параметров; Анализ: оценка состояния проектов в сравнении с ряду критериев, оценка состояния портфеля проектов; Правила: изменение состава проекта, изменение приоритетов для реализации проекта.

Безусловным лидером в разработке программного обеспечения для управления проектами является корпорация Oracle, которая занимает второе место по выручке в сегменте программного обеспечения, уступая только Microsoft. Oracle Primavera - это программном обеспечении для управления проектами и контроля проектов, мониторинга ресурсов, материалов и устройств, используемых в проекте. Информационная система управления проектом предоставляет участникам проекта все необходимые модули для решения их задач. Primavera предоставляет специализированные инструменты, которые необходимы всем заинтересованным сторонам проекта для выполнения различных задач. Пользовательский интерфейс сочетает в себе интуитивное удобство использования информационной системы и исчерпывающую функциональность. Primavera предоставляет единую среду, где аккумулируется вся информация о проекте и гарантирует слаженную работу всех сотрудников, независимо от роли: исполнителя, организатора или руководителя. Программное обеспечение Primavera разработано для автоматизации бизнес-процессов управления проектами и соответствует стандартам PMI, IPMA и ISO. Примерами программных модулей являются: Primavera P6 Professional Project Management, Primavera P6 Progress Reporter, Primavera P6 EPPM Team Member и другие.

Один из ключевых модулей управления портфелем проектов Oracle P6 Enterprise Project Portfolio Management: это мощный, надежный и простой в использовании инструмент для планирования, классификации, управления и реализации проектов, программ и портфелей проектов. Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management - это уникальное решение для управления проектами любых размеров, соответствующих проектам с различными уровнями сложности и позволяющее надлежащим образом адаптировать все потребности организации или групп проектов с различными ролями, функциями и навыками. Primavera P6 EPPM предлагает следующие преимущества: обеспечивает выбор ряда стратегически подходящих проектов; позволяет планировать управлять как масштабными проектами так и отдельными проектами; позволяет сбалансировать управление ресурсами; выполнение оптимального распределения ресурсов и мониторинг реализации проекта; визуализация планирования, коммуникаций и отчетности.

Внедрение «Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management» в сфере обороны и безопасности.

В 2006 году Leonardo, международная высокотехнологичная аэрокосмическая, оборонная и охранная компания, начала внедрение систем управления портфелем для проекта Primavera Primavera P6 в течение трех этапов по шесть месяцев, что позволило компании вносить изменения в соответствии со своими потребностями. Внедряя данную систему компания решала следующие задачи: получить всестороннее и структурированное представление об экономической ситуации в компании и текущему управлению ее бизнесом; оптимизировать эксплуатационные расходы на внутренние и внешние человеческие ресурсы, вовлеченные в сложные и долгосрочные информационно-технологические проекты компании; скоординировать все операции по созданию военно-морской, авиационной и железнодорожной инфраструктур и интеллектуальных технологий, позволяя компании контролировать управление заказами в отношении поставок и затрат; обеспечить единый и централизованный источник информации путем развертывания единого программного решения, которое компания может использовать в своих отделах авиационных, гражданских и военно-морских подразделений.

Результатами внедрения данной системы стали: оптимизация планирования задач, позволяющая компании своевременно контролировать состояние и экономический прогресс в 10000 заказах на покупку в год для морской, железнодорожной, авиационной и гражданской инфраструктур; повышение производительности труда персонала за счет предоставления им согласованной и централизованной информации для управления задачами, расчета сопутствующих затрат, определения использования ресурсов, отслеживания поставок и проверки счетов, что позволяет им действовать после оценки общей картины каждого проекта; оптимизированные процессы планирования и моделирования, позволяющие организации участвовать в тендерах на гражданские и военные работы, благодаря программному обеспечению, которое автоматически предоставляет прогнозы и оценки экономических и эксплуатационных переменных всех подразделений; обновленная система отчетности, упрощающая управление расходами, счетами и критическими анализами, позволяющая проводить перекрестное сравнение данных; профессиональный рост внутренних человеческих ресурсов, которые научились управлять сложными проектами при эффективном мониторинге финансовых аспектов; снижение погрешности для финансового и операционного планирования с помощью решения Primavera, которое предоставляет подробную информацию о каждом проекте в целом.

Внедрение «Oracle's JD Edwards EnterpriseOne Real Estate Management» в ООО «Спортмастер».

Компания «Спортмастер» является одним из ведущих дистрибьюторов спортивных товаров и товаров для активного отдыха, при этом ее продукция привлекает как профессиональных спортсменов, так и просто любителей спорта. В 2012 году компания наиболее остро столкнулась с проблемой управления недвижимостью, насчитывающей на тот момент 1200 помещений, а также планировалось открытие магазинов в Китае. Для того, чтобы оптимизировать управление имеющейся и вновь приобретаемой недвижимостью руководство компании пришло к решению внедрения «Oracle's JD Edwards EnterpriseOne Real Estate Management», был выбран данный продукт прежде всего потому, что это комплексное решение, позволяющее легко управлять всеми рабочими процессами, ресурсами и активами компании в сфере недвижимости, а также обеспечивает исключительную гибкость при выборе аппаратного обеспечения и операционной системы при интеграции с межплатформенным программным обеспечением. Для этого нужно было решить следующие проблемы: создать программную основу для комплексного управления более чем 1200 объектами недвижимости -- от определения оптимальной площади и местоположения магазинов, офисов и складов, которые планируется купить или взять в аренду, до освобождения помещений, которые больше не нужны компании; сделать управление делами более гибким, оптимизировав рабочие процессы и предоставив сотрудникам быстрый и надежный доступ ко всей информации, требуемой для принятия решений (такой как оригиналы документов об аренде), без необходимости тратить время на поиск в архивах бумажных документов; обеспечить точность передаваемой информации и устранить проблему дублирования данных, внедрив решение, способное полностью интегрироваться в сложную ИТ-инфраструктуру компании «Спортмастер» с ее многочисленными программными платформами и приложениями, разработанными под потребности международной торговой сети с сотнями магазинов.

Результатами внедрения данной системы стали: оптимизация большого количества рабочих процессов, от выявления пустующих торговых площадей и уменьшения их доли до расчета эффективности вложений в собственность; автоматизация операций с недвижимостью (таких как поиск новых торговых помещений, офисов или складов и переезд в них) и обслуживающих операций (таких как основные записи оборудования, заказы на выполнение работ и измерение показателей потребления коммунальных услуг); специалисты по управлению недвижимостью получили прямой электронный доступ к оригиналам документов по аренде и деятельности предприятия, введенных в систему JD Edwards EnterpriseOne Real Estate Management 9.0 - что упрощает ведение переговоров с владельцами арендуемой недвижимости с целью добиться более выгодных условий аренды, а также со временем позволит обеспечить более полную стандартизацию условий аренды; оптимизация использования активов путем создания централизованного репозитория оборудования (в том числе счетчиков потребления электричества и воды), что позволило усовершенствовать управление заказами на выполнение работ и систему технической профилактики, а также более эффективно фиксировать показатели потребления во всех магазинах, офисах и складских помещения; благодаря возможности выполнять более точный расчет совокупной стоимости владения для всех арендуемых и собственных объектов или по конкретной выборке -- такой как страна, город, здание и тип собственности -- оптимизированы сроки окупаемости и повышена эффективность инвестиций в собственность; удалось интегрировать решение с рядом разнородных приложений и добиться более высокого качества данных, в том числе отказаться от трудоемкого и подверженного ошибкам ручного ввода данных, заменив его автоматической подстановки данных по недвижимости и управлению активами из соответствующих приложений; Благодаря возможности легко настраивать отчеты и информационные панели с помощью JD Edwards EnterpriseOne Tools 9.1.4 компания «Спортмастер» получила доступ к ценной информации о тенденциях на рынках недвижимости в различных странах.

Анализ сайта и Информационно-образовательного портала Финансового университета на соответствие требованиям ИСУП и возможность применения для управления проектами в вузе.

Проектная деятельность является неотъемлемой частью функционирования Финансового университета, ежегодно преподаватели и студенты организуют сотни проектов от проведения круглых столов и конференций до организации празднования столетия университета в Государственном Кремлевском Дворце. Для того чтобы эффективно управлять проектами, используются различные ИСУП, например Информационно-образовательный портал и сайт университета.

Изучив данные информационные инструменты, можно заключить, что они соответствуют следующим требованиям: легкий и интуитивно понятный интерфейс- на сайте легко ориентироваться, пользователь идентифицирует себя как студента, преподавателя или абитуриента и определяет цель, с которой он зашел на сайт, например разместить материалы для конференции в информационной базе той или иной территории. Определив два параметра- цель и статус, пользователь с легкостью ориентируется на сайте и выполняет свою задачу. Также сайт и портал отвечают следующим требованиям: минимальные трудовые и финансовые затраты на содержание, достоверность собираемой информации, жесткость- четкое соблюдение процедур и отчетности, гибкость- возможность быстро адаптироваться под изменения внешней и внутренней среды. К недостаткам можно отнести, то что данные инструменты выполняют только часть функций ИСУП и автоматизируют не все процессы управления проектами. Информационно-образовательный портал автоматизирует процессы администрирования, управления поручениями и коммуникациями между студентами, преподавателями и административным персоналом; процессы контроля выполнения работ; процессы сбора данных для аналитики и контроля; процессы создания расписаний; процессы информирования заинтересованных сторон.

Нельзя назвать сайт и Информационно-образовательный портал университета полноценными информационными система управления проектами. Данные инструменты скорее служат для управления операционной деятельностью в университете и выполняют функции управления проектами только в той части, где проектная деятельность пересекается с операционной. В связи с этим, внедрение специализированной информационной системы управления научными и другими портфелями проектов является актуальной задачей на сегодняшний день, решение которой будет способствовать повышению эффективности проектной деятельности университета, а как следствие росту его рейтинга, популярности и востребованности.

Рассмотрев на примерах влияние информационных систем на управление проектами, можно сделать вывод, что внедрение таких систем приводит к повышению эффективности управления проектомм, но в каждом случае существует своя уникальная ситуация со своими проблемами и требованиями, поэтому для того, чтобы внедрить ИСУП необходимо проводить качественный анализ бизнеса и подбирать подходящее информационное решение. информационный управление проект

Размещено на Allbest.ru