Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

Курсовая работа

По дисциплине: Теория управления

На тему: Контроль как функция управления

Студента 1 курса заочного отделения

Старкова Евгения Николаевна

Руководитель: Артемов А.С.

Москва, 2019 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

• 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОНТРОЛЯ
• 1.1 Понятие и сущность контроля
• 1.2 Виды контроля
• 1.3 Функция контроля
• 1.4 Процесс контроля
• 2. ОСОБЕННОСТИ КОНТРОЛЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ СИВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
• 2.1 Характеристика администрации
• 2.2 Система контроля в администрации
• 2.3 Автоматизация делопроизводства ООО «ИВЦ»
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Время, в котором мы на данный момент проживаем - это эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно тяжелую, почти во всем противоречивую, но исторически неминуемую и необратимую перестройку.

В общественно-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку, в жизни некоторого человека - перевоплощение его из винтика в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Подобные перемены в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе тяжелы тем, что они требуют изменения нас самих.

Одна из самых важных частей этого изменения, как показывает мировая практика, - постижение науки и искусства управления.

Процесс управления - это комплекс отдельных видов деятельности, нацеленных на регулирование и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в заинтересованности свершения целей. Он решает 2 задачи: тактическая- заключается в поддержании стабильности, гармоничности взаимодействия и работоспособности абсолютно всех элементов объекта управления; стратегическая - обеспечивает его развитие и усовершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

Данный процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью определенных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, которые проявляются в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется совместно непосредственной с самой организацией.

Практически все, чем занимается управляющий, направлено в будущее. Управляющий планирует достигнуть цель в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя, месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может произойти, также и много неблагополучных изменений. Сотрудники могут отказаться выполнять свои обязанности в согласна плана. Могут быть утверждены законопроекты, запрещающие подход, которое выбрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который существенно затруднит организации реализацию ее задач. Либо просто люди могут совершить ошибку в процессе выполнения ими своих обязательств. Подобные непредвиденные обстоятельства могут вынудить организацию отклониться от главного курса, запланированного руководством изначально.

По этой причине тему контроля как функции управления я считаю актуальной в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы не всегда выполняются так, как были запланированы изначально. Люди не всегда воспринимают передаваемые им права и обязанности. У руководства не всегда получается подобающим образом мотивировать своих сотрудников для достижения поставленных целей и задач.

Со временем меняются условия окружающей среды, и организация обязана соответственно к ним адаптироваться. Вы, может быть, уже задались вопросом, как же руководству организации удается в конечном итоге определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ достаточно простой. Всё это без исключения достигается с помощью контроля. Контроль, говоря на просто языке, это процесс, с помощью которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не необходима ли им корректировка.

Целью моей работы является анализ и рассмотрение функции контроля в управлении.

Достижение поставленной цели обусловило постановку и необходимость решения следующих задач:

1. Выявить сущность контроля и понять его необходимость.

2. Выяснить какие существуют виды контроля.

3. Изучить, как проходит процесс контроля и характеристики его эффективности на практике.

Объектом исследования моей курсовой работы является система контроля в целом, как одна из функций процесса управления;

Предметом исследования является выявление значимости и необходимости функции контроля в процессе управления.

Структурно работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Более подробно все вышеуказанные аспекты исследуются в данной курсовой работе, темой которой является «Контроль как функция управления». Соответственно в данной теме в рамках первой главы будут рассмотрены теоретические основы контроля. Во второй главе будет изучено практическое применение данных видов контроля, по правилам бизнеса, на примере организации.

Для более полного раскрытия указанных в работе вопросов я использовала учебники, справочники, периодическую печать соответствующей направленности, также мной были использованы некоторые сайты Интернета.

1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОНТРОЛЯ

1.1 Понятие и сущность контроля

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием либо организацией появляется огромное количество никак не предвиденных системой управления ситуаций и неточностей. Для ликвидации всех отклонений от поставленных целей, а также для достижения планируемых показателей осуществляется функция контроля. Появляется необходимость в реализации контроля.

Контроль - это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для корректировки.

Следует отметить, что любой руководитель, вне зависимости от чина, должен рассматривать контроль как важную часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя реализовывать в отрыве от функции контроля. Все они без исключения считаются неотъемлемой составляющей общей системы управления, ведущей организацию к получению результата в работе. Работа организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда проходит как управляемый процесс. Из этого вытекает потребность осуществления предварительного, и заключительного видов контроля.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов по отношению к намеченным.

При этом возможны два варианта:

1) совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными, требуемыми;

2) несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.

В первом случае -работа соответствует плану или другим требованиям к ее осуществлению. Во втором - требуется принятие решения о необходимости корректировки.

В некоторых случаях контроль называют обратной связью.

Под обратной связью предполагают передачу данных о полученных результатах. Простым примером обратной связи является отчёт подчинённого о своей проделанной работе руководителю. Данная система позволяет руководителю выявить непредвиденные трудности и внести изменения в свою линию поведения так, чтобы не допустить отклонения в работе организации от более эффективного пути ее движения к поставленным целям.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одной из самых важных причин необходимости осуществления контроля заключается в том, что любая организация должна владеть способностью своевременно фиксировать свои ошибки и исправлять их перед тем, как они повредят достижению целей организации.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель - она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация.

Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. К примеру, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки реализации работ. Управляющие, которые несут ответственность за финансы организации, держат на контроле ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Управляющие по кадровым вопросам интересует все то, что непосредственно связано с персоналом. Из этого следует вывод, что субъектами контроля в организациях являются управляющие, т.е. менеджеры, хотя субъектами контроля могут выступать и государственные органы.

Подведем итог. Контроль - это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

1.2 Виды контроля

В практике управления используются различные виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы:

- по времени осуществления;

- по степени охвата;

- по срокам проведения;

- по форме осуществления.

Начнем анализ с первой группы, к которой относятся виды контроля, которые различаются по времени осуществления. В данную группу входят:

- предварительный контроль;

- текущий контроль;

- заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Базовым средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.



Рис.1 Виды контроля

Текущий контроль реализуется непосредственно в ходе проведения работ. В большинстве случаев объектом контроля является деятельность подчинённых. Цель данного контроля - исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль реализуется после того, как работа будет исполнена. Он дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, а так же за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала.

Во второй группе - по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится на:

- общий (полный, сплошной) - подразумевает полное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса;

- выборочный- контроль, при котором решение о контролируемой совокупности или процессе принимают по результатам проверки одной или нескольких выборок.

В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля:

- систематический;

- периодический;

- разовый.

Систематический контроль организуется в отношении более значимых, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При всем этом сроки проверочных мероприятий напрямую зависят от степени важности процесса.

В повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особенную роль в управлении занимает разовый контроль. Он, как принято, ведется специализированными функциональными органами и направлен на детальную проверку какой-либо отдельной концепции, либо всей производственно-хозяйственной деятельности.

Четвёртой, заключительной группой контроля является группа, которая отличается по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:

- финансовый контроль;

- административный контроль;

- технический контроль.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При всем этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и т.д.

Административный контроль реализуется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; проводится анализ изменения доли фирмы на рынке - как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, а так же состояние портфеля заказов. В это же время административный контроль нацелен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем преимущественно-эффективного применения существующих ресурсов и плотно связан с перспективным планированием.

Технический контроль применяется для проверки производственных параметров. Он нужен для заблаговременного предотвращения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

1.3 Функция контроля

Функция контроля может быть определена как процесс, с помощью которого руководитель получает информацию о фактическом состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения задач, которые направлены на достижение целей организации. Реализация контроля включает также оценку отклонений от плана, определение их причин и принятие управленческих решений.

Понятие «контроль» практически всегда вызывает, в первую очередь, негативные эмоции, они связаны с ограничениями самостоятельности, принуждением и другими эмоциональными восприятиями, которые входят в противоречия с индивидуальным представлением о свободе личности. Один из аспектов функции контроля, связанный с его формальной внешней стороной, действительно состоит в обеспечении подчинения кому-либо или чему-либо. Однако, основной задачей контроля считается своевременное принятие корректирующих действий для обеспечения достижения организацией своих целей. И именно данная деятельность является главной в содержании функции контроля.

Контроль как функция менеджмента представляет из себя вид управленческой работе, которая обеспечивает возможность удержания организации на избранном (намеченном) пути достижения целей методом периодической оценки, сравнения текущих итогов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия нужных подкорректирующих действий.

Для выполнения этой функции на многих предприятиях создаются соответствующие системы контроля с целью организации оперативной обратной связи между реальными показателями деятельности предприятия и его планами. Чем точнее и оперативнее подобные системы, тем больше возможности достижения желаемого результата за счет своевременной корректировки как предпринимаемых усилий для достижения целей, так и самих целей с учетом изменения реальной ситуации во внешней и внутренней среде организации. Аспектом продуктивности любой системы контроля служит ее способность обеспечивать возможность (организационные и информационные условия) для принятия актуальных управленческих действий по достижению целей организации.

Все системы контроля, невзирая на их большое обилие, основывается на единой идее обратной связи и на единых элементах функции контроля. К основным элементам функции контроля нередко относят этапы процесса контроля. Важными элементами организации контроля опять-таки являются типовые технологии реализации функции контроля и главные задачи, которые решаются контролем для достижения целей организации.

контроль управление

1.4 Процесс контроля

В процессе контроля имеется три отчетливо заметных этапа: выработка стандартов и критериев, сравнение с ними настоящих итогов и принятие нужных корректирующих действий.

Первый этап процедуры контроля показывает,как плотно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, которые используются для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.

Цели, которые могут быть применены в качестве стандартов для контроля, различают 2 наиболее важные особенности. Они определяются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, при помощи которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (к примеру, два с половиной года) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На данном этапе руководитель определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать опасений.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

Третий этап, на котором руководитель должен принять решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать, оставив все так, как есть.

При разработке процедуры контроля руководитель обязан принимать во внимание поведение людей, поскольку контроль действует на психологическое состояние сотрудников.

Если работники знают установленные стандарты и всю функцию контроля, то они обычно стремятся зафиксировать измерения результатов работы на уровне, гарантирующие наивысшее вознаграждение и в тех лишь областях, где проводятся измерения. Такой тип поведения называется поведением, который ориентируется на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.

2. ОСОБЕННОСТИ КОНТРОЛЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ СИВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Контроль в муниципальном (городском) управлении изучается в качестве одной из его главнейших функций. Под ним понимается процесс обеспечения достижения муниципальной управленческой организацией своих целей.

Управленческий контроль выступает одним из основных инструментов выработки политики и принятия решений, которые обеспечивают функционирование муниципальной управленческой организации и достижению обозначенных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства муниципальным хозяйством и жизнедеятельностью местного общества.

В функцию управленческого контроля как элемента муниципального управления входит:

- сбор, обработка и анализ о фактических результатах выполнения управленческих решений структурными органами и подразделениями местной администрации, сопоставление данных результатов с разработанными либо прогнозируемыми показателями, выявление отклонений и анализ причин их обусловивших;

- разработка мероприятий, которые нужны для достижения намеченных целей и решения проблем;

- разработка стандартной системы отчетности, проверка ее эффективности на основе анализа результатов работы муниципальной управленческой организации в целом и ее отдельных структурных подразделений.

Процесс управленческого контроля состоит из установки стандартов, измерения достигнутых результатов, проведения корректировок, если приобретенные результаты различаются от установленных либо прогнозируемых стандартов и характеристик.

Местная администрация как муниципальная управленческая организация обязана владеть способностью выявлять недочеты в своей работе, умением исправлять их перед тем, как они становятся препятствием не только ее развития, но и функционирования. Эффективное использование управленческого контроля позволяет руководству администрации вовремя заносить изменения в ее организационную структуру, редактировать функции отдельных структурных подразделений, улучшать процедуру разработки, принятия и выполнения управленческих решений.

Общественный контроль производится со стороны местного сообщества в целом, органов территориального общественного самоуправления, общественных организаций, групп людей и отдельных жителей. Обычно, он проявляется через обращения граждан в органы местного самоуправления, в прессе и т.д.

2.1 Характеристика администрации

Администрация Сивинского муниципального района (далее - администрация района) - орган местного самоуправления Сивинского муниципального района, который осуществляет исполнительно-распорядительные функции.

Администрация района наделяется полномочиями по решению вопросов местного значения муниципального района, полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления района федеральными законами и законами Пермской области и Пермского края, полномочиями для осуществления полномочий, переданных органам местного самоуправления района сельскими поселениями, входящими в состав муниципального района.

(в ред. решения Земского Собрания Сивинского муниципального района от 15.01.2009 N 2)

Глава района - глава администрации района Кабанов Юрий Алексеевич.

Глава района является высшим должностным лицом Сивинского муниципального района и наделяется Уставом Сивинского муниципального района в соответствии с Федеральным Законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» собственными полномочиями по решению вопросов местного значения.

Администрация расположена по адресу: 617240,Пeрмский крaй, Сивинский рaйон, с.Сивa, ул. Лeнинa, д. 66.

В структуру Администрации района входят глава района, его заместители и подразделения (управления, отделы),которые обеспечивают решение вопросов, находящихся в компетенции администрации района(Приложение1).

Муниципальный контроль в свою очередь можно подразделить на

административный и финансовый контроль.

Административный контроль в местной администрации включает в себя:

- контроль за выполнением муниципальных правовых актов, которые приняты главой, его заместителями, а также представительным органом местного самоуправления;

- контроль за исполнением нормативных правовых актов (далее - НПА), принятых федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъекта Российской Федерации, относящиеся к сфере управленческой деятельности органов местного самоуправления, включая местную администрацию;

- внутриведомственный контроль. Он представляет собой контроль, который осуществляется структурными органами и подразделениями местной администрации за работой подведомственных муниципальных организаций,а так же контроль со стороны руководителей местной администрации за деятельностью подчиненных им структурных органов и подразделений;

- поведенческий контроль рассматривается в двух аспектах: 1) официальный (формальный) контроль, связанный с выполнением муниципальными служащими соответствующих должностных инструкций; 2) неофициальный (неформальный) контроль за работой и поведением муниципальных служащих.

Финансовый контроль осуществляется путем систематической финансовой отчетности структурных органов и подразделений местной администрации, подведомственных им муниципальных организаций по основным показателям экономической и хозяйственной деятельности. А так же через организацию выборочного контроля за финансовой деятельностью вышеназванных субъектов.

Уровни управленческого контроля в местной администрации. Можно вести речь о нескольких уровнях организации муниципального управленческого контроля.

1. Функцию контроля выполняют глава местной администрации, его заместители в соответствии со своей компетенцией. Общее руководство работой по организации контроля в местной администрации осуществляет ее руководитель. На заместителей главы возлагаются полномочия по организации контроля в подчиненных им структурных органах и подразделениях и в соответствующих отраслях муниципального хозяйства и сферах жизнедеятельности местного сообщества.

2. Уровень второй. Глава местной администрации создается структурное подразделение, наделенное полномочиями по организации контроля в муниципальной управленческой деятельности.

3. На третьем уровне контроль осуществляется структурными органами и подразделениями местной администрации. Непосредственную ответственность за организацию контроля осуществляют руководители этих подразделений. Основное внимание акцентрируется на контроле за выполнением муниципальных правовых актов; управленческих решений, принятых должностными лицами; организации финансового контроля в подведомственных муниципальных организациях и т.п.

На контроль также ставятся поручения главы местной администрации, протоколы совещаний при руководителе органа муниципального управления, служебные письма.

Контроль за исполнением распорядительных документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения до исполнителя данного документа;

- предварительную проверку или регулирование процесса исполнения распорядительного документа;

- анализ и обобщение результатов исполнения распорядительного документа по существу вопроса, форме и сроку исполнения;

- своевременное информирование главы местной администрации о ходе выполнения или итогах его исполнения структурным органом или подразделением местной администрации;

- снятие документа с контроля.

Администрация несет ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение возложенных на нее полномочий в пределах выделенных ей средств.

Таким образом, на обычном примере была подчеркнута важность и необходимость государственного контроля, который необходим за всеми сферами общественной жизни.

2.2 Система контроля в администрации

Все направления работы администрации непременно подвергаются контролю. Большое внимание уделяется контролю исполнения управленческих решений, так как от данных решений зависит жизнь и благосостояние жителей района.

Для того, чтобы осуществить контроль исполнения управленческих решений, необходимо провести анализ документов. Данный вид контроля имеет своей целью обеспечить своевременное и качественное исполнение всех поручений, прямо прописанных в документах.

В осуществлении контроля принимают участие общий и юридический отделы. Общий отдел проверяет сроки исполнения и рассмотрения, перечень исполнителей, качество обратной связи и т.п., а юридический отдел проверяет грамотность составления документов и устанавливает обязательства двух сторон, необходимых при исполнении разработанных управленческих решений.

Контроль осуществляется:

- за качественным решением вопросов, поставленных в документах;

- за своевременностью рассмотрения и принятия документа к исполнению, а также за сроком самого исполнения;

- за исполнением документов, адресованных конкретным должностным лицам;

- за ходом рассмотрения и получения обратной связи на письма, направленные в вышестоящие органы.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции главы администрации). В случае, когда истекает срок исполнения документа, исполнитель за три дня до окончания срока должен в письменном виде, с указанием определенных обстоятельств отсрочки, попросить о продлении срока исполнения документа.

Все поступившие в администрацию документы изначально попадают в общий отдел, где проходят первичную обработку, а далее отправляются, непосредственно к главе района для того, что бы он написал резолюцию сотруднику администрации для дальнейшего исполнения.

Если главой администрации в резолюции отмечена необходимость составления по данным документам проекта постановления или распоряжения, то в определенный срок необходимые материалы должны быть переданы исполнителем вышестоящему руководству, а именно заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, ответственным за выполнение указаний главы администрации.

Резолюция главы администрации с пометками «Для сведения», «Для исполнения», «Для руководства» определяет, кому именно адресован документ и меры по его исполнению. Тогда на общий отдел возлагается обязанность в течение двух дней сообщить исполнителя о поручении им документа и ознакомить с его содержанием. И только после этого общий отдел имеет право сделать отметку в контрольной карточке о дополнении к поручению главы администрации.

Все входящие и исходящие документы в администрации Сивинского района заносятся в программу «Автоматизация делопроизводства» (Далее-ИВЦ), где на каждый документ заводится своя отдельная карточка, в ней можно прописать всю необходимую информацию, а далее поставить на контроль письмо, таким образом, вероятность просроченности ответа минимальная.

В ходе подготовки постановлений и распоряжений возникает вопрос о контроле их исполнения. Об этом делается запись с указанием сроков и конкретного исполнителя. Но проект решения не может вступить в силу без согласования с общим и юридическим отделами(Приложение 2).

Все без исключения использованные материалы по исполнению дела, взятого под контроль, хранятся в специализированных папках с одноименными названиями, которые создаются общим отделом.

В случае принятия к исполнению особо значимых решений по жизненно важным вопросам социально-экономической жизни района в течение10 дней должен быть разработан план мероприятий по осуществлению контроля за исполнением данных решений с указанием сроков исполнения и ответственных лиц. Разработкой данного плана занимаются заместители главы администрации совместно с руководителями структурных подразделения, а утверждает его глава администрации. Один экземпляр передается в общий отдел.

Юрий Алексеевич большое внимание уделяет вопросам благоустройства и обеспечения благосостояния жителей района. В связи с вышеизложенным можно сделать вывод, что количество документов, которые приняты к исполнению и нуждающихся в контроле большое количество.

2.3 Автоматизация делопроизводства ООО «ИВЦ»

С помощью автоматизации документооборота в администрации повысилась исполнительная дисциплина и заметно сократились временные затраты на разработку, принятие, исполнение, а так же контроль управленческих решений.

Система установлена и успешно применяется в 122 организациях, более чем на 200 рабочих местах не только в Пермском крае, но и в Республике Дагестан. Карелия, Камчатском крае, Новосибирской области, Ненецком автономном округе.

Система предназначена для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, внутренних, распорядительных документов, поручений, обращений граждан, приказов, договоров, Также имеется возможность настройки ведения любого другого типа документов.

Пользователь может размещать основные или дополнительные реквизиты в карточку документа, так же можно воспользоваться очень удобной функцией, как «Постановка на контроль». Тем самым, если администрация не проведет своевременно работу с документом, то карточка станет красного цвета.

Рис. 3 Карточка документа

Данная система обладает рядом преимуществ: предназначена для руководителей разных уровней; обеспечивает оперативный поиск документов; отлеживает движение документа с начала разработки до его принятия; проводит эффективный контроль за исполнением и предоставляет полную отчетность; снижает временные затраты; предоставляет возможность делегирования полномочий; имеет удобный и доступный своей простотой интерфейс и т.д.

Проанализировав несколько автоматизированных систем делопроизводства, мы пришли к выводу, что для нашей администрации наиболее оптимальной является автоматизированная система электронного документооборота «ИВЦ».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Контроль осуществляется в определенной отрасли управления с ее особенностями и конкретным содержанием, а это означает что в определенном объеме и в определенной форме.

Он направлен на конкретный результат и пути достижения этого результата, устранение субъективных и учет объективных препятствий при осуществлении управленческой работы. В государственном управлении контроль находится в тесной связи с другими функциями управления и вместе с тем предназначен для оценки соответствия осуществления этих функций заданиям, поставленным перед управлением. Контроль обеспечивает конкретность управления и осуществление его в соответствии с принятыми решениями.

При помощи контроля, который в кибернетике носит название «обратной связи», субъект управления получает информацию о результатах деятельности, а также о тех ошибках и изменениях ситуации, которые могут привести к неисполнению поставленных задач или получению совершенно других результатов.

Имея информацию о правомерности или неправомерности деятельности органа или должностного лица, ее целесообразности, можно оперативно вмешаться, привести рычаги управления в соответствие со сложившимися условиями, и предотвратить нежелательные последствия. Контроль дает возможность не только на корректировку управленческой деятельности, но и помогает предусмотреть перспективы дальнейшего развития и достижения конкретного результата.

Контроль нужен для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

В заключение курсовой работы, я бы хотела подвести итог:

В самом расширенном понимании контроль является частью управленческого процесса, которая в содержательном плане предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

Для осуществления процесса контроля в организации необходимо:

- наличие системы показателей (нормы функционирования);

- наличие способности у системы познавать реальность и сопоставлять ее с системой критериев;

- выработка корректирующих мер.

В контроле как функции управления можно выделить две основные стороны:

- познавательную, связанную с восприятием и изучением информации;

- воздействующую, заключающуюся в возможности обеспечить управляющую систему данными для осуществления корректирующих мер.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бaчинин, В.A. Этикa: Энциклопeдичeский словaрь - М.: Изд-во Михaйловa В.A., 2005.

2. Боголюбов, С.A. Этичeскиe и прaвовыe вопросы прeдпринимaтeльствa / С.A. Боголюбов, Г.М. Волков, Б.A. Гeрeнрот. - М.: Нормa, 2008.

3. Голубeвa, Г.A. Этикa: Учeбник- М.: Экзaмeн, 2007.

4. Экономикa и бизнeс: тeория и прaктикa предпринимательства / Под рeд. В. Влaсовой. - М.: Нaчaлa-Прeсс, 2001.

5. Экономикa и бизнeс / Под рeд. E.Ю.Фрeйнкмaн. - М.: Нaчaлa-Прeсс, 2001.

6. A.К.Сeмeнов, В.И.Нaбоков Основы менеджмента: учeбник. - 5-e изд., - М.: Издaтeльско-торговaя корпорaция «Дaшков и К», 2009. - 556 с.

7. ТурчиновaA.И. - Упрaвлeниe пeрсонaлом: Учeбник. /Общ.рeд. - М.: Изд-во РAГС, 2003.

8. Бурмистрoв А.С. Гoсударственный кoнтрoль финансoв - прoблемы правoвoгo и oрганизациoннoгo oбеспечения / А.С. Бурмистрoв // Рoссийская юстиция. 2010. N 6.

9. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. 3-е изд., М.: ТК Велби, Изд-вo прoспект, 2010 - 504 с.

10. Гoнчарoв В.И. Менеджмент: Учеб. Пoсoбие. Мн.: Мисанта, 2011. 624 с.

11. Кoтлер Ф. Маркетинг менеджмент/пер. с англ. пoд ред. Л.А. Вoлкoвoй, Ю.Н. Каптуревскoгo. СПб.: Питер, 2010. 752 с.

12. Лагутин И.Б. O станoвлении института финансoвoгo кoнтрoля в Рoссии: к 200-летию Гoсударственнoгo кoнтрoля / И.Б. Лагутин // Финансoвoе правo. 2011. N 3.

13. Мескoн М.Х., Альберт М., Хедoури Ф. Oснoвы менеджмента: 2-е изд. М.: Делo, 2012. 800 с.

14. Семенoв А.К., Набoкoв В.И. Oснoвы менеджмента: учебник. 5-е изд., М.: Издательскo-тoргoвая кoрпoрация «Дашкoв и К», 2008. 556 с.

15. Петрoсян O.Ш. Финансoвый кoнтрoль как oдин из фактoрoв oбеспечения финансoвoй безoпаснoсти / O.Ш.Петрoсян // Юридический мир. 2010. N 10.

16. Турчинoва А.И. Управление персoналoм: Учебник. /Oбщ. ред. М.: Изд-вo РАГС, 2013.

17. Химичева Н.И. Финансoвoе правo: учебнo-метoдический кoмплекс / Н.И. Химичева, Е.В. Пoкачалoва. М.: Нoрма, 2012. 464 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ЛИСТ СOГЛAСОВAНИЯ

Вид правового акта (постановление,распоряжение) и заголовок проекта«О подготовке проектов внесения изменений в Правила землепользования и застройки сельских поселений на территории Сивинского муниципального района»

Должностное лицо администрации района, структурных подразделений, других организаций,ответственных заподготовку проекта: консультант по архитектуре и градостроительству управления ресурсов и инфраструктуры администрации Сивинского муниципального района Шкуров В.П., 26.12.2016, 21233

(должность, инициaлы, фaмилия, личнaя подпись, дaтa, телефон)

СОГЛAСОВAНИE

Должность,наимeнованиe структурного подраздeлeния, организации	Инициалы, фамилия	Замeчания,прeдложeния*	Личная подпись	Дата
Структурные подразделения администрации района,иные организации,интересы которых затрагивает проект
Администрация района
Юридический отдел	В.М.Полушкин
Зaв. общим отделом	Т.М. Мехоношинa
Заместители главы района
Заместитель главы администрации района	В.Л.Баев

Размещено на Allbest.ru

...