Формализованное построение и предварительный анализ информационного взаимодействия в существующей организационной структуре

Размещено на http://www.allbest.ru/

Формализованное построение и предварительный анализ информационного взаимодействия в существующей организационной структуре

Волков В.Н.

Результаты изучения и описания потоков информации часто представляются в виде стандартных списков и матричных информационных моделей. Анализ потоков информации состоит в анализе этих списков и моделей и позволяет выявить [1]:

1. Структуру и функции подразделений предприятия.

2. Наименования подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное предприятие.

3. Перечень документов, поступающих в подразделения.

4. Перечень документов, разрабатываемых в каждом подразделении.

5. Перечень всех документов, поступающих в каждое конкретное подразделение.

6. Перечень всех выходящих из данного подразделения документов с указанием их адреса.

7. Перечень справочных данных, используемых в работе подразделений.

8. Маршруты движения документов.

9. Назначение документов.

10. Количество экземпляров документов.

11. Периодичность составления документов.

12. Документы, являющиеся основой для принятия решений.

13. Список показателей, содержащихся в каждом поступающем, разрабатываемом и выходящем из данного подразделения документе.

14. Повторение одноименных показателей в данном подразделении.

15. Применяемость показателей.

16. Оседаемость показателей в каждом подразделении.

17. Значимость показателей.

Перечисленные здесь задачи анализа решаются путем различного рода перегруппировок, сортировок и совместного рассмотрения нескольких стандартных таблиц, полученных в процессе описания потоков.

Задача выявления маршрутов движения документов и показателей решается с использованием информационных матричных моделей. При этом маршруты движения элементов потока прослеживаются по модели визуально.

В связи с большим разбросом элементов матрицы затрудняется восприятие цепочки движения и формирования элементов потока, поэтому квадратная матрица приводится к треугольному виду (триангулируется) [2].

Процесс триангуляции состоит в следующем. При формировании матричной модели каждый элемент потока информации нумеруется каким-либо целым числом и заносится в строку и столбец матрицы с тем же номером. Первому (произвольно выбранному) элементу обычно присваивается номер 1. Если элемент хi связан с элементом хj, то эта связь характеризуется отличным от нуля элементом аij (или знаком «X»). Выбор номера элемента потока в значительной мере случаен и каждый из элементов может быть записан в любой строке и соответствующем столбце матрицы. Следовательно, одной и той же схеме потока информации могут соответствовать, в зависимости от порядка нумерации, различные матрицы.

Задача состоит в том, чтобы посредством соответствующей нумерации элементов потока построить матрицу треугольной формы, т. е. такую матрицу А={аi,j} (i, j = 1, 2, ..., n), все элементы которой, расположенные не выше главной диагонали, равны нулю и хотя бы один элемент, расположенный над главной диагональю, отличен от нуля. Преобразование, состоящее в перестановке двух любых строк и соответствующих им двух столбцов матрицы А, называется элементарным преобразованием. Матрица A1, полученная в результате такого преобразования, эквивалентна матрице А.

Для построения алгоритма триангуляции вводятся следующие определения.

Через X={x1, ..., хп} обозначается множество элементов потока информации. Каждому ai,j поставлена в соответствие дуга Ui,j=(хi, хj). Множество всех дуг обозначается через U. Совокупность вершин X и дуг U образует плоский ориентированный граф G(X, U).

Матрица А -- матрица смежности графа G. Число дуг, заходящих в вершину хi, называется степенью полузахода вершины хi и обозначается через через.u-i Число дуг, исходящих из вершин хi, называется степенью полуисхода вершины хi и обозначается через u+i. Вершина, для которой u-i = 0 и u+i ? 0, называется входом. Вершина, для которой u-i ? 0 и u+i = 0, называется выходом. Вершина, для которой u-i = u+i = 0, называется изолированной. Если вершина хi является входом, то u-i = 0, и этой вершине соответствует столбец матрицы А, все элементы которого равны нулю. Если некоторая вершина является выходом, то ей соответствует строка матрицы А, все элементы которой -- нули.

В соответствии с [3] путем в графе G называется последовательность дуг, в которой конец предыдущей дуги совпадает с началом последующей. Путь, у которого начальная и конечная вершины совпадают, называется контурам графа. Длина пути определяется как число дуг, образующих этот путь. Длина пути обозначается через с(хi, хj). Рассматривается граф без контуров. Множество входов графа G обозначается через Х0

Для того чтобы ввести следующие определения, выбирается некоторая вершина графа хj, не являющаяся входом, т. е. хj Х0, и определяются все пути, ведущие из Х0 в хj. Длины этих путей в общем случае могут не совпадать.

Из всех путей, ведущих из Х0 в хj, выбирается путь с наибольшей длиной. Длина этого пути называется порядком вершины хj и обозначается через схj. Путь максимальной длины в графе G обозначается через r = max с(хi, хj), (хi Х0, хj Х). Поскольку рассматривается граф без контуров, то каждая вершина имеет единственный порядок. Число вершин порядка k обозначается через |x|=лk.

Если провести перенумерацию вершин графа G, то можно получить некоторый граф G*. Перенумерация состоит в следующем. Вершины нулевого порядка нумеруются числами натурального ряда от 1 до л0, вершины первого порядка -- числами от (л0+1) до (л0+ л1) и т.д. и, наконец, вершины порядка r -- числами от (n- лr) до n. Матрица смежности А* графа G* строится путем расположения в первых л0 строках и столбцах номеров вершин нулевого порядка, в лi последующих строках и столбцах -- номеров вершин первого порядка и т. д. и, наконец, в последних лr строках и столбцах -- номеров вершин порядка r. Утверждается и доказывается, что матрица А* эквивалентна матрице А и имеет треугольную форму [4].

Алгоритм триангуляции информационной матричной модели состоит в следующем. триангуляция информационный матричный организационный

1. Перенумеровать строки матрицы А, начиная с первой, числами натурального ряда от 1 до n.

2. Перенумеровать столбцы матрицы А, начиная с первого, числами натурального ряда от 1 до n.

3. Построить граф G, соответствующий матрице А.

4. Проверить наличие контуров в графе G. Если контур обнаружен, то процесс прекратить. Если контуров нет, то перейти к п. 5.

5. Определить порядок каждой вершины графа, начиная со входов (вершин нулевого порядка). Пусть число вершин порядка k равно лk и максимальный порядок вершины равен r.

6. Пронумеровать вершины нулевого порядка в произвольной последовательности числами натурального ряда от 1 до л0; продолжив этот процесс и пронумеровав последние r вершин числами от n- лr до n, получим граф G*.

7. Построить матрицу смежности А* графа G*.

Пусть, например, задана матрица А (рисунок 1).

Рисунок 1 - Исходная матрица информационных потоков

Этой матрице соответствует граф, изображенный на рисунке 2.

Рисунок 2 - Граф информационных потоков

В соответствии с алгоритмом проверяется наличие контуров в графе и определяется порядок вершин. Входы 04, 02 образуют множество Х0; вершины 03, 05, 06, 07 -- множество X1 поскольку пути максимальной длины, ведущие из Х0 в X1, имеют длину, равную единице; вершины 09, 08 -- множество Х2, а вершина 01 -- множество Х3. В результате перенумерации вершин строится матрица А* (рисунок 3).

Рисунок 3 - Треугольная матрица информационных потоков

При исследовании организационной структуры промышленного предприятия поток информации характеризуется следующими элементами: компоненты информации, документы и функции управления. Компонентами информации являются показатели документов существующей информационной системы. Документы различаются по уровням их формирования. Под функциями управления понимаются те виды деятельности, которые группируются в соответствии с аналогичными видами обязанностей, например, производственное управление, учет, планирование и т.п.

Следует отметить, что каждая функция управления связана с конкретным подразделением, и тем самым предложенная методика служит для изучения основных характеристик информационного обеспечения организационной структуры управления. Она позволяет показать различные группировки видов и источников информации, что способствует более полному выявлению фактической обеспеченности информацией в процессе принятия решений и возможности улучшения задач разного вида, а также позволяет описать информационные потоки большой размерности.

Таким образом, формализованный анализ построенного графа и преобразованной матрицы позволяет выявить недостающую информацию в системе или дублирующие пути формирования информации, необходимой для реализации функций управления. Предложенная методика позволяет осуществить анализ организации и совершенствование потоков информации существующей системы управления.

Литература

1. Садовников В.И. Потоки информации в системах управления. В.И. Садовников, В.Л. Эпштейн - М.: «Энергия», 1974. - 240 с.

2. Битюков Ю.С., Зингер И.С., Коротяев М.Ф. Триангуляция информационных моделей. - Первая конференция по экономической кибернетике. - М.: ЦЭМИ, 1966.

3. Алимов Х.Р. Вычислительная техника в оперативном управлении. - Ташкент: «Узбекистан», 1965.

4. Зингер И.С., Модин А.А. Исследование и анализ потоков информации на промышленных предприятиях. - М.: «Наука», 1968.

Размещено на Allbest.ru