Эффективное управление хозяйственной деятельностью университетского комплекса на основе применения стратегии аутсорсинга

Размещено на http://www.allbest.ru/

Эффективное управление хозяйственной деятельностью университетского комплекса на основе применения стратегии аутсорсинга

Табулов М.Ф.

The article describes applications of fuzzy technologies for the using of outsourcing in university activity.

В Национальной доктрине развития образования в Российской Федерации и Концепции модернизации российского образования задачи укрепления и модернизации материально-технических ресурсов и инфраструктуры образовательных учреждений, адаптации институциональной базы вузов к новым рыночным условиям поставлены в число стратегических направлений. Университет представляет собой институт, который аккумулирует материальные, физические, интеллектуальные ресурсы и трансформирует их в конечный продукт -- знания и навыки, сформированные у выпускников [1]. Под эффективностью управления университетом (в соответствии с определением Г.Саймона [2], эффективность определяется «отношением чистых положительных результатов - превышением желательных последствий над нежелательными - и допустимых затрат») нами понимается максимизация качества знаний и навыков выпускников вуза при условиях минимизации расхода ресурсов, потраченных на обеспечение качественного учебного процесса. Эффективный менеджмент повышает конкурентоспособность образовательного учреждения и является ключевым фактором его адаптации к современным социально-экономическим условиям.

Эффективность работы высшего учебного заведения определяется как окружающей или институциональной средой, в которой действует университет, так и внутривузовским менеджментом. Очевидно, что определенная децентрализация управления и создание распределенной системы центров ответственности являются важным фактором повышения внутривузовской эффективности [1]. Но решение вопроса о степени децентрализации того или иного структурного подразделения не должно сопровождаться возникновением отрицательных внешних эффектов по отношению к другим организационным структурам вуза. Одним из возможных походов к созданию центров ответственности при оптимизации управления структурой образовательного учреждения является применение аутсорсинга . На практике все больше компаний начинают активно пользоваться аутсорсингом, делегируя непрофильные функции специализированным организациям. Определенный опыт работы в условиях аутсорсинга накоплен и в университетах страны, в частности, в МГИМО, хотя пока не слишком распространен в системе высшего образования. Мы полагаем, что с течением времени популярность аутсорсинга в вузовской среде будет расти.

Основные факторы применения аутсорсинга в практической деятельности университетов, это прежде всего:

- желание руководства университета сосредоточиться на основных видах деятельности;

- необходимость повышения качества выполнения вспомогательных услуг и улучшение обслуживания персонала вуза;

- дороговизна и недостаток высококвалифицированных кадров по обслуживанию созданной инфрастуктуры университета;

- ограниченность финансовых и материальных ресурсов, диктующая необходимость в снижении издержек (затрат) эксплуатации и технического обслуживания оборудования и систем инфрастуктуры;

необходимость поддержания долгосрочной технологической и экономической жизнеспособности инфрастуктуры университета.

Смысл аутсорсинга сводится к простой формуле: организация получает возможность сосредоточить все ресурсы на основных видах деятельности, передав остальные (поддерживающие, сопутствующие) функции надежному и профессиональному партнеру. В теории, в аутсорсинг выводятся непрофильные виды деятельности вуза. Однако на уровне администрации вуза необходимо определить, какие виды деятельности являются непрофильными, какую непрофильную деятельность целесообразно и эффективно переводить на условия аутсорсинга, определить критерии перевода на эти условия бизнес-процессов образовательного учреждения.

Определение принципов и критериев перевода бизнес-процессов образовательного учреждения (ОУ) на условия аутсорсинга является сложной многоплановой и многофакторной задачей, приемлемое решение которой может быть получено только исходя из имеющегося практического опыта привлечения подрядных организаций и оценок квалифицированных экспертов, работающих в сфере образования.

С учетом вышеизложенного, на основании опыта работ, накопленного в МГИМО (У) и Дипломатической академии МИД РФ, и в развитие концепции Р.Аалдерса [3], нами предложена система критериев для выбора кандидатов и количественной оценки целесообразности перевода бизнес-процессов ОУ на аутсорсинг. Разработана формализованная схема оценки важности этих критериев для принятия управленческого решения о переводе на внешний подряд бизнес-процессов вузов. В ее основу положена методология экспертных оценок [4] и идеи теории нечетких множеств и отношений, разработанной известным американским ученым Л.Заде [5].

В результате осмысления теоретических подходов и прагматического анализа накопленного практического опыта вузовской деятельности, для оценки приоритета, важности, взвешивания отбираемых критериев перехода бизнес-процессов на аутсорсинг выбрана пятибалльная шкала, представленная в Таблице 1:

Таблица 1 - Шкала важности критериев перевода бизнес-процессов на условия аутсорсинга

Исходя из проведенных исследований и анализа экспертных предпочтений при принятии решений о переходе конкретных видов деятельности образовательного учреждения на условия аутсорсинга, нами предложена исходная система, включающая семь выбранных критериев оценки бизнес-процессов, оцененных по пятибалльной шкале, как представлено в Таблице 2:

Таблица 2 - Система критериев оценки пригодности бизнес-процессов к переходу на аутсорсинг

материальный университет управление

Здесь критерий эффективности отражает потенциальный экономический эффект от перехода бизнес-процесса на аутсорсинг. Критичность относится к оценке возможности возникновения нештатных катастрофических и аварийных ситуаций в образовательном учреждении при переводе бизнес-процесса на аутсорсинг. Контролируемость обозначает возможность обеспечить со стороны вуза надлежащий контроль за качеством выполнения работ, выбранным подрядчиком. Трудозатратность относится к количеству человеко-дней, затрачиваемых персоналом университета на проведение конкретного бизнес-процесса. Специфичность характеризует степень распространенности данного бизнес-процесса и наличия квалифицированных кадров для его проведения в регионе. Ответственность процесса относится к возможным последствиям от ненадлежащего проведения внешним подрядчиком аутсорсинга для деятельности всего образовательного комплекса.

Определим нечеткую лингвистическую шкалу значений для всех рассматриваемых критериев и соответствующие им числовые характеристики по шестибалльной шкале согласно таблице 3:

Таблица 3 - Значения и числовые характеристики критериев оценки бизнес-процессов

Исходя из принятых выше за основу критериев и оценочных характеристик для определения целесообразности перевода конкретного бизнес-процесса ОУ на аутсорсинг, разработана формализованная процедура, которая сводится к следующим этапам численных расчетов:

1.Составляем перечень непрофильных и вспомогательных бизнес-процессов университета {Вi} - потенциальных кандидатов для передачи их внешнему подрядчику.

2. Отберем среди рассматриваемых бизнес-процессов {Bi} для проведения аутсорсинга такие процессы Bi*, i=1,2,…к, оценка пригодности которых Ф( Bi*)

где

- знак + или - перед ВКi определяется в зависимости от положительного или отрицательного влияния критерия на решение о переходе на аутсорсинг;

- KOj - значение важности j-го критерия для процесса;

- ЗКj(Вi) - значение j-го критерия для процесса Bi ;

- ПЗ - выбранное экспертным путем пороговое значение.

3. Если оценка пригодности бизнес-процесса для аутсорсинга превышает установленное экспертное значение порога ПЗ, тогда проводим тендер, определяем внешнего подрядчика и переводим этот вид деятельности на аутсорсинг.

Учитывая элементы субъективности предложенной процедуры, результаты отбора кандидатов на аутсорсинг должны быть подвергнуты дополнительному неформальному анализу группой квалифицированных экспертов, руководителей и специалистов ОУ. По результатам анализа возможна определенная переоценка важности критериев и числовых оценок, после чего процедура отбора бизнес-процессов для аутсорсинга может быть итерационно повторена.

В целях автоматизации описанной процедуры отбора бизнес-процессов на аутсорсинг с участием автора разработан программно-методический комплекс для интеллектуальной поддержки процессов аутсорсинга и контроллинга "ЛОГОС_АК", официально зарегистрированный в Федеральном фонде программ для ЭВМ. Этот ПМК также поддерживает процедуры, связанные с контролем бизнес-процессов, переведенных на условия аутсорсинга, что крайне важно для контроля качества проводимых подрядчиками работ [6].

Предложенная методика отбора бизнес-процессов для аутсорсинга была успешно апробирована в МГИМО(У) и Дипломатической академии МИД РФ в 2003 - 2005 гг. Примеры переведенных на условия аутсорсинга бизнес-процессов МГИМО представлены в таблице 4:

Таблица 4. Примеры бизнес-процессов, переведенных на аутсорсинг

Децентрализация управления, контроллинг и аутсорсинг могут стать ключевыми факторами эффективного внутривузовского кадрового и финансового менеджмента. Решение проблемы снижения издержек при одновременном увеличении эффективности деятельности высшего учебного заведения посредством оптимизации внутривузовского управления позволит решить проблему адаптации вузов к современным социально-экономическим условиям.

Литература

1.Кликунов Н. Д. Роль децентрализации, контроллинга и аутсорсинга в эффективном управлении вузом / Н. Д. Кликунов, В. Л. Шаповалов // Университетское управление: практика и анализ. - 2004. - № 2(30). С. 35-42.

2.Саймон Г., Смитбург Д., Томпсон В. Менеджмент в организациях / Сокр. пер. с англ. с 15-го изд. М.: Экономика, 1995. 335 с.

3.Роб Аалдерс. ИТ аутсорсинг. Практическое руководство / Аалдерс Роб // Пер. с англ. -М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. - 300 с.

4.Литвак Б.Г. Экспертная информация: методы получения и анализа // М.: Радио и связь, 1981.

5.Zadeh L.A. Outline of a New Approach to the Analysis of Complex Systems and Decision Processes// IEEE Trans. Syst. Man. Cybern. - 1973. - Vol.1. - P.28-44. Русский перевод: Заде Л.А. Основы нового подхода к анализу сложных систем и процессов принятия решений// Математика сегодня. - М.:Знание, 1974. - С.5-49.

6.Свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ №2005612917. Интеллектуальные технологии управления в сложных системах "ЛОГОС": Программно-методический комплекс для интеллектуальной поддержки процессов аутсорсинга и контроллинга в корпоративном управлении "ЛОГОС_АК" / Андреев В.О., Рухледев В.Н., Табулов М.Ф. -зарег. 11.11.2005

Размещено на Allbest.ru