Информационные технологии в менеджменте

г. Томск

В настоящее время нет особой необходимости доказывать неизбежность активного вторжения информационных технологий во все звенья современного менеджмента. Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, «пляшущий» валютный курс, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?».

Актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно-экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка - первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерные технологии незаменимы, поскольку они дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации [1,2].

При этом необходимо понимать, что если внедрение информационных технологий не сопровождается соответствующей перестройкой технологии работы руководителей всех уровней со своими подчиненными, то вместо мощного средства планирования и управления производственными ресурсами предприятие в лучшем случае получит очень дорогой и громоздкий инструмент учета и отчетности. В этой связи возникает вопрос: на что необходимо обратить внимание менеджеру при выборе информационных технологий?

Отвечая на этот вопрос, следует выделить ряд аспектов:

1. Децентрализация и рост информационных потребностей. Ориентация на максимальное сближение с клиентом требует от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации приводит к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникает необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование информационных технологий призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Раньше это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. В настоящее время речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации.

2. От обработки данных к управлению знаниями. Уже давно отпала необходимость рассматривать информационные технологии как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации.

Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе информационных технологий. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и в рациональном распределении знаний.

3. Интеграция децентрализованных систем. Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений могут стать важными фактороми успеха для многих предприятий.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией информационных технологий. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.

4. Психологический фактор. Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмы, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в информационные технологии.

5. Терминология. Производители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере информационных технологий. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее производитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью информационных технологий стремится добиться конкурентных преимуществ.

6. Зависимость от технологических изменений. Капиталовложения в информационные технологии сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в информационные технологии не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.

Также необходимо понимать, что, непосредственно внедряя информационные технологи и менеджеры в своей работе столкнутся с такими факторами как:

1. Операциональное описание в ходе внедрения бизнес-процессов в организации. Для этого каждому руководителю приходится предельно конкретизировать, что именно должен делать каждый из его подчиненных, какие операции должен выполнять, какие результаты обязан получить, что, как, когда, кому и в каком виде предоставить. В итоге у службы по работе с персоналом должны появиться функционально-ролевые описания должностей с указанием объективных критериев оценки результатов выполнения всех ключевых операций. В соответствии с таким описанием служба по работе с персоналом впредь должна проводить отбор претендентов на ту или иную должность, аттестацию действующих сотрудников, первичное обучение и переподготовку кадров.

2. Полномасштабная ревизия всего бизнеса, глубинное переосмысление его звеньев, устоявшихся взаимосвязей. Часто своеобразное «замыливание взгляда», привычный ракурс оценки своей работы мешает менеджерам обнаружить набор стандартных непродуктивных затрат, нерациональность использования ресурсов, подумать о радикально новых подходах к решению привычных задач и к определению принципиально иных приоритетов. Часто в процессе внедрения приходится аргументированно отвечать на такие вопросы, как: почему эта задача решается именно так, почему принята именно такая схема поставки материалов, почему этот станок стоит именно на этом месте? И в результате нередко оказывается, что сложившееся положение дел давно устарело, что давно надо было все менять. Но из-за отсутствия целостного взгляда на деятельность организации разумных альтернатив никто и не предлагал.

3. Объективация оценки вклада каждого сотрудника в общий результат. При полноценном использовании современных информационных систем постоянно накапливается информация о том, что именно, как, когда и с каким результатом делал каждый сотрудник. Эта информация может с успехом служить основой для принятия всех кадровых решений. Путем анализа и активного внедрения возможностей современных информационных технологий успешные специалисты по работе с кадрами создают свой весомый авторитет в организации, строят конструктивную работу с ее руководителями, формируют и развивают собственную профессиональную конкурентоспособность.

4. Информационная культура. Речь идет о наработке понимания самой сути технологий подобного рода, о создании и развитии особого рода информационной культуры руководителей всех видов и уровней. Происходит стремительное усложнение информационных технологий, непрерывно растет их число, увеличивается специализация, расширяются принципиальные возможности. Если руководитель пытается дистанцироваться от этого вида инструментов современного менеджмента, то он рискует «отстать навсегда». Если в организации не формируется и не развивается культура работы с активно внедряемыми в профильной сфере бизнеса информационными технологиями, то такая организация может в ближайшее время стать безнадежным аутсайдером. Это одна из причин, по которой успешные в недалеком прошлом компании стремительно теряют свои ключевые позиции в отрасли и быстро поглощаются более расторопными конкурентами. Следует помнить уроки борьбы за выживание, согласно которым, как правило, не большие пожирают маленьких, а более быстрые - менее расторопных [3].

В связи со сказанным у менеджеров должно быть отчетливое понимание своей особой воспитательной миссии по формированию и развитию культуры использования информационных технологий в той сфере, в которой живет и работает организация.

Учитывая все эти аспекты необходимо с большой ответственностью подходить к выбору информационных технологий, используемых в менеджменте. Ведь только в этом случае использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры, что ведет к:

- повышению эффективности управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

- улучшению делопроизводства при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

- снижению расходов на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации;

- изменению характера труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;

- обеспечению надежного учета и контроля поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;

- оперативной подготовке сводных и аналитических отчетов для руководства и смежных отделов;

- повышению эффективности обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;

- гарантии полной безопасности и целостности данных на всех этапах обработки информации.

Информационные технологии не только меняют способ работы менеджеров, они также меняют способ конкуренции различных фирм. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования информационных технологий для достижения превосходства над конкурентами.

Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у менеджера право принимать решения. информационный компьютерный бизнес экономика

Объект управления - фирма - не перестал существовать, даже если он стал виртуальным, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Меняется инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно меняется, что влияет на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры.

Литература

1. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001.