Специфика методологии внедрения системы управления предприятием в компании с растущим бизнесом

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Специфика методологии внедрения системы управления предприятием в компании с растущим бизнесом

Скоробогатов К.С., Рогович В.И.

Внедренная на предприятии ERP-система должна удовлетворять потребностям компании в разных условиях, в частности при росте. Определений и критериев роста может быть множество, в данном случае рассматриваются изменения бизнеса, не влекущие за собой глобальные перемены, например, переход в другую отрасль, т.е. с точки зрения изменений в системе управления будет иметь место в основном масштабирование. Существующие методологии внедрения ERP-систем не уделяют внимание специфике предприятий с растущим бизнесом, поэтому в настоящей статье сделана попытка предложить подход, устраняющий этот недостаток.

Можно выделить следующие этапы, характерные для большинства методологий внедрения:

1. Предпроектное обследование.

2. Анализ и формулирование требований к системе.

3. Разработка и тестирование.

4. Запуск в эксплуатацию.

5. Начальное сопровождение.

Каждый из этих этапов включает в себя множество подпунктов, на которых мы не будем останавливаться в данной статье. Внимание будет уделено этапу 2, на котором производится разработка концепции будущей системы. Именно из-за нарушения основополагающих принципов проектирования внедрение в целом часто оказывается неудачным.

1 КРИТЕРИИ КОМПАНИЙ С РАСТУЩИМ БИЗНЕСОМ

Подразумевая под ростом бизнеса не только увеличение оборотов или прибыли, оценить его можно с помощью системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard). В данном случае преимущество концепции Balanced Scorecard в том, что она рассматривает финансовые показатели компании лишь как одну из четырех равнозначных составляющих, отдавая должное другим факторам - человеческому потенциалу, операционной эффективности и взаимоотношениям с потребителями. Ключевое значение приобретают не столько значения отдельных показателей, сколько их взаимодействие и сбалансированность. Это позволяет оценивать темпы роста бизнеса и выявлять возможные отклонения от плана. Стратегия любой компании превращается, таким образом, в систематизированную последовательность шагов, выполнение которых контролируется на разных уровнях управления [1].

Однако далеко не каждая компания имеет разработанную систему ключевых показателей. Критерием роста бизнеса применительно к использованию системы управления предприятием (ERP-системы) может служить увеличение объема информации, поступающей в систему и необходимой для принятия управленческих решений, связанное со следующими причинами:

- появлением новых направлений деятельности, проектов;

- усложнением структуры компании.

2 ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ

Особенностью внедрения системы управления предприятием в растущей компании является проектирование решения с учетом стратегии развития компании. Очевидно, что при настройке системы невозможно учесть все потенциальные пути развития компании в отдаленном будущем. Систему необходимо проектировать так, чтобы она работала в течение 2-3 лет без проведения модернизации (под модернизацией в данном случае подразумеваются коренные изменения в технологической платформе или самой системе). Поэтому при проектировании важно представлять структуру и масштабы бизнеса в перспективе, как минимум, на 3 года. Ошибки в прогнозировании могут привести к неоправданно большим расходам. Не исключается ситуация, когда после 1-2 лет эксплуатации из-за недостатка производительности возникает необходимость переводить ERP-систему на другую техническую платформу. Такой прогноз должен проводиться совместными усилиями внедренцев и заказчиков с использованием бизнес-планов и других стратегических документов. Примерами необходимой информации могут служить планируемый оборот компании, планируемая численность сотрудников (в том числе тех, кто будет использовать систему), перспективы развития филиальной сети и т.д.

В процессе развития бизнеса возрастает объем данных, например в результате создания сети филиалов или сокращения периодичности обновления информации [2], возрастает нагрузка на саму систему и каналы связи. Следовательно, при проектировании должны учитываться требования к производительности используемой СУБД и пропускной способности каналов, учитывая информацию, полученную из планов стратегического развития - проще говоря, технологии должны иметь «запас» производительности. Если производительность каналов и базы данных в какой-то момент окажется недостаточной, то регистрация хозяйственных операций будет проходить менее оперативно. Следовательно, любые аналитические данные по текущей ситуации окажутся не совсем достоверными, так как возможны задержки в их обновлении.

Проектирование ERP-системы с учетом целей компании и перспектив ее развития возможно только с применением подхода «сверху вниз». Весь поток информации, проходящий через компанию, в системе отразить практически невозможно. У каждого уровня управления свои потребности в информационном обеспечении, но эти данные ни в коем случае не должны оказаться избыточными. Распределение информационных потоков будет верным, если начать построение системы с уточнения потребностей в сведениях верхних уровней управления, постепенно переходя на более низкие ступени иерархии. При таком подходе в первую очередь формируются и определяются показатели, необходимые высшему руководству, а также частота их расчета. Затем определяются данные, требующиеся следующему в иерархии управленческому звену, и т.д. Таким образом, исключается риск создания системы, которая будет генерировать информацию, недостаточную для принятия управленческих решений высшим руководством [3].

В поисках новых путей развития бизнеса могут измениться требования руководства к составу оперативной отчетной информации, необходимой для принятия решений. Система должна обеспечивать необходимую гибкость для удовлетворения подобных потребностей, например, за счет разработки структуры данных, способной хранить нужную информацию для последующего предоставления во всевозможных срезах, поддерживающей сложную структуру аналитики. Следует предусмотреть сам инструмент подготовки отчетности или возможность подключения внешнего генератора отчетов.

Также на этапе разработки концепции необходимо определить, какие бизнес-процессы будут изменены. Важно понимать, что слишком глубокий реинжиниринг бизнес-процессов с целью привода их в соответствие с заложенным в систему может привести к неудаче. Другой пример - большая переработка базовой функциональности, в которую не укладываются способы ведения бизнеса компании. Особым является случай, когда уже после окончания внедрения кардинально меняется один или несколько бизнес-процессов. Если данные изменения являются ожидаемыми и известными на этапе проектирования, то следует обратить внимание на выбор самой системы, которая либо будет содержать возможность для автоматизации изменившегося процесса, либо позволять перенастроить существующую схему.

Таким образом, при внедрении ERP-системы на этапе разработке концепции особое внимание должно уделяться перспективам развития бизнеса заказчика. Необходимые сведения должны браться из бизнес-планов и других стратегических документов. Период, в пределах которого следует рассматривать перспективы развития бизнеса, должен определяться исходя из следующих параметров:

- сроков разработки и внедрения системы. Данный параметр определяется объемом внедрения и масштабами компании, может составлять от 6 месяцев до 3 лет;

- периода функционирования системы без необходимости ее модернизации. Рекомендуется выбирать технологическую платформу и саму систему таким образом, чтобы период морального старения системы составлял не менее двух лет.

При проектировании решения необходимо учитывать следующие моменты развития бизнеса: планируемый оборот компании, планируемая численность сотрудников, перспективы развития филиальной сети. Эти данные требуются для оценки требований к системе в целом, производительности используемой платформы и каналов связи.

Перечисленные моменты должны быть учтены в методологии внедрения ERP-систем на предприятиях с растущим бизнесом. Далеко не все существующие методологии уделяют достаточное внимание разработке концепции системы, тогда как данное действие регламентируется ГОСТом 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания» [4].

Литература

бизнес стратегия систематизированный

1. Каплан Р., Нортон Д. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию/ Пер. с англ. -- М.: ЗАО «Олимп--Бизнес», 2004. 304 с.

2. Шустерняк Д. Семь граблей, на которые наступают все владельцы растущего бизнеса// http://www.cfin.ru/management/strategy/businessmen_headache.shtml

3. Мухтарова Г. Внедрение ERP-систем. Основные ошибки// http://www.cfin.ru/itm/kis/basic_errors.shtml

4. ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.

Размещено на Allbest.ru