Подход к оценке эффективности автоматизированных систем кадровых служб

Размещено на http://www.allbest.ru/

Подход к оценке эффективности автоматизированных систем кадровых служб

Сазонов М.А.

Осипов Ф.Ю.

Петрова М.Г.

С появлением первых средств автоматизации были разработаны первые программы учета управления персоналом, число которых как в нашей стране, так и в других исчисляется сейчас сотнями. В нашей стране многие организации, имеющие собственный отдел АСУ, уже в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы и инструментальные средства. С появлением новых, более совершенных аппаратных и инструментальных средств программы модифицировались и расширяли свои функциональные возможности. При этом если на начальном этапе развития можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-систем (Enterprise Resource Planning) модули управления персоналом были ограниченно интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение автономно.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы руководства и персонала кадровых служб организаций и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, сотрудники кадровых служб при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (по последнем исследования только на работу с кадровой документацией кадровики тратят до 60% своего рабочего времени) [1]. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и аттестацию сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы в любой организации. Главным образом такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный своевременно оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел в организации [2].

К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм. Вот лишь некоторые из компаний, предлагающих на российском рынке HR-системы (Human Resource): «Global HRM (Human Resource Management)», «Aplana HRM», «Глоссарий», «Инфо-Офис», «Кадры», «Атлас кадры», «Босс-Кадровик», «Фараон», «Служба кадров», «Фосфорит», «1С-Кадры» и т.д. [3].

При работе по оценке эффективности службы персонала обычно акцент делают на конкретные и точные показатели измерения, зависящие от условий деятельности организаций. На основе проведенных исследований ряда автоматизированных систем (АС) кадровых служб, а также анализа процесса кадровой деятельности предложены параметры, отражающие степень пригодности АС для автоматизации кадровой деятельности организации с учетом её специфики.

Пригодность хранилища (P) - степень соответствия хранилища данных и используемой системы управления базой данных (СУБД) специфике организации. Одной из главных целей создания систем складирования данных является ориентация на реальный процесс кадровой деятельности, т.е. структуризация данных должна быть выполнена таким образом, чтобы данные эффективно использовались как в процессе поддержки принятия решений, так и в возможно используемых аналитических приложениях. Важную роль также играет наличие сервисных функций СУБД (поддержка сетевых приложений, наличие механизмов защиты, резервирования и т.д.). На пригодность использованного в рассматриваемой АС хранилища данных для конкретной организации оказывают влияние такие факторы, как:

вид конкретного процесса (модель). В автоматизированной подсистеме структура данных должна соответствовать требованиям конкретной организации.

ограничения программно-аппаратной платформы. Логическая структура данных и используемая СУБД могут не поддерживать необходимые функции, некоторые логические взаимоотношения между данными и иметь другие ограничения.

Рассматриваемый показатель сложно формализовать в явном виде, поэтому предлагается использовать экспертное оценивание по шкале, представленной в таблице 1.

Таблица 1. Шкала уровней пригодности хранилища

Относительная емкость хранилища (Е) вычисляется как соотношение максимального объема возможных записей, необходимых для работы рассматриваемой организации, к максимальному количеству записей поддерживаемых используемой СУБД:

, (1)

где E_р - максимальное объем хранимой информации, используемой в реальном процессе; Е_max - максимальное количество учетных записей используемой СУБД.

Относительные трудозатраты (T) - соотношение допустимого количества человек/часов, имеющихся в кадровом подразделении, (ресурс организации) к трудозатратам, необходимым для эксплуатации АС:

(2)

(3)

где , - соответственно допустимое и требуемое количество человек/часов для эксплуатации АС; n - количество этапов эксплуатации.

Одной из важнейших функций системы является формирование типовых документов, что обеспечивает экономию времени на поддержание документооборота. Предлагается оценивать это свойство как уровень поддержки документооборота D, вычисляемый по соотношению количества документов, разрабатываемых рассматриваемой системой к количеству документов, используемых в кадровой деятельности организации:

, (4)

, (5)

где D_АС - количество документов, разрабатываемых в АС; D_исп - количество документов, разрабатываемых АС и используемых в кадровой деятельности организации; D_исп - количество документов, разрабатываемых АС, но не используемых в кадровой деятельности организации.

Немаловажным свойством автоматизированной системы является ее функциональность, то есть наличие функций, требуемых для выполнения служебных задач конкретной организации. Для оценки этого свойства используем показатель относительной функциональности (F), определяемый как соотношение количества функций, реализованных в АС и функций необходимых для работы организации. Если рассматриваемая система реализует ограниченный перечень функций, то показатель D эффективности данной системы будет стремиться к значению минус 1, следовательно, функции не используются в необходимом размере:

, (6)

, (7)

где F_АС - количество функций, реализованных в АС; F_исп - количество функций, реализованных в АС и используемых в кадровой деятельности организации; F_неисп - количество функций, реализованных в АС, но не используемых в кадровой деятельности организации.

Значения F находятся в интервале от минус 1 до 1 включительно. При F=-1 ни одна из реализованных в АС функций не используется в процессе работы организации. При F=1 все функции, реализованные в АС, используются в процессе работы организации.

У перечисленных выше методов выясним степень важности для эффективной работы кадровых служб. Неизвестная характеристика исследуемого явления трактуется как случайная величина, отражением закона распределения которой является индивидуальная оценка специалиста-эксперта о достоверности и значимости того или иного события. Используется наиболее распространенный из методов обработки анкет экспертиз - метод ранжирования. Эксперту предлагается присвоить числовые ранги каждому из приведенных в анкете показателей. Ранг, равный единице, приписывается наиболее важному, по мнению эксперта, показателю, а ранг, равный двум, присваивается следующему по важности показателю и т.д. Результаты ранжирования приведены в столбце «ранг» таблицы 2. Показателям 1 и 4 приписывается связный ранг r_св=(2+3)/2=2,5. Итоговая ранжировка представлена в столбце «ранг*» таблицы 2.

Таблица 2. Список показателей

Анализ результатов, приведенных в табл. 1, показывает, что для эффективной работы кадровых служб наибольшую степень важности имеет показатель относительной функциональности АС. Приведенные выше ранги показателей эффективности автоматизированных систем являются субъективными оценками, т.е. варианты присвоения числовых значений зависят от мнения эксперта. В данном случае автор предлагает такой вариант распределения весовых коэффициентов. Результаты использования предложенного подхода не могут быть единственным основанием для принятия решения об использовании или не использовании определенной системы по причине эвристичности процедур оценивания применяемых показателей. Вместе с тем, предложенный подход может использоваться (учитываться) лицом, принимающим решение, как механизм генерации и ранжирования альтернативных решений.

Литература

автоматизированный кадровый служба персонал

1. Кибанов, А.Я. Управление персоналом организации [Текст]: учебное пособие / А.Я. Кибанов. - М.: Экзамен, 2003. - 70-74 с.

2. Центр Кадровых Технологий. - 2007 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.kadry.ru/index.shtml, свободный. - Кадровые программы. - яз. рус.

3. Компьютеризация службы управления персоналом - Автоматизация работы.- 2007 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.rhr.ru/index/rule, свободный.- яз. рус.

Размещено на Allbest.ru