Исследование неоптимальных офисных процессов промышленного предприятия как элемент повышения его операционной эффективности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Исследование неоптимальных офисных процессов промышленного предприятия как элемент повышения его операционной эффективности

Волкова Н.П., Брыкалов С.М., Бородина В.Е.

Аннотация

Целью работы является освещение результатов исследования совокупности типовых офисных процессов крупного промышленного предприятия машиностроительного сектора на примере АО «ОКБМ Африкантов». В результате работы выявлены перечни процессов, требующих оптимизации с описанием коренных причин, указывающих на этот факт, а также предложены мероприятия, способные устранить эти причины и оптимизировать выявленные процессы.

Исследования проведены с помощью широко известных методов социологических исследований - прямого опроса и интерактивного анкетирования (посредством информационной системы предприятия, доступной всем ее работникам), обработка результатов исследования проводилась при помощи общеизвестных научных методов (группировка, классификация, анализ, синтез и др.), а также с учетом применения процессного, комплексного функционального и системного подходов.

В работе описаны основные предпосылки и подходы к выявлению неэффективных процессов промышленных предприятий, сформулированы цели и задачи исследования, описаны объект и предмет исследования, приведены методические подходы к проведенным исследованиям, а также представлен фрагмент результатов исследования на примере наиболее распространенных офисных процессов.

Результаты проведенных исследований способствуют повышению эффективности организации труда всех категорий сотрудников предприятия, и, как следствие, являются не только инструментом по сохранению и повышению уровня удовлетворенности работников офисными процессами предприятия и повышения их вовлеченности в процесс труда в целом, но и, как следствие, способствуют повышению производительности труда работников. Результаты исследований и предложенные решения могут быть заимствованы и использованы на аналогичных по роду деятельности промышленных предприятиях и комплексах.

Ключевые слова: операционная эффективность, статистические исследования, повышение производительности труда, промышленное предприятие, типовые офисные процессы, оптимизация процессов

Введение

Повышение производительности труда и эффективности производственной деятельности в настоящее время является одним из приоритетов государственного развития. Данный тезис поддерживается документами, утвержденными на государственном уровне. Подтверждением данного тезиса является приоритетная Программа «Повышение производительности труда и поддержка занятости», основной целью которой является запуск и реализация программы повышения производительности труда и поддержка занятости в 15 субъектах РФ и на 150 предприятиях в 2018 году с расширением до 85 субъектов РФ и 850 предприятий к 2025 году [1].

Наиболее распространены три пути повышения производительности труда [2], которые применяются руководителями предприятий по отдельности или в комплексе с учетом специфики предприятия и стиля руководства:

- техническое переоснащение производства, внедрение нового эффективного оборудования и технологий;

- повышение эффективности организации труда;

- «административный» путь - применение ряда управленческих мер, нацеленных на повышение скорости выполнения сотрудниками трудовых обязанностей.

В обеспечение повышения производительности труда большинство промышленных предприятий начинают внедрять технологии бережливого производства, методы и инструменты повышения операционной эффективности, снижения времени протекания и оптимизации непрофильных процессов [3].

Повышение эффективности организации труда подразумевает выявление и устранение всех факторов, приводящих к производственным потерям, определение наиболее рациональных способов увеличения эффективности работы, выявление неоптимальных по срокам и качеству процессов, снижение времени их протекания, а также развитие на предприятии оптимальных приемов организации производственных процессов, что в равной степени выгодно как руководству предприятия (повышение прибыли, сокращение затрат и себестоимости производства), так и работникам (рост заработной платы, сокращение потерь собственного рабочего времени на ненужные операции и действия).

Цели и конечный результат исследований

С целью повышения эффективности организации труда и выявления неоптимальных процессов, негативно влияющих на производственную деятельность, на промышленных комплексах и предприятиях необходимо на системной основе проводить исследования по определению перечня повторяющихся процессов предприятия (типовых офисных процессов), требующих оптимизации.

Данная статья описывает конечный результат исследований, то есть определение совокупности неэффективных проблемных процессов и предложения по их оптимизации, исключению дублирующих процессов, а также сокращению времени протекания всех офисных процессов предприятия. Настоящая статья является логическим продолжением статьи, посвященной описанию первого (подготовительного) этапа исследований, целью которого являлось формирование оригинальной классификации типовых офисных процессов предприятия - информационной базы для проведения исследований и выявления неоптимальных процессов [4].

Краткая характеристика объекта исследований

АО «ОКБМ Африкантов» (г. Нижний Новгород) - крупный научно-производственный центр Госкорпорации «Росатом», располагающий многопрофильным конструкторским коллективом, собственной исследовательской, экспериментальной и производственной базой. Предприятие обладает ключевыми компетенциями и производит полный комплекс работ и услуг на горизонте жизненного цикла различных типов реакторных установок и оборудования для атомных электрических станций [5, б, 7].

Номенклатура продукции (результатов НИОКР, поставок оборудования и предоставляемых услуг) АО «ОКБМ Африкантов» достаточно широка - предприятие развивает свою производственную деятельность по ключевым бизнес-направлениям, представленным на рисунке 1.

Для обеспечения эффективного руководства и координации деятельности крупного промышленного предприятия с широкой номенклатурой производимой продукции в структуре стратегического управления АО «ОКБМ Африкантов» выделены 13 функциональных систем (областей). Для каждой функциональной системы определены ее руководитель и менеджер, которым административно и функционально подчинены подразделения предприятия, что показано на рисунке 2.

Методика формирования функциональных экономических систем предприятия основана на теории многоуровневого подхода и позволяет создать качественно новую структуру стратегического позиционирования и экономического управления на промышленных предприятиях [8,9].

Предмет исследования и методические подходы

Предметом настоящих исследований является совокупность всех типовых офисных процессов, реализуемых сотрудниками АО «ОКБМ Африкантов». В статье [4] авторами принято, что в контексте данной работы под термином «типовой офисный процесс» понимается «упорядоченная совокупность (последовательность) действий работника для достижения результата непроизводственного характера в интересах предприятия, характерная для рабочей деятельности всех или большинства работников данного предприятия», напр.: оформление командировки, участие в совещании, распечатка документов и пр.

На первом этапе исследований [4] сформирована исчерпывающая номенклатура типовых офисных процессов в разбивке по функциональным системам предприятия, с учетом кроссфункциональных процессов (таких, которые находятся в зоне ответственности руководителей нескольких функциональных систем сразу). Цель второго этапа исследований - определение совокупности неэффективных проблемных типовых офисных процессов в разбивке по принадлежности к функциональным системам предприятия, и выявление коренных причин неудовлетворенности обозначенными процессами с целью дальнейшей разработки планов мероприятий по их оптимизации, исключению дублирующих процессов, а также сокращению времени протекания всех офисных процессов предприятия.

Выявление неоптимальных типовых офисных процессов проводилось методом прямого анкетирования работников предприятия в интерактивной и традиционной, бумажной формах.

Другими словами, результаты исследований можно назвать представительными и достаточно точными (погрешность их не более 5 %) при условии, что в них примут участие не менее 255 человек.

Для выявления неэффективных проблемных процессов по каждой функциональной системе в отдельности были разработаны следующие критерии:

1) Степень участия респондентов в процессе. Это отсекающий критерий (если более 30 % респондентов, принявших участие в опросе по процессам конкретной функциональной системы, в данном рабочем процессе не участвуют, то он исключается из рассмотрения);

2) Средний балл. Данный критерий определяется как среднее значение удовлетворенности респондентов по каждому процессу и рассчитывается по формуле (2).

Чем меньше балл, тем менее респонденты удовлетворены процессом.

3) Сумма негативных оценок по процессу («1» и «2») - сумма, полученная сложением количества оценок по степени удовлетворенности «1» и «2». Этот критерий служит проверкой отбора процессов по среднему баллу.

Исходя из анализа графиков, представленных выше, сделаны следующие выводы:

1) Выборка включает респондентов, представляющих интересы всех организационных уровней от инженера 3 категории до начальника отдела;

2) С учетом общего количества респондентов, принявших участие в опросе и графиков, представленных на рисунках 3-5 можно сделать вывод, что обеспечена репрезентативность и представительность результатов исследования по всем выбранным критериям (возраст, стаж, организационный уровень, подразделение);

3) Основное количество респондентов находится в возрасте от 30 до 44 лет (62 % опрошенных) со стажем от 6 до 25 лет (72 % опрошенных), что позволяет сделать вывод, что респонденты являются опытными специалистами, знающими структуру предприятия, функциональные связи, руководителей, процессы предприятия с наработанной базой деловых контактов.

Однако необходимо учитывать, что в процессах разных функциональных систем принимают участие разное количество респондентов. Количество респондентов, принимающих участие в опросе по процессам каждой конкретной функциональной системы, приведено на рисунке 6.

Диаграмму, представленную на рис. 6 следует читать следующим образом: «В опросе по процессам функциональной системы «Проектирование и разработка» приняло участие 350 респондентов, по процессам функциональной системы «Производство и производственная кооперация» - 180 респондентов и так далее. Очевидно, что сумма количества респондентов, принявших участие в опросе по процессам всех функциональных систем больше общего количества участников опроса (826 чел.), потому что один респондент может быть участником процессов нескольких функциональных систем.

На рисунке 7 представлена диаграмма, иллюстрирующая распределение процессов всех функциональных систем в координатах «доля сотрудников, участвующих в процессах (средняя по всем процессам по каждой функциональной системе)» - координата х, «средний балл, выставленный респондентами по всем процессам» - координата у. Доля участия респондентов в конкретном процессе определялась как доля от общего количества респондентов, принявших участие в опросе по процессам данной функциональной системы (рис. 6).

На основании критериев 2 и 3 с учетом отсекающего критерия 1 определена область оптимизации процессов (на рис. 7, выделенная заливкой). В область оптимизации попадают процессы, степень участия респондентов в которых более 30 % (х Д 30 %), и средние оценки ниже 4,00 (у < 4,00). Процессы с оценкой выше 4,00 считаются достаточно эффективными и не требующими экстренной оптимизации. В область оптимизации на рисунке 7 попали процессы функциональных систем «Проектирование и разработка», «Производство и производственная кооперация» и «Управление персоналом». На этом основании процессы данных функциональных систем рассмотрены подробней остальных.

В схожей логике построены диаграммы для всех процессов каждой функциональной системы в отдельности (координата х - доля участия респондентов в конкретном процессе, координата у - средняя оценка данного процесса, выставленная всеми участвующими в нем респондентами). Указанные диаграммы для процессов функциональных систем Проектирование и разработка», «Производство и производственная кооперация» и «Управление персоналом» представлены соответственно на рисунках 8-10.

неоптимальный офисный процесс

Подробное описание процессов, попавших в области оптимизации, приведено в таблицах 1-3 соответственно в разбивке по принадлежности к функциональным системам.

Таблица 1 - Перечень процессов, требующих оптимизации, относящихся к функциональной системе «Проектирование и разработка»

Таблица 2 - Перечень процессов, требующих оптимизации, относящихся к функциональной системе «Производство и производственная кооперация»

Таблица 3 - Перечень процессов, требующих оптимизации, относящихся к функциональной системе «Производство и производственная кооперация»

Для оптимизации указанных процессов руководителями функциональных систем «Проектирование и разработка», «Производство и производственная кооперация», и «Управление персоналом» предложены следующие мероприятия, представленные в таблицах 4-6 соответственно.

Таблица 4 - Перечень мероприятий по оптимизации процессов, относящихся к функциональной системе «Проектирование и разработка»

Таблица 5 - Перечень мероприятий по оптимизации процессов, относящихся к функциональной системе «Производство и производственная кооперация»

Таблица 6 - Перечень мероприятий по оптимизации процессов, относящихся к функциональной системе «Управление персоналом»

Указанные в таблицах мероприятия с указанием ответственных и сроков их исполнения сгруппированы в «Сводный план мероприятий по повышению эффективности типовых офисных процессов предприятия и степени удовлетворенности сотрудников», согласованный со всеми исполнителями и утвержденный Генеральным директором - Генеральным конструктором предприятия и поставлены на контроль.

Поскольку диаграмма на рис. 7 выполнена относительно СРЕДНИХ долей участия и оценок по процессам, не исключено, что некоторые процессы других функциональных систем попали в область оптимизации (для процессов всех функциональных систем выполнен анализ по алгоритму, описанному в данной статье выше). Ниже в таблицах 7 и 8 приведены соответственно степень участия респондентов в процессах, средние баллы по ним, коренные причины неудовлетворенности перечисленными процессами, а также предложенные корректирующие мероприятия для их компенсации для более ярких и показательных процессов, относящихся к разным функциональным системам.

Таблица 7 - Перечень процессов, требующих оптимизации, относящихся к разным функциональным системам

Таблица 8 - Перечень мероприятий по оптимизации процессов, относящихся к разным функциональным системам

Заключение

Проведенные работы позволили по каждой функциональной системе предприятия выявить перечни типовых офисных процессов, требующих оптимизации, а также коренные причины неудовлетворенности респондентов выявленными процессами.

Количество респондентов, принявших участие в опросе, а также факт участия в опросе представителей всех организационных уровней и смысловых групп респондентов по стажу и возрасту позволяет сделать вывод о достаточной представительности и достоверности результатов исследований.

Результаты подробного анализа выявленных неоптимальных процессов передаются владельцам процессов - руководителям функциональных систем предприятия, которыми формируются планы мероприятий по оптимизации выявленных неоптимальных типовых офисных процессов и выполняется корректировка своих функциональных стратегий.

В обеспечение выполнения работ на высоком организационном уровне необходимо подразделением-оператором опроса на основе разработанных планов мероприятий сформировать «Сводный план мероприятий по оптимизации выявленных неоптимальных типовых офисных процессов», а также обеспечить смысловой контроль качества и сроков выполнения мероприятий «Сводного плана...».

Все описанные выше мероприятия должны сопровождаться освещением в организациях посредством рассылки информационных писем в подразделения и публикации кратких сообщений на внутреннем сайте предприятий.

Проведенные исследования обеспечивают повышение эффективности организации труда всех категорий сотрудников предприятия, и, как следствие, являются не только инструментом по сохранению и повышению уровня удовлетворенности работников офисными процессами предприятия и повышения их вовлеченности в процесс труда в целом, но и, как следствие, способствуют повышению производительности труда работников.

Результаты исследований и предложенные решения могут быть заимствованы и использованы на аналогичных по роду деятельности промышленных предприятиях и комплексах.

Литература

1. Приоритетная Программа «Повышение производительности труда и поддержка занятости» [электронный ресурс] // Электронный портал INTEGRAL. URL: http://integral-russia.ru/20 18/11/23/programma-povyshenie-proizvoditelnost i- truda- i- podderzhka- zanyatosti- osnovnye- tezisy/ (дата обращения: 12.02.2019).

2. Пути повышения производительности труда [электронный ресурс] // Управление производством. URL: http://www.up-pro.ru/encyclope dia/povyshenie-proizvoditelnosti.html (дата обращения: 12.02.2019).

3. Брыкалов С.М. Инновационные методы и направления повышения эффективности стратегического управления промышленными предприятиями // Сборник трудов научной школы заслуженного деятеля науки РФ, академика РАЕН, доктора технических наук, профессора Ф.Ф. Юрлова / Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева. Нижний Новгород, 2019.

4. Брыкалов С.М., Бородина В.Е., Волкова Н.П. Классификация офисных процессов крупных промышленных предприятий // Вопросы управления. 2019. № 6 (61) С. 281-294.

5. Брыкалов С.М. Новый подход к повышению эффективности предприятий машиностроительного дивизиона Госкорпорации «Росатом» (на примере АО «ОКБМ Африкантов») // Научная школа Ф.Ф. Юрлова: сборник научных трудов / Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева. Нижний Новгород, 2016.

6. Брыкалов С.М., Юрлов Ф.Ф. Стратегическое управление промышленными предприятиями атомной отрасли на основе многоуровневого подхода. М.: Ваш полиграфический партнер, 2015.

7. Публичный годовой отчет АО «ОКБМ Африкантов» [электронный ресурс] // «АО «ОКБМ Африкантов»: официальный сайт компании. URL: http://172.16.2.88/russian/disclosure (дата обращения: 12.02.2019).

8. Брыкалов С.М. Методика формирования основных функциональных систем и интегрированной бизнес-модели предприятий атомной отрасли // Экономика и предпринимательство. 2014. № 5. С. 582-589.

9. Брыкалов С.М., Крянев А.В. Математическая схема сравнения экономических объектов двухуровневой экономической системы, характеризуемой системой показателей // Вестник Национального Исследовательского ядерного университета «МИФИ». 2017. № 3. С. 282-286.

10. Вайну Я.Я.-Ф. Корреляция рядов динамики. М.: Статистика, 1977. С. 90.

11. Брыкалов С.М. Определение путей оптимизации основных производственных процессов сотрудников конструкторского и технологического блоков крупного промышленного предприятия как ключевое направление повышения его операционной эффективности / Брыкалов С.М., Балыбердин А.С., Бородина В.Е., Кузнецова М.В., Кузнецова Н.А., Мартынова К.А. // Менеджмент в России и за рубежом, 2018. № 4. С. 46-54.

Размещено на Allbest.ru