Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Сахалинской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Сахалинский промышленно-экономический техникум»

Курсовая работа

Способы и средства документирования

Гущина Анастасия Васильевна

Южно-Сахалинск, 2020

Содержание

• ВВЕДЕНИЕ
• 1 СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ
• 1.1 МЕХАНИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ
• 1.2. ФОТОГРАФИЧЕСКИЙ СПОСОБ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
• 1.3 ТЕКСТОВОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
• 1.4 ТЕХНИЧЕСКОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
• 1.5 ФОТО-КИНО-ФОНОДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
• 2 СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ
• 2.1 КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
• 2.2 ФОТОДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
• 2.3 КИНОДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, ВИДЕОЗАПИСЬ
• 2.4 ЗНАКОВЫЙ МЕТОД ФИКСИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЕ А ОБРАЗЦЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОРД
• ПРИЛОЖЕНИЕ Б КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
• ПРИЛОЖЕНИЕ В ЗНАКОВАЯ СИСТЕМА
• 

Введение

документирование фотографический текстовый

Документирование решает множество задач в обществе. Это не только способ сохранения качественной определенности информации во времени, это способ связи между разделенными во времени и в пространстве субъектами, способ управления структурами общества, способ преодоления рассеивания информации в пространстве путем накопления, концентрации ее на материальных носителях, способ фиксации социального опыта, вид коллективной памяти.

В качестве документа выступает материальный носитель природного или искусственного происхождения, в структуру которого целенаправленно внесены изменения, отображающие смысл информации, т.е. документ имеет четко обозначенную цель - нести информацию в своей структуре.

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов.

С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно - (аудио) документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние способы и средства документирования.

Целью данной работы является анализ традиционных способов документирования информации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. исследовать способы документирования информации, используемые в сегодняшнем делопроизводстве

2. раскрыть сущность основных средств документирования;

3. классифицировать средства документирования по видам фиксируемой информации.

Объектом курсовой работы является процесс документирование информации. Предметом исследования являются - традиционные способы и методы документирования.

Теоретическую основу исследования составили труды ученых-юристов, внесших существенный вклад в совершенствование вопросов документирования различной информации, а именно: Басакова М.П., Субботина М.А., Левина В.И., Соколова В.С., Кудрявцева В.А., Бобылева М.П., Искандерова М.Д., Пшенко А.В.

Методами исследования стали: наблюдение, анализ нормативной и методической литературы, синтез полученных знаний.

Структурно, курсовая работа отражает порядок и логику исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и приложений.



1. Способы документирования информации

1.1 Механическая запись

Документирование - это процесс записи какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при их разнообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные, документы по трудовым правоотношениям.

К организационным документам предприятия относятся: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.

К распорядительным документам предприятия относятся: приказ по основной деятельности, распоряжение, указание, решение, постановление.

К информационно-справочным документам предприятия относятся: протоколы, акты, справки, докладные записки, служебные письма и др. (рис. А.1, приложение А).

Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

Применяют аналоговый и цифровой способы записи. Аналоговая запись - это запись, при которой можно зафиксировать в некотором диапазоне все значения входного сигнала. В свою очередь, аналоговую запись разделяют на прямую и модуляционную. При прямой записи сигналы не претерпевают коренных преобразований по форме, а лишь изменяются в соответствии с допущенными или предусмотренными искажениями. Примером прямой записи служит звукозапись. При модуляционной записи сигналы коренным образом преобразуются в канале записи посредством модуляции некоторого вспомогательного колебания (частотно-модулированная, амплитудно-модулированная запись и др.). В канале воспроизведения предусматривается их демодуляция. Модуляция позволяет повысить точность записи, уменьшая влияние помех, а в некоторых случаях она применяется как средство согласования параметров сигналов с параметрами каналов записи [20, с. 5].

Противоположным аналоговой записи является способ цифровой записи, при котором входные сигналы подвергаются квантованию и затем преобразуются в двоичные числа для записи на носитель в виде кода. В канале воспроизведения происходит обратное преобразование (декодирование). Цифровая запись используется главным образом в запоминающем устройстве ЭВМ.

1.2 Фотографический способ документирования

Электронные способы фотодокументирования обычно рассматриваются наряду с другими методами фотосъёмки, так как все они позволяют получать изображение в пригодном для визуального наблюдения виде, причём не только на экране, но и на фотоматериале [7, с. 5].

В настоящее время самым распространенным электронным способом фотодокументирования является так называемая цифровая фотография, которая постепенно стала вытеснять более трудоёмкий фотохимический способ. Первая система электронной цифровой фотографии была создана в 1981 г. японской фирмой Sony.

Несмотря на всю свою важность и значимость, фотодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся главным образом к форме того или иного объекта, явления, события или процесса. Фотографии, показывая во всех подробностях форму, зачастую оказываются почти не в состоянии раскрыть внутреннее содержание зафиксированных явлений и процессов. Объясняется это неспособностью соответствующих технических средств проникать вглубь явлений и процессов, раскрывать причинно-следственные связи между ними.

Применение микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на плёночном или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

На микроформах создаются микро копии редких книг, журналов и архивных документов, которые затем становятся достаточно ликвидным товаром на мировом информационном рынке, избавляя потребителей от необходимости разыскивать оригиналы этих документов в различных архивах, библиотеках, музеях многих стран мира. В частности, в конце 1990-х гг. на мировом рынке предлагалось 1040 наименований микроформ по истории России.

На микроформах создаются целые коллекции копий редких документов, оригиналы которых разбросаны порой по всему свету. К примеру, Национальная Библиотека в Париже собрала на цветных микрофильмах практически полную коллекцию из 17 тыс. изображений миниатюр средневековых французских манускриптов (VII-XVI вв.), оригиналы которых оказались рассредоточенными по многим провинциальным библиотекам.

Вне зависимости от области применения можно выделить следующие основные виды фотографии:

- по цвету: чёрно-белая (монохромная) и цветная (полихромная):

- по химическому составу светочувствительного слоя: обычная фотография, использующая галогенсеребряные материалы, и бес серебряная фотография, в которой используются не серебряные рабочие слои;

- по характеру пространственного восприятия фотоизображения: плоскостная (обычная) и объёмная (стереоскопическая).

Ценность фотодокументов связана и с тем, что они возникают в момент событий и на месте событий. Кроме того, фотодокументы не только несут информацию о реальной действительности, но и оказывают эстетическое воздействие на человека.

Несмотря на бурное развитие цифровой фотографии, традиционное фото-документирование, которое вот уже без малого два столетия позволяет человеку успешно «останавливать мгновения», по-прежнему продолжает широко использоваться в различных сферах человеческой деятельности. Связано это с относительно более высокой стоимостью цифровых фотоаппаратов, а также с тем, что цифровые фотоснимки пока уступают по качеству изображениям, полученным фотохимическим способом. Так, большинство современных цифровых фотоаппаратов имеют разрешение от 3 до 6 млн. пикселей, тогда как на одном слайде содержится от 15 до 20 млн. точек изображения. Поэтому для художественной фотографии предпочтительнее пока традиционный фотохимический способ [12, с. 137].

В перспективе, галогенсеребряная и цифровая фотография «будут совершенствоваться и расти вместе». Границы между ними сотрутся, появятся «так называемые гибридные системы, объединяющие достоинства галогенсеребряной и цифровой фотографии». По прогнозам же других специалистов, в недалёком будущем неизбежно произойдёт переход от обычной фотографии к цифровой.



1.3 Текстовое документирование

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки [25, с. 93].

Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения.

В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов-свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма - пергамента, представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н.э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы для письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII-XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В середине XIX в. получили распространение стальные перья.

1.4 Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - сообщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства [10, с. 368].

Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениям в организации производства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII вв. техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, её делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на:

- Технические документальные материалы - результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства;

- Технические документальные материалы - запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос - как изготовить изделие или построить объект капитального строительства;

- Технические документальные материалы - фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др;

- Технические документальные материалы - запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т.е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности и полноты изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные, теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и др. Создание чертежа и его «чтение» требуют специальных знаний. Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета. Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.) [10, с. 389].

На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений.

Техническое описание представляет собой словесное описание объекта, его внешний вид, устройство и работу. Хотя техническое описание относится к технической документации, оно выполняется методом текстового документирования.

Технологические карты подробно фиксируют производственный процесс изготовления, формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т.д. В них информация фиксируется как текстовым, так и изобразительным способом.

Технические документы изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.).

1.5 Фото-кино-фонодокументирование

Способ закрепления изображения - фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор Луи Жак Манде Дагер. За это изобретение французское правительство назначило ему пожизненную пенсию. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. В 1826 г. он сделал первый снимок, сохранившийся до наших дней. Качество полученных им снимков было невысоким. Познакомившись с Дагером в 1829 г., Ньепс заключил с ним договор, учреждавший товарищество для совместной работы. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу, создав способ фотографии, получивший название дагерротипия [22, с. 177].

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Фотография - совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитивное изображение - отпечаток. Кроме того во второй половине ХХ в. для любительских съёмок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съёмки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый технически разработанный фотографический процесс, названный дагеротипией.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Фотодокументы отличаются существенной особенностью - этот вид документа возникает в момент событий и на месте событий. Эта особенность придает фотодокументам большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике и т.д. Например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов и т.д. [8, с. 92].

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобретение кино.

Кинодокумент - изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы возникают в момент событий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникает в начале XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы [16, с. 115].

Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие события жизни нашей страны. Кино-документацию можно разделить на три группы:

1) кинолетопись,

2) киножурналы,

3) документальные фильмы.

Кинолетопись - документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны. Киножурналы - периодические выпуски, в которых отражаются события, происходящие у нас в стране и за рубежом. Документальные фильмы объединяют события и факты общностью идей и художественных обобщений, дают их в виде больших политических обобщений [17, с. 287].

Огромное просветительное и агитационное значение имеют научно-популярные кинофильмы. Они отражают достижения науки и техники, пропагандируют их, помогают распространению знаний.

Сегодня большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную плёнку, на которую фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов - фоно-документа (звуковой документ). Под фонодокументом понимается «документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи» Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т.д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фоно-документы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. [13, с. 49].

Уже с 1888 г. механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX в. зазвучала оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием и разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фоно-документов огромна. В последние годы фоно-запись активно заменяет тяжелый труд стенографисток.

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился. Идея фонографа, машины, записывающей, неограниченное время сохраняющей и воспроизводящей человеческую речь и музыку была совершено новой. Патентное бюро, следуя обычной процедуре, пыталось разыскать прецедент, но не нашло ничего, даже отдаленно напоминающее изобретение Эдисона, несмотря на то, что отдельные узлы, входящие в конструкцию, не являлись новинкой.

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Таким образом, исходя из способов документирования, можно выделить классификацию документов, в зависимости от этого способа.



2. Средства документирования информации

2.1 Компьютерные средства документирования

Обработка текстов как направление развития техники возникло в начале XX в. с появлением механической пишущей машинки. Затем более полувека пишущая машинка оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машинке наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Такие усовершенствования пишущей машинки, как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

Первый революционный шаг в области обработки текстов сделан фирмой IBM в 1964 г., когда она выпустила систему под названием MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewriter), представлявшую собой пишущую машинку с записывающим устройством, которое позволяло записывать вводимый текст с пишущей машинки на кассету с магнитной лентой, после чего можно было найти в тексте нужное место, откорректировать его, удалить часть текста или повторить часть текста без повторного ввода с клавиатуры. Позже магнитную ленту заменили магнитными картами, каждая из которых содержала страницу текста и была удобнее, чем магнитная лента, для хранения и поиска текста [10, с. 155].

В начале 70-х гг. фирмы Lexitron и ЗМ разработали текстовые процессоры с видеодисплеями, позволявшие видеть вводимый с клавиатуры текст на экране и вносить изменения, сразу отображающиеся на экране. В 1973 г. текстовые процессоры уже снабжались устройствами записи текста на гибких дисках, позволявшими к любой части текста иметь прямой доступ, а не последовательный, как на магнитной ленте. В результате скорость работы существенно повысилась.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, по степени сложности освоения пользователем.

Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан с многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточности. Многообразие пакетов программ позволяет остановиться на том, который обеспечит максимальное удовлетворение потребностей подготовки текстов программ или документов в условиях наилучшего использования ограничивающего фактора, особенно при подготовке текстов больших объемов.

Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т.д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя.

Наиболее актуальным при описании процесса редактирования является понятие интерфейса пользователя, к которому, в первую очередь, относятся язык общения с текстовым процессором, а также устройства ввода-вывода (для ПК это клавиатура, манипулятор мышь, экран дисплея и принтер). Современные системы подготовки текстовых документов обладают, в большинстве своем, дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ обработки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых можно подстроить интерфейс под свои вкусы и потребности [17, с. 200].

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get - что Вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена [26, с. 237].

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге потребляются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяют особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кода ASCII (читается: аски) и не содержат знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, текстовые редакторы в том или ином виде позволяют:

- набирать текст на экране, используя до 200 символов;

- исправлять ошибочные символы в режиме замены;

- вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево / вправо целиком в режиме вставки;

- удалять одну или несколько строк, размножать их или перемещать в другое место текста;

- раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

- вставлять группы строк из других текстов;

- обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

- заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

- сохранять набранный текст для последующих коррекций;

- печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства. Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.

Форматер - система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы. Текстовый процессор - система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами - разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые - предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение [14, с. 122].

2.2 Фотодокументирование

Начиная с 19 века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно (аудио) документирование.

Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом.

В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка [22, с. 90].

2.3 Кинодокументирование, видеозапись

С фотодокументированием тесно связано кино-документирование, появившееся благодаря изобретению фотографии и, естественно, позднее. Кино - это по существу динамическая фотография. В результате киносъёмки на плёнке получается изображение, представляющее собой ряд фотографических снимков, содержащих последовательные статические фазы движения. При проекции этих изображений на экран, вследствие быстрой смены кадров, движение воспринимается как непрерывное. Связано это с тем, что возбуждение сетчатки глаза, вызываемое проекцией изображения отдельного кадра, не успевает затухнуть, пока данный кадр не сменится другим, который содержит изображение следующей неподвижной фазы движения. В результате последовательные статичные фазы движения сливаются в зрительном человеческом восприятии. Причём оптимальной является смена 24 кадров в секунду [5, с. 67].

Однако решающими стали успехи в различных областях науки и техники, достигнутые к концу 19 века:

- изобретение хронофотографии, т.е. покадровой съёмки последовательных фаз непрерывного движения;

- использование ленточного перфорированного носителя изображения;

- осуществление проекции изображения непрерывного движения на экран;

- создание механизма прерывистого движения светочувствительной плёнки в процессе съёмки и при кинопроекции.

В результате уже в 1880-е годы были изобретены первые киносистемы. Разработку одной из них осуществил француз О Ле Пренс, первым применивший гибкую целлулоидную светочувствительную ленту и частоту съёмок 16 кадров/сек. Исследования активно проводились и в других странах - Англии, Соединённых Штатах Америки, Германии. Однако рождение кинематографа впоследствии оказалось связанным с именами братьев Люмьер, которым в 1895 г. удалось не только осуществить киносъёмки, но и впервые организовать публичный показ кинофильмов. До конца 19 столетия французами было отснято около 2 тыс. фильмов, ставших первыми в мире кинодокументами.

Первой киносъёмкой в России явилась съёмка коронации Николая Второго в 1896 г. В том же году, 18 мая, в Петербурге на Невском проспекте был открыт и первый в нашей стране кинотеатр. Уже вскоре кинохроника в России получила довольно широкое развитие. Постепенно на основе производства хроникально-документальных съёмок выросла отечественная художественная и научно-популярная кинематография.

В процессе кинодокументирования, т.е. кинематографическим способом, создаются изобразительные или аудиовизуальные документы, получившие название кинодокументы. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органически сочетают в себе изобразительные, текстовые, музыкальные и шумовые компоненты [20, с. 10].

В кинодокументах находят широкое отражение самые различные события и факты реальной действительности. Не случайно на протяжении вот уже более чем столетия кинодокументы широко используются для фиксации информации в различных областях науки и техники, социально-экономической, политической, культурной жизни. Многие тысячи метров киноплёнки в жанре кинохроники, кинопублицистики стали своеобразной летописью отечественной и мировой истории.

Однако в последние десятилетия кино-документирование уступает место видео-документированию. Первые попытки видеозаписи были предприняты ещё в 1927 г. англичанином Бэрдом для записи видеосигналов механического телевидения (телевидения с механической развёрткой изображения). Это была система механической записи на видеопластинку по типу существовавшей тогда обычной грамзаписи. В 1950-е годы с распространением электронного телевидения для видеозаписи первоначально также использовались методы записи звука. К тому времени количество этих методов достигло уже трёх: механический (на грампластинках), фотографический (в кинофильмах) и магнитный (в магнитофонах). Однако наиболее перспективным оказался разработанный в 1956 г. в США принцип поперечно-строчной записи на магнитную ленту.

Видеозапись обычно осуществляется на магнитную ленту с помощью специальной видеокамеры. При этом изображение преобразуется в последовательность электрических сигналов (видеосигналы), фиксируемых на магнитной ленте. Видеосигнал может быть также синтезирован специальными электронными устройствами. Воспроизведение производится на экране монитора с помощью видеомагнитофона, либо с помощью видеопроекторов, видеопанелей.

Широкое внедрение в видеотехнику цифровых методов и твердотельных матриц (вместо электронно-лучевых трубок и видеокамер) привело в последнее время к появлению цифровых и твердотельных видеомагнитофонов.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи. Хотя видеофонограмма создаётся на принципиально ином в техническом, технологическом и материальном отношении носителе информации, тем не менее в документоведения и источниковедении она причисляется к одной из разновидностей кинодокументов.

2.4 Знаковый метод фиксирования информации

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, нформационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

В широком смысле знак - это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.

В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным «атомом» социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

Знак обладает следующими основными свойствами:

- имеет материальное выражение;

- обладает значением;

- информирует о чем-то отличном от него;

- используется для передачи информации;

- функционирует в определенной знаковой ситуации.

Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняя сторона - это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака - это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.

Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию - быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.

Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков. Классификация знаков - это их группировка по определенным признакам.

Существует множество классификаций знаков, разработанных в семиотике - науке, изучающей общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе. (рис. В.1, приложение В).



Заключение

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования считается предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов. С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно - (аудио) документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы.

Начиная с 19 века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио) документирование.

Создаваемые таким путём документы получили название аудиовизуальных, т.е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Они обычно рассматриваются в едином комплексе, так как весьма схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фоно-документы, а также документы на микроформах.

В последнее время в фото-документировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка.

На основании вышеизложенного, считаем, что цель работы достигнута, задачи выполнены.



Список источников

1. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 №101-ст)

2. «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст).

3. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст).

4. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Аст - Пресс, 2018. - 340 с.

5. Аралбаева, Г.Г. Использование автоматизированных систем в организации документооборота в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан / Г.Г. Аралбаева, Т.О. Козлова // Делопроизводство. - 2019. - С. 56.

6. Басаков, М.П. Приказ и деловое письмо / М.П. Басаков. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. - 224 с.

7. Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2017. - С. 8.

8. Василевский, Ю.А. Цифровая фотография / Ю.А. Василевский. - М.: Норма, 2016. - 245 с.

9. Гайдукова, Л.В. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.В. Гайдукова // Секретарское дело. - 2018. - С. 17-22.

10. Гришин, В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности / В.Н. Гришин, Е.Б. Панфилова. - М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2016. - 416 с.

11. Делопроизводство в учреждениях организациях и предприятиях / Под ред. Т.М. Татарникова. - М.: Инфра-М, 2016. - 352 с.

12. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2015. - 270 с.

13. Документы. Делопроизводство. 9-е изд., перераб. и доп. / Под ред. М.В. Стенюкова, - М.: Приор, 2018. - 412 с.

14. Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - 439 с.

15. Искандеров, М.Д. Проблемы обеспечения информационной безопасности в Российской Федерации / М.Д. Искандеров // Законодательство. - 2018. - С. 7-13.

16. Кадровое делопроизводство. Образцы документов. Рекомендации по составлению с практикой / Под ред. М.В. Стенюкова, - М.: Приориздат, 2015. - 258 с.

17. Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудрявцев. - М.: Инфра-М, 2017. - 452 с.

18. Левин, В.И. Носители информации в цифровом веке / В.И. Левин. - М.: Аспект Пресс, 2015. - 344 с.

19. Пустозеров, В.П. Бухгалтерское делопроизводство. Практическое пособие / В.П. Пустозеров // Горячая линия бухгалтера. 2018. С. 10-11.

20. Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов / А.В. Пшенко // Секретарское дело. - 2017. - С. 9-11.

21. Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов / А.В. Пшенко // Секретарское дело. - 2016. - С. 12 - 15.

22. Рагойша, Г.А. Фотографическая регистрация информации: Химические аспекты / Г.А. Райгоша. - Минск, 2018. 244 с.

23. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления. - М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2016. - 176 с.

24. Стенкжов, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенкжов. М.: ПРИОР, 2017. - 479 с.

25. Субботин, М.А. Гипертекст. Новая форма письменной коммуникации / М.А. Субботин - М., Знание, 2016. 215 с.

26. Сэлтон, Г.В. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации / Г.В. Сэлтон - Москва: Норма, 2015. - 560 с.

27. Тихомиров, В.П. Основы гипертекстовой информационной технологий / В.П. Тихомиров - М.: МЭСИ, 2015. 385 с.



Приложения

Приложение А

Образцы оформления ОРД

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ

Директор «СПЭТ»

_______ А.В. Лемдяев

02.02.2020

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

...