Аналіз обробки і укладання заяв і службових записок

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Коледж інформаційних технологій та землевпорядкування

Національного авіаційного університету

Курсова робота

З дисципліни «Діловодство»

На тему: «Аналіз обробки і укладання заяв і службових записок»

Студентки 2 курсу Д-26 групи

спеціальності Інформаційна, бібліотечна

та архівна справа. Спеціалізація «Діловодство»

Горюнова Каріна Іванівна

Керівник Богінська Антоніна Павлівна

викладач вищої категорії

Київ - 2020 р



КОЛЕДЖ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ТА ЗЕМЛЕВПОРЯДКУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АВІАЦІЙНОГО УНІВЕРСИТЕТУ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова комісії

«______»______202__р

ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ

на курсову роботу

Студентки Горюнової Каріни Іванівни спеціальності, 029 Інформаційна бібліотечна та архівна справа, курсу II

Тема: «Аналіз обробки і укладання заяв і службових записок».

Зміст текстової частини до курсової роботи:

Вступ

Розділ 1. Характеристика і поняття управлінської документації

1.1. Поняття документа та документування

1.2. Системи управлінської документації

Розділ 2. Характеристика довідково - інформаційної документації

2.1. Загальні поняття

2.2. Аналіз укладання та оформлення заяв

2.3. Аналіз укладання та оформлення службових записок. Їх види

Розділ 3. Використання та оформлення заяв та службових записок

3.1. Використання та оформлення службових записок у організації чи підприємстві

3.2. Використання та оформлення заяв у організації чи підприємстві

Висновки

Використана література

Додатки

Дата видачі «___»______________20___р. Керівник ___________________ (підпис)

Завдання отримав_________________

Тема курсової роботи: «Аналіз обробки і укладання заяв і службових записок»

Календарний план виконання курсової роботи:

№ п/п	Назва етапу курсової роботи	Термін виконання етапу	Примітки
1.	Отримання завдання на курсову роботу	В березні
2.	Підбір, огляд необхідної літератури за темою роботи	20 квітня
3.	Складання та узгодження з керівником плану роботи	1 травня
4.	Написання та оформлення розділів, вступу та висновків курсової роботи	8 травня
4.1	Написання та оформлення вступу	12 травня
4.2	Написання та оформлення розділу I	14 травня
4.3	Написання та оформлення розділу II	16 травня
4.4	Написання та оформлення розділу III	18 травня
4.5	Написання та оформлення висновків	19 травня
5.	Підбір додатків	21 травня
6.	Корегування роботи. Аналіз роботи з керівником, написання доповіді	25 травня
7.	Захист курсової роботи	26 травня

Студент ____________ ________________________ (підпис) (ініціали, прізвище)

Керівник ____________ ________________________ (підпис) (ініціали, прізвище)



ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ХАРАКТЕРИСТИКА І ПОНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Поняття документа та документування

1.2 Системи управлінської документації

РОЗДІЛ 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Загальні поняття

2.2 Аналіз укладання та оформлення заяв

2.3 Аналіз укладання та оформлення службових записок. Їх види

РОЗДІЛ 3. ВИКОРИСТАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ЗАЯВ ТА СЛУЖБОВИХ ЗАПИСОК

3.1 Використання та оформлення службових записок у організації чи підприємстві

3.2 Використання та оформлення заяв у організації чи підприємстві

ВИСНОВОК

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

ДОДАТОК



ВСТУП

Актуальність даної теми полягає в тому, що на сьогоднішній день заяви і службові записки широко використовуються. Але на жаль не всі знають як обробляти і укладати ці документи. В цій темі звертається увага на укладання довідково-інформаційної документації.

Довідково-інформаційні документи -- це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. А саме на укладання та обробку службових записок та заяв.

А також ця тема зачіпає поняття про управлінську документацію.

Управлінська документація - сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління підприємством або установою і мають нормативно-правову силу. Управлінська документація визначає спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений для первинного спостереження за господарськими операціями як обов'язкова умова відображення їх в обліку. Документація відіграє також важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, забезпечує можливості контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Вона має юридичне значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій. Використовують документацію для аналізу господарської діяльності, фінансового контролю, аудиту й документальних ревізій.

Предмет дослідження: заяви, службові записки і робота з ними.

Об'єкт дослідження: довідково - інформаційна документація, а саме заяви та службові записки. Управлінська документація.

Мета курсової роботи: проаналізувати процеси створення, обробки та укладання заяв і службових записок. Розкрити поняття управлінської документації, охарактеризувати поняття документа та документування, характеристика довідково - інформаційної документації.

Завдання курсової роботи:

вивчити теоретичні основи, щодо поданої теми.

Проаналізувати сучасну структуру управлінської та довідково - інформаційної документації.

Засвоїти сучасні процеси створення заяв та службових записок.

Використання та оформлення заяв та службових записок в організації, підприємстві тощо.

Методи дослідження: якісний і кількісний аналіз, синтез, спостереження та узагальнення.

Структура курсової роботи: складається з титульного аркуша, вступу, трьох розділів та під-розділів, загального висновку, список використаної літератури, додатків.



РОЗДІЛ 1. ХАРАКТЕРИСТИКА І ПОНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Поняття документа та документування

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікуються за такими ознаками:

спосіб фіксації інформації

зміст

назва

вид

складність

місце складання

термін виконання

походження

гласність

юридична сипа

стадія виготовлення

термін зберігання

рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

Письмові - до яких належать усі рукописні та машинописні

документи, виготовлені за допомогою друкарської та

розмножувальної оргтехніки;

Графічні - в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

Фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи не можливо;

Фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звуко записування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

організаційно-розпорядчі;

фінансово-розрахункові;

постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо(;

особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

накази

протоколи

положення

розпорядження

вказівки

інструкції

правила

статути

звіти

ордери

плани

службові листи

заяви тощо.

За видами документи поділяють:

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

прості, що містять інформацію з одного питання;

складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;

зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на:

службові, що стосуються діяльності підприємства(організації, установи, фірми);

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

звичайні;

для службового користування (ДСК);

таємні;

конфедиційні та інші.

За юридичною силою документи поділяються на:

справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

Оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

Копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

Документування - це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії.

Метод документування - це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знаків.

Спосіб документування - це дія, сукупність дій, які застосовуються для запису інформації на матеріальному носії. Це може бути фотохімічний, електромагнітний, механічний, ручний спосіб реформування. Спосіб документування - це предмет або сукупність пристосувань, які використовують для створення документа.

Номенклатура засобів складання, копіювання і розмноження документів, включає ручні, механічні, автоматизовані пристрої починаючи з гусячого пера і закінчується ЕОМ.

Система документування - це сукупність процесів і засобів створення всієї документації в установах, організаціях на підприємствах в процесі здійснення ними своїх функцій.

Документування охоплює по складанню, узгодженню, затвердженню, оформленні виготовленню та розмноженню документів. Всі ці процеси регламентуються законодавчими актами, державними стандартами, єдиною державною системою діловодства, відомчими нормативними документами, а також довідниками та посібниками, що мають нормативний або рекомендаційний характер.

ЄДСД типовою інструкцією по діловодстві встановлено, що діловодство організовується на основі повної або часткової централізації. Вибір системи організації діловодства залежить від об'єму документаційної роботи, структури підприємства та територіального розміщення його підрозділів, численності діловодного персоналу та технічного забезпечення.

У відповідності до цієї системи всі діловодні операції (прийом, реєстрація, направлення документа на виконання, контроль виконання, оформлення та відправко) здійснюється спеціальними структурними підрозділами діловодної служби.

При організації діловодства за частковою централізацією (вона може називатися змішаною). Одна частина діловодних операцій використовується централізовано а інша, децентралізовано.

Централізовано здійснюється найбільш трудомісткі діловодні операції, які можна механізувати - це може бути розподіл документа, їх доставка виконавцям або в структурні підрозділи, контроль відправка. А діловодні процеси, які пов'язані безпосереднім обслуговуванням керівників і спеціалістів (може бути: оформлення документа, їх зберігання), виконуються децентралізовано.

Типова інструкція по діловодству рекомендує приймати централізовану систему організації діловодства в установах з невеликою кількістю структурних підрозділів та об'ємом документа більше як 10000 документів.

Централізована система діловодства застосовується у виконкомах, крім вказаних двох систем організації діловодства, деякі автори називають ще і третю систему - це всі діловодні операції розподілені по підрозділах. Це можливо тоді, коли структурні підрозділи розміщенні в декількох приміщеннях віддалених один від одного.

В частому вигляді більше діловодних процесів виконується централізовано, це дозволяє ширше застосовувати засоби механізації, забезпечувати єдиний облік в способах виконання діловодних функцій швидше розповсюджувати передовий досвід роботи, що в кінцевому результаті має велике значення для підвищення продуктивності праці діловодного персоналу і ефективності управління.

Системи документування - це найбільш складна і важлива складова частина діловодства. Вона вимагає постійного вдосконалення творчої ініціативи наукової організації тому, що від постановки документування в значній мірі залежить рівень і культура управління.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві, сюди входять прийняття документів, їх реєстрація, розподіл по підрозділах, контроль за виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, підготовка документа до здачі в архів і зберігання та використання.

Вірна та своєчасна інформація носієм якої є документ відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна, вона охоплює всі сторони роботи будь-якої підтримки і потребує документування. Документування управлінських дій - сукупність дій здійснюваних органами управління по їх створенню та використанню.

1.2 Системи управлінської документації

Управлінська документація - система документації, що забезпечує виконання функцій управління (ДСТУ 2732:2004, 4.1.21).

Система управлінської документації - важлива складова інформаційної системи. Характеристика системи за інформаційною природою. Суспільно-історичне значення системи управлінської документації.

Необхідність уніфікації документі виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів, що створювались і функціонували в системі управління.

Сучасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно - технічних перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв'язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об'єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи. Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з'ясування питання про необхідну і достатню кількість документів, що функціонують в управлінському середовищі.

Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі.

За цим принципом виділяються такі системи документації:

Галузеві

Функціональні

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз... Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючі між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об'єднувального начала і приведення різноманітних показників до спів ставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

типізація їх форм; зниження трудомісткості їх обробки; основи спільності або суміжності функцій управління;

використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкурентних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи; уніфіковані форми документів про прийняття на роботу: заява, характеристика, особовій листок обліку кадрів...)

Для комплексної уніфікації відносяться:

Державна уніфікація, при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

Галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов'язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

Міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт (наприклад, ISO15489-2201" Інформація та документація. Управління документацією "). управлінський документація службовий записка

Для розв'язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв'язку.

Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління.

На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема, такі з них, як "Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення "чи" Уніфікована система документації Пенсійного фонду ", відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно - розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління.

За її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавче - розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної: для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність.

Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв'язок з іншими управлінськими документами.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками. система документації певної галузі чи окремої функції управління, в свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення...

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту.

Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов'язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів. Їх відповідне оформлення і засвідчення.

При здійснення уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

Формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов'язаності з іншими документами і системами;

Змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації. сприйняття якого обумовлене певним просторово-часовим контекстом.



РОЗДІЛ 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Загальні поняття

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

акти; протоколи;

довідки;

службові листи;

пояснювальні та доповідні записки;

плани і графіки;

відгуки та рецензії.

Довідково-інформаційні документи -- це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

2.2 Аналіз укладання та оформлення заяв

Заява -- це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій -- повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

Нижче у стовпчик -- назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

Ще нижче посередині рядка пишеться слово "заява" з великої літери й не ставиться крапка.

З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч -- підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику. Приклад заяви ( див. додаток 1)

2.3 Аналіз укладання та оформлення службових записок. Їх види

Службова записка - це документ ділової практики, внутрішнього використання працівників на підприємствах і в організаціях. Затверджений зразок службової записки не прийнятий, тому і як за правило використовується типовий в документообігу приклад, взятий зі старих радянських часів.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію! що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають:

1) звітні;

2) інформаційні;

3) ініціативні.

Доповідна службова записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці чи на комп'ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на 2 групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи і т. ін.

Пояснювальна службова записка укладається для з'ясування ситуацій, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого" Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4.

Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити службових записок:

назва структурного підрозділу;

адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);

назва виду документа (доповідна записка);

дата;

індекс;

місце видання;

заголовок (стислий зміст тексту);

текст;

додаток (якщо є);

підпис.

Приклад службової записки ( див. додаток 2)



РОЗДІЛ 3. ВИКОРИСТАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ЗАЯВ ТА СЛУЖБОВИХ ЗАПИСОК

3.1 Використання та оформлення службових записок у організації чи підприємстві

Розглянемо та проаналізуємо оформлення службових записок на прикладі туристичного агентства «AVENTOUR». Це приватне підприємство.

Службова записка - це інформаційно-довідковий документ, який використовується в якості інструменту внутрішньої ділової переписки. Службова записка складається щодо конкретного відділу підприємства або окремого працівника тоді, коли до вирішення проблеми змушені підключатися інші відділи та структурні підрозділи. Службові записки на відміну від доповідних записок є способом комунікації між відділами і співробітниками, рівними по посадовим статусом, але не підкоряються один одному безпосередньо.

Приклад службової записки (див. додаток 3)

Агентство дотримується таких правил написання службових записок:

Оформлення службової записки виконується так само, як і оформлення доповідної. Отже, змінюється лише зміст. Оформлення службових записок регулюється ГОСТом. Це дозволяє підтримувати єдність оформлення всіх управлінських документів.

Отже, цей документ повинен містити:

реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);

найменування документа (відповідний напис був безпосередньо перед текстом);

дата документа;

текст;

реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).

Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:

Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.

Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів "у зв'язку ...".

Третя частина - заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.

В нашому випадку службова записка, з'єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов'язково з'являється і в відповідних документах.

Оформлення службової записки передбачає типовий формат аркуша - А4.

В агентстві впевнені, що по суті, аналог мовного повідомлення, службова записка має ряд переваг перед звичним робочим спілкуванням:

збереження в письмовому вигляді;

офіційне документування;

зручність в разі передачі складної інформації;

можливість передачі одного повідомлення відразу декільком особам.

Логічно що випливають звідси наслідки:

можливість підтвердити / спростувати якесь твердження;

чітка постановка завдання і чітке її виконання;

своєчасність виконання;

ефективність роботи.

Написання службової записки може мати наступний характер:

інформаційний (повідомлення, повідомлення, інструктаж і т. д.);

ініціативний (запит);

звітний.

Службова записка, приклад якої було надано у додатку , носить інформаційний характер, так як начальник одного відділу сповіщає іншого про майбутнє виконання робіт, крім того, дає простий інструктаж про те, що той зобов'язаний зробити.

Отже, службова записка дуже актуальна в наш час, і полегшує роботу в підприємстві.

3.2 Використання та оформлення заяв у організації чи підприємстві

Розглянемо та проаналізуємо оформлення заяв на прикладі туристичного агентства «AVENTOUR». Це приватне підприємство.

Як приклад ми розберемо, створення заяв на відгул. Незважаючи на те, що форма такого прохання проста, треба звертати на всі тонкощі при написанні заяви, оскільки неправильне, з правової точки зору, оформлення заяви тягне не тільки незгоду в наданні невеликого відгулу, але і відмова в розгляді самого документа. Така ситуація може призвести до того, що несанкціонований період відсутності на робочому місці послужить приводом для оголошення цього часу прогулом та звільнення з відповідної статті ТК. Щоб цього не сталося, уважно заповнюйте реквізити.

Підстави для надання відгулів:

Деякі працівники будуть розчаровані - роботодавець не завжди зобов'язаний йти їм назустріч і надавати право не виходити на роботу. Якщо підприємство працює в напруженому ритмі, виробнича необхідність в конкретному співробітнику велика, то заява на відгул можуть не затвердити. Відмовляють і тоді, коли стаж роботи в даній організації у трудящого менше півроку. Однак, є кілька різновидів громадян, яким відмовити в такій відпустці ніхто не має права. До них відносяться:

інваліди всіх груп;

учасники 2 Світової війни;

люди, що перебувають на пенсії за віком;

близькі родичі військових, загиблих при виконанні обов'язків;

люди, які підпрошуються на похорон, весілля, народження дитини.

Дане туристичне агентство створює заяви за такою структурою:

Складати документ прийнято за загальними типовими правилами, характерним для офіційних бланків. У правому верхньому куті паперу формату А 4 вписуються реквізити адресата та відправника, а також дата складання прохання. Посередині - назва. Під ним -- суть документа з проставленням обов'язкових даних, до яких відноситься число, підпис і його розшифровка від заявника. Всі відомості вказуйте чітко, розбірливо, щоб не виникало ніяких підстав для двояких тлумачень. Пам'ятайте, що від коректності наданих даних залежить розмір майбутніх прибутків.

Агентство дотримується покрокової інструкції складання заяв:

У цього офіційного документа стандартна схема. Складати заяву на належний відгул потрібно за наступним алгоритмом:

Праворуч вгорі послідовно вказати посаду керівника компанії, її назва, прізвище та початкові букви імені і по батькові директора.

Під цими даними послідовно написати всі відомості про заявника - посада, ПІБ.

Проставити дату заповнення паперу, вказати місцезнаходження фірми (місто, область).

Посередині написати назву прохання.

Під ним уточнити суть заявки - вказати причини, по яким потрібні вихідні, з якого і по яке число включно, підстави (в рахунок відпустки або без змісту, за попередню переробку).

Унизу ставиться розбірливий підпис, розшифровка, число. Прохання реєструється у секретаря або безпосереднього начальника працівника.

Приклад заяви на відгул (див. додаток )

Термін надання заяви на відгул:

Оскільки начальству потрібно знайти заміну людини, що бере позаплановий вихідний, щоб виробничий процес не зупинявся, подавати заявку треба заздалегідь, за 2-3 дні до передбачуваного відгулу. Якщо сталося щось термінове, що вимагає безпосереднього та швидкого втручання людини за межами служби, надсилається термінове заяву, датовану числом планованого відгулу. Проте, в такій ситуації потрібно знати, що керівництво може і не піти назустріч працівнику, якщо визнає обставини малосуттєвими.

Якщо ж працівник просто «втече», не поставивши начальство до відома про причини своєї відсутності, то є велика ймовірність, що в табелі буде проставлений прогул, підлеглому оголосять догану. Систематичне не поява на робочому місці без поважних причин погрожує звільненням за статтею із занесенням в трудову книжку про регулярні прогули, тому оформляйте грамотно все не виходи на роботу, щоб уникнути серйозних проблем.

Отже, в даному туристичному агентстві «AVENTOUR», дотримуються всіх правил створення заяв на відгул.



ВИСНОВОК

Отже, в даній курсовій роботі ми визначили, що довідково-інформаційні документи -- це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

А також в цій курсовій роботі ми зачіпили поняття про управлінську документацію.

Управлінська документація - сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління підприємством або установою і мають нормативно-правову силу. Управлінська документація визначає спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений для первинного спостереження за господарськими операціями як обов'язкова умова відображення їх в обліку. Документація відіграє також важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, забезпечує можливості контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Вона має юридичне значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій. Використовують документацію для аналізу господарської діяльності, фінансового контролю, аудиту й документальних ревізій.

Метою цієї роботи було навчитися створювати і укладати заяви та службові записки. Ми засвоїли матеріал, а саме, ми розібрали поняття і види службових записок і засвоїли матеріал про заяви.

Ми визначили, що таке:

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документування - це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії.

Метод документування - це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знаків.

Спосіб документування - це дія, сукупність дій, які застосовуються для запису інформації на матеріальному носії. Це може бути фотохімічний, електромагнітний, механічний, ручний спосіб реформування. Спосіб документування - це предмет або сукупність пристосувань, які використовують для створення документа.

Також в цій курсовій роботі ми розібрали поняття заяв та службових записок.

Заява -- це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій -- повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Службова записка - це документ ділової практики, внутрішнього використання працівників на підприємствах і в організаціях. Затверджений зразок службової записки не прийнятий, тому і як за правило використовується типовий в документообігу приклад, взятий зі старих радянських часів.

Можемо зробити висновок, що тема даної курсової роботи є дійсно актуальною. Службові записки полегшують роботу на підприємстві, вони мають ряд переваг перед звичним робочим спілкуванням. І заяви теж є актуальними, і широко використовуються у всіх організаціях, а підприємствах в навчальних закладах тощо.



ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство [Текст] : навч. посіб. / В. А. Блощинська. - Київ : ЦНЛ, 2005. - 320 с.

2. Гінзбург М.Д. Українська ділова і фахова мова:практичний посібник на щодень [Текст] : навч. посібник / М. Д. Гінзбург, І.О. Требульова, С. Д. Левіна, І. М Корніловська. - Київ : ЦУЛ, 2007. - 672 с.

3. Гончарова Н. І. Документаційне забезпечення менеджменту [Текст] : навч. посіб. / Н. І. Гончарова. - Київ : ЦНЛ, 2006. - 260 с.

4. Данюк В. М. Кадрове діловодство [Текст] : навч. посібник. / В. М. Данюк, Л. П. Кулаковська ; 3-е вид. - Київ : Каравела, 2009. - 240 с.

5. Діденко А. Н. Сучасне діловодство [Текст] : навч. посібник / А. Н. Діденко. - 5-те вид. - Київ : Либідь, 2006. - 383 с.

6. Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є. К. Пашутинський (упоряд.) - 2-ге вид. зм. - К. : КНТ, 2009. - 593 с.

7. Іванова Т. В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування [Текст] : навч. посібник / Т. В. Іванова, Л. П. Піддубна - К. : Академія муніципального управління, 2007 - 350 с.

8. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». - К. : Держспоживстандарт України, 2007. - 28 с.

9. Національний стандарт України ДСТУ 4423-2:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 2. Настанови». - К.: Держспоживстандарт України, 2007. - 44 с.



ДОДАТОК

Директору____________________________центру зайнятості

гр._______________________ (прізвище, ім'я, по батькові)

ЗАЯВА

Про призначення/поновлення виплати допомоги по безробіттю

Прошу призначити/поновити мені виплату допомоги по безробіттю в розмірі, передбаченому Законом України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття», з дня реєстрації/перереєстрації мене як безробітного(ну) з абзацу 4 пункту 5.1. Прикінцевих положень Закону України «Про зайнятість населення».

___ _________20___року ____________ __________________ (підпис заявника) (прізвище та ініціали)

ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ

КЕРІВНИХ КАДРІВ ОСВІТИ

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ

Завідувач гуртожитку

Кравченко А. А.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

10.12.2019 №20/1

Про поселення до гуртожитку

Поршу поселити до гуртожитку 12 студентів заочного відділення факультету менеджменту, що прибувають на наступну сесію з 22 по 29 грудня 2019 р.

Декан факультету __________ А. М. Сепік (підпис)

Інформаційно - технічний відділ

Начальник служби охорони

Моркотун В.А.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

14.09.2019 №11

У п'ятницю 17. 09. 2019 буде проведена заміна матеріально-технічної бази. У зв'язку з цим прошу надати доступ наступних працівників туристичного агенства «AVENTOUR» для виконання цих робіт:

Андеенко Сергій Геннадійович.

Мішков Лев Георгійович.

Начальник відділу __________ А.А. Антипов (підпис)

Керівнику туристичного агентства «AVENTOUR»

Чарданцеву Р. В.

Від менеджера

Сисоєвої А.В.

ЗАЯВА

У зв'язку з виходом на роботу в неділю, 15.10.2019 року на повний восьмигодинний робочий день, прошу надати мені відгул на 26.10.2019 р. З начальником IT-відділу Александровим С. Л. видача додаткового дня відпочинку узгоджена.

25.10.2019 р. ___________ Сисоєва А. В. (підпис)

Не заперечую ___________ Александров С.Л (підпис)

Размещено на Allbest.ru

...