Система управління і контроль при роботі з проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система управління і контроль при роботі з проектами

І.А. Потриваєва, здобувач вищої освіти

У статті розглянуто теоретичні основи системи управління і контролю при роботі з проектом.

Ключові слова: проект, управління проектом, система контролю проекту, організаційна структура.

Постановка проблеми

Система управління проектами повинна працювати так, щоб вчасно виявити та вжити заходи в вузьких місцях проекту тоді, коли помилки ще можна виправити без особливих наслідків. Пізно виявленні відхилення фактичних показників від планових, відхилення строку і фінансових ресурсів щодо проекту від затвердженого бюджету, помилки у визначених та розрахованих ризиків у проекті здатні стати причиною неможливості управління проектом в цілому.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Основи визначення управління проектом є предметом дослідження багатьох вітчизняних і зарубіжних вчених таких, як Янковець Т.М., Башинська І.О., Лучко Г.Й, Лебідь Т.В., Когут І.В, Романова М.В., Мазур 1.1., Шапіро В.Д., Гулюк Н.В., Ольдерогге Н.Г., Клиффорд Ф. Грей та інші [2,4].

Постановка завдання. Метою статті є дослідження теоретичних основ системи управління і контролю при роботі з проектами з метою підвищення ефективності їх реалізації.

Виклад основного матеріалу дослідження

Під проектом розуміється певне завдання з визначеними вихідними даними й встановленими результатами (цілями), що обумовлюють спосіб його вирішення [1].

З даного визначення слідує, що проект завжди націлений на результат та досягнення певних цілей, на визначену предметну область. Тому реалізація самого проекту здійснюється повноважним керівництвом, менеджером і командою, та всіма іншими учасниками проекту, які виконують специфічні види діяльності та процеси проекту.

Існує п'ять основних етапів, які забезпечують якість виконання проекту [2]:

Початок проекту. На початковому етапі проекту визначаються цілі, виявляються ризики компанії, пов'язані з досягненням поставлених проектом цілей.

Планування проекту. Основою успішного проекту є етап планування. Менеджер проекту і команда розробки повинні виявити необхідні для реалізації проекту роботи і оцінити час їх виконання. Під час дослідження проекту менеджер може з'ясувати необхідні ресурси, фінансування і кваліфікацію співробітників. На основі цих даних менеджер проекту формує пропозицію про реалізацію проекту.

Реалізація проекту. Після затвердження плану проекту менеджер створює мережеву діаграму проекту , розподіляє ресурси і організовує команду розробки проекту. Менеджер проекту узгоджує граничні терміни, витрати, бюджет і роботи з реалізації проекту.

Управління проектом. На цьому етапі менеджер проекту займається контролем всіх циклів реалізації проекту. Контроль допомагає менеджеру проекту керувати одержанням звітів про виконані завдання, проведенням нарад з командою розробки, розподілом ресурсів, внесенням змін і забезпеченням якості. Для контролю необхідні програмне забезпечення, спілкування та участь членів команди.

Завершення проекту. На цьому етапі оцінюється виконані роботи. Аналізується відповідність розроблених частин проекту, інформаційної системи цілям проекту, затвердити результати проекту в керівництва компанії і оцінити ступінь задоволення кінцевих користувачів. На цьому завершальному етапі проект переходить з робочого стану в стан використання в бізнесі компанії - в стан компонента, що дає дохід на зроблені інвестиції. Крім того, на етапі завершення проекту готується документація, звіти команди розробки і остаточний документ з оцінкою проекту.

Управління проектом являє собою методологію організації, планування, керівництва, координації трудових, фінансових і матеріально-технічних ресурсів протягом життєвого циклу проекту, спрямоване на ефективне досягнення його цілей шляхом застосування сучасних методів, техніки і технології управління для досягнення визначених у проекті результатів за змістом і обсягом робіт, вартості, часу, якістю і задоволенням учасників проекту [3].

Організація системи управління проектом, в свою чергу, реалізується через відповідну організаційну структуру.

Існує кілька типів організаційних структур, які широко застосовують в управлінні проектами: функціональна, матрична та проектна.

За функціональної структури управління здійснює лінійний керівник через групу підпорядкованих йому функціональних керівників, кожний з яких керує певними підрозділами в межах своїх функцій

Матрична структура управління створюється на базі функціональної. У цьому разі взаємовідносини базуються на прямих вертикальних зв'язках «керівник - підлеглий». З метою розв'язання конкретних проблем створюються тимчасові проектні групи, які очолюють керівники проектів. Ці групи формують зі спеціалістів відповідних функціональних відділів, що перебувають на різних рівнях ієрархії управління. Керівники проектів взаємодіють з функціональними відділами по горизонталі; ці зв'язки накладаються на традиційні вертикальні зв'язки «керівник - підлеглий», утворюючи матрицю взаємодії. Для того, щоб ця структура була ефективною, необхідно мати ефективну систему контролю за виконанням робіт, пов'язаних з проектом, якістю їх виконання, витратами та термінами. Необхідно постійно стежити за тим, щоб фактичні показники відповідали плановим. управління проект організаційний

Проектна структура управління є прямою протилежністю функціональній, у якій у кожного члена команди проекту також один безпосередній керівник, але підрозділи організовані за проектним принципом - команди управління проектами утворюють власні підрозділи, очолювані менеджерами відповідних проектів.

В таблиці 1 приведені порівняльні характеристики організаційних структур під час реалізації проекту.

Таблиця 1. Вплив організаційних структур на реалізацію проекту*

Недоліками системи управління проектам можна визначити [4]:

І.Залежність від професіоналізму команди проекту, зокрема керівник проекту.

2.Збільшення затрат замовника на управління проекту та в цілому на проект.

З.Необхідність контролю над діяльністю проекту.

Як бачимо, що однією із складових недоліку проекту є контроль над ним, який визначає результативність та ефективність управління проекту.

Система контролю являє собою частину загальної системи управління проектом. Саме визначення контролю проекту означає виявлення результатів діяльності на основі оцінки і документації фактичних показників виконаних робіт та порівнянні їх з плановими. На жаль, в управління проектами можна бути абсолютно впевненим у тім, що відхилення між плановими і фактичними показниками трапляються завжди.

Процес контролю при роботі з проектом включає в себе такі елементи, як: моніторинг дотримання плану;

-контроль вартості;

-аналіз статусу проекту;

-розрахунок оказників виконуваних робіт і показників завершеності проекту;

-прогноз остаточної вартості проекту.

Для контролю необхідно точно розрахувати витрати і скласти кошторис так як на протязі всього життєвого циклу проекту вони є основою порівняння плану і факту.

Для того, щоб зробити процес контролю більш чітким і вдосконалити процес прийняття рішень витрати над проектом поділяють на наступні складові [5]: прямі затрати (праця, матеріали, обладнання, інші витрати); накладні витрати проекту, загальні і адміністративні накладні витрати.

Контроль дозволяє розв'язати наступні задачі в процесі управління проектом:

організувати отримання своєчасної і достовірної інформації щодо реалізації проектної задачі та проекту в цілому;

виявлення факторів і ризиків, які здатні впливати на результат проекту, та оцінити ступінь їх впливу;

прогнозувати, приймати управлінські рішення за проектом, розроблювати рекомендації щодо визначення негативних ситуації та підтримки позитивних тенденцій.

Висновок

Отже, в управлінні проектами особливе значення для своєчасного отримання цільового результату є контроль, який більш орієнтований на організаційну структуру підприємства.

Система контролю - це сукупність взаємопов'язаних елементів, завдяки яким суб'єкти господарювання досягають запланованих результатів за проектом.

Ефективна система контролю характеризується наявністю актуальної та повної інформації щодо проекту, оптимізації строків і вартості проекту, ефективним управління ризиків та забезпечує фінансову стійкість організації в процесі роботі з проектами в поточних та майбутніх періодів часу.

Інформаційні джерела

Ноздріна Л. В. Управління проектами. Підручник/ Л. В. Ноздріна, В. І. Ящук, О. І. Полотай; за заг. ред. Л. В. Ноздріної. - К.: Центр учбової літератури, 2010. - 432 с.

Демиденко М.А. Д30 Управління проектами інформатизації : навч. посіб. / М.А. Демиденко ; Нац. гірн. ун-т. -- Електрон. текст. дані. - Д. : 2014. - 114 с. - Режим доступу: http://nmu.org.ua (дата звернення: 17.09.2014)

Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Ма- зура. - 2-е изд. // М.: Омега-Л, 2014. - С. 664.

Берестовская В.М., Тюренков Д.Ю. Особенности управления проектами в современных условиях // Гуманитарные научные исследования. 2015. № [Электронный ресурс]. иЯЬ: http://human.snauka.ru/2015/03/9357

Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон Управление проектами: Практическое руководство: Пер. з англ. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2003.

Романова М.В. Управление проектами: учеб. пособие / М.В. Романова // М.: И.Д. «Форум»: ИНФРА - 2014. - 256 с.

Размещено на Allbest.ru