Тайм-менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

тайм менеджмент корпоративный сотрудник

Введение

1. Сущность понятия тайм-менеджмент и ее основы

2. Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

3. Системы тайм-менеджмента сотрудников

4. Приложения и программы для тайм-менеджмента сотрудников

Выводы

Список источников

Введение

Тайм-менеджмент, как управление временем возник ещё два тысячелетия назад.

На рубеже 60-70 годов 20 века теоретические принципы управления временем сформировались в практическую науку. В России известность обрел метод хронометража биолога Любищева. Ученый в течение 56 лет ежедневно фиксировал потери, а также сколько времени уходит на работу. Каждый месяц составлял сводку и в конце года отчет. Это дало возможность с точностью оценивать любую предстоящую работу по времени исполнения, планировать проекты на годы вперёд.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных записок на память и списков дел. Но параллельно с развитием бизнеса, распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера. Одним из таких инструментов стал перекидной календарь, который появился в 1870 году. Суть данного календаря заключался в том, что на каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год и наличие свободного места для записей давало возможность делать необходимые заметки. Результатом усовершенствования перекидного календаря стал ежедневник, но еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором можно было планировать рабочую неделю и контролировать выполнение записанных дел.

Само понятие тайм-менеджмента было создано в Дании в 1975 году. В нем утвердилась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций и технологии реализации глобальных мероприятий.

В результате научно-технического прогресса в последние десятилетия появились электронные инструменты планирования времени, такие как электронная записная книжка, различные сервисные программы ПК, мобильные телефоны, смартфонов и т. Д.

1. Сущность понятия тайм-менеджмент и ее основы

В свою очередь тайм-менеджмент -- это совокупность методик управления и знаний, при помощи которых человек умеет распределять обязанности максимально эффективно, контроль над собственными временными ресурсами для повышения продуктивности рабочего процесса.

Обычно техники тайм-менеджмента применяются, в бизнесе и в тех его аспектах, которые касаются организации труда. Но постепенно они стали распространяться также на досуг, бытовые дела и личную жизнь.

Основы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент работает только тогда, когда все задачи, замыслы и договоренности зафиксированы. Данный принцип особенно важен, когда над общим проектом трудится группа людей. Такая система позволяет избавиться от неорганизованности. В том случае если работник не справляется с поручением, дело легко можно делегировать другому.

В Тайм-менеджменте предпочитают вносить всю информацию на электронные носители. Это намного упрощает деятельность работников организации, а также отвечает за безопасность хранения данных организации.

Как в личном, так и в тайм-менеджменте для сотрудников важно вести учет времени. Ведётся анализ, какой объем времени расходуется на первостепенные задачи, а какая доля тратится на выполнение дел, которые можно передать другим.

Этот принцип наглядно отражает своим примером группа компаний «MC-Bauchemie-Russia».

Руководитель одного из отделов внедрил простой, но действующий инструмент, суть которого заключалась в том, что на самое видное место офиса помещали лист бумаги, на котором фиксировали задачи, решенные за день. В конце каждой рабочей смены красным цветом выделялись срочные дела, которые выполнялись в последний момент в срочном режиме.

Таким образом, тайм-менеджмент плавно вписался в трудовой процесс сотрудников. Они научились самостоятельно составлять план действий и распределять между собой обязанности. Возникла определенная система, которая включала в себя список задач и целей и которая стимулировала людей к коллективной работе. Вклад каждого участника существенно повышает результат общей работы что существенно экономит все ресурсы.

Внедряя тайм-менеджмент для сотрудников, важно определить степень загруженности трудового процесса, так как чаще всего рабочие тратят силы на выполнение задач, которые практически не влияют на результат. В тот же момент задачи, дающие максимальный эффект, переходят на второй план. Всякая деятельность приносит определенные результаты. Но выполнение данных действий не обещают развитие и создание новых возможностей в будущем, хотя именно это является главной целью любой компании.

Хорошим примером такой организации является компания ОАО «ОмскБанк». На каждом собрании проводятся обязательные 15-е минутные обсуждения и составления тайм-менеджмента, на которых подчиненные рассказывают о своих успехах в организации времени.

Данный принцип тайм-менеджмента подразумевает, что все задачи должны выполняться в срок. Это касается как фиксированных дел, привязанных к жесткому графику, так и более «свободных» проектов. Своевременность в тайм-менеджменте воплотима только при гибком подходе, который позволяет оперативно подстроиться под новые условия и возникающие возможности.

Одна из главных проблем любого трудового процесса - необходимость постоянного контроля над исполнением задач. Для его решения компании часто прибегают к электронным помощникам.

Примером такой компании является Comstar Telecommunications. Сотрудники данной организации разработали Excel-формы контроля над сотрудниками, включающие регламент, формы контроля задач, формы мониторинга процессов. Главная задача данной программы, собирать информацию и формировать отчет по проектам для руководства. Данный инструмент существенно повысил продуктивность компании.

2. Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Внедрение тайм-менеджмента в жизнь компании происходит постепенно, начиная с руководящего состава. В дальнейшем данная методика распространится и на другие подразделения компании, как внешними силами, так и с помощью внутренних механизмов. Существует несколько этапов внедрения тайм-менеджмента в рабочий процесс организации.

Первый этап это определение масштабов проблемы. Проводится анкетирование и интервью с самыми загруженными менеджерами среднего звена. Внешний консультант фиксирует все действия сотрудника, после чего анализирует полученную информацию вместе с руководителем.

На втором этапе для менеджеров проводятся тренинги на которых им объясняют основные принципы, приемы а также структуру тайм-менеджмента и знакомят с опытом других компаний.

Далее на третьем этапе, создается пилотная версия ТМ-стандарта. Проводятся подготовительные работы, консультанты и сотрудники формулируют тексты регламентов и дорабатывают их с учетом специфики работы компании.

Четвертым этапом является утверждение итогового варианта. Это происходит на собрании топ-менеджеров, где они делятся собственным опытом применения стандарта, определяют стратегии дальнейшего масштабирования и, при необходимости, вносят правки в пилотную версию. Также на совещании оценивают показатели эффективности, которые замеряли в начале проекта.

3. Системы тайм-менеджмента сотрудников

Каждая работа требует четкого плана действий, особенно это важно для эффективного функционирования компаний. Для этого организации выстраивают определенные системы управления. К таким системам можно отнести систему Франклина. Она гласит о том, что глобальные цели необходимо делить на мелкие задачи. Благодаря этой системе, можно грамотно распоряжаться собственным временем.

А также, нельзя не упомянуть метод Pomodoro, он был придуман в конце прошлого столетия и за десятки лет не один раз доказал свою эффективность. Суть техники состоит в чередовании периодов труда и отдыха. Время активной работы составляет 25 минут, на передышку отводится 5 минут. Один такой цикл рассчитан на 30 минут. Важно прежде чем ставить таймер, рассортировать все задачи по мере убывания их важности, после чего приступать к выполнению работы. Такой подход поможет сконцентрироваться на решении важных вопросов, не отвлекаясь на возникающие соблазны.

Ни одна уважающая себя компания не обходится без CRM-системы. Данный инструмент - настоящий помощник для сотрудников. Однако в них просто не предусмотрены инструменты, необходимые для эффективной работы. Но есть те, которые более адаптированы под реалии современного бизнеса. К примеру, EnvyCRM - отличная система, которая выполняет большую часть обязанностей менеджера.

Такие как:

1. Максимальная автоматизация

Чем меньше времени менеджер тратит на рутинные действия, тем больше сделок он успевает совершить.

2. Отображение реального времени клиента

Так-как бизнес клиенты компании могут находиться в совершенно разных регионах, менеджеру сложно самостоятельно узнать, какой сейчас час у клиента. Кроме того, сам поиск информации отвлекает от рабочего процесса, а значит, включиться обратно будет не так уж и просто. Это точно не соответствует принципам тайм-менеджмента для сотрудников. В CRM отображается реальное время клиента, что значительно упрощает работу менеджера

4. Автоматическая «выгрузка» задач

В CRM предусмотрен режим, который не позволяет менеджерам самостоятельно выбирать клиентов из списка, CRM автоматически поручает ему определенное задание. Поток задач формируется из уже запланированных дел или из входящих обращений потенциальных покупателей.

5. Оценка нагрузки менеджера

Каждый сотрудник видит, с каким объемом задач ему придется справиться в определенный день или время. Исходя из этих данных, он может планировать рабочий день.

4. Приложения и программы для тайм-менеджмента сотрудников

Жизнь современного человека невозможно представить без электронных технологий. Сейчас существует много технологий с выходом в интернет, которые упрощают жизнь людей. Одним из таких технологий является телефоне, с помощью его мы общаемся с друзьями, читаем новости, совершаем покупки, обучаемся и даже работаем. Поэтому, на данный момент придумали много разных онлайн помощников. К таким инструментам можно отнести:

Trello -- это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве, а также организовать все дела и расставить приоритеты проектов.

Google keep - Это электронная записная книжка, в которой можно создавать обычные текстовые заметки и нумерованные списки. Данное приложение довольно простое и понятное, оно адаптировано для всех оперативных систем.

Maniac time - это приложение, которое следит за действиями пользователей и фиксирует, сколько времени было потрачено при использовании какого-либо приложения. В конце дня можно наглядно оценить, насколько продуктивно он прошел.

Microsoft outlook - простой почтовый клиент, но функционал сервиса намного шире, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, с помощью программы можно работать с календарем и планером.

Microsoft oneNote - этот блокнот нельзя назвать чем-то инновационным, скорее он понятный и удобный. У приложения достаточно широкий функционал, в который входит поддержка рукописного ввода для планшетов.

Remember TheMilk - Приложение совмещает целый ряд функций, полезных для тайм-менеджмента. Помимо привычного списка дел, есть возможность напоминания о важных делах с помощью смс или почты. Также через Remember TheMilk можно работать с записями в Evernote.

Выводы

В заключении можно сказать, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Основной задачей менеджера является правильное распределение времени. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.

Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом.

Список использованных источников

1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы [Текст]: учебное пособие / Г.Архангельский. М.: АиСТ-М, 2003. 231 с.

2. https://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=561831

3. https://envybox.io/blog/tajm-menedzhment-sotrudnikov/

4. https://blog.molodost.bz/development/taym-menedzhment/

Размещено на Allbest.ru