Правила регистрации и индексирования документов

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Организация регистрации документов сейчас очень актуальная тема. Ведь от правильной регистрации зависят быстрый поиск любого документа, своевременный контроль исполнения документов и работа со всеми документами организации.

Данный вопрос рассматривали российские ученые, такие как: Кузнецов С.Л., Ватолина М.В., Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И., Рогожин М.Ю. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с. / Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с. / Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - 384 с. / Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учеб. пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 240 с.

В своих работах ученые рассматривали современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль над исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.

Целью курсовой работы является: раскрыть порядок регистрации документов.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить нормативно - правовую базу, регламентирующую организацию регистрации документов;

• рассмотреть что такое индексирование документов, ее роль и значение;

• рассмотреть формы регистрации документов;

• раскрыть понятие, назначение и принцип регистрации документов.

Объектом данного исследования является: делопроизводство.

Предметом исследования является: процесс регистрации документов в организациях.

В качестве базы источников в работе были использованы следующие нормативно - правовые документы: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения; ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования; ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 1988. - 135 с.; ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01.- М.: Госстандарт России, 2003. - 16 с.; ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - Введ. 2007-01-01.- М.: Стандартинформ, 2007. - 31 с.; ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: Стандартинформ, 2014. - 26 с.

Методы исследования: научный анализ и синтез.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы источники информации.

В первой главе рассматривается нормативно - правовая база, регламентирующая регистрацию документов.

Во второй главе подробно рассматривается роль и значение регистрации документов в организациях.

В заключении представлены основные выводы по исследованию.

Список использованных источников состоит из 20 библиографических описаний источников.

Глава 1. Нормативно - правовая база, регламентирующая организацию регистрации документов

Существует множество нормативно - правовых документов, регламентирующих организацию регистрации документов в негосударственных организациях. Рассмотрим следующие:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (далее - ГСДОУ).³³ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 1988. - 135 с.

Этот проект разработал ВНИИДАД, основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Подробно рассмотрим главу 3, пункт 3.2.1 «Правила регистрации и индексирования документов». В ней дается определение регистрации документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Из текста ГСДОУ можно выделить основные моменты, регламентирующие организацию регистрации документов: индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

В ГСДОУ прописывается, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные и др.) как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в друге организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации.

ГСДОУ перечисляет обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), дело N.

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационное-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30 - 2003).⁴⁴ ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01.- М.: Госстандарт России, 2003. - 16 с.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 определяет правильное составления реквизитов «регистрационный номер документа» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа». В главе 3, в пунктах 3.12 и 3.13 прописано: регистрационный номер состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3. ГОСТ Р ИСО 15489 - 1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (далее - ГОСТ Р ИСО 15489 - 1 - 2007) ⁵⁵ ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - Введ. 2007-01-01.- М.: Стандартинформ, 2007. - 31 с.

В ГОСТе Р ИСО 15489 - 1 - 2007 дается следующее определение термина регистрации: это присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Также есть отдельная глава, посвященная регистрации документов. В главе № 9 прописывается, что в системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации:

• документ регистрируют при включении его в систему управления документами;

• до завершения регистрации документа не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на него.

Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами.

Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализовано. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 7.0.8 - 2013).⁶⁶ ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: Стандартинформ, 2014. - 26 с.

В ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 даются определения:

• регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационное-учетную форму;

• регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Таким образом, можно сделать вывод, что вопросы организации регистрации документов затрагивается во многих нормативно - правовых документах. Перечисленные положения из приведенных выше нормативно - правовых документов рекомендуются к использованию в негосударственной организации. Специалисты в области делопроизводства должны быть ознакомлены с ними для качественного выполнения работы.

Глава 2. Роль и значение регистрации документов в организации

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения.⁷⁷ ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: Стандартинформ, 2014. - С. 6.

Из определения можно выделить, что регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации выделим три цели:

• учет документов;

• контроль над исполнением;

• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, электронную картотеку) для создания базы данных о документах организации. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно - поисковая система по всем видам документов организации.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. В крупной организации регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшой организации, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь.

Регистрацию внутренних документов обычно проводят децентрализовано по группам документов - в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. При использовании при регистрации документов автоматизированной системы делопроизводства (далее - СЭД) при децентрализованной регистрации сведения о документах вносятся в единую базу данных по документам организации. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются следующие сведения:

• автор документа;

• наименование документа;

• дата документа;

• индекс документа;

• заголовок документа или его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор дата) ;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа)

• номер дела (куда помещен документ после исполнения). ⁸⁸ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 1988. - С. 16.

В автоматизированной системе регистрации дата и регистрационный номер присваивается документу автоматически программой (СЭД), после

чего они переносятся на документы в виде регистрационного штампа, который может проставляться от руки или надпечатываться на принтер. Могут использоваться и отдельно распечатываемые наклейки (не рекомендуется для документов постоянного и долговременного сроков хранения, так как пока нет информации о стойкости клеящего слоя и сохранности наклеек). В случае печати на принтере часто вместе с регистрационным номером печатается штрих-код, ускоряющий последующую обработку документа.

При заполнении поля «автор» (корреспондент) используется справочник - адресная книга. Важно следить, чтобы в адресной книге не появлялось дублетных записей, т.е. одна организация не была записана под несколькими именами. Название организации может использоваться как полное, так и краткое. Распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ⁹⁹ Распоряжение Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 № 943/788 [О Перечне полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти] (с изменениями на 21.10.2008).

URL: http://www.consultant.ru/document/cons doc LAW 105173/ утверждается Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти.

В зависимости от вида регистрируемого документа сведения о нем (заполняемые поля) в регистрационной карточке могут меняться.

Организации могут вносить дополнительные поля (данные) в регистрационную карточку с учетом своей специфики. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

В любой организации состав реквизитов регистрации, в зависимости от характера документов и задач использования информации, предлагается дополнять такими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• код по тематическому классификатору;

• ключевые слова; количество листов документа;

• наличие приложений;

• должностное лицо, поставившее документ на контроль;

• промежуточные сроки исполнения;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа;

• статус документа (проект, версия);

• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.¹¹⁰ Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - С. 121.⁰

Вместо реквизита «ключевые слова» в системе электронного

делопроизводства (СЭД) может использоваться заложенный в систему рубрикатор.

Вместо указания отдельно поля «срок хранения документа» может использоваться поле «номер дела по номенклатуре». В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов.

Также в СЭД обычно используется поле «Связанные документы». В нем устанавливается взаимосвязь между карточками документов - входящий документ в ответ на исходящий и т.п. Связь может быть установлена между целым рядом документов. Например: входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т.п. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях. Например, планы и отчеты - в плановом отделе, приказы - в секретариате и т.п., а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД, с прикрепленными к карточке документами, и оперативно ознакомиться и с самими документами.

• регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения;

• регистрации подлежат как традиционные рукописные (машинописные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машиночитаемые, машинограммы);

• документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К таким документам относятся:

- рекламные письма;

- поздравительные письма, телеграммы;

- приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;

- печатные издания (книги, брошюры, журналы);

- пакет с пометкой «лично»;

- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

- информационные материалы. ¹¹¹ Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - С. 123.¹

Каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. Перечень утверждается руководителем учреждения. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять;

• документы регистрируются в организации 1 раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется;

• регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются:

- приказы руководителя по основной деятельности и приказы по кадрам;

- приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности;

- решения коллегии вышестоящей организации;

- акты ревизии финансово - хозяйственной деятельности;

- бухгалтерские сводки, отчеты;

- акты внедрения результатов научных разработок;

- планы работы подведомственной организации.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы;

• регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или в табеле документов организации;

• регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другие данные:

- название подразделения, подготовившего документ;

- исходящий номер документа (переносится на отправляемый документ);

- дата документа (подписания, утверждения, отправки);

- адресат;

- краткое содержание документа;

- исполнитель (фамилия, инициалы);

- контрольная дата ожидаемого ответа;

- ссылка на входящий номер, если документ является ответом;

- номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены другие сведения о документе, например:

- количество листов;

- наличие приложений;

- номер бланка;

- порядок отправки. ¹¹² Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - С. 127.²

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы чаще всего регистрируются децентрализовано по группам в тех отделах, в которых создаются и оформляются.

Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля над сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Каждый документ, регистрируемый в организации, получает регистрационный номер, индекс. Обязательным элементом индекса является порядковый номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива можно использовать дополнительный буквенный индекс. Так, при регистрации заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя¹¹³ Ватолина М.В. Организация работы с документами/Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - С.131.³: И-221; К-212; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб граждан проставляется порядковый регистрационный номер и буква «к»: 18-К, 107-К.

В кадровых документах используют индекс л/с - «по личному составу».

На исходящих документах регистрационный индекс состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре и порядкового номера: 02-05/142.

На входящих документах в индексе первой составляющей будет порядковый номер, затем номер дела по номенклатуре.

Для большей информативности индексы можно усложнять, например, вводя в них индексы по классификатору исполнителей, корреспондентов, вопросов, направлений деятельности.

Правила индексации внутренних документов отличаются от индексации других документов. Индексация распорядительных документов, а также договоров и протоколов ведется отдельно по каждому виду. Нумерация ведется в пределах года (в учебных заведениях - учебного года, в выборных органах - срока действия их полномочий).¹¹⁴ Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - С. 142.⁴

При разработке системы индексации документов следует использовать единообразную систему обозначений, в основе которой лежат следующие правила:

• для индексации всех документов применяются только арабские цифры;

• система индексации должна быть стабильной на протяжении достаточно длительного периода;

• изменение системы индексации проводится в связи с перестройкой организационной структуры, реорганизацией работы с документами, сменой технологии;

• основной индексации документов является номенклатура дел;при составлении ответных писем делается ссылка на индекс полученного документа, который может фиксироваться в регистрационных формах. ¹¹⁵ Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - С. 151.⁵

Таким образом, если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.

Формы регистрации документов могу быть нескольких видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПК).

Рассмотрим первую систему регистрации - журнальную. Журнальная система регистрации используется эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания: секретных, конфиденциальных.Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

• учетный номер документа;

• дата документа;

• вид и краткое содержание документа;

• наименование подразделения и фамилия исполнителя;

• номера носителя и листов черновика;

• количество экземпляров документа и листов в экземпляре;

• дата и подпись за получение проекта и черновика документа;

• подпись за возврат документа;

• отметка об уничтожении черновика;

• отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров документа;

• куда отправлен документ;

• номер экземпляра документа;

• наименование, номер и дата оправдательного документа;

• индекс дела, номер по учету документов выделенного хранения;

• номера листов дела, количество экземпляров, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения. ¹¹⁶ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - С. 31.⁶

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие графы:

• дата поступления документа;

• регистрационный номер документа;

• корреспондент (автор);

• дата документа;

• номер документа;

• краткое содержание;

• резолюция или кому направлен документ (исполнители, задание, срок исполнения, автор резолюции, дата внесения);

• дополнительные сведения о документе;

• расписка в получении документа (подпись и дата);

• отметка об исполнении документа. ¹¹⁷ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - С. 32.⁷

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к

• журнальная система регистрации делает практически не возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль над исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась¹¹⁸ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - С. 35.⁸.

Вторая система - карточная. Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появилась вначале ХХ в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

* карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов. ¹¹⁹ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - С. 35.⁹

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Существует несколько форм регистрационных карточек, они оформляются по образцу

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольный картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Так же существует регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК). Регистрационные графы в журнале и РКК существенных различий не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.

Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Форму РКК и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.

Третья система - регистрация документов на компьютере (автоматизированные системы регистрации).

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• регистрировать документы на различных рабочих местах;

• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

• на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

• организовать контроль над исполнением документов. ²²⁰ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - С. 35.⁰

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

• вид документа - так как количество видов документов ограничено;

• автор резолюции - список руководящих лиц организации;

• структурное подразделение - список структурных подразделений;

• исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

• номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

• связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом). ²²¹ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - С. 41.¹

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные, об исполнителях и структурных подразделениях, берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Форма регистрационной карточки для входящих документов заполняется по образцу.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Таким образом, можно сделать выводы, что удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Журнальная форма регистрации имеет недостаток -- она не дает возможности систематизировать записи. Этим вызвана необходимость заводить отдельные журналы для регистрации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, внутренних документов (по видам документов) и т.д. Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база данных ведется в соответствии с программным обеспечением организации. Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы находится в сфере компетенции руководства организации

Существует перечень документов, которые не подлежат регистрации. К ним относится:

• бухгалтерские документы (счета - фактуры, акты и т.п.), если они поступили без сопроводительного письма;

• коммерческие предложения, рекламные материалы, прайс-листы;

• поздравительная корреспонденция;

• приглашения на выставки, конференции, семинары, форумы, но письма - приглашения на совещания подлежат регистрации. ²²² Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - С. 34.²

Таким образом, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Заключение

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В данной курсовой работе полностью раскрыта организация регистрации документов, а также раскрыты задачи регистрации, дается полное описание хода регистрации и форм регистрации документов.

Каждое учреждение имеет право, учитывая свою специфику и инструкцию по делопроизводству, дополнять сведения о регистрируемом входящем или исходящем документе.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Как и любая сфера управленческого труда, регистрация документации со временем меняется, создаются новые правила и принципы. Каждый специалист службы ДОУ должен хорошо знать основные правила и принципы и следить за их изменениями, происходящими в данной сфере труда.

Список литературы

Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 10 - е, переработанное и дополненное. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2009. - 384 с.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учеб. пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 240 с.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 1988. - 135 с.; ГОСТ Р 6.30 - 2003.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01.- М.: Госстандарт России, 2003. - 16 с.;

ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - Введ. 2007-01-01.- М.: Стандартинформ, 2007. - 31 с.;

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03¬01. - М.: Стандартинформ, 2014. - 26 с.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 1988. - С. 16.

Распоряжение Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 № 943/788 [О Перечне полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти] (с изменениями на 21.10.2008).

URL: http://www.consultant.ru/document/cons doc LAW 105173/

Размещено на Allbest.ru