Использование инновационных подходов в организации труда руководителей

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Институт туризма и гостеприимства (г. Москва), филиал ФГОУВПО «Российский государственный университет туризма и сервиса»

Использование инновационных подходов в организации труда руководителей

Бронникова Евгения Михайловна, ассистент кафедры

«Менеджмент на предприятиях туризма и гостиничного хозяйства»,

In today's rapidly changing conditions business leaders should quickly monitor changes, supervise the implementation of operation and receive updates and go ahead of the curve. Automation of work of manager with various programs and specialized electronic devices serve as opportunities to realize these conditions.

Keywords: software systems, optimization, communications, electronic devices, gadgets

В современных быстро меняющихся условиях руководителям предприятий необходимо оперативно отслеживать изменения, контролировать выполнение работы и быть в курсе событий, идти на опережение. Возможностями для реализации этих условий служит автоматизация работы руководителя с помощью различных программ и специализированных электронных устройств.

Ключевые слова: программные комплексы, оптимизация, обмен сообщениями, электронные устройства, гаджеты

Основная часть

Труд руководителей подразумевает под собой планомерное осуществление основных функций менеджмента: планирование, организация, координация, мотивация и контроль. С целью более эффективного осуществления своих непосредственных обязанностей руководителям необходимо рационально и эффективно организовывать рабочий процесс.

Быстро меняющаяся рыночная ситуация, развитие информационных технологий порождают потребность в использовании современных способов планирования и организации работы. В частности, к ним относятся:

· специализированное программное обеспечение, рассчитанное на оптимизацию работы руководителя;

· программное обеспечение для быстрого обмена сообщениями внутри офиса;

· внедрение электронных устройств (гаджетов), позволяющих рационально организовывать рабочий процесс, вести записи, осуществлять проверку электронной почты;

Специализированное программное обеспечение, рассчитанное на оптимизацию работы руководителя, можно разделить на программы для организации и планирования работы руководителя и подчиненных, а также на программы быстрого обмена сообщениями внутри офиса.

Рассмотрим такие программы для оптимизации работы, как «Босс Органайзер», Instant Business Network, ELMA. Названные программные комплексы представляют собой базы данных с доступом для различных категорий сотрудников.

«Босс Органайзер» дает возможность поручать задания подчиненным с указанием срока исполнения и ответственного за исполнения поручения. Указанное программное обеспечение позволяет отслеживать выполнение поручений. Для удобства поручения отображаются в виде таблицы. Важным фактором является наличие фильтра, позволяющего просматривать поручения по дате исполнения или по ответственным сотрудникам [6].

ELMA -- программное обеспечение, позволяющее всем сотрудникам компании иметь доступ к необходимой документации, своевременно получать распоряжения от начальства, быть оповещенными о планируемых совещаниях. Имеется также возможность настраивать программу на работу исключительно для руководителей или для конкретного отдела (например, занимающегося обслуживанием клиентов). Указанный программный комплекс направлен на всестороннюю оптимизацию основных бизнес-процессов организации.

Полезной является возможность внедрения системы KPI (ключевых показателей эффективности). Данная функция создана для решения стратегических задач компании на основе системы сбалансированных показателей и последовательного доведения до персонала стратегических факторов успеха на всех уровнях управления и исполнения, целей компании и контроль их достижения через ключевые показатели эффективности (KPI).

Внедрение названной системы поможет отслеживать, насколько эффективно работают сотрудники или отдел в целом, степень выполнения плана, показатели деятельности, требующие корректировки. Многоплановость программного комплекса позволяет максимально оптимизировать деятельность руководства. Важным преимуществом рассматриваемой программы является совместимость с программами на платформе 1С [11].

Для небольших сервисных предприятий, для которых нет необходимости в разветвленных программных комплексах, существует программное обеспечение, предназначенное исключительно для ведения клиентской базы. В частности, программа «Клиенты» позволяет вести историю заказа клиентов на предприятии, историю контактов, хранить анкетные данные для последующего быстрого оформления документов [2].

Фирма «Корс Софт» также занимается разработкой программ для бизнеса, которые помогают оптимизировать работу руководителя и офиса в целом, и предлагает целый спектр различных программ для предприятий сервиса: «Автосервис», «Сервисный центр», «Гостиницы» и т.п., причем для каждой программы разработано 3 версии - бесплатная, стандартная и профессиональная, отличающиеся по своей наполненности и стоимости.

Быстрый обмен сообщениями внутри предприятия подразумевает под собой обмен текстовыми сообщениями в режиме реального времени с использованием специального программного обеспечениями при помощи ресурсов сети интернет [9] или через сеть интранет (внутренняя локальная сеть предприятия, построенная по принципу интернета) [7].

Программы быстрого обмена сообщениями представляют собой серверы для организации эффективной системы обмена мгновенными сообщениями и файлами в локальной сети офиса, инфраструктуре крупного предприятия или компании, включая передачу данных через интернет [3]. Использование подобного программного обеспечения может сократить временные издержки, необходимые для передачи заданий и распоряжений от руководителя подчиненным. В частности, программный комплекс Bopup Communication Server, предоставляющий возможность одновременного общения сотрудников друг с другом, также дает возможность передачи сообщения руководителя множеству подчиненных. Данный программный комплекс помогает осуществлять централизованное управление пользовательскими группами, которое позволяет организовать гибкую структуру среды обмена сообщений и файлами с назначением списка групп и прав на отсылку каждому из сотрудников [3].

WinSent Messenger - это программа, предназначенная для быстрого обмена сообщениями и общения в локальной сети предприятия, офиса, корпоративной локальной сети [12]. Сходная по функциям программа Network Assistant, требующая интернет- подключения, но выполняющая целый ряд функций: быстрый обмен сообщениями, информация о пользователях, передача документов, удаленный контроль над процессами, отслеживание деятельности. Указанные функции полезны для реализации деятельности небольшого предприятия или отдела, так как руководитель может непосредственно контролировать работу подчиненных [6].

Следующим направлением в организации труда руководителей является использование технологических новинок. В частности, одним из инструментов планирования рабочего дня руководителя является электронный блокнот, вытесняющий использование традиционных бумажных органайзеров. На рынке представлены устройства Asus Eee Tablet [10], iPad [4], Genius G-Note 7100 Digital Pad [8] и мн.др.

Asus Eee Tablet представляет собой электронный блокнот с возможностью ввода информации при помощи стилуса. Использование данного устройства актуально для тех руководителей, которые помимо составления дневного плана, часто делают заметки, активно используют бумажные ежедневники. Названный блокнот отличает также наличие плеера, фотокамеры и возможности читать электронные книги. Eee Tablet предоставляет возможности для рисования, чтения, фотографирования. Есть возможность делать пометки и записи на фотографиях. Блокнот может преобразовывать текст в речь, что очень удобно для прослушивания различной литературы [3].

Популярное устройство iPad выполняет целый ряд функций. Целесообразно остановиться на некоторых из них, которые могут быть применены руководителями предприятий.

iPad оснащен интернет-браузером Safari, имеющим возможность просматривать веб-страницы вертикальной и горизонтальной ориентации.

Приложение Mail предоставляет широкие возможности оперативной проверки почтового ящика руководителя. При горизонтальном просмотре экран делится на две части: в одной расположено открытое письмо, в другой - все входящие сообщения, рядом с которыми находятся две строчки из письма для беглого ознакомления с содержанием. Использование такого режим позволяет быстро просматривать большое количество писем. При необходимости детального прочтения конкретного сообщения необходимо перевернуть iPad вертикально, выбранное письмо автоматически будет развернуто на весь экран. При наличии нескольких почтовых ящиков есть возможность просматривать их одновременно, переключаясь между ними касаниями пальцев. Предусмотрена возможность аккумуляции нескольких учетных записей в едином почтовом ящике. Важным для руководителя является возможность упорядочения входящей корреспонденции по темам - цепочкам ответов в почтовой переписке. Приложение Mail может собрать и сгруппировать сообщения одной тематики, отсортировать по дате и указать количество сообщений.

Приложение Заметки на iPad можно использовать для записи и хранения различной информации. Для удобства ввода информации есть возможность включить виртуальную клавиатуру, которая также может ускорять ввод данных, отслеживая набираемый текст, предлагая слова, исправляя орфографические ошибки и автоматически вставляя знаки препинания.

В вертикальной ориентации iPad является полем для введения заметки. При горизонтальной ориентации экран делится пополам, на одной половине расположен чистый лист для введения заметки, другая же половина представляет собой полный список заметок. Текущая заметка отмечена красным цветом. Есть возможность отправить созданную заметку по электронной почте.

Приложение Календарь на iPad дает возможность организовывать и планировать рабочий день руководителя. В частности, приложение дает возможность просмотреть план на день, неделю, на месяц или же просмотреть все намеченные дела одним списком. При вертикальной ориентации экрана осуществляется просмотр месяца целиком или отдельно взятого дня. При горизонтальной ориентации экран делится на 2 части, в одной из которых расположен список дел на день, с другой - подробное расписание.

Предусмотрена возможность создавать отдельные календари для личных дел и деловых событий, для каждого календаря можно выбрать свой цвет, при желании можно вывести все календари на экран одновременно [1].

Преимущества использования подобных гаджетов неоспоримы: это и небольшой размер, и возможность ведения календарей, заметок, что лучше организует работу руководителя и планирование рабочего графика. По сути, использование таких устройств упрощает ввод, обработку и поиск информации.

Таким образом, в настоящее время использование информационных технологий в различных сферах жизни обретает все большую популярность. Различные гаджеты и программное обеспечение используются в рамках рациональной организации труда руководителя.

Широкий спектр возможностей позволяет выбрать наиболее удобный и эффективный инструмент, который служит руководителю для планирования, организации, координации, мотивирования и контроля хода выполнения работы, что в итоге повысит эффективность деятельности как самого руководителя, так и организации.

Обобщая вышесказанное, можно научно обосновать наиболее эффективные инструменты планирования и организации работы руководителя. Указанные инструменты систематизированы и классифицированы, исходя из выполняемых ими функций. В рамках предлагаемой классификации исследованы и обобщены основные средства и программное обеспечение, отвечающее за эффективную организацию труда руководителя: автоматизация руководитель электронный рабочий

1) программное обеспечение позволяет руководителю планировать работу, координировать деятельность, контролировать выполнение поставленных задач, сотрудникам иметь доступ к необходимой документации, своевременно получать распоряжения и задания, быть оповещенными о планируемых совещаниях;

2) программные комплексы быстрого обмена сообщениями внутри компании позволяют сократить временные издержки, необходимые для передачи заданий и распоряжений от руководства;

3) технические новинки (гаджеты) используются как средство организации рабочего времени руководителя, рабочего процесса, ведения записей, осуществления проверки электронной почты.

Выводы

На основе исследований автора по вопросам использования инновационных подходов в организации труда руководящих кадров, можно сделать научно обоснованные выводы о том, что внедрение перечисленных инструментов способно существенно повлиять на эффективность деятельности менеджеров.

Практическая значимость работы состоит в том, что ее основные выводы, сформулированные в виде перечня технических средств, могут быть использованы руководителями предприятий с целью повышения эффективности организации рабочего процесса.

Литература

1. Apple - iPad - лучшее устройство для Интернета, электронной почты и фотографий http://www.apple.com/ru/ipad/features/ (Дата обращения: 08.02.2011).

2. AraxGroup Программы для бизнеса http://araxgroup.ru/content/view/33/72/ (Дата обращения: 11.03.2011)

3. CaPa.me все самое лучшее в сети http://www.capa.ru/gadgets/102389-asus-eee-tab.let-ebuk-dlja-zapisejj-s-monokhromnym.html (Дата обращения: 09.02.2011).

4. ipadtut.ru http://www.ipadtut.ru/products/iPad%203G%20-%2064%D0%93%D0%B1 (Дата обращения: 10.02.2011).

5. Soft Search поиск по каталогам программ http://softsearch.ru/programs/316-729-boss-organaizer-download.shtml (Дата обращения: 05.03.2011).

6. Soft Софт http://www.softsoft.ru/communications/chat-instant-messaging/26139.htm (Дата обращения: 17.03.2011).

7. Википедия - свободная энциклопедия http://www.ru.wikipedia.org/wiki/Интранет (Дата обращения: 09.02.2011).

8. Новости высоких технологий http://www.hi-news.ru/gadzhetyi/elektronnyiy-bloknot-genius-g-note-7100-digital-pad.html (Дата обращения: 08.02.2011).

9. Почта нового поколения http://www.nextmail.ru/hist/imser.phtml?t=2 (Дата обращения: 08.02.2011).

10. Рабочий компьютер бесплатно http://www.danilidi.ru/time-management/index.html (Дата обращения: 10.02.2011).

11. Система электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов для предприятий http://elma.elewise.ru/product/kpi/ (Дата обращения: 10.03.2011).

12. Фриварчик http://www.freewar4ik.ru/communication/winsent-messenger/ (Дата обращения: 18.03.2011).

Размещено на Allbest.ru