Нормирование, планирование и контроль издержек на предприятиях сферы сервиса

г. Москва

Аннотация

контроль управление планирование

Статья посвящена организации системы контроля на предприятиях сферы сервиса. Более подробно рассмотрена система внутреннего управленческого контроля, а именно методы и способы, которые помогают управлению, планированию и контролю за хозяйственной деятельностью предприятия, подразделений и внутри них. Особое внимание уделено учету издержек в сфере сервиса.

Ключевые слова: внутренний управленческий контроль, система сметного контроля, нормативные издержки, нормы затрат, предприятия сферы сервиса.

Основная часть

Внутренний управленческий контроль в сфере сервиса объединяет методы и способы, которые помогают управлению, планированию и контролю хозяйственной деятельности предприятия и подразделений внутри него. Примером может служить бюджетирование и составление отчетов, нормативный метод учета затрат.

Внутренний управленческий контроль сосредоточивает свое внимание на элементах предприятия - отделах, службах, участках, приемных пунктах, называемых центрами ответственности. У каждого центра ответственности имеются свои цели, и для их осуществления они вырабатывают свою стратегию. Иногда такую процедуру управления называют стратегическим планированием. Но по существу стратегическое планирование не входит в систему внутреннего управленческого контроля, т.к. стратегия вырабатывается предприятием и достаточно стабильна из-за редкого появления дополнительных, новых возможностей или трудностей в достижении целей. Внутренний управленческий контроль в сфере сервиса в большей мере представляет собой процесс, с помощью которого управленцы оказывают влияние на работников организации для действительного выполнения организационной стратегии.

На управленческий контроль воздействуют факторы окружающей среды: существо организации, правила, направления и процедуры по управлению деятельностью членов организации, культура организации, внешняя среда.

Механическая система контроля действует, чаще всего, в текущий период и заключается в следующем:

1) регулярной проверке работы подчиненных;

2) регулировании на основе фактических результатов, полученных после проведения работы.

Система сметного контроля использует элементы механического контроля и обратной связи. Она неразрывно связана с планированием и потому применяется как в текущий период, так и в долгосрочной перспективе.

Механическая система и система сметного контроля организуются по-разному в зависимости от типа управления: с обратной или прямой связью. Обратная связь предусматривает «вход» и «выход». Под «входом» понимаются ресурсы: материальные, трудовые, финансовые. Под «выходом» - товары, услуги и затраты на их проведение. Такая связь включает в себя контроль путем сопоставления фактических данных с плановыми и корректировку плановых данных в случаях выявления отклонений.

В данной системе фактические показатели сравнивают со сметными (стандартными) и корректируют в целях приведения в соответствие сметных показателей с будущими результатами.

Управление с прямой связью предусматривает оценку ожидаемого уровня объема производства услуг и затрат и сопоставление с плановыми показателями. При выявлении отклонений предпринимают определенные действия для того, чтобы свести эти отклонения к минимуму. Основная цель - предупредить ошибки и решить поставленные задачи в будущем.

При управлении с прямой связью первостепенное значение имеют сметы. Сметы составляют, ориентируясь на желаемые результаты в будущем. В них вносят коррективы при принятии альтернативных решений до тех пор, пока смета не будет отражать планируемые результаты.

Элементами системы внутреннего управленческого контроля является управление как с обратной связью, так и с прямой.

Правила, направления и процедуры по управлению деятельностью организации должны вырабатываться каждым предприятием сферы сервиса и существуют физически (охранные устройства, компьютерные пароли и др.), записаны в инструкциях, стандартах, в виде устных указаний начальников и др.

Действенность системы управленческого контроля сферы сервиса определяется культурой организации со своими нормами поведения, традициями, отношениями с общественными организациями.

Характер системы внутреннего контроля зависит от внешней среды. Заказчики, поставщики, конкуренты, общество, государственные органы и другие внешние стороны постоянно вступают во взаимоотношения с предприятием и влияют не только на информационную систему, ориентированную на внешних пользователей, но и на построение системы внутреннего контроля.

Ежедневный контроль осуществляет руководитель низшего звена управления. Для этого ему необходима детализированная, аналитическая информация, которая формируется в управленческом учете по центрам ответственности.

Понятие «нормативные издержки» связано с расчетом норм издержек на материалы, рабочую силу и накладные расходы на научной основе, указывает на определенный уровень затрат, обусловленный рядом ограничений. Нормативные издержки ориентируют предприятие сферы сервиса на будущее и в то же время являются средством оценки происходящих изменений в производственной деятельности с точки зрения влияния на прибыль.

Учет нормативных издержек является основой для управления бизнесом. Относительно оказываемых работ и услуг существуют четко установленные требования - стандарты, которые определяют их потребительские качества. Однако если даже все соответствует стандартам, это не означает, что данная сфера услуг не нуждается в контроле издержек. Управление затратами на основе норм предотвращает ненужные потери, повышает эффективность деятельности, улучшает политику закупок, измеряет расход производственных ресурсов и нацеливает на их использование в будущем.

Система управления затратами на основе норм включает:

· планирование затрат на основе норм, обеспечивающих выполнение поставленных администрацией перед производством задач;

· документирование затрат с обязательным отражением в документах разрешений на использование ресурсов для целей производства работ и оказания услуг, подтвержденных нормами;

· списание затрат на счете бухгалтерского учета на основе норм; отклонения от норм текущих затрат отражаются в виде производственного результата;

· выявление отклонений от норм оперативным путем для использования их в целях быстрого и эффективного воздействия управленцев на процесс производства работ и оказания услуг; каждый менеджер получает информацию, соответствующую своему уровню управления.

Следовательно, нормативное управление затратами отличается от традиционных методов более сильным воздействием со стороны управления на формирование себестоимости и более оперативной информацией, необходимой для принятия управленческих решений в ходе процесса производства работ и оказания услуг.

Для установления нормативных затрат на услугу необходимо суммировать нормативные затраты на материалы и труд, накладные расходы. В практике предприятий сферы сервиса применяют два подхода к определению нормативных затрат. По первому варианту анализируется фактическое использование материалов и труда, по второму - нормы устанавливаются расчетным путем при помощи технического анализа. Когда используется первый подход, то отклонения прошлого периода могут быть заложены в нормы на будущий период. Второй подход обеспечивает эффективное производство, так как он позволяет более точно выявлять отклонения, анализировать их и воздействовать на них.

При разработке нормативных затрат возникает ряд проблем, касающихся сущности норм - планирование результата деятельности в идеальных условиях, в условиях безошибочной работы и легко осуществимых условиях. Исходя из сущности, нормы подразделяются на следующие группы:

1) основные нормы затрат - постоянные, остающиеся неизменными в течение длительного периода. Используются для сравнения фактических затрат за ряд лет и выявления тенденций эффективности производства отдельных изделий в течение анализируемого периода. В условиях изменения объемов производства, технологии, цен основные нормы не будут отражать текущих запланированных затрат и потому становятся непригодными для управления затратами, следовательно, основные нормы затрат имеют ограниченное применение;

2) идеальные нормы затрат - минимальные затраты для деятельности в идеальных условиях деятельности. На практике идеальные нормы редко считаются достижимыми и перестают быть целью. Однако они могут быть полезны менеджерам для установления системы стимулирования, мотивации к снижению издержек. Применяются такие нормы крайне редко;

3) текущие нормы затрат - достижимые затраты на короткий отрезок времени, которые обеспечивают запланированную эффективность деятельности. Они представляют собой цели, которые могут быть реально достигнуты в условиях эффективной деятельности. Их значение - в том, что они служат базой измерения отклонений от намеченной достижимой цели, т.е. сравнения фактических и нормативных затрат. При этом обеспечивается запланированная эффективность в условиях допустимых отклонений, связанных с потерей времени и ресурсов в обычных ситуациях. Система текущих норм, нормативов и смет расхода сырья, материалов, полученных изделий, топлива, энергии всех видов, затрат труда, расходов на обслуживание и управление называется нормативным хозяйством предприятия.

Организация нормативного хозяйства предполагает проверку наличия и обоснованности норм затрат, разработку новых и недостающих норм, пересмотр действующих. Нормативные издержки остаются неизменными до тех пор, пока отклонения не будут значительными. Срок действия нормативов строго индивидуален для каждого предприятия. Чем чаще предприятия меняют ассортимент продукции или совершенствуют технологию, тем чаще им приходится разрабатывать или пересматривать нормы, т.к. это напрямую связано с осуществлением прибыльного бизнеса.

Учет издержек в сфере сервиса в качестве своей основной задачи ставит информирование руководства предприятием и его подразделениями об отклонениях от норм (стандартов). Если руководство своевременно обратит внимание на места возникновения отклонений, виды отклонений и людей, ответственных за отклонения, то будут приняты меры, корректирующие отрицательные последствия каких-либо явлений и операций. Поэтому системы учета, предусматривающие процедуры управления издержками, имеют тесную связь с планированием и нормированием затрат и выявлением отклонений от них.

В учете издержек должны быть представлены отклонения от норм и нормативов текущего периода, а также даны объяснения по возникшим текущим отклонениям в следующих аспектах: объема продукции, работ и услуг - последствия снятия с оказания конкретных видов работ или услуг, замены их на другие работы или услуги, изменения цен на работы и услуги, изменения ассортимента в целях повышения эффективности работ и услуг, введения новых технологий и оборудования; издержек - от закупки сырья и материалов, эффективности труда, производственных и общехозяйственных накладных расходов до разработки новой продукции.

Управленческая бухгалтерия разрабатывает сравнительные таблицы, где отражаются запланированные и фактические показатели без учета данных прошлого года.

Подобный отчет позволяет интегрировать учет нормативных издержек с планированием и анализом прибыли и продукции. Кроме того, отчеты составляются по центрам ответственности и создают возможность путем полного выявления отклонений реально оценить вклад каждого подразделения в получение прибыли предприятия и каждым менеджером на предмет увеличения прибыльности работ и услуг. С этой точки зрения рассматриваются: изменение закупочной цены по сравнению с прошлым годом; определение перспективных направлений политики закупок; определение альтернативных направлений закупочной политики; оценка значимости новых поставщиков (издержки - поставки - качество материалов); преимущества новых вложений в оборудование; преимущества политики «производство или закупка»; оценка материалоемкости с позиций контроля цен на материалы: нет ли тенденции закупок по высоким ценам у некоторых поставщиков, анализ издержек и критериев оценки конкурентоспособности работ и услуг по качеству и цене; проверка возможности изменения ассортимента, снижения цен реализации, расходов на закупку материалов; проведение анализа безубыточности; возможность замены без уменьшения объема реализации работ и услуг в целом по предприятию.

Таким образом, при сравнении нормативных затрат на работы и услуги с плановыми затратами устанавливается в определенной степени напряженность нормативов. Использование фактических данных в сфере сервиса в сопоставлении с нормативными позволяет усилить воздействие со стороны управленцев на процесс формирования себестоимости и сделать более действенной систему контроля за затратами.

Размещено на Allbest.ru