Проблемы использования электронной подписи физическими и юридическими лицами в современном документообороте

Размещено на http://www.allbest.ru/

Высшая школа государственного администрирования, МГУ

имени М.В. Ломоносова

Проблемы использования электронной подписи физическими и юридическими лицами в современном документообороте

Дзасохова Диана Геннадьевна, магистрант 1 курса

г. Москва

Аннотация

В статье описывается электронная подпись, ее виды и значение в современном документообороте. Предмет исследования: электронная подпись и сферы ее применения. Цель работы: раскрыть понятие электронной подписи и обозначить ее преимущества. Приоритетной задачей определен порядок использования ЭП в современном документообороте на примере предприятий. Сделан вывод о том, что новые информационные технологии, включая и электронную подпись, внедряются в нашу жизнь более активно и становятся ее неотъемлемой частью.

Ключевые слова: электронная подпись, физическое лицо, юридическое лицо, документооборот.

Dzasokhova Diana Gennadevna,

postgraduate student (1styear), Graduate School of Public Administration, Lomonosov Moscow State University, Moscow

USING ELECTRONIC SIGNATURE BY INDIVIDUALS AND LEGAL ENTITIES IN MODERN DOCUMENT FLOW: CURRENT PROBLEMS

Abstract: the article describes electronic signature, its types and importance in the modem document flow. The research subject is electronic signature and its application. The research aims to reveal the concept of electronic signature and identify its advantages. The priority task covers a regulatory mechanism for using electronic signature in modern document flow with cases of real enterprises. It is concluded that new information technologies, including electronic signature, are introduced into our lives more actively and become its integral part.

Key words: electronic signature, natural person, legal entity, document flow.

В последнее десятилетие в условиях растущей глобализации и усиливающегося влияния интернет ресурсов обращение к новым технологиям стало необходимостью. Новые информационные технологии внедряются в нашу жизнь и становятся ее неотъемлемой частью. Одной из таких новых технологий является электронная подпись. Она позволяет пройти все этапы, начиная с разработки проекта, удостоверения документов, доставки до адресата, в электронном виде и за считанные секунды, что отвечает требованиям современного документооборота.

Любой официальный документ заверяется лицом, имеющим право подписи. Заверенная бумага обретает юридическую значимость. Современные технологии позволяют перейти на электронный документооборот с целью повышения эффективности обмена информацией.

В середине 70-х годов прошлого века пришло понимание, что в ряде случаев необходимо иметь инструмент, который был бы способен подтвердить авторство и сохранность в неизменном виде передаваемой в цифровом виде информации.

В 1976 году для него было предложено название: «электронная цифровая подпись». Однако сама ЭП появилась несколько позже, после того, как в 1977 году разработали алгоритм RSA, получивший свое название по первым буквам фамилий создателей: Рональд Райвест (Ronald Linn Rivest), Ади Шамир (Adi Shamir) и Леонард Адлеман (Leonard Adleman). Он стал первым, который подходил как для шифрования данных, так и для аутентификации.

Требования к алгоритмам электронной подписи, обеспечивающие безопасность ее использования, были четко сформулированы в 1984. Тогда же были предложены и схемы, устойчивые к основным моделям атак злоумышленников.

В России первый стандарт, определяющий создание и использование электронной подписи, был разработан в 1994 году (ГОСТ Р 34.10 -94). В законодательство понятие ЭП было введено в 1995 году. Термин появился в первой главе гражданского кодекса как один из аналогов собственноручной подписи.

Все мы привыкли к термину «электронная цифровая подпись», однако сейчас правильнее использовать другой термин -- «электронная подпись», поскольку в апреле 2011 года вступил в силу Федеральный закон № 63 -ФЗ «Об электронной подписи», который пришел на смену Федеральному закону от 10 января 2002 г. N° 1-ФЗ, официально действующему до 1 июля 2013 года. Следовательно, то, что раньше именовалось «электронной цифровой подписью» теперь называется просто «электронной подписью». Так что же такое электронная подпись? Согласно статье 2 №63 -ФЗ электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Использование электронной подписи позволяет осуществить:

Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.

Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.

Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.

Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Согласно статье 5 Федерального закона № 63 -ФЗ существуют следующие виды ЭП:

Простая электронная подпись (ПЭП);

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая

посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Использование ЭП в современном документообороте имеет ряд преимуществ. Основное из них -- надежность. ЭП практически невозможно подделать, а любые попытки изменить документ после подписания отражаются при расшифровке. Сложность подделки подписи объясняются наличием ключевой пары, сертификатом и системной проверки сертификатов при каждой совершаемой операции. Нарушитель моментально блокируется системой.

К преимуществам использования ЭП можно отнести и следующие:

конфиденциальность: электронной цифровой подписи (ЭЦП) безошибочно указывает на аутентичность и уникальность своего автора; ЭЦП не поддается подделке или переносу с документа на документ; ЭЦП защищает 688 подписанный документ от подделки, а также от изменения или искажения содержащейся в нем информации; ЭЦП несет принцип неотречения, что предотвращает отказ;

снижение в несколько раз материальных и технических затрат налогоплательщика;

не требуется наличия у налогоплательщика специалистов, владеющих знаниями и навыками формирования отчетности в электронном виде;

приоритетность сдачи отчетности в электронном виде;

экономия времени, сил и нервов, так как не требуется посещения налогового органа при сдаче отчетности;

возможность предоставления отчетности вплоть до 24 часов последнего дня сдачи отчетности;

прохождение первичного камерального контроля, что исключает наличие арифметических и логических ошибок, использование контрольных соотношений, которые используют в налоговых органах при проведении камеральных проверок;

возможность оперативного обновления форматов представления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в случае изменения форм налоговых деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, и бухгалтерской отчетности или введения новых форм деклараций налогоплательщик автоматически получает возможность обновления версий форматов);

возможность получения выписки (отправив информацию в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, налогоплательщик имеет возможность получить выписку о выполнении обязательств перед бюджетом);

подтверждение доставки отчетности (налоговый орган высылает квитанцию о приеме налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи);

оперативное информирование о действующих налогах и сборах, законодательстве (о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах и других).

Рассмотрим случаи использования электронной подписи на предприятии (внутренний документооборот).

Самый распространенный вариант внутреннего документооборота предприятия - это служебные записки. Больше нет смысла распечатывать документ и подписывать его собственноручно, если можно подписать его электронной подписью и отправить дальше по цепочке.

Электронная подпись здесь экономит не только время, но и деньги - снижается расход бумаги и тонера принтера. Конечно, себестоимость одного распечатанного листа бумаги может и не сильно высока, но за год можно сэкономить вполне приличную сумму, и это уже не говоря о времени, которое сегодня стоит дорого.

Как правило, на предприятии используются сетевые принтеры. Сетевой принтер может быть расположен в другом кабинете или вообще на другом этаже. Сотруднику, распечатавшему служебную записку, нужно выйти из своего кабинета, добраться до принтера и найти среди остальных документов свою записку. На все про все тратится 10 -15 минут, а если учитывать человеческий фактор, то гораздо больше. В итоге, эти 10-15 минут могли бы быть потрачены более продуктивно, чем поиск распечатанного документа.

Второй пример - это процесс согласования договора. Представим, что сотрудник Петров подготавливает договор и отправляет его на согласование руководителю. Принцип такой же, как и со служебной запиской - зачем тратить время на печать говора, если можно подписать его электронной подписью? Руководитель вносит изменения в договор, подписывает его и отправляет Петрову. Учитывая, что изменений будет много (ведь ошибки все равно неизбежны), использование электронной подписи опять экономит много времени и средств. В больших корпоративных сетях, где у руководителя и даже у рядового сотрудника Петрова могут быть недоброжелатели электронная подпись - это надежный способ убедиться в авторстве документа и его неизменности (что никто без ведома Петрова или его руководителя не внес в него какие-то изменения).

Для банковской отрасли ЭП физическими и юридическими лицами чаще всего используется для совершения финансовых операций через сервисы ДБО. Это включает в себя и онлайн доступ в личный кабинет посредством web-технологий и мобильный банк, т.е. управление счетом через социализированное приложение со смартфонов и планшетов.

К примеру, ЭП для физических лиц в крупнейшем федеральном банке - Сбербанке дает возможность банковской организации уменьшить оборот бумаги и увеличить скорость обслуживания посетителей. То есть во время открытия депозита вместо установки подписи на 4 -х разных документах посетителю нужно будет 1 раз набрать свой ПИН (пароль к ЭП). Данный вид технологии сможет обеспечить проведение двойной клиентской идентификации с использованием паспорта и при помощи карточки с ПИН-кодом, который сможет знать лишь владелец. Благодаря этому можно также будет предотвратить вероятные факты мошенничества. Так по внутренним данным Сбербанка актуальных на 2014 год, в течении двенадцати месяцев после запуска такого сервиса, только жителями Москвы было совершено больше трёх миллионов операций с применением подписи в электронном виде.

Каким образом на предприятии можно организовать снабжение сотрудников, если это требуется, собственными электронными подписями?

Прежде всего отметим, что сотрудник предприятия, в компетенции которого - работа с электронными подписями, обязан обеспечивать конфиденциальность соответствующих программных инструментов и не разрешать без своего согласия использовать ЭЦП кому-либо (п. 1 ст. 10 закона № 63-ФЗ). Данная формулировка, очевидно, свидетельствует о том, что человек, управомоченный применять ЭЦП, имеет возможность делегировать пользование электронной подписью иным лицам. Также можно отметить, что законом № 690 63-ФЗ не установлено ограничений по количеству электронных подписей, оформляемых на одно юридическое лицо.

Таким образом, организовать снабжение сотрудников предприятия ЭЦП можно: электронный подпись документооборот безопасность

во-первых, посредством издания локальных нормативов, по которым ЭЦП, оформленная, к примеру, на генерального директора, будет передаваться в случаях, когда это нужно и допускается, замещающему доверенному лицу;

во-вторых, посредством оформления ЭЦП для юридического лица на каждого сотрудника фирмы, который нуждается в применении соответствующей подписи.

Следует иметь в виду, что законом могут быть предусмотрены случаи, при которых реализация первого варианта будет противозаконной. Например, если речь идет о передаче права пользования ЭЦП главного бухгалтера в целях подписания первичных документов. Дело в том, что в соответствии с п. 3 ст. 7 и п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ данные операции должен осуществлять сам главный бухгалтер. По смыслу положений закона применение ЭЦП сторонним лицом может быть признано подделкой подписи главного бухгалтера.

В первом случае выдавать ЭЦП будет, вероятнее всего, сам директор или те лица, которым он делегирует данные полномочия. Во втором - выдавать ЭЦП будет уже удостоверяющий центр при условии, что обращающееся лицо сможет подтвердить свои правомочия в части последующего применения электронной подписи.

Из всего написанного ранее можно сделать вывод, что ЭП - очень полезное нововведение на предприятии, поскольку предприятия при использовании ЭП получат следующие преимущества:

возможность защиты документов от несанкционированного чтения и изменения;

сокращение бумажного документооборота благодаря переводу части внутренних документов в электронный вид;

возможность определять юридический статус документа по ЭП (устанавливать авторство документа).

В настоящее время сложилась достаточно обширная судебная практика по делам, в которых в качестве полноценных доказательств принимаются документы в электронной форме, удостоверенные ЭП. Эта практика существует и по уголовным делам, и по арбитражным, и по гражданским.

Таким образом, практика применения ЭП показывает, что обеспечение равнозначности ЭП собственноручной подписи и придание ЭП юридической силы не является инновационной, экстраординарной задачей. Количество систем электронного документооборота, в которых используется ЭП, неуклонно возрастает. Использование таких систем приносит ощутимую экономическую выгоду.

Список источников

1. Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой под писи». - Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи». - Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. N 65 О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)». - Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

4. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. N 1815 р г. Москва «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)»». - Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

5. Шувалова Н. В. Электронная подпись, как необходимый атрибут электронного правительства [Текст] // Экономика, управление, финансы: материалы II Междунар. науч. конф. (г. Пермь, декабрь 2012 г.). -- Пермь: Меркурий, 2012. - С. 15-20.

Размещено на Allbest.ru