Общий вид, состав и требования к оформлению реквизитов содержательной части организационно-распорядительных документов. Оформление документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами. Подготовка дел к передаче в архив

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Общий вид, состав и требования к оформлению реквизитов содержательной части организационно-распорядительных документов. Оформление документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами. Подготовка дел к передаче в архив

Л.Ф. Валкаева

1. Общий вид, состав и требования к оформлению реквизитов содержательной части организационно-распорядительных документов

Реквизит 18 -- заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

- чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 -- отметка о контроле. Отметку о контроле над исполнением документа обозначают буквой К, словом или штампом «Контроль».

Реквизит 20 -- текст документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если таблиц в документе несколько, то над таблицей слева пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Не рекомендуется в таблице использовать самостоятельную графу «Номер по порядку», применять диагональное деление строк, проставлять номер непосредственно перед числовыми значениями величин.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст излагается именно в указанной последовательности, то это прямой порядок построения текста документа (расположения его логических элементов). Для облегчения восприятия информации возможно начинать изложение текста в документе с заключительной части (заключения), т.е. с изложения существа вопроса, а затем подкреплять обоснованиями. В этом случае мы имеем дело с обратным порядком построения текста документа.

По характеру содержания заключения бывают активными и пассивными (описательными). Активные заключения в свою очередь подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресата побуждают к определенным действиям («разработайте», «примените», «о проделанной работе сообщите»), в косвенном активном -- действие возможно или ожидается («возможен выход из строя», «примите меры»). Прямое активное заключение характерно для приказов, протоколов, писем, телеграмм, косвенное -- для договоров, инструкций, положений [4].

Количество и расположение логических элементов зависят от управленческой ситуации, вызвавшей создание документа.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДЛД считает возможным»).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации; исключение двоякого толкования; объективность и достоверность информации; составление по возможности простых, т.е. содержащих одни вопрос документов для облегчения и ускорения работы с ними; широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций; структурирование текста документа, деление его на смысловые части (логические элементы) [6].

Реквизит 21 -- отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документ}' прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2012 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2012 №319

2. Оформление документов по трудоустройству, учету и работе с кадрами

К документам, регламентирующим вопросы трудоустройства, учета и работы с кадрами, относятся: трудовой договор (контракт); личная карточка работника; личные дела персонала организации; трудовая книжка.

Трудовой договор

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка [8].

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших договор; место работы с указанием структурного подразделения; дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия социального страхования, связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться испытание, неразглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.

Личная карточка работника - документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления - машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Состав документов личного дела включает: внутреннюю опись документов дела; личный листок по учету кадров (или анкету); дополнение к личному листку по учету кадров (или дополнение к анкете); автобиографию; копии документов об образовании; копию документа (выписку) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристику или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой договор/контракт; копию приказа о приеме на работу [1].

В личное дело могут быть включены также список научных трудов и изобретений, выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых трудовым коллективом). В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника, а также характеризующие профессионально-деловые, нравственные и личностные качества работника.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если эта работа является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.

Для учета использования рабочего времени работников и контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени ведутся Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).

3. Подготовка дел к передаче в архив

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление документов, сдаваемых в архив;

- составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение сохранности дел;

- передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа [9]:

- документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

- нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);

- в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;

- переплетают дело;

- на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии. Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи.

В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы [3].

В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудников (при ее ведении); приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки (невостребованные).

Роль и функции секретаря и помощников руководителя организации

Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера [10].

Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Чтобы стать начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК.

Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.

Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании [7].

Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.

Однако хороший начальник и толковый опытный секретарь функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.

В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи [5]:

-- своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

-- составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

-- организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

-- переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

-- сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

-- контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

-- организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

-- приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

-- контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

-- ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю;

-- организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

-- прием и отправка писем;

-- прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

-- организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

-- участие в общих собраниях и совещаниях;

-- доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Помощник -- это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы [2]. Трудовые обязанности помощник руководителя реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в кампании.

Должностные обязанности помощника руководителя сводятся к таким функциям:

- осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;

- ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;

- организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Литература

руководитель трудовой документ должностной

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. - М.: КноРус, 2016. - 234 c.

2. Важенин, А.Г. Обществознание для профессий и специальностей технического, естественно-научного, гуманитарного профилей: Учебник / А.Г. Важенин. - М.: Академия, 2017. - 288 c.

3. Гришкевич, С.М. Обществознание / С.М. Гришкевич. - М.: Эксмо, 2017. - 800 c.

4. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: Флинта, 2015. - 296 c.

5. Киреев, Е.В. Обществознание / Е.В. Киреев, А.В. Солодилов, М.Г. Марюшкин. - М.: Русайнс, 2017. - 311 c.

6. Ковригин, В.В. Обществознание: Учебник / В.В. Ковригин. - М.: Инфра-М, 2018. - 512 c.

7. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. - РнД: Феникс, 2017. - 296 c.

8. Махоткин, А.В. Обществознание / А.В. Махоткин, Н.В. Махоткина. - М.: Эксмо, 2017. - 192 c.

9. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ Инфра-М, 2015. - 112 c.

10. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2017. - 164 c.

Размещено на Allbest.ru