Организация документооборота архивных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

документ архив запрос дело

Введение

1. Структура и функции ООО «Строй-Сервис»

2. Составление и оформление документации

3. Организация хранения архивных документов

4. Формы использования архивных документов

5. Знания и умения работы на ПК

6. Использование архивных документов

6.1 Цели использования архивных документов в архиве

6.2 Предоставление документов пользователям

6.3 Ответы на запросы граждан или юридических лиц

6.4 Составление карты заместителя дела

Заключение

Список использованных источников

Приложение А Форма карты-заместитель дела

Приложение Б Опись дел постоянного хранения

Введение

Я, Нетреба Андрей Константинович, проходил производственную (по профилю специальности) практику в ООО «Строй-Сервис» с 09.11.2020 по 28.11.2020 года.

За время прохождения практики я принимал участие в оформлении документации, работал с запросами граждан. Архив - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Целью производственной (по профилю специальности) практики является освоение общих и профессиональных компетенций по профессиональному модулю 02 «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации».

Задачами производственной практики являются:

1) Получить представления о структуре и функциях предприятия, где будет проходить практика, а также представление работы архивиста учреждении;

2) Применить знания, полученные в колледже при составлении и оформлении документации, связанной с архивной деятельностью;

3) Закрепить знания по организации хранения архивных документов;

4) Познакомиться с формами использования архивных документов;

5) Закрепить знания и умения работы на персональном компьютере в программах MICROSOFT OFFICE WORD. EXCEL. POWER POINT;

6) Изучить и описать технологию Использования архивных документов

1. Структура и функции ООО «СТРОЙ-СЕРВИС»

В настоящее время в связи с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 30.12.2008 г. № 312-ФЗ в единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о государственной регистрации ООО «Строй-Сервис» ОГРН 1182724012338. Согласно Налоговому кодексу Российской Федерации и Федеральному закону от 31.07.1998 года № 146-ФЗ предприятию присвоено ИНН 2703096892 и КПП 270301001 по месту нахождения в г. Комсомольске-на-Амуре.

Основными видами деятельности ООО «Строй-Сервис» являются:

- Розничная торговля.

-Предприятие имеет 2 торгово-заготовительных баз по Хабаровскому краю (продажа строительных материалов и санитарно-технических материалов).

-Оптовая реализация.

-Проводится из центрального склада (продажа строительных материалов и санитарно-технических материалов).

В производственную структуру предприятия входят:

- Администрация (директор предприятия, заместитель директора, главный бухгалтер, бухгалтер-кассир, специалист по кадрам)

- 7 кладовщика;

- водитель;

- уборщица;

- 2 сторожа;

-мастер цеха;

- 8 рабочих.

Систему управления ООО «Строй-Сервис» можно определить, как подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей. Функции системы управления заключаются в восприятии определенных проблем предприятия и последующем выполнении набора действий, в результате которых вырабатываются решения, увеличивающие доход от деятельности всего предприятия.

2. Составление и оформление документации, связанной с архивной деятельностью

За время прохождения практики я осуществлял работу по ведению архивного дела на предприятии ООО «Строй-Сервис». Организовывал хранение и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив.

Учувствовал в разработке номенклатуры дел, проверял правильность формирования и оформления при передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифровал единицы хранения, систематизировал и размещал дела, вел их учет. Так же подготавливал сводные описи единиц постоянного и временного срока хранения. Вел работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивал удобный и быстрый их поиск.

Следил за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

3. Организация хранения документов

Архивные документы в архиве ООО «Строй-сервис» хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения.

Правила и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

- структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

- хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

- функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

- номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

- корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

- географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

- авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

В организации ООО «Строй-Сервис» документы хранятся в помещении отдельно от рабочих комнат сотрудников и защищенный от доступа посторонних лиц.

Хранилище дополнительно защищено открывающимся изнутри решетками, дверь дополнительно укреплена и снабжена замком.

Окна защищенный от прямых солнечных лучей, специальным остеклением и плотными шторами.

Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных в архив задач.

Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействиях окружающей среды.

Световой режим. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Освещение в хранилищах как естественное, так и искусственное.

Температурно-влажностный режим. Помещения хранилищ, оборудованы системами кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов. В данном архиве хранятся бумажные документы, поэтому температура - 17-19°С, относительная влажность воздуха - 50-55%. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: один раз в неделю.

Санитарно-гигиенический режим. Помещения архива содержатся в чистоте. В помещениях хранилищ обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. В хранилище проводятся систематические влажные уборки.

Размещение документов в хранилище. Документы в хранилищах размещены в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определен планом их размещения.

Средства хранения. Хранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами и металлическими шкафами. Стеллажи установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами. Документы размещены на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов: бумажные документы постоянного хранения размещены в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки пронумерованы. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки пронумерованы сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составлены постеллажные топографические указатели.

Таким образом, в архиве ООО «Строй - Сервис» соблюдаются все режимы хранения по сохранности документов.

4. Формы использования архивных документов

Использование архивных документов - применение информации архивных документов культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Основными формами использования документов архива являются:

1) - Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

2) - Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

3) - Использование документов в средствах массовой информации;

4) - Подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

5) - Выдача документов во временное пользование.

Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности, к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности, к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

В архиве ООО «Строй-сервис» применяется форма использования документов как исполнение запросов-социально-правового характера. Используется тематика запроса как подтверждение трудового стажа уволенных работников ООО «Строй-сервис».

5. Работа на персональном компьютере в Microsoft Word, Excel, Power point

Microsoft Word - наиболее популярный текстовый редактор, он позволяет создавать документы, содержащие текст, таблицы и графику.

В ходе освоения текстового редактора Word я научился создавать и редактировать самые различные документы: начиная с простых текстов, и заканчивая документами, содержащими рисунки, а также фигурный текст.

В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам.

Программа Excel

Excel - программа отлично подходит для проведения расчетов, составления таблиц и диаграмм, вычисления простых и сложных функций.

Благодаря программе excel я научился создавать разные виды диаграмм, группировать и фильтровать данные. Освоил, как обрабатывать массивы данных и на их основе строить прогнозы. Узнал, как импортировать, экспортировать и преобразовывать данные из других файлов. Научился создавать собственные функции для решения нестандартных задач. Понял, как переносить данные из Почты и Диска в таблицу. Так же, научился настраивать и применять фильтры любой сложности, чтобы отображать только те данные, которые нужны для работы прямо сейчас.

Программа PowerPoint

В PowerPoint я научился эффективные презентации, активно работая с мультимедийными элементами: клипами, звуковыми темами, движущимися объектами и многим другим. Освоил создание схем и инфографики, а также научился переходам.

За время прохождения практики я познакомился и поработал в программах Microsoft Office.

6. Использование архивных документов

Использование архивных документов-применение информации архивных документов в политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архива организации являются открытыми для использования архивом и пользователям. Исключение составляет документированная информация, отнесённая законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Порядок использования документов, находящихся на временном хранении в организациях, определяется на основе настоящих правил.

6.1 Цели использования архивных документов в архиве

Целью использования архивных документов является обеспечение информационных запросов пользователей.

Для достижения этой цели в архиве ООО «Строй-сервис» решают следующие задачи:

- информационное обеспечение работников организации;

- исполнение запросов пользователей, в том числе запросов социально-правового характера в форме выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров документов;

- выдача дел, документов во временное пользование;

- выдача дел, документов в читальный зал архива.

Архив ООО «Строй-сервис» имеет возможность организовать использование документов при подготовке информационных мероприятий.

Основной целью использования архивных документов ООО «Строй-сервис» является социально-правовая, направленная на защиту прав и интересов граждан.

6.2 Предоставление документов пользователям

Пользователями архивных документов ООО «Строй-Сервис» являются нынешние сотрудники общества, которые делают запрос в архив:

- для подтверждения трудового стажа;

- для оформления пенсии;

- для подтверждения среднемесячной заработной платы.

6.3 Ответы на запросы граждан и физических лиц

Запросы бывают трех видов:

-тематические запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;

- генеалогические запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;

-социально-правовые запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:

-служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;

-от физических и юридических лиц;

-запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для меня наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы,

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

6.4 Составление карты-заместителя дела

Карта заместитель дела - документ, подтверждающий факт выдачи определенных дел, находящихся в архиве предприятия в надлежащем состоянии на конкретный период времени заинтересованному лицу.

Документ содержит:

- Регистрационный номер;

- Название дела;

- Опись;

- Фонд.

Также фиксируется:

- Фамилия Имя Отчество лица;

- Дата получения единиц хранения;

- Дата возврата.

Дела, подлежащие выдаче, имеют обложки, нумерацию страниц и завершительные надписи, а также подшиты.

В обязательном порядке получатель проставляет свою подпись, обязуясь не предоставлять дел, получивших им во временное пользование, для ознакомления посторонних лиц, а так же не выдавать по ним копий, справок и выписок, нигде не публиковать документ без полученного на то разрешение организации.

Так же получатель обязан вернуть дела в указанный в карте-заместителя срок.

Получателя документов в обязательном порядке заранее надо предупредить об ответственности по закону в случае, если им будут утрачены или повреждены полученные во временное пользование документы.

В архиве ООО «Строй-Сервис» используют в работе карту-заместитель дела.

Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней

Таким образом, использование архивных документов - одна из важнейших функций архива всех уровней.

В ходе работы в ООО «Строй-Сервис» была проведена работа основных форм использования архивных документов( предоставление документов сотрудникам ) в том числе были изучены информационные запросы пользователей.

Заключение

Практика была пройдена на предприятии ООО «Строй-Сервис».

За время прохождения производственной практики принимал активное участие в работе отдела, усовершенствованы навыки работы в программах MICROSOFT OFFICE WORD, EXCEL, POWER POINT. Изучил использование архивных документов.

Ознакомился с целями использованием архивных документов, ответами на запросы граждан.

В результате пройденной производственной практики были закреплены и углублены теоретические знания, полученные в процессе обучения в колледже, приобретен практически навык.

За время прохождения практики мной были освоены следующие общие компетенции:

ОК 1. Понимание сущности и социальной значимости своей будущей профессии, проявление к ней устойчивого интереса;

ОК 2. Организация собственной деятельности, выбор типовых методов и способов выполнения профессиональных задач, оценка их эффективности и качества;

ОК 3. Принятие решений в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность;

ОК 4. Осуществление поиска, анализа и оценки информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития;

ОК 5. Использование информационно-коммуникационных технологий совершенствования профессиональной деятельности;

ОК 6. Работа в коллективе и в команде, обеспечение ее сплочения, эффективное общение с коллегами, руководством, потребителями;

ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных) за результат выполнения заданий;

ОК 8. Самостоятельное определение задач профессионального и личностного развития, организация самообразования, осознанное планирование повышения квалификации;

ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.

Также за время прохождения практики мной были освоены следующие профессиональные компетенции по ПМ 02 «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам архива»:

ПК 2.1 Осуществление экспертизы ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.

ПК 2.2 Осуществление справочно-технической обработки документов и дел.

ПК 2.3 Обеспечение приема и рационального размещения документов в архиве (в т.ч. по личному составу).

ПК 2.4 Обеспечение учета и сохранности документов в архиве.

ПК 2.5 Организация использования архивных документов в научных, справочных и практических целях.

ПК 2.6 Осуществление справочно-информационной работы по документам, в том числе с использованием оргтехники, программных средств учета и поиска документов.

Таким образом, задачи производственной (по профилю специальности) практики выполнены, цель достигнута.

Список использованных источников

1. Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ: [принят Гос. Думой 1 октября 2004 года.: одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г.: по состоянию 13 мая 2008 г.] // СЗ РФ. 2008. №20. Ст. 2253.

2. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Текст]. М.: Изд-во стандартов, 1998. с. 7

3. Алексеева, Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития/ Е.В. Алексеева // Делопроизводство. 2008. №2. С. 77-84.

4. Архивный Фонд Российской Федерации: организация документов в архивах / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. 2002. №2. С. 3-9.

5. . Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов [Текст]: учебное пособие / Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Пенза: ПГУ, 2007. с. 125

6. Булюлина, Е.В. Архивоведение [Текст]: учеб.-метод. Пособие /Е.В. Билюлина. Волгоград: ВолГУ, 2007. с. 46

7. Вальберг, Х.З. Электронные документы в архивах [Текст] / Х.З. Вальберг, Е.К. Укожова // Отечественные архивы. 2009. №1. с. 60

8. Величко, В.П. Муниципальные архивы. М., 2010. с. 250

9. Вербицкий, Н.Ф. Информационные технологии в решении проблем в работе с архивами документов [Электронный ресурс] Н.Ф. Вербицкий // Архивы России. 2009. №4.

10. Вербицкий, Н.Ф. Концепция автоматизации архивного дела в России [Электронный ресурс] Н.Ф. Вербицкий // Архивы России. 2009. №3.

11. Гармаш, В.Н. Современные требования к архивным зданиям [Текст] / В.Н Гармаш, Е.Э. Дубова // Отечественные архивы. 2004. №3.

12. Кирсанов, М.В. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации [Электронный ресурс] М.В. Кирсанова // Архивы России. 2007. №12.

13. Киселев, И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе [Текст] // Архивы России, 2009. №2. С. 7-15. ISBN 556357-415-6.

14. Козлов, В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ [Электронный ресурс] В.П. Козлов // Секретарское дело. 2006. №4.

15. Кирсанов, М.В. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации [Электронный ресурс] М.В. Кирсанова // Архивы России. 2007. №12.

Приложение А

(обязательное)

Форма карты-заместитель дела

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ________________________________________________________

(N и название)

Опись _______________________________________________________

(N и название)

Фонд ________________________________________________________

(N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/п	Ф.И.О пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4

Приложение Б

(обязательное)

Опись дел постоянного хранения

Общество с ограниченной ответственностью «Строй-Сервис» (ООО «Строй-Сервис») Фонд № 1132 ОПИСЬ № 1 дел постоянного хранения за 2010 год	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Строй-Сервис» _Шелеменцев_ А.И. Шелеменцев 30.01.2013

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Секретарь
86	01-04	Приказы № 1-168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним	25 января - 22 декабря 2010 г.	192	Связка № 12
86 а	01-05	Распоряжения № 1-79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.	11 февраля 30 декабря 2010 года	91
Финансово-экономический отдел
87	02-03	Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему	2010 г.	25
88	02-11	Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.	2010 г.	125

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ООО «Строй-Сервис»

от 22.01.2013 № 1

Размещено на Allbest.ru

...