Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Теоретические основы организации деятельности архивов организации
• 1.1 Понятие и сущность архива организации
• 1.2 Основные задачи и функции архива организации
• 1.3 Нормативно-правовая база работы архива организации
• Глава 2. Анализ организации работы архива и взаимодействия подразделений на примере фитнес-клуба
• 2.1 Характеристика и подразделения фитнес-предприятия
• 2.2 Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность архива предприятия
• 2.3 Особенности организации работы архива и взаимодействие подразделений фитнес-клуба
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение

Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль, за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку обслуживание офиса имеет свои конкретные задачи, оно должно выполняться независимым структурным подразделением, организационно отделенным сервисом. Сегодня эта служба имеет разные названия: управление делами, управление информацией и документацией, управление ведением документации, управление документацией, общий отдел, офис, секретариат и т. Д. Мы будем продолжать ссылаться на него как на службу документационного обеспечения или в офис. В небольших учреждениях, в которых объем обрабатываемых документов невелик, а создание специального структурного подразделения нецелесообразно, вся работа, выполняемая офисной службой, назначается секретарю-секретарю (секретарю).

Офисную работу в качестве независимой структурной единицы возглавляет менеджер, который, в свою очередь, напрямую обращается к руководителю организации.

Система управления документами включает в себя три взаимосвязанных компонента: подготовку управленческих документов, технологию работы с документами, систематизацию документов в течение календарного года и организацию их архивного хранения. При решении каждой из этих проблем практикующие должны руководствоваться действующими нормативными и методологическими документами в области учета, утвержденными Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Государственное регулирование ведения документации обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет междисциплинарное организационно-методическое руководство и контроль, за организацией документов в работе федеральных государственных органов, координирует разработку государственной системы учета и унифицированных систем документации.

Предмет работы - взаимодействие подразделений. Объект - организация работы архива.

Цель работы - раскрыть организацию работы архива и взаимодействие подразделений на примере фитнес-клуба.

Задачи:

1. Раскрыть понятие и сущность архива организации.

2. Изучить основные задачи и функции архива организации.

3. Выявить нормативно-правовую базу работы архива.

4. Охарактеризовать и подразделений фитнес-предприятия.

5. Проанализировать локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность архива предприятия.

6. Охарактеризовать особенности организации работы архива и взаимодействие подразделений фитнес-клуба.

При написании работы использовались теоретические методы анализа литературы.

Работа состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические основы организации деятельности архивов организации

1.1 Понятие и сущность архива организации

Документационное обеспечение - это делопроизводство, деятельность, которая обеспечивает документацию и организацию работы и документами.

Для любого предприятия и организации, очень важно ведение правильного документооборота. Документы, которые создаются в организациях, отвечают за финансовое состояние, производственную деятельность и т.п.

В документах прописываются регламенты, инструкции, различные положения, характеристики, отчеты, т. е документы, отвечают за реализацию управленческих функций. И то, как налажена система документооборота, так и функционирует организация. От документационного обеспечения зависит эффективность деятельности организации и качество правильно принятых решений.

В процесс принятия управленческого решения входит: анализ, подготовка и принятие решения.

Данные составные части очень связаны с документационным обеспечением. Для достижения экономического эффекта, наиболее важно качество информации, определяемое ее количеством, сложностью, оперативностью и стоимостью Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2016..

В случае снижения на предприятии отлаженной системы работы с документами, значительно снижается управление, так как оно напрямую зависит от достоверности и качества, правильной постановки справочных служб, оперативности обработки информации, отчетливой организации хранения, поиска и использования документов.

Задачи, решаемые с помощью документационного оборота:

- Архивация документов;

- обеспечение, хранение, контроль документов;

- документирование: оформление, изготовление, составление.

Документационным обеспечением занимается действующая на правах самостоятельного подразделения - специальная служба. Примером таких служб могут являться: канцелярия, управление делами.

Задачи службы документационного обеспечения:

- Организация работ с документами;

- обеспечение документирования;

- разработка методов и форм в работе с документацией.

Функции службы документационного обеспечения:

- изготовление документов - тиражирование, копирование;

- контроль качества документов - оформление, соблюдение ГОСТа;

- разработка бланков.

Функции при работе с документами Зинина Л.И., Глухова Т.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Л.И. Зинина, Т.В. Глухова. - Саранск: Мордовский государственный университет, 2009.:

- Установка определенного порядка прохождения документов;

- контроль за исполнением;

- регистрация и учет документов;

- обработка исходящих и входящих документов;

- обеспечение хранения и использования;

- разработка и обеспечение защиты документации.

Функции при усовершенствовании методов работы с документацией:

- переработка методических, нормативных документов;

- доведение сведений документации до работников;

- консультирование работников по вопросам документации;

- повышение квалификации работников при ведении документации;

- контроль за соблюдением правил с документами;

- контроль за упорядочением документации в организации;

- внедрение новых методов при работе с документами;

- разработка автоматизированных информационных систем и базы данных документации.

Проблемы, возникающие при документационном обеспечении, происходят тогда, когда руководство теряет контроль над происходящим. Различные подразделения, не имея определенной информации о друг друге, перестают работать воедино, в результате падает качество обслуживания клиентов.

Соответственно это приводит к снижению производительности труда, недостатку ресурсов: технических, людских и т. д.

Приходиться расширять штат и вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест. Для многих организаций, это чревато изменением технологии производства, что требует дополнительных инвестиций. Данное приводит к росту оборотного капитала и приводит к снижению прибыли.

Организации, делают большое количество ошибок, уяснив важность усовершенствования документационного обеспечения, пытаясь ее автоматизировать, выбирают неправильные методы.

К главным функциональным частям системы автоматизации делопроизводства относят:

- Правила создания документов;

- средства создания документов;

- поддержание документооборота;

- ведение электронного архива ECM-Journal. Журнал о системах электронного документооборота .

Для эффективного ведения документации, все компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства. Только в этом случае, возможно решение задач, которые стоят перед организацией или предприятием.

В таком случае предприятию стремящегося создать лучшую среду для обработки информации необходимо решить такие задачи:

- Выбор верной стратегии автоматизации, сюда входит правильный подбор программных ресурсов;

- создание правильного механизма документационного обеспечения.

Для усовершенствования автоматизации необходимо использовать новейшие технологические достижения:

- Система анализа документов;

- системы управления различными базами данных;

- систему клиент - сервер.

Выделяют следующие важные группы документов в зависимости от специфики предприятии:

- Документы, отвечающие за организацию предприятия: численность штата, устав ил учредительный договор, должностные инструкции, распорядок внутренних правил;

- документы, отвечающие за личный состав предприятия: трудовые договоры, личные счета и карточки;

- распределительные документы: решения, распоряжения;

- документы информационно - справочного материала: письма, факсы, справки;

- финансовые и бухгалтерские документы: планы, балансы, счета, отчеты.

На предприятие могут поступать от государственных организаций документы по вопросам деятельности, к примеру - налоги. Такие документы относятся к отдельной категории: нормативные документы вышестоящих органов.

Самостоятельную группу документов составляют: контракты - основные документы предпринимательской деятельности. Все остальные документы занимают группу организационно - распорядительных Захарова К.А. Подделка документов, предоставленных нотариусом // Молодой ученый. -- 2019. -- №38. -- С. 22-25..

1.2 Основные задачи и функции архива организации

Управление документами - это система или процесс, используемый для захвата, отслеживания и хранения электронных документов, таких как PDF-файлы, файлы обработки текстов и цифровые изображения бумажного содержимого. Программное обеспечение для управления документами включает в себя захват документов и контента, управление документами, хранение документов, системы вывода и информационно-поисковые системы. Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.

Управление документами экономит время и деньги вашей организации. Он обеспечивает такие преимущества, как безопасность документов, контроль доступа, централизованное хранение, контрольные журналы и упрощенный поиск и извлечение.

Посмотрите, как сбор документов и управление делами позволяют банкам оптимизировать сбор данных для ключевых процессов контента, а также повысить прибыльность и гибкость бизнеса Информационный портал DIRECTUM. Статьи и аналитика..

Физические картотечные системы уже давно используются для сбора и хранения бумажных документов. Но организации сталкиваются с более высокими затратами из-за ручного управления, риска человеческой ошибки, физического ущерба, проблем с поиском и нехватки места. В последнем случае часто встречаются склады, полные архивных бумажных документов, или подвалы, уставленные рядами картотечных шкафов.

В 1980-х годах было разработано программное обеспечение для хранения и управления документами в электронном виде. Технология сканирования позволила организациям оцифровывать бумажные материалы для облегчения онлайн-отслеживания и хранения. С тех пор решения для управления документами расширились, включив в себя функции безопасности, документооборота и аудита.

Хотя мир еще не стал полностью безбумажным, все больше организаций используют преимущества автоматизации и онлайн-инструментов управления документами. Дополнительным преимуществом является емкость хранилища сервера по сравнению с физическим картотечным шкафом или складом.

Согласно Finances Online: "Преимущества программного обеспечения для управления документами включают оптимизированную обработку документов, улучшенную доступность данных, упрощенный поиск файлов и снижение затрат на управление документами. Кроме того, наличие таких инструментов позволит вам лучше понять безопасность файлов вашей компании и в то же время улучшить совместную работу за счет упрощения обмена данными" Алехин А.П., Кармолицкий А.А. Административное право России: учебное пособие / А.П.Алехин, А.А. Кармолицкий // М.: Инфра - М. - 2015..

Метаданные обычно предоставляются для каждого документа. Он включает в себя такие вещи, как дата хранения документа, название и описание.

Индексация, поиск и поиск помогают пользователям находить документы и информацию на основе идентификаторов документов, метаданных и содержимого.

Функции безопасности помогают защитить информацию и поддерживать соответствие требованиям. Большинство систем позволяют администраторам контролировать, кто имеет доступ к документам.

Рабочий процесс позволяет администраторам создавать правила, определяющие поток документов в организации.

Совместная работа позволяет нескольким пользователям просматривать и редактировать документы одновременно. Система отслеживает изменения в инструментах и их историю.

Большинство систем позволяют пользователям извлекать предыдущие версии документа или продолжать работу с выбранной точки. Управление версиями полезно для документов, которые со временем меняются и нуждаются в обновлении.

Управление документами и управление контентом частично совпадают, но есть и различия. Как правило, первая фокусируется на захвате и хранении структурированных документов. В то время как последние также могут обрабатывать неструктурированный контент, такой как веб-страницы, социальные сети, видео-и аудиофайлы.

Многие организации сегодня управляют конгломератом бумажной и цифровой информации. Содержимое может быть где угодно: электронные файлы, бумажные документы, электронные таблицы, отсканированные файлы и изображения. Документы могут храниться в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, жестких дисках, картотеках - даже в электронной почте, на которую по-прежнему приходится значительный объем корпоративной документации Апофф Р. Планирование дальнейшего будущего корпорации. - М.: Прогресс, 2015..

Многочисленные хранилища и информационные бункеры создают проблемы. Организации сталкиваются с повышенным риском повреждения или потери файлов, ошибок и избыточности. Хранение бумаги может потребовать значительного физического пространства. Возможно, не существует коллективной корпоративной памяти или простого способа найти ценный контент во всем бизнесе. Кроме того, надлежащий учет становится юридическим императивом.

Платформа управления документами может интегрировать разрозненные документы для повышения эффективности управления, доступа и процессов. Он предлагает значительные преимущества с точки зрения поиска информации, безопасности, управления и более низкой стоимости операций.

"Любая организация, которая нуждается в структурированном хранении и извлечении документов, может извлечь выгоду из инвестиций в систему управления документами (DMS)", - говорит он business.com. “Это не только экономит время и деньги, но и обеспечивает отслеживание конфиденциальных документов, показывая, кто к ним обращался, когда и какие действия производились с документом. Этот тип отслеживания дает программному обеспечению DMS наибольшую ценность и привлекательность, защищая организации от судебных исков, штрафов и штрафов".

Программное обеспечение для управления документами автоматически архивирует, захватывает и хранит большие объемы контента. Он оптимизирует процесс с помощью таких функций, как консолидация информации, совместная работа, поиск и извлечение, безопасность и рабочий процесс. Кроме того, лучшие платформы предлагают облачные технологии, аналитику и искусственный интеллект (ИИ), чтобы максимизировать способы сбора и контроля информации компаниями Белицкая А.В. Необходимость института государственного контроля над органами нотариата в РФ: теоретический аспект // Нотариус. 2015. № 5. С. 17-19..

Многие бизнес-аналитики нуждаются в привлечении технических экспертов для создания системных шаблонов для классификации новых типов документов. Поиск сервисов взаимодействия с поддержкой искусственного интеллекта, что исключает необходимость в шаблонах. Эти решения могут быть сконфигурированы и обновлены нетехническим персоналом, что позволяет быстрее оценивать время.

Организациям, использующим локальные приложения для сбора данных, возможно, придется потратить больше денег на развертывание дополнительных серверов. Ищите облачную службу обработки документов, которая может обеспечить масштабируемость при одновременном увеличении спроса на захват документов. Использование облачной службы снижает затраты на развертывание и управление локальными серверами.

Организации не имеют методов классификации и индексации конфиденциальных данных в документах перед отправкой их в систему контроля. Ищите инструменты, которые помечают защищенные данные, чтобы их можно было редактировать или направлять в определенные потоки. Это снижает риск несоблюдения требований и позволяет быстрее реагировать на введение новых требований соответствия.

Организации хранят миллионы документов в хранилищах, но они не могут предоставить их специалистам по обработке данных. Ищите решение, которое может обрабатывать несколько типов документов и макетов и использовать стратегии извлечения данных, такие как оптическое распознавание символов (OCR) и сопоставление пар ключ-значение. Экспорт в общий формат JSON также помогает Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения .

1.3 Нормативно-правовая база работы архива организации

Приказ № 71 начинает действовать с момента вступления в силу постановления Правительства РФ о признании утратившим силу п. 1 прежних Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

Архив-это накопление исторических записей - в любом носителе - или физическом объекте, в котором они находятся. Архивы содержат первичные исходные документы, которые накапливались в течение жизни человека или организации и хранятся для того, чтобы показать функции этого человека или организации. Профессиональные архивисты и историки обычно понимают архивы как записи, которые были естественно и обязательно созданы как продукт регулярной юридической, коммерческой, административной или социальной деятельности. Они были метафорически определены как "выделения тела" и отличаются от документов, которые были намеренно написаны или созданы для передачи определенного сообщения потомкам.

Архивы обычно состоят из записей, отобранных для постоянного или долгосрочного хранения на основе их непреходящей культурной, исторической или доказательной ценности. Архивные записи обычно не публикуются и почти всегда уникальны, в отличие от книг или журналов, в которых может существовать множество идентичных копий. Это означает, что архивы сильно отличаются от библиотек с точки зрения их функций и организации, хотя архивные коллекции часто можно найти в библиотечных зданиях Глунов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. - СПб.: Питер, 2017..

Человек, который работает в архивах, называется архивистом. Изучение и практика организации, сохранения и обеспечения доступа к информации и материалам в архивах называется архивоведением. Физическое место хранения может называться архивом или хранилищем.

Вычислительное использование термина "архив" не следует путать с регистрационным значением этого термина .

Глобальное распространение и упрощение технологий кино -, видео -, фото- и аудиодокументации событий общественной и частной жизни привело к лавинообразному увеличению количества аудиовизуальных документов, хранящихся в личных коллекциях документов граждан и представляющих ценность с точки зрения пополнения Архивного фонда Российской Федерации. Комплектование архивов документами личного происхождения, находящимися в частной собственности граждан, является одним из приоритетных направлений деятельности архивных учреждений, в том числе архивов аудиовизуальных документов.

Поэтому важно рассмотреть некоторые теоретические и практические вопросы, остающиеся актуальными в области работы с этими документами, учитывая растущее количество кино -, фото- и видеодокументов личного происхождения и в связи с укоренением в отечественном архиве коллекционного принципа при работе с аудиовизуальными документами.

На сегодняшний день в специализированных архивах хранятся коллекции фотодокументов выдающихся российских фотографов, фотожурналистов, фонодокументы известных радиожурналистов и коллекции филофонистов.

Важность этого направления работы архивов подчеркивается тем, что для Российского государственного архива кинофотодокументов (РГАКФД) частные коллекции долгое время были едва ли не единственным источником комплектования архива фотодокументами из-за отсутствия организаций-источников комплектования в этой области.

В то же время современная практика работы с архивами с различными документами личного происхождения ставит перед исследователями ряд актуальных проблем. Прежде всего, определение понятия "аудиовизуальные документы личного происхождения" до сих пор остается дискуссионным, что, вероятно, можно объяснить различными толкованиями родового понятия "документы личного происхождения" Единый портал Электронной подписи (АО «Аналитический центр»).

В узком смысле к ним обычно относятся любительские фотографии, звукозаписи, кино- и видеозаписи, которые были переданы на хранение в архив фонда - производитель - частного лица в течение его жизни. Как правило, это семейные фотографии и альбомы, индивидуальные и групповые видео портреты, откровенные фото, любительские видеозаписи, изображающая основателя запасы его окрестности в режиме, близком к максимальное значение; часто создатели таких документов, актов учредитель резервов самого себя, членов своей семьи и близкого окружения.

Кроме того, к таким документам относятся также комплексы документов, сложившихся в результате собирательства и целенаправленного собирания.

Глава 2. Анализ организации работы архива и взаимодействия подразделений на примере фитнес-клуба

2.1 Характеристика и подразделения фитнес-предприятия

Фитнес-клуб «Garage Gym» ИП Градицкая Е.М - самый большой фитнес-клуб в городе.

Юридический адрес: Свердловская обл, город Екатеринбург, улица Розы Люксембург, 49.

Основной вид деятельности:

- Деятельность фитнес-центров.

Дополнительные:

- Аренда и управление собственным или арендованным недвижимым имуществом

- Деятельность спортивных объектов

- Деятельность в области спорта прочая

Цели бизнеса - предоставление спортивно-оздоровительных услуг и получение максимально возможной прибыли.

Был основан 27 сентября 2016 года.

Общая площадь клуба - 4000 м2, тренажерный зал - 1 700 м2, высота потолков 8 метров. Более 150 оригинальных американских тренажеров от признанных мировых лидеров производства фитнес оборудования: Life Fitness, Hammer Strength, YouSteel, Escape, Eleiko.

Многофункциональный фитнес-клуб

- Тренажерный зал

- Зона единоборств

- Зона кросстренинга

- Уникальный зал для пауэрлифтинга и армрестлинга

- 3 зала групповых программ

Hammer Strength Официальный тренировочный центр. Только в официальных тренировочных центрах от Hammer Strength готовятся к соревнованиям команды национальных спортивных лиг: NHL, NBA, NFL, MLB. Более 30 кардиотренажеров.Concept2, AirBike, WoodWay, LifeFitness.

Более 40 тренеров по всем фитнес-направлениям с действующим статусом: МСМК, МС, КМС, чемпионы Мира, Европы и РФ

Топ-5 по дизайну за 2017 год по версии международного журнала AD Magazine!

-- Необычный тематический интерьер

-- Грамотное зонирование пространств

-- Заряжающий энергией стиль клуба

Рис. 1 Организационная характеристика ИП Градицкая Е.М.

Характеристика архива

Архив ИП ГРАДИЦКАЯ Е.М входит в состав административного отдела и возглавляется лицом, ответственным за ведение архива общества, которое назначается из числа работников приказом директора общества.

В архиве фитнес-клуба ИП ГРАДИЦКАЯ Е.М формирование и функционирование архива возложено на секретаря. Секретарь подчиняется директору организации.

Архив обеспечен помещением для хранения и приема-выдачи документов, а также рабочим местом для секретаря. В качестве архива использовано помещения в офисе компании.

В архиве хранятся:

- Регистрационные документы: свидетельства о госрегистрации и постановке на учёт в налоговой организации.

- документы учётные и отчётные - декларации, счета, накладные, квитанции, акты приёма-сдачи, договоры;

- кадровые документы: штатное расписание, трудовые договоры, бумаги по выплатам сотрудникам, табель учёта рабочего времени, приказы и распоряжения по личному составу, графики отпусков

- Документы охватывают период с 2017 по 2019 год.

Задачи Архива организации:

- комплектование архива общества документами;

- учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве общества;

- осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве общества;

- обеспечение использования документов.

К должности секретаря предъявляются следующие квалификационные требования:

- образование - высшее профессиональное;

- минимальный стаж работы на данных должностях не менее 1 года или

- стаж по специальности не менее 2-х лет.

Секретарь обязан знать:

- основы делопроизводства;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- правила пользования на компьютерной, вычислительной, множительной техникой.

Секретарь должен:

- поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения

- своих должностных обязанностей;

- вести делопроизводство в отделе;

- готовить описи дел;

- соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

- составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;

- заполнять книги: «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей»;

- составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.

Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляются меры по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.), комплексы мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).

Освещение в архиве искусственное. Применены лампы накаливания в закрытых плафонах. Поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим. Архив в рабочее время закрыт на ключ. Право доступа в хранилище имеет сотрудник данного хранилища Глунов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. - СПб.: Питер, 2017..

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.

Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, - 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.

Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.

Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона Галахова А.В. О юридической технике и судебном толковании смежных преступлений и административных правонарушений / Материалы международной научной практической конференции // М.: ЛексЭст. - 2005..

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40-45%, температура для черно-белых пленок - около15°С, для цветных - 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным ECM-Journal. Журнал о системах электронного документооборота .

2.2 Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность архива предприятия

Когда документ должен быть рассмотрен, отредактирован и одобрен более чем одним лицом, хорошая практика управления документами и контроля помогает предотвратить длительные ошибки и путаницу для всех вовлеченных сторон. Хорошая практика управления документооборотом и контроля может сократить время и ресурсы, необходимые для подготовки документов, предотвратить потерю комментариев и правок в перетасовке и гарантировать, что все участники проекта знают об изменениях в ранее рассмотренных документах.

Первоначальные затраты времени и усилий на планирование процесса составления, редактирования, рассмотрения и утверждения документов могут помочь участникам проекта свести к минимуму время и усилия, необходимые для завершения подготовки документов для сделки с недвижимостью. Это также может помочь предотвратить ошибки, которые могут появиться только после закрытия. Приведенные ниже инструкции формируют план эффективной подготовки, управления и контроля документов, необходимых для закрытия сделки с недвижимостью.

Установите первоначальный конференц-звонок для участников проекта, чтобы согласовать график и распределение обязанностей по составлению, редактированию, рассмотрению и/или утверждению документов.

Достичь согласия между всеми участниками проекта и их консультантами относительно разумного срока, в течение которого должны быть представлены окончательные проекты для окончательного утверждения, с тем, чтобы добиться закрытия в запланированную или желаемую дату закрытия. Вернуться к работе с этой даты, чтобы обеспечить достаточное время для промежуточного раунда рассмотрения проекта, и вернуться к работе с этой даты, чтобы установить твердую дату, когда первый проект должен быть распространен для рассмотрения и замечаний. Включите эту информацию в заключительный контрольный список.

Достичь согласия относительно того, кто будет включен в список рассылки для каждого документа (как рецензенты, так и их адвокаты). Различные заключительные документы могут иметь различные списки тиражей. Некоторые рецензенты (например, финансирующие организации) могут не хотеть быть включены в список рассылки для первоначального проекта; могут хотеть, чтобы сотрудник - рецензент был добавлен в список рассылки для промежуточного проекта; и хотят, чтобы юрисконсульт был включен в окончательный проект Ермолаева А.В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) // А.В. Ермолаева. - Делопроизводство. - № 1, 2015. - с. 20-25..

Для каждого документа поставьте себе цель распространить не более двух черновиков до окончательного (последний взгляд) проекта, который станет исполнительным документом при закрытии. Это правило из трех проектов вполне осуществимо, если каждый соответствует параметрам, описанным ниже.

Создание прямолинейной системы именования и подписи версий документов поможет рецензентам понять, что они рассматривают. Например, если первоначальный проект основан на типовом документе (например, типовом предоставлении сервитута сохранения), обозначьте модель как "вариант 1", а первоначальный проект, подготовленный для распространения среди рецензентов и консультантов, - как "вариант 2". Обозначьте следующий проект, подготовленный для распространения “как "вариант 3" и так далее.

Проекты должны распространяться в выровненном (размеченном) формате (хотя предоставление не выровненных версий также может быть полезным). Для выровненных версий добавьте подпись, указывающую, с какой предыдущей версией документа сравнивается данный документ. Затем, например, при распространении версии 4 рецензентам, которые хотят видеть все изменения исходной модели, может быть отправлен документ, который одновременно показывает эти изменения и включает подпись к ним; другие, которые хотят видеть только самые последние изменения, могут получить документ, подпись к которому указывает, что это версия 4 по сравнению с версией 3.

Что касается рецензентов, которые хотят видеть все изменения с момента оригинала: напомните им, отмечая любые исключения, что все изменения, за исключением тех, которые произошли между двумя последними версиями, были ранее разрешены. Хотя это и не является надежной защитой, это помогает предотвратить непреднамеренное повторное открытие закрытых вопросов для обсуждения.

При отсутствии неотложных обстоятельств любой распространенный проект должен быть рассмотрен и одобрен стороной (и адвокатом), которой поручено подготовить этот документ, прежде чем он будет распространен среди других лиц. Каждый хочет хеджировать свои ставки, но это очень неэффективная практика распространять документ другим, который не был одобрен стороной, выставляющей его на рассмотрение и утверждение Захарова К.А. Подделка документов, предоставленных нотариусом // Молодой ученый. -- 2019. -- №38. -- С. 22-25..

2.3 Особенности организации работы архива и взаимодействие подразделений фитнес-клуба

Архивное делопроизводство - это организация документооборота в той части документации, которая передается в архив. Работа основана на соблюдении требований законодательства, а значит, должна выполняться скрупулезно.

Деятельность архивов регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ "Об архивах в Российской Федерации".

Создание архивов организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описать, как формируется управление и номенклатура архивных документов (2020), необходимо определить наиболее важные термины, используемые в области архивного дела.

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, который вступил в силу в начале марта 2014 года. Стандарт содержит значения следующих понятий Андреева В.И. Образцы документации в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2017.:

- делопроизводство - это деятельность по документообороту, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;

- архивное дело относится к работам, позволяющим обеспечить хранение, приобретение, использование и учет архивной документации;

- документ - это информация, записанная на любом носителе и содержащая сведения, позволяющие ее идентифицировать;

- архивный документ - это акт выполняемой канцелярской работы, который должен храниться в течение определенного времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;

- документация относится к операции записи данных на носитель информации в соответствии с правилами, установленными в организации;

- документооборот - это движение документов на предприятии от момента разработки до момента выбытия;

- номенклатура дел -- перечень ценных бумаг, формируемых при организации дел, в котором указываются условия их хранения;

- под индексом дела понимается его обозначение, указанное в регистре дел и состоящее из цифр и букв.

Начальным этапом формирования номенклатуры дел является изучение комплексов локальных актов, создаваемых на предприятии. К ним относятся:

- организационная структура и штатное расписание компании;

- разработанный в предыдущие годы Реестр актов;

- инвентаризация ящиков временного и постоянного хранения;

- если применимо из диапазона корпусов модели;

- правила организации, определяющие порядок движения документов и документации на предприятии;

- перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Следующий шаг - выбрать схему, по которой она будет формироваться. Есть два основных варианта:

Блок-схема. Он используется, если организационная структура предприятия или учреждения стабильна. Разделы регистра дел создаются для каждого подразделения организации в соответствии со структурой и штатным расписанием Апофф Р. Планирование дальнейшего будущего корпорации. - М.: Прогресс, 2015..

Функциональная схема. Применяется на предприятиях с неустойчивой организационной структурой. Разделы - это отдельные функции (Трудовые отношения, кадры, отчеты и др.) или направления работы предприятия (производство, охрана труда, строительство, ремонт и др.).

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в отдельных подразделах или разделах с указанием конкретного подразделения.

При этом работники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру бизнеса, которая затем предоставляется головной организации и входит в общий перечень бизнес-рубрик. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать стандартный Реестр дел представительств и филиалов.

На предприятии часто создаются общественные организации. В данном случае речь идет о профсоюзах. Если такое объединение зарегистрировано как юридическое лицо, то необходимо сформировать индивидуальный документально-архивный фонд. В результате создается своя номенклатура дел.

Документы различных консультативных органов, созданных на предприятии, включаются в Общий хозяйственный реестр организации. В качестве примера таких структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются в ходе осуществления процедуры банкротства.

Сейчас значительная часть документооборота происходит с использованием электронного формата документа. Логическим следствием этого является включение электронных баз данных в номенклатуру дел. Условия хранения электронных документов не отличаются от бумажных документов, документация на электронных носителях включается на общих основаниях Винокуров В.В. Малозначительность деяния в уголовном праве: понятие и формы / В.В.Винокуров // Государство и право. - 2015. - №11..

Трудности в индексации дел становятся частой проблемой организации делопроизводства коммерческих предприятий. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для этих хозяйствующих субъектов. Поэтому необходимо пересмотреть существующую систему индексации. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае корректировки индексации дел производятся индивидуально.

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативной базой. Он формируется на основе федерального закона и перечней нормативных актов, разработанных Федеральными архивами и Министерством культуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он составлен.

Перечень документов в личном деле работника-это перечень обязательных документов, связанных с работой, который хранится в отделе кадров.

Во многих организациях менеджеры по персоналу ведут личный учет сотрудников; они не всегда знают, какие документы требуются. И это неудивительно, ведь закон не требует от вас их заводить в принципе. Поэтому это инициатива департамента людских ресурсов. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги просить.

Но это мнение неверно. Кадровик должен знать, какие документы могут храниться в личном деле сотрудника с 01.01.2019. В частности, Роструд дал разъяснения в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике нарушения все же встречаются часто, и для того, чтобы организация избежала штрафа, проверяют состав хранимой документации Информационный портал DIRECTUM. Статьи и аналитика. .

Заключение

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы документационного обеспечения государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.

Таким образом, организационные документы по своему определению - это отражённая на бумаге деятельность компании. Они нужны для того, чтобы отобразить весь рабочий процесс в удобном виде, и включают в себя целый перечень отдельных типов документации, а также требований к её составлению и оформлению.

Любая, даже самая мелкая система нуждается в наведении порядка и создании структуры. В современном мире идеальным примером таких систем являются предприятия, фирмы, организации и компании, которые нуждаются в том, чтобы их деятельность поддавалась постоянной систематизации. Для того, чтобы привести рабочий процесс организации в порядок, составляются специальные организационные документы.

Организационные документы - это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании. В качестве примера необходимости организационных документов можно привести тот факт, что все они несут в себе некую юридическую и правовую значимость. Они способны регулировать всякие неприятные ситуации, то и дело возникающие в процессе работы. Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны, поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей цели. После того, как документы были созданы, они утверждаются и действуют постоянно.

архив делопроизводство номенклатура

Список использованной литературы

1. Конституция РФ от 12.12.1993 (в ред.от 21.07.2014) // СЗ РФ. - 04.08.2014. - №31. - Ст.4398.

2. Уголовный Кодекс РФ от 13.06.1996 №63-ФЗ (в ред.от 03.08.2018) // СЗ РФ. - 17.06.1996. - №25. - Ст.2954.

3. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 №195-ФЗ (в ред. от 03.08.2018) // СЗ РФ. - 07.01.2002. - №1. - Ст.1

4. Алехин А.П., Кармолицкий А.А. Административное право России: учебное пособие / А.П. Алехин, А.А. Кармолицкий // М.: Инфра - М. - 2015.

5. Андреева В.И. Образцы документации в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2017. - 187с

6. Апофф Р. Планирование дальнейшего будущего корпорации. - М.: Прогресс, 2015. - 225с

7. Артонкина Н.В. Организация конфиденциального делопроизводства с нуля // Н.В. Артонкина. - Современные технологии делопроизводства и документооборота. - № 8 (56), 2015. -с. 58-72.

8. Белицкая А. В. Необходимость института государственного контроля над органами нотариата в РФ: теоретический аспект // Нотариус. 2015. № 5. С. 17-19.

9. Ватолина М.В. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие для бакалавров / М.В. Ватолина. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: НаукаСпектр, 2015. - 320с.

10. Винокуров В.В. Малозначительность деяния в уголовном праве: понятие и формы / В.В.Винокуров // Государство и право. - 2015. - №11.

11. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения

12. Галахова А.В. О юридической технике и судебном толковании смежных преступлений и административных правонарушений / Материалы международной научной практической конференции // М.:ЛексЭст. - 2005.

13. Глунов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. - СПб.: Питер, 2017. - 608с.

14. Единый портал Электронной подписи (АО «Аналитический центр»).

15. ECM-Journal. Журнал о системах электронного документооборота

16. Ермолаева А.В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) // А.В. Ермолаева. - Делопроизводство. - № 1, 2015. - с. 20-25.

17. Захарова К. А. Подделка документов, предоставленных нотариусом // Молодой ученый. -- 2019. -- №38. -- С. 22-25.

18. Зинина Л.И., Глухова Т.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Л.И. Зинина, Т.В. Глухова. - Саранск: Мордовский государственный университет, 2009. - 126 с.

19. Зинина Л.И., Русанова М.О. Формирование информационной системы управления бизнес-процессами компании // Огарев-online. - 2017. - №2.

20. Информационный портал DIRECTUM. Статьи и аналитика.

21. История государства и права зарубежных стран / Под ред. Н.А. Крашенинникова // М.: Инфра-М. - 2016.

22. Кирпанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 2017. - 458с.

23. Комментарий к Уголовному Кодексу РФ / Под ред. В.М. Лебедева // М.: Инфра-М. - 2015.

24. Комментарий к Уголовному Кодексу РФ / Под ред. С.И. Никулина // М.: Юрайт. - 2016.

25. Констатинов П.Ю., Соловьева А.К., Стуканов А.П. Взаимосвязь админстративных правонарушений и преступлений: проблемы теории и практики / П.Ю. Констатинова, А.К. Соловьева, А.П. Стуканов // Правоведение. - 2015. - №3.

26. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2016. - 748с

27. Пудовочкин Е.Ю. Противоправность как признак преступления: опыт анализа, проблемы, перспективы / Е.Ю. Пудовочкин // Всероссийский криминологический журнал. - 2018. - №1.

28. Уголовное право Российской Федерации / Под ред. Б.В. Здравомыслова // М.: Инфра-М. - 2015.

Приложение

Размещено на Allbest.ru

...