Анализ информационного обеспечения фирмы (на примере ОАО "Иркутскпечать")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Байкальский государственный университет

Анализ информационного обеспечения фирмы (на примере ОАО «Иркутскпечать»)

Перевозников Николай Александрович

магистрант, кафедра математики и информатики

Аннотация

Представлены результаты анализа существующего информационного обеспечения системы управления предприятия ОАО «Иркутскпечать». Обоснована задача поиска путей его оптимизации. Для решения проблемы использованы статистические данные, а также внутренние документы ОАО «Иркутскпечать». В результате проведенного исследования предложены варианты совершенствования движения документов по подразделениям ОАО «Иркутскпечать».

Ключевые слова: информационное обеспечение, информационные риски, ремиссия, периодическая печать, документооборот

Abstract

ANALYSIS OF THE COMPANY'S INFORMATION SOFTWARE (ON THE EXAMPLE OF IRKUTSKPECHAT OJSC)

Nikolay A. Perevoznikov

Keywords: information support, information risks, remission, periodicals, document flow.

ОАО «Иркутскпечать» -- торговое предприятие, основным видом деятельности которого является продажа печатной продукции в Иркутске и Иркутской области. Оно входит в Московский Холдинг «Агентство Роспечать». Сеть розничного распространения периодики, принадлежащая Агентству «Роспечать», является крупнейшей в стране. Это современная, высокотехнологичная компания, обеспечивающая бесперебойную доставку периодических изданий жителям 18 регионов России, в том числе Иркутской области. информационный документ тираж

Таблица 1 Структура торговой сети ОАО «Иркутскпечать»*

*Источник: составлено автором на основе внутренней информации ОАО «Иркутскпечать».

Основными статьями затрат при этом становятся закупка газетно-журнальной продукции у поставщиков и последующая транспортировка продукции до торговых точек (Иркутск и филиалы). И здесь возникает другая проблема -- возврат нереализованной продукции.

Возврат нереализованной продукции -- тема для споров между издателями и распространителями. Каждая из сторон хочет свести к минимуму риск потерять деньги на непроданных тиражах. При этом далеко не всегда объем ремиссии -- процент возврата, установленный по договору -- становится предметом обсуждения -- во многих случаях крупные издательские дома априори устанавливают условия по возврату. Ряд специалистов-практиков считает использование «нулевого возврата» препятствием для развития партнерских отношений с дилерами.

Фактический возврат нереализованной части тиража каждого номера издания необходим по следующим причинам:

1) для контроля оплаты издателю в полном объеме реализованной части тиража;

2) для соблюдения условий договора поставки в части обратного выкупа нереализованной части тиража;

3) для использования в промо-акциях, удовлетворения потребности читателей в предыдущих номерах изданий.

Существуют следующие виды ремиссии:

1) отисание -- документальное оформление без фактического предоставления нереализованного тиража;

2) физический возврат -- оформление ремиссии нереализованного тиража в виде целых изданий в товарном виде, со всеми газетами, купонами и в ненарушенной упаковке. В этой ситуации необходимо понять, что транспортная составляющая должна быть оплачена поставщиком отдельно.

На уровень возвратов оказывает существенное влияние количество изданий, находящихся в ассортиментной матрице предприятия. Меньше всего рисков при работе с «топовыми» позициями, спрос на которые хорошо прогнозируется. Рассылка же по большому количеству торговых точек малотиражных изданий связана с высокими рисками и является очень уязвимой -- большая вероятность получить 60-70% возвратов. Существует прямая зависимость -- чем больше ассортиментная матрица, тем выше процент ремиссии.

Возврат всех непроданных изданий и принятие на себя всех торговых рисков издателями обеспечивает торговлю достаточным количеством разнообразных наименований прессы, чтобы каждое издание могло использовать в полном объеме свои шансы на реализацию населению.

В свою очередь, достижение высокой насыщенности торговли разнообразной издательской продукцией является основой для дальнейшего развития издательской отрасли, т.к. доход с продаж имеет для издателей принципиальное значение. Одновременно этим обеспечивается свобода предпринимательства, печати и информации, поскольку право на ремиссию снимает с продавца экономические риски, и он может предложить покупателям нерентабельные газеты и журналы, обеспечивая тем самым максимально широкое присутствие печатной продукции в торговых сетях.

Основной проблемой, с которой сталкиваются «Иркутскпечать» и аналогичные ей предприятия, является управление ремиссией, поскольку в отличие от зарубежной практики в России не распространены безвозвратные отношения с поставщиками, поскольку отечественные издатели по большей части стремятся к снижению процента возвратов, а не максимизации прибыли. [1] В свою очередь, для эффективного управления ремиссией необходима своевременная и точная информация о количестве непроданного товара по каждой торговой точке.

Условно всю сеть «Иркутскпечати» можно разделить на дальние (Усть- Илимск, Нижнеудинск, Усть-Кут, Зима, Тулун и Железногорск) и ближние филиалы (Ангарск, Слюдянка, Усолье-Сибирское, Черемхово и Братск).

Доставка товара, возврат нереализованной продукции и различная документация на дальние филиалы осуществляется железнодорожным транспортом, а на ближние -- автотранспортом (сюда также относится Иркутск).

Киоски, расположенные в Иркутске и филиалах, доставка в которые осуществляется автотранспортом, каждое утро получают почту: непосредственно товар и различную корреспонденцию, в которую входят бланки на возврат нереализованной продукции отдельно на местную -- ее печать производится в иркутских типографиях, как правило, это газеты, телепрограммы и объявления (Аргументы и факты, Видеоканал, Все объявления Иркутска и прочее) -- и центральную прессу, поставка которой осуществляется из Москвы авиа- и железнодорожным транспортом, это также газеты, журналы (глянец) и патворки (коллекционные издания). В течение дня киоскеры заполняют бланки, запаковывают непроданный товар и на следующий день вместе с водителем отправляют обратно. Авиаперевозки задействованы для товаров с небольшими сроками продаж.

В дальних филиалах схема аналогичная, за исключением того, что поставка товара происходит не каждый день, а два-три раза в неделю в силу расписания поездов. То есть, за один раз киоскеры получают товар за несколько дней и сдают возврат также за несколько дней.

Далее все запакованные посылы с нереализованной продукцией попадают на склад ремиссии, где их вскрывают и передают бланки в отдел обработки информации, являющийся так называемой точкой сбора информации, где операторы обрабатывают их и вносят в программу «1С: Предприятие 8.1». После этого информацией получает возможность воспользоваться коммерческий отдел, который формирует заказ на последующую поставку товара и корректирует его в сторону увеличения или наоборот, уменьшения на основании процента ремиссии.

Здесь и возникает разрыв во времени между непосредственной продажей или не продажей какого-либо издания и моментом фактического использования этой информации. Средний период продаж по всем изданиям и местной, и центральной прессы составляет одну-две недели (хотя есть и такие, которые находятся в реализации и один день, и шесть месяцев). Таким образом, для Иркутска и ближних филиалов проходит еще неделя на составление и обработку бланка, а значит в общей сложности две недели с учетом начала продаж издания, перед тем, как информация попадет в отдел, который на ее основании сформирует последующий заказ, а для северных филиалов этот срок соответственно возрастает еще минимум на неделю с учетом доставки. Особенно актуален этот вопрос для изданий местной прессы, у которой период морального устаревания значительно ниже, чем у изданий центральной прессы, и на которые существенное влияние оказывают, к примеру, погодные условия.

С учетом перечисленных факторов информация о продаже, полученная через три-четыре недели с момента фактической продажи, может стать уже не актуальной.

Для предприятий с распределенной структурой решение задачи корпоративного управления и, следовательно, онлайн интеграции информационных ресурсов может быть обеспечено путем использования системы электронного документооборота [3,4].

Можно было бы значительно упростить всю систему, выдав в подотчет киоскерам ноутбуки с ограниченным доступом в программу, чтобы они самостоятельно на местах вносили данные о своих продажах. Это позволило бы значительно сократить бумажный документооборот. Впрочем, тогда появилась бы возможность и полностью избавить продавцов от работы с бумагами: проверять товар не по распечатанной накладной, а сразу в программе, составлять там же ежедневные отчеты по продажам и прочее [5].

Однако у этого плана имеется два существенных недостатка, и дело не в том, что для предприятия, контролируемого московским головным офисом, приобрести 249 ноутбуков было бы дорого (начать можно с иркутской сети, это 92 киоска, и затраты на покупку оборудования достаточно быстро окупились бы сокращением штата операторов). Дело в специфике самих кадров -- продавцов. У ОАО «Иркутскпечать» это, как правило, немолодые люди без образования, и расходы на их обучение составили бы значительное количество времени и средств. Поэтому ликвидировать разрыв во времени по иркутской сети и сети близлежащих филиалов не представляется возможным.

Однако дело обстоит иначе с дальними филиалами. Здесь можно внести предложение о том, чтобы возвраты обрабатывались и вносились в программу на местах, в офисах. Для филиалов с большой сетью киосков (такие как Ангарск, Братск, Железногорск и прочие) необходимо нанять оператора, а в небольших (Зима, Тулун, Нижнеудинск, Усть-Кут) эту работу можно добавить менеджеру.

Что касается рисков, возникающих в процессе движения возвратов нереализованной продукции по киосковой сети, то в основном это функциональные риски, связанные с невнимательностью персонала (продавец поставил неверное количество возвращаемого товара, оператор ввел в программу неверные данные и прочее), либо риски технологические, связанные, например, с тем, что возвраты были поставлены на базу несвоевременно из-за сбоя в расписании поездов.

В заключение хотелось бы отметить, что несмотря на все расширяющееся повсеместное распространение Интернета, рынок печатной продукции существует и занимает свой сегмент рынка. И при дальнейшем грамотном управлении затратами, в том числе и эффективной организации управления ремиссией, с учетом отраслевых особенностей все еще может измениться.

Список использованной литературы

1. Оськин А.В. Как обустроить рынок СМИ? [Электронный ресурс] / А.В. Оськин.

2. Гилула М.М. Учет затрат на выпуск издательской продукции / М.М. Ги- лула // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. -- 2019. -- .№8. -- С.15- 16;

3. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент : учебник / О. С. Вихан- ский, А. И. Наумов. -- 5-е изд. стереотипн. -- М.: Магистр : ИНФРА-М, 2014. -- 576 с.

4. Хитрова Т.И. Проблемы информационных инноваций // Известия ИГЭА. 2012. №1 С.47-52

5. СЭД и ECM Day 2019

Размещено на Allbest.ru