Обязательные признаки документа, свойства документа, социальные функции документа

При этом обе коммуникативные структуры могут включать одну и ту же соответственно оформленную информацию, четко направленную определенному адресату. Исключение составляют произведения искусства и художественная литература, адресованные преимущественно массовой аудитории.

Второй принцип деления основан на способе отражения информации человеческим сознанием. Когда человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга осуществляет логическую деятельность, правое -- образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.

Логическая информация - результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Она передается в знаковой форме путем отражения окружающей действительности левым полушарием головного мозга и аккумулирует все знания, накопленные человечеством за долгий период освоения природы общества и мышления. Логическая информация разнообразна и различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. Чаще всего она дифференцируется по принадлежности к познавательной и практически-преобразующей деятельности. В познавательной деятельности человека принимают участие такие виды информации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная. Практически-преобразующая деятельность предполагает функционирование таких видов информации, как технологическая, организационно-производственная, управленческая.

Данный вид информации в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности определяет виды документов по целевому назначению, среди них выделяются научные, научно-популярные, технологические, нормативные, производственно-практические, управленческие и т.д.

Эстетическая информация - результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В совокупности с физиологическими особенностями восприятия эстетическая информация распространяется следующими видами искусства:

- живопись и графика, пространственные формы (архитектура, скульптура) и т.д.;

- музыка, художественное слово и т.д.;

- театр, хореография, кино и т.д.

После фиксации информации на соответствующих материальных носителях получают различные виды документов (визуальные, аудиальные, аудиовизуальные), циркулирующие преимущественно в сфере искусства. В реальности логическая и эстетическая информация тесно взаимосвязаны. Как научно-познавательная деятельность невозможна без творческого элемента, образного представления, так и продукт эстетической деятельности не может не иметь смысла. Можно говорить лишь о большей степени участия в процессе отражения информации правого или левого полушария головного мозга.

Третий принцип деления базируется на физиологических особенностях восприятия информации человеком. С этой целью природа предопределила человеку следующие органы чувств: зрение, слух, обоняние, осязание, вкус. Различают следующие виды информации:

· визуальная - воспринимается зрением;

· аудиальная - слухом;

· обонятельная - анализаторами запаха;

· тактильная - осязанием;

· вкусовая - анализаторами вкуса.

Дифференциация социальной информации в соответствии с физиологическими особенностями восприятия предопределяет соответствующий признак видовой классификации документов. Исключение составляет обонятельная и вкусовая информация, которая в человеческом обществе, по сравнению с миром животных, свое познавательное значение утрачивает и документированию не подлежит.[9]

Социальная информация различается по ряду других признаков:

- по способу распространения социальная информация делится на два вида: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопубликованная (не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).

- по степени переработки социальная информация подразделяется на первичную, содержащую непосредственные результаты НИР, и вторичную (результат переработки первичной информации).

- по сферам получения и использования информациив различных областях социальной деятельности выделяется несколько видов социальной информации (научная, производственная, техническая, эстетическая и др.).Каждый из названных видов информации может быть объектом отражения в документе. Эти сферы можно расширить за счет отраслевого деления информации (медицинская, сельскохозяйственная, биологическая, историческая и т.п.).

Сведения, предназначенные для передачи, находятся в сообщении. Информация - это содержание некоторого сообщения. Одну и ту же информацию можно передавать с помощью разных сообщений, например, на разных языках.

Передачу информации одним человеком другому можно рассматривать как процесс передачи сообщений, закодированных в виде знаков. Смысл и значение этих знаков требует соответствующего восприятия и понимания.

Совокупность знаков для потребителя может остаться только сообщением и не превратиться для него в информацию, если он не может декодировать совокупность этих знаков (например, текст на иностранном языке, произведение авангардной живописи, математические формулы и т.п.). Способность воспринимать информацию целиком зависит от получателя, его возможностей и способностей, имеющегося информационного тезауруса и т.д.

Приемником информации может быть человек либо техническое устройство (ЭВМ, контрольно-измерительный прибор и т.п.), следовательно, понятие информации субъективно: без воспринимающего субъекта информация не реализуется, остается «вещью в себе». От психофизиологических или технических характеристик приемника информации зависят объем, глубина, качество и другие параметры информации.

Иными словами, информация имеет объектную форму в виде сообщений и субъектную - как процесс ее восприятия и понимания. С субъектной точки зрения информация есть результат ее восприятия (выделение сигнала из окружающей среды), ее распознавания (идентификации), верификации (расшифровка значения и смысла), перекодирования и систематизации (отнесение к тем или иным классам понятий).

Заключение

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Если попытаться перечислить предметы, которые обычно относят к документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом человеке. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается невозможным.

С развитием общества постоянно усложняется процесс управления, приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач.

Документ  это  информация, зафиксированная на материальном носителе для передачи во времени  и пространстве и имеющая юридическую силу. Однако как было показано выше в разделе, расшифровка термина «документ» разных разрезах исторического периода постоянно менялось. Почти в каждой отрасли знания человек придает одну или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей человек его использует. И даже на сегодняшний день нельзя выявить одну расшифровку этого понятия.

Так как документ создается людьми и естественно, как и все, человек создает для своих целей и потребностей, он изначально предопределяет его предназначение и из этого вытекают начальные функции. Одними из важнейших функций являются закрепление, сохранения и передачи (трансляции) информации, которые присущи всем документам. Однако документ может, сочетает в себе несколько функций, которые тесно переплетаются между собой. Хотя и должна отметить полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции. Так как со временем изменяется роль документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре или в процессе управления и т.д., изменяется значение той или иной функции. Так же человек наделил документ функциями, время которых ограничено и постоянно действующих.

Каждый день мы сталкиваемся с кучей различных видов документов чеки, договора, страховки и даже наш паспорт, который каждый день при нас является документом. Эти документы дают нам право пользоваться услугами, дают право выбора, оберегают нас и даже обязывают. Так же несут информацию о нас и дают возможность делиться ею с окружающими нас людьми. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия.

В век компьютерных технологий документ попал под влияние машин, и это поменяло его внешний вид, а точнее его носитель. Новые технологии освободили человека от монотонной работы канцелярии. Так как человек погряз в бесчисленном числе документов, он нашел выход для себя. Создав электронный документ человек, упростил себе способ создания, передачи, хранения документа.

Во время исследования данной темы возникли такие проблемы как нехватка литературы, малая численность научных работ на данную тему. И хоть документ вступил в новую эру своего существования, старый этап его развития еще не полностью изучен и довольно много вопросов осталось не вынесенными. Поэтому можно считать эту тему актуальной не только на данный момент, но и в будущем.

В дальнейшем путем развития, возможно, станет то, что документы перестанут составляться на бумаге во-избежании завала документов. Ведь человек не остановиться на достигнутом и попытается еще больше оберечь и защитить себя, создавая новые документы. И вся документация будет в электронном виде, ведь это намного проще и удобнее для человека.

Список использованных источников

1. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство"/Пожникова Надежда Михайловна. - 2-е изд., стер. - Москва: Академия, 2011. - 192 с. - (Начальное профессиональное образование). - ISBN 978-5-7695-8215-8 : 132-00.

2. Янковая В. Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управленческих документов : учеб. пособие/Янковая Валентина Федоровна. - 2-е изд., стер. - Москва: Академия, 2011. - 272 с. - (Начальное профессиональное образование: Повышенный уровень). - ISBN 978-5-7695-8284-4 : 174-24.

3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1998 г. № 33. - Москва: Главархив СССР, 1991.

4. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65. - Москва: Изд-во стандартов, 2003.

5. ДР 191-98. Унификация текстов управленческих документов./Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ.

6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Класс 02000000. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №229. Введен в действие с 01.07.1994 г. (ред. от 26.05.2015).

7. Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: учебник/Басаков Михаил Иванович, Замыцкова Ольга Ильинична. - 13-е изд., стер. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2014. - 376 с. - (Среднее профессиональное образование). - ISBN 978-5-222-21763-4 : 387-50.

8. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления : справ. пособие для вузов / Кузнецов Игорь Николаевич. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2014. - 396 с. : ил. - (Справочник). - ISBN 978-5-222-23094-7 : 376-00.

9. Макарова О. А. Документационное обеспечение управления : учеб. пособие/Макарова Ольга Алексанровна. - Чита: ЗабГУ, 2012. - 110 с. - ISBN 978-5-9293-0849-9 : 85-00.

10. Основы делопроизводства : методические указания/сост. О.А. Макарова. - Чита: ЗабГУ, 2015. - 116 с. - 116-00.

11. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебник/Сапков Владимир Валентинович. - 6-е изд., стер. - Москва : Академия, 2011. - 288 с. - (Начальное профессиональное образование). - ISBN 978-5-7695-8185-4: 163-68.

12. Полутова М.А. Документационное обеспечение управления : метод. указания/Полутова Марина Александровна. - Чита: ЧитГУ, 2011. - 54с. - 42-00.

13. Энциклопедия делопроизводства. URL: http://www.edou.ru/enc/ (02.10.2016)

14. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: учеб. URL: http://www.docme.ru/doc/94016/dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-deloproizvodstvo.(02.10.2016)

15. Басаков М.И. Современное делопроизводство: учеб. пособие. URL: http://www.docme.ru/doc/94544/sovremennoe-deloproizvodstvo-dokumentacionnoe-obespechenie. (02.10.2016)

16. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Учебник для вузов. URL: http://www.bookfi.org/book/782473 (02.10.2016).

Размещено на Allbest.ru