Формирование базы знаний организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Дисциплина: «Информационный менеджмент»

Тема: Формирование базы знаний организации

Содержание

Введение

1. База знаний

2. Задачи, решаемые базой знаний

3. Методика создания базы знаний

4. Функционирование базы знаний

Выводы

Использованная литература

Введение

Каждая организация, создавая базу знаний, преследует свои цели и решает свои проектные задачи. Для этого она использует свои инструменты и программные средства. Но каким бы образом не создавалась база знаний, она обязательно должна приносить организации максимальную пользу.

1. База знаний

База знаний - digital-сервис, который позволяет организации создать единое хранилище информации для сотрудников и оптимизировать процессы происходящие в организации. Основной смысл базы знаний для сотрудника - это получить быстрый доступ к нужной информации в удобное время в удобном месте. Только в этом случае сотрудник в нужный момент найдет полезную для себя информацию и будет готов ею поделиться.

Универсального способа создания базы знаний нет. Все зависит как от способа организации базы и от используемых IT-инструментов, но требования к базам предъявляются общие. База должна быть: понятной, актуальной, доступной. На практике это выглядит так:

Быть понятной значит:

- текст любой статьи из базы знаний должен быть понятен с первого прочтения всем, кто будет её читать, ( второй раз её могут просто не захотеть читать);

- статьи не должны быть ни слишком длинными, ни слишком короткими;

- материал статей должен быть изложен так, чтобы его понял любой пользователь, не являющийся узким специалистом (решение типовой проблемы необходимо дополнить алгоритмом этого решения для не специалиста). Это позволяет учитывать различный уровень подготовки внешних пользователей.

Достигнуть всего этого можно следующим образом:

- повысить качество изложения материалов базы знаний (логичность и последовательность);

- организация обратной связи с пользователями (оценка порядка и структуры изложения материала, эффективность использования ими материала в виде оценок (ответы от пользователей, лайки, благодарности). Каждый ответ можно оценить.

- для создания действительно полезного проекта сначала необходимо определить, какая информация может потребоваться сотрудникам, с какими вопросами сталкивается каждый из них. Среди работников нужно провести опрос по содержанию базы знаний для чего можно создать специальное место для регулярного сбора их предложений. Вопросы, ответы на которые не были найдены, собираются отдельно и становятся уже новыми идеями для развития базы знаний.

- использовать определенный стиль и порядок внесения изменений и дополнений.

- раскрывать подробности статьи по мере необходимости и, в зависимости от уровня подготовки читателя.

Быть актуальной значит:

- поддерживать в актуальном состоянии размещенную в базе знаний информацию (пользователи должны доверять размещенным в ней материалам).

- не перегружать базу знаний излишними сведениями (отсекать статьи по не актуальным вопросам, или расширять и детализировать их формулировку).

- вести статистику использования материалов базы знаний (по статистике использования, можно найти редко используемые материалы, если они не актуальны - их можно отправить в архив, а можно расширить их содержание и обеспечить дальнейшее использование).

- отсутствие дублирования материала значительно экономит время на поддержку актуальности базы знаний. Информация должна фиксироваться только один раз, затем должны использоваться только ссылки на нее в нужных местах по тексту статьи (сама статья как конструктор состоит из разных частей).

Быть доступной значит:

- иметь структурированную, многоуровневую классификацию с метками по различной тематике (темы, заданные критерии расширенного поиска).

- иметь ролевую модель доступа к базе знаний для конкретного пользователя (пользователю доступны только те материалы, которые нужны ему в данном проекте или в данной организации; уменьшается количество материалов для поиска, повышается качество результатов этого поиска; снижается вероятность утечки информации).

Выводы:

Все это возможно только тогда, когда в хорошей работе базы знаний заинтересованы все - как её пользователи, так и авторы. Главный показатель этой заинтересованности - растущее количество использованных в работе материалов и рост количества правок от каждого автора.

Какой бы хорошей и актуальной не была база знаний она будет просто бесполезна, если в ней будет затруднен поиск информации. Интерес к базе знаний будет только тогда, когда в ней можно будет легко и быстро найти нужную информацию.

Необходимо создать инструкцию по использованию базы знаний, а перед ее запуском отдать ее на тестирование сотрудникам из разных направлений и отделов.

2. Задачи, решаемые базой знаний

Задачи, которые будет решать база знаний, необходимо определять уже заранее при ее создании:

Систематизация информации - при разрозненном хранении знаний и отсутствии наличия важных инструкций и документов в актуальном виде, много устаревшей информации; для сохранности всей необходимой информации и проведения регулярного обмена знаниями между отделами (база знаний позволяет собрать и упорядочить все материалы в одном месте).

Сокращение временных затрат на поиск сотрудниками нужной информации; на описание инструкций и подготовку ответов на одни и те же вопросы. С помощью базы знаний можно значительно оптимизировать эти временные издержки.

Адаптация новых сотрудников. Новичкам часто не хватает информации с четкими ответами на их вопросы в удобной форме, которые собраны в одном месте (какие документы требуются для оформления, к кому обращаться, как решать рабочие вопросы).

Обучение. База знаний может использоваться для образовательных целей и развития сотрудников. Она может включать в себя подборку обучающих материалов, инструкции по конкретным работам и сервисам как в текстовом виде, так и в виде видео.

3. Методика создания базы знаний

Методика создания базы знаний организации

1.Сбор, сохранение, формализация и распространение для использования в практической деятельности явных знаний:

- Методические пособия

- Регламенты и нормативные документы

- Учебники, книги, статьи

- Документированный опыт

- Результаты проектов.

- Базы данных.

2. Сбор неявных знаний, которые основаны на опыте работников, их знаниях и умениях; перевод неявных знаний в документированные знания; обеспечение к ним доступа для их дальнейшего использования. Публикация, обнародование, обсуждение и защита идей и предложений в информационной среде организации - отличный способ выявления и фиксирования неявных знаний.

3. Систематизация знаний.

Любые информационные ресурсы, которые затем станут элементом базы знаний, необходимо структурировать. Для этого весь собранный материал распределяют по темам и разделам, по целевым аудиториям и типам информации (в зависимости от целей использования). Для этого используют специальную методику, в которой должны быть прописаны:

- основные принципы классификации, как имеющейся, так и вновь поступающей информации;

- ответственность за актуальность информации (назначается ответственный за определенный элемент или определенный раздел базы знаний);

- правила внесения информации в базу знаний и какой контент к базе знаний не относится.

4. Необходимо найти не только место размещения базы знаний, но и функционал для управления всем собранным контентом.

5. Для обеспечения конкурентоспособности организации необходимо обеспечить сохранение и развитие ее корпоративного опыта. (банк идей, сетевые группы, форумы, профессиональные сообщества).

Только на основе единого комплексного подхода можно решить все эти задачи.

4. Функционирование базы знаний

Функционирование базы знаний

Для создания базы знаний организации могут использоваться разные платформы. Сегодня часто используют Яндекс Вики, где у многих пользователей находится вся деловая почта. Это позволяет не вынуждать сотрудников привыкать к новым интерфейсам и регистрироваться по-новому.

Уже при создании необходимо назначить ответственного за поддержание базы знаний в актуальном состоянии и наполнение ее актуальным контентом; определить сотрудников, ответственных за предоставление информации в конкретные разделы базы знаний.

Структура базы знаний организации обычно такова:

Общая информация для всех сотрудников

Основная часть базы знаний организации ориентирована на всех ее сотрудников. Сюда относится: информация об организации, ее структуре; о миссии организации, ее ценностях; FAQ с перечнем лиц, к которым можно обращаться по разным вопросам; наиболее важные документы; реквизиты и презентация организации.

Информация о кадровом делопроизводстве также должна находиться среди основных разделов базы знаний. Она может включать в себя и различные инструкции.

Должен присутствовать и отдельный специальный раздел по правильной работе сотрудника с сайтом организации. При появлении нового документа или процесса в нем, как части базы знаний, должны появляться ссылки на новую информацию с ее описанием.

Для отделов

Размещается узкоспециализированная информация, которая необходима конкретным отделам, и содержится в соответствующих для них разделах. При необходимости можно создавать разные базы знаний или настраивать уровни доступов для них: оставлять право доступа всем сотрудникам или только для некоторых из них.

Для новых сотрудников

Создается отдельный раздел, который может понадобиться сотруднику в первые дни его работы. В такой раздел рекомендуется включать памятку о функциональных обязанностях сотрудника, перечень мероприятий необходимых для оформления документов, описание автоматического процесса передачи документов на диск, порядок взаимодействия с отделами и бухгалтерией.

При выходе нового сотрудника на работу ему сразу же должно быть выслано письмо с доступом к сайту организации и ссылки на нужные разделы базы знаний.

Качественное использование базы знаний организации достигается:

Постоянным формированием навыков по ее использованию. Привычку обращаться к базе знаний у сотрудников можно добиться только при удобстве ее использования; наличии ссылок на необходимые инструкции и нужные разделы базы знаний; регулярных сообщениях сотрудникам об обновлениях базы знаний.

Привлечение сотрудников к формированию базы знаний осуществляется при сборе от них информации и пожеланий методом обратной связи - какую еще информацию необходимо добавить в базу знаний. Это повышает интерес у сотрудников и оказывает активную помощь с выбором контента организации.

Основными сигналами для внесения изменений в базу знаний организации служат выходы в печать новых версий документов или изменения в законодательстве. Разработка перечня других сигналов для внесения изменений и действий при их наступлении проводятся заранее и ведутся постоянно. Для этого определяется список лиц, ответственных за внесение изменений в базу знаний для ее устойчивой работы.

При размещении новых материалов в базу знаний необходимо сразу же продумать способ оптимизации количества статей. Автоматический отбор нужных статей по заданным параметрам становится наиболее удачным. Для осуществления этого необходима разработка классификаторов. Сегодня в практической деятельности широко используется такой:

Рис. 1

Выводы

знание база управление информация

Когда вся информация, все знания организации собраны в едином сервисе, можно полноценно проанализировать ее сильные и слабые стороны.

Заполнение базы знаний указывает на то, какие знания и навыки у сотрудников развиты хорошо, с какими необходимо еще поработать, какими вообще не стоит заниматься. С опорой на конкретные, измеримые данные и полного анализа знаний можно разрабатывать стратегии развития организации.

Управление знаниями - один из основных инструментов совершенствования знаний персонала, совершенствования опыта и навыков в организации. Это главный актив организации, который обеспечивает ей текущую и будущую конкурентоспособность потому, что решать практические задачи организации позволяют знания сотрудников, которые возникают у них в ходе профессиональной деятельности.

Грамотное решение организационных и управленческих вопросов в организации позволяет ей ориентировать своих работников на решение практических бизнес-задач.

Развитие базы знаний в организации и управление ею проводится для качественного использования знаний и их практического применения. Нет смысла развивать знания вообще, но есть смысл развивать те знания, которые будут необходимы организации.

Преимущества базы знаний для организации заключаются в следующем:

- возможность обеспечить совместную работу коллектива над имеющимися материалами.

- возможность настроить права доступа к определенным страницам для определенных людей (на просмотр, редактирование и создание нового контента).

- возможность легко находить нужные данные с помощью поиска и тэгов.

- возможность создать иерархии страниц и связывать информацию базы перекрестными ссылками.

Использованная литература

1. Гиляревский Р. С. Информационный менеджмент: управление информацией, знанием, технологией: учеб. пособие / Р. С. Гиляревский. -- Электрон. текстовые дан. -- Санкт-Петербург: Профессия, 2009. -- 303 с.; То же: [Электронный ресурс] / Электронная библиотека «Профи-Либ». -- URL: http://biblio.profy-lib.ru/book/-/pdf/.

2. Гольдина О. Ю. Информационный менеджмент в деятельности научно-технических библиотек и служб информации предприятий: автореф. дис. ... канд. пед. наук: 05.25.03 / О. Ю. Гольдина; СПбГУКИ; науч. рук. В.В. Брежнева. -- Санкт-Петербург, 2010

Размещено на Allbest.ru