Современное состояние и перспективы оптимизации документооборота в системе МВД России

Размещено на http://www.allbest.ru/

Современное состояние и перспективы оптимизации документооборота в системе МВД России

И. П. Можаева,

главный научный сотрудник научно-исследовательского центра, доктор юридических наук Академия управления МВД России Российская Федерация, г. Москва

И. Ю. Захватов,

доцент кафедры организации деятельности органов внутренних дел центра командно-штабных учений, кандидат юридических наук, доцент Академия управления МВД России Российская Федерация, г. Москва



Аннотация

Актуальность научного исследования по данной проблематике определяется совокупностью следующих факторов: а) возрастание объема документооборота как в центральном аппарате, так и в территориальных органах МВД России; б) недостаточная подготовленность руководителей и сотрудников органов внутренних дел к внедрению инновационных технологий документационногообеспечения; в) отставание существующих форм рационализации и оптимизации работы с документами от достижений науки и техники, г) недостаточное внедрение информационных технологий в процессы документационного обеспечения управления в органах внутренних дел.

Постановка проблемы. Усложнение задач, решаемых органами внутренних дел, возрастание значимости юридических последствий ошибок при работе с документами вызывают потребность в обновлении и дальнейшем совершенствовании нормативно-правовой, организационно-методической, а также материально-технической базы документационного обеспечения, активного внедрения инновационных технологий. Особого внимания требует подготовка кадров, от которых зависит эффективное использование внедряемых технологий.

Цель исследования: на основе изучения и анализа состояния документооборота в системе МВД России в период с 2013 по 2018 г., соответствующей нормативной правовой базы и научных знаний в области теории управления, общей теории научной организации труда разработать научно обоснованные предложения по оптимизации документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений в системе МВД России.

Методы исследования^: методологическую основу исследования составляют общенаучные и частнонаучные методы: анализ, синтез, сравнение, обобщение, корреляция, регрессионный и факторный анализы, экспертные оценки. В процессе исследования использованы: системно-исторический, системно-структурный и системно-деятельностный подходы к познанию объективной действительности; статистический метод, включающий сбор и анализ данных о документационном обеспечении управления в системе МВД России; конкретносоциологический метод, применяемый при анкетировании сотрудников центрального аппарата и территориальных органов МВД России.

Результаты и ключевые выводы: структурносодержательный анализ документационного обеспечения управления в системе МВД России позволил выявить наиболее типичные недостатки (проблемы, ошибки, просчеты) организации документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений и предложить научно обоснованную систему мер по его оптимизации. Данный комплекс можно дифференцировать на правовые, организационно-управленческие, методические и иные типичные проблемы, возникшие в процессе организации документационного обеспечения.

Ключевые слова: документооборот; документационное обеспечение управления; управленческие решения; оптимизация документооборота; научно обоснованные предложения по оптимизации документооборота.



Current State and Prospects of Document Flow Optimization in the System of the Ministry of Internal Affairs of Russia

I. P. MOZHAEVA,

Chief Scientific Researcher

of the Scientific Research Center, Doctor of Law

Management Academy of the Ministry

of the Interior of Russia

Russian Federation, Moscow

I. YU. ZAHVATOV,

Associate Professor of the Department of Internal Affairs Organization of the Center for Command and Staff Exercises,

Candidate of Law, Associate Professor Management Academy of the Ministry of the Interior of Russia Russian Federation, Moscow

Annotation документооборот управленческое решение оптимизация

The relevance of the scientific research on this issue is determined by the combination of the following factors: a) the increasing volume of documents in the Central office and in territorial bodies of the MIA of Russia; b) insufficient qualification of managers and employees of internal Affairs bodies and the introduction of innovative technologies documentation support; C) lagging behind the existing forms of rationalization and optimization of work with documents from the achievements of science and technology, d) insufficient implementation of information technologies in the processes of documentation management in the internal Affairs bodies.

The problem statement. The increasing complexity of tasks solved by internal Affairs agencies, the increasing significance of the legal consequences of errors when working with documents

cause the need to update and further improve the legal, organizational, methodological, as well as material and technical base of documentation support, and the active introduction of innovative technologies. Special attention should be paid to the training of personnel who depend on the effective use of the technologies being implemented.

The purpose of the study: based on the study and analysis of workflow in the system of the MIA of Russia in the period from 2013 to 2018, an appropriate regulatory framework and scientific knowledge in the field of control theory, General theory of scientific organization of labor to develop scientifically grounded proposals on optimization of workflow in the preparation, adoption and implementation of managerial decisions in the system of the MIA of Russia.

The research methods: the methodological basis of the research consists of General scientific and private scientific methods: analysis, synthesis, comparison, generalization, correlation, regression and factor analysis, expert evaluations. In the process of research used: system historical, system-structural and system-activity approaches to the cognition of objective reality; a statistical method involving the collection and analysis of data about document management in the system of the MIA of Russia; specifically, it is a sociological method used for interviewing employees of the Central office and territorial bodies of the Ministry of internal Affairs of Russia.

The results and key conclusions: structural analysis of document management in the Ministry of internal Affairs of Russia has allowed to identify the most common deficiencies (problems, errors, failures) of the organization of the workflow in the preparation, adoption and implementation of managerial decisions and offer science-based system of measures for its optimization. This complex can be differentiated into legal, organizational and managerial, methodological and other typical problems that arose in the process of organizing documentation support.

Key words: document management; documentation support of management; management decisions; optimization of document flow; scientifically based proposals for optimizing document flow.



Введение

Необходимость совершенствования управления органами внутренних дел диктует изменения в структуре преступности и перманентный процесс реформирования МВД России, нацеленного на создание принципиально новой централизованной правоохранительной системыорганов исполнительной власти, призванных неукоснительно защищать интересы личности, общества и государства. Создание полиции, оптимизация штатной численности органов внутренних дел, изменение организационной структуры центрального аппарата МВД России и его территориальных органов, пересмотр правовых основ их деятельности -- это действия, направленные на формирование социализированной модели органов правопорядка [10, с. 15].

При этом ожидаемый правоохранительный эффект может быть достигнут лишь при условии построения логически завершенного организационно-правового механизма управления [1, с. 26], наличия высокопрофессионального кадрового ядра и иного ресурсного потенциала, создания организационных основ, включающих совершенствование деятельности органов внутренних дел и отвечающих их повседневным потребностям документационного обеспечения управления [9].

В системе МВД России неоднократно предпринимались попытки решить проблему оптимизации документооборота: издано распоряжение МВД России от 29 апреля 2005 г. № 1/2610 «О сокращении документооборота в системе МВД России». Запрещено истребовать из нижестоящих органов внутренних дел статистические и иные сведения без письменного разрешения Министра внутренних дел или его заместителей.

Положительный эффект дала реализация выводов и предложений, сформулированных по результатам исследования документационного обеспечения органов внутренних дел, которое было проведено Организационно-аналитическим департаментом МВД России (далее - ОАД МВД России). Во исполнение п. 1 протокола заседания Коллегии МВД России от 9 марта 2017 г. № 1км были проанализированы сведения о состоянии этой деятельности в подразделениях центрального аппарата и территориальных органах МВД России, с учетом выполнения требований распоряжения МВД России от 20 ноября 2013 г. № 1/10888 «Об оптимизации документооборота в системе органов внутренних дел», а также результаты инспекторских проверок, проведенных в марте - апреле 2017 г. Как результат - вопрос об оптимизации документооборота в системе МВД России вызвал большой интерес и получил широкое обсуждение на совещаниях при Министре внутренних дел Российской Федерации.

Более того, анализ состояния документационного обеспечения деятельности позволил сделать заключение о системных недостатках в сфере документооборота, которые были обобщены в докладной записке от 7 ноября 2017 г. В результате по некоторым направлениям оптимизации документооборота удалось достичь положительной динамики путем совершенствования правового, организационного и методического обеспечения делопроизводства, на что особое внимание было обращено заместителем Министра внутренних дел Российской Федерации генерал- полковником полиции А. А. Гостевым [3].

Министерством внутренних дел данная работа проводится достаточно последовательно и сопровождается комплексным изучением состояния документооборота в органах и подразделениях внутренних дел. Выработка научно обоснованных предложений по его совершенствованию, как представляется, делает возможным принятие эффективных мер, направленных на оптимизацию документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений (даже в условиях сокращения штатной численности полиции), и способна послужить сохранению стабильности и повышению результативности правоохранительных усилий.

Не остались в стороне от обозначенной проблемы и авторы данной статьи. В соответствии с заявкой ОАД МВД России от 20 июля 2017 г. № 51666 изучено состояние документационного обеспечения управления в системе МВД России за 2013-2018 гг.; проанализирован ряд нормативных правовых актов, регламентирующих документооборот с целью устранения правовых коллизий, пробелов и противоречий; освоены и обобщены информационно-аналитические обзоры, докладные записки, сложившаяся практика документооборота, связанного с подготовкой, принятием и реализацией управленческих решений в системе МВД России, положительный опыт оптимизации документооборота; выявлены типичные организационно-правовые, методические проблемы, возникающие при осуществлении документооборота; предложена с учетом организационно-структурных преобразований органов внутренних дел научно обоснованная система мер по оптимизации документооборота.

Анализ достаточно обширной эмпирической базы позволил оценить современное состояние исследуемой сферы, а также вычленить организационно-правовые и методические проблемы, возникающие при осуществлении документооборота, связанного с подготовкой, принятием и реализацией управленческих решений [5].

Что касается понятийного аппарата и формирования правовых основ этой деятельности, необходимо отметить следующее: было обращено внимание на то, что термин «документ» универсален и используется в различных областях научных знаний и отраслях практической деятельности. В узком значении этого понятия, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, документ (документированная информация) - это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (далее - ГОСТ) ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному.

В системе МВД России документ определяется как совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дели издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». ^{Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 (ред. 25.08.2018) (п. 17).}.

Понятие «документ» тесно связано с термином «делопроизводство». Однако, согласно ГОСТ, делопроизводство -- это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. В органах внутренних дел под делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними.

Заметно несовпадение используемой терминологии. В целях достижения ее единообразия считаем необходимым внести изменения в п. 17 приказа МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» и привести его в соответствие с ГОСТ, изложив в следующей редакции: «Делопроизводство в органах внутренних дел -- деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов».

Мы исходим из того, что понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (далее также -- ДОУ) тождественны. В обоих случаях -- это деятельность по обеспечению документами субъектов (руководителей и сотрудников их аппарата), выполняющих управленческие и иные функции. Действительно, как показал анализ научных трудов, ДОУ прямо ассоциируется с делопроизводством -- целенаправленной деятельностью, связанной с документированием, документооборотом, оперативным хранением и использованием документов в процессе осуществления правоохранительных, обеспечивающих и управленческих функций [2; 7--8]. Можно выделить три элемента делопроизводства (ДОУ):

1) документирование -- часть делопроизводства, которая связана с созданием официальных документов, т. е. с фиксацией информации на материальных носителях в установленном порядке;

2) документооборот, включающий в себя вопросы движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, оперативного хранения, помещения в дело и/или отправки;

3) архивное дело -- организация архивного хранения документов.

С точки зрения правовых основ этой деятельности делопроизводство в системе МВД России осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых и распорядительных актов МВД России, регламентирующих вопросы организации делопроизводства и режима, работы с обращениями граждан.

Систему правового обеспечения делопроизводства составляют: Конституция Российской Федерации; законодательные акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения и информации; акты Президента РФ и Правительства РФ в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные и иные правовые акты, издаваемые Министром внутренних дел Российской Федерации, лицом, исполняющим его обязанности, либо иным должностным лицом в системе МВД России, которому предоставлены такие полномочия.

Территориальные органы МВД России издают локальные правовые и распорядительные акты, регламентирующие отдельные вопросы подготовки документов, информационного обмена, документальной фиксации принятых управленческих решений, в том числе приказы, распоряжения.

Правовую основу документационного обеспечения управления составляют также законодательные и исполнительно-распорядительные акты органов государственной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться правоохранительными органами при организации внешнего документооборота.

Между тем следует признать, что ДОУ -- сложный и трудоемкий процесс. Поэтому совершенствование работы с документацией должно сопровождаться модернизацией стиля и методов работы управленческого аппарата. И наоборот, методы и стиль работы невозможно улучшить без совершенствования делопроизводства.

В системе органов внутренних дел по признаку направленности документов открытого характера различают общее и специальное делопроизводство.

Общее делопроизводство -- это документирование общих вопросов, относящихся к управленческой деятельности, присущей любому федеральному органу исполнительной власти, а также организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности [6].

Общее делопроизводство обслуживает реализацию функций подразделений ресурсного обеспечения (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т. п.) и аппарата управления (штабов, дежурной части, оперативных отделов и т. п.). В результате создаются финансовые документы, документация по материально-техническому обеспечению, документы по работе с кадрами, договорная и бухгалтерская документация, обзоры, информационно-аналитические справки, докладные записки и др.

Реализация основных -- правоохранительных функций органов внутренних дел, т. е. его специальная (направленная вовне) деятельность обслуживается специальным делопроизводством, к которому относится работа с документами, специфичными для каждой из правоохранительных функций. Все виды правоохранительной деятельности органов внутренних дел (оперативно-розыскная, уголовно-процессуальная, профилактическая и административно-юрисдикционная) сопряжены с документооборотом. Так, к специальным видам делопроизводства относятся оформление и оборот уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по борьбе с преступностью, обеспечению общественного порядка и общественной безопасности. Сюда же следует отнести и делопроизводство, связанное с обращениями граждан и взаимодействием с институтами гражданского общества.

Ежегодно фиксируемый рост документооборота, связанного со специальным делопроизводством, чаще всего обусловлен объективными причинами. Так, невозможно игнорировать требования законодательства об организации взаимодействия и сотрудничества полиции, влекущие интенсификацию переписки с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, гражданами, другими правоохранительными ведомствами.

Закономерно увеличение объема документов специального делопроизводства, которые оформляются в соответствии с иными нормативными правовыми актами (уголовно-процессуальные документы и документы, связанные с оперативно-розыскной деятельностью, документы производства по административным правонарушениям, финансово-хозяйственные документы, документы по работе с кадрами). Неизбежно увеличение переписки, связанной с оптимизацией деятельности органов внутренних дел, изменениями их организационно-штатного построения, а также с ростом активности обращений граждан в свете реализации их законного права обращаться в федеральные органы исполнительной власти.

Как представляется, определенным потенциалом для сокращения обладает только общее делопроизводство, в частности, объем документооборота при подготовке, принятии и реализацииуправленческих решений в системе МВД России Пункт 2 Инструкции по организации информационно-аналитиче-ской работы в управленческой деятельности органов внутренних дел Рос-сийской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 26 сентября 2018 г. № 623 «Вопросы организации информационно-аналитической работы в управленческой деятельности органов внутренних дел Россий-ской Федерации», дает определение понятия «управленческое решение».

В числе распорядительных актов МВД России, посвященных опти-мизации документооборота и ограничению полномочий руководителей структурных подразделений МВД России в указанной сфере, распоряже - ния МВД России: от 27 мая 2013 г. № 1/4870 «О мерах по совершенствова-нию документооборота», от 20 ноября 2013 г. № 1/10888 «Об оптимизации документооборота в системе органов внутренних дел», от 26 апреля 2018 г. № 1/4646 «Об оптимизации документационного обеспечения управленче-ской деятельности в системе МВД России». Доступ из СТРАС «Юрист».. При этом содержание, характер и направленность управленческого решения в системе МВД России определяются правовым статусом органа внутренних дел: правосубъектностью, месторасположением в системе МВД России и особенностями среды функционирования (оперативной обстановки); юридическим закреплением организационной структуры, схемы ее построения, а также процедур выполнения правоохранительных функций.

Очень часто в органах внутренних дел различных уровней и звеньев издается неоправданно много разнообразных организационно-распорядительных документов, возникающих в ходе реализации отдельных элементов управленческого цикла (информационно-аналитической работы, планирования, организации, контроля), а также сопровождающих работу различных коллегиальных и совещательных органов. Нередко их объективная необходимость сомнительна, а управленческий эффект -- минимален. Именно поэтому представляется важным рассмотреть актуальные проблемы оптимизации документооборота в системе МВД России через призму управленческих функций, реализуемых на стадиях подготовки, принятия и исполнения управленческих решений.

Следует отметить, что положение дел в сфере документооборота в системе МВД России достаточно сложное. Объемы входящей и исходящей корреспонденции постоянно увеличиваются,причем на всех уровнях управления.

Несмотря на то что в значительной степени это положение объясняется объективными причинами, большинство системных недостатков и проблемных вопросов организации и осуществления служебной переписки сохраняют актуальность, что подтверждает анализ результатов проверок управлений МВД России по Калужской,Тверской, Тульской областям, иных органов и подразделений МВД России, а также сведений о состоянии документооборота в МВД по республикам, ГУ (У) МВД России по иным субъектам РФ в период с 2012 по 2019 г. [4].

Усложнение задач, решаемых органами внутренних дел, возрастание значимости юридических последствий ошибок при работе с документами вызывают потребность в обновлении и дальнейшем совершенствовании нормативно-правовой, организационно-методической, а также материально-технической баз документационного обеспечения управления, активного внедрения инновационных технологий. Особого внимания требу-

ет подготовка кадров, от которых зависит эффективное использование внедряемых технологий.

В настоящее время проведена целенаправленная системная работа по оптимизации документооборота в системе МВД России. Усилия Министерства направлены на совершенствование правового, организационного, технического, методического и иного обеспечения делопроизводства⁴. Так, ограничены полномочия руководителей подразделений МВД России по направлению указаний; сокращена переписка в рамках зонального контроля и контроля исполнительской дисциплины; в целях сокращения числа подготавливаемых документов изменена система планирования деятельности органов внутренних дел(упразднены несколько видов планов); внедрена ИСОД МВД России; а также приняты иные меры, которые принесли определенные результаты.

В 2018 г. разработаны и введены в действие оценочные критерии документационного обеспечения управления на уровне отраслевых методик, утверждена методика оценки организации и эффективности делопроизводства и соблюдения установленного порядка работы с документами территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях Распоряжение МВД России от 28 сентября 2018 г. № 1/11134. М., 2018.. На это обстоятельство справедливо обращает внимание А. А. Гостев в научной статье, посвященной проблемам оптимизации документооборота в системе МВД России [3].

Вместе с тем пока это не позволило сократить темпы прироста документооборота в подразделениях центрального аппарата МВД России и территориальных органах МВД России, о чем наглядно свидетельствуют статистические данные, приведенные в таблицах (табл. № 1--3) [13].

При этом динамика увеличения документооборота не всегда свидетельствует о реальном объеме документооборота, что обусловлено объективными и субъективными факторами. Так, к объективным причинам относятся: организационно-штатные преобразования в системе МВД России; реализация новых решений на государственном уровне; увеличение объема документационных потоков в связи с проведением массовых мероприятий (выборная кампания, саммиты, Олимпийские игры,чемпионат мира по футболу и др.). Например, в процессе осуществления опытной эксплуатации государственной автоматизированной системы правовой статистики примерно в два раза увеличился документооборот. Изменение количественных характеристик документооборота наблюдалось в 2014 и 2016 г. при введении в действие новых правил подготовки сведений по вопросам делопроизводства, а также при внедрении электронного документооборота (табл. № 2--3).



Таблица № 1Состояние документооборота в центральном аппарате и территориальных органах МВД России

Общий документооборот	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Ср. темп прироста
Органы внутренних дел, всего	111 456 902	115 531 098 (+3,7 %)	119 543 174 (+3,5 %)	125 554 115 (+5,0 %)	131 874 626 (+5,0 %)	131 488 363 (-0,3 %)	+4,3 %
в том числе:
подразделения центрального аппарата	1 299 022	1 412 878 (+8,8 %)	1 500 271 (+6,2 %)	1 815 184 (+21,0 %)	2 022 992 (+11,4 %)	2 043 431 (+1,0 %)	+11,85 %
территориальные органы	110 157 880	114 118 220 (+3,6 %)	118 042 903 (+3,4 %)	123 738 931 (+4,8 %)	129 851 634 (+4,9 %)	129 444 932 (-0,3 %)	+4,2 %

Таблица № 2

Состояние входящего документопотока в центральном аппарате и территориальных органах МВД России

Входящий документопоток	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Ср. темп прироста
Органы внутренних дел, всего	45 000 184	47 038 344 (+4,5 %)	47 764 424 (+1,5 %)	48 052 958 (+0,6 %)	53 459 309 (+11,3 %)	53 228 306 (-0,4 %)	+4,5 %
Входящий документопоток	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Ср. темп прироста
в том числе:
подразделения центрального аппарата	792795	857 938 (+8,2 %)	905 450 (+5,5 %)	990 955 (+9,4 %)	1 141 355 (+15,2 %)	1 130 859 (-0,9 %)	+9,6 %
территориальные органы	44 207389	46 180 406 (+4,5 %)	46 858 974 (+1,5 %)	47 062 003 (+0,4 %)	52 044 954 (+10,6 %)	52 097 447 (+0,1 %)	+4,3 %

Таблица № 3

Состояние исходящего документопотока в центральном аппарате и территориальных органах МВД России

Исходящий документопоток	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Ср. темп прироста
Органы внутренних дел, всего	66 462 558	60 875 989 (-8,4 %)	63 307 769 (+4,0 %)	66 659 840 (+5,3 %)	67 176 263 (+0,8 %)	66 243 977 (-1,4 %)	+4,6 %
в том числе:
подразделения центрального аппарата	512 067	416 349 (-18,7 %)	458103 (+10,0 %)	582 988 (+27,3 %)	602 029 (+3,3 %)	640 918 (+6,5 %)	+5,5 %
территориальные органы	65 950 491	60 017 960 (-9,0 %)	62 849 666 (+4,7 %)	66 076 852 (+5,1 %)	66 574 234 (+0,8 %)	65 603 059 (-1,5 %)	+0,4 %

На сохранение большинства системных недостатков и проблемных вопросов документационного обеспечения управления в системе МВД России существенное влияние оказывают как внешние, так и внутренние факторы.

К внешним факторам следует отнести:

— характер социально-экономических процессов в стране;

— научно-технический прогресс;

— развитие информационного общества;

— усложнение задач и функций государственного управления;

— организационно-структурные изменения системы государственного управления;

— совершенствование механизмов правового обеспечения государственного управления и др.

К совокупности внутренних факторов, влияющих на документационное обеспечение управления в системе МВД, относятся:

— организационно-структурные изменения системы МВД России;

— усложнение деятельности по подготовке, принятию и реализации управленческих решений в системе МВД;

— увеличение объема документооборота как в центральном аппарате МВД России, так и в территориальных органах МВД России;

— недостаточная подготовленность руководителей и сотрудников органов внутренних дел к внедрению инновационных технологий документационного обеспечения управления;

— отставание существующих форм рационализации и оптимизации работы с документами от достижений науки и техники;

— слабое внедрение информационных технологий в процессы документационного обеспечения управления в органах внутренних дел идр.

На рост объема входящей и исходящей корреспонденции на всех уровнях управления влияет ряд объективных факторов: информатизация; открытость общества; интенсификация переписки с органами государственной власти, местного самоуправления, со сторонними организациями и гражданами; деятельность межведомственных совещательных органов, организационно-штатные преобразования. Ситуация усугубляется на фоне оптимизации штатной численности органов внутренних дел и интеграции в их состав подразделений наркоконтроля и подразделений по вопросам миграции, чей документооборот объективно всегда был и остается высоким [11].

В связи с этим оптимизация документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений в системе МВД России является одним из обязательных условий дальнейшего реформирования органов внутренних дел. На это также ориентированы изменения, внесенные в правовые акты [12].

Основными целями оптимизации документооборота в органах внутренних дел являются: упорядочение системы ДОУ; оптимизация состава, содержания и оформления документов; сокращение трудозатрат и времени на подготовку и обработку документов; унификация и стандартизация управленческих документов; централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возврата документов, не обусловленного деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.



Заключение

Актуальность задачи оптимизации документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений в системе МВД России подтвердило большинство экспертов (67,6 %) из числа лиц руководящего состава территориальных органов МВД России на региональном, межрегиональном и окружном уровнях, а также среди слушателей Академии управления МВД России, опрошенных нами. Большинство респондентов называют наиболее избыточным документооборот, связанный с подготовкой служебных совещаний, планированием и контролем выполнения поручений, а также с вопросами информационного взаимодействия с аппаратами полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, прокуратурой, органами государственной власти и местного самоуправления. Сферами избыточного документооборота названы также работа с обращениями граждан и организаций, общий массив ведомственной статистической отчетности, информационное взаимодействие с подразделениями центрального аппарата МВД России.

Факторами, влияющими на увеличение документооборота между подразделениями центрального аппарата МВД России и территориальными органами МВД России на региональном (межрегиональном, окружном) уровнях, названы несогласованность действий подразделений центрального аппарата МВД России при направлении указаний (поручений) о представлении информационно-справочных и статистических сведений по одним и тем же вопросам, так и необоснованно большое количество указаний (поручений), требующих регулярного рассмотрения вопросов на оперативных совещаниях. Кроме того, респондентами обращено внимание на несовершенство нормативного правого регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности; необоснованные указания (поручения), требующие регулярного представления информационно-справочных и статистических сведений, рассмотрения вопросов на совещаниях.

Что касается организации информационного взаимодействия между органами внутренних дел регионального (межрегионального, окружного) и районного звеньев, респонденты обратили внимание, что на объемы документооборота в наибольшей степени влияют: а) указания (поручения), требующие регулярного представления информационно-справочных и статистических сведений, не предусмотренных нормативными актамиМВД России; б) указания (поручения) о рассмотрении вопросов на совещаниях; отсутствие четкой регламентации информационного взаимодействия между органами внутренних дел и органами государственной власти и местного самоуправления, а также с прокуратурой. Причиной увеличения объемов документооборота названы также низкие управленческие качества руководителей, создающие чрезмерную заорганизован-ность в оперативно-служебной деятельности.

Большинство респондентов (78,4 %) считают, что документационное обеспечение управления в органах внутренних дел не совершенно, при этом более половины (54,5 %) опрошенных считают целесообразным внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденную приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615; 48,1 % высказались относительно изменения требований к оформлению документов, еще 45,4 % предложили автоматизировать систему контроля за исполнением документов.

Таким образом, считаем, что повышенное внимание практических работников органов внутренних дел к документационному обеспечению правоохранительной, управленческой и обеспечивающей деятельности вполне объяснимо. Избыточный документооборот становится помехой в работе, приводит к так называемому «бумажному» стилю руководства, подмене живой результативной правоохранительной деятельности исполнением вала ненужных, по существу, справок, отчетов, обзоров и т. п., отрывает сотрудников органов внутренних дел от непосредственного выполнения функциональных обязанностей, влечет неоправданные затраты временных, трудовых и материальных ресурсов. В этих условиях возрастает необходимость оптимизации документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Использование инновационных технологий в документационном обеспечении управления в системе МВД России -- закономерный выход из создавшегося положения, естественный способ рационализации выполнения органами внутренних дел правоохранительных функций и оптимизации управленческих процессов, протекающих внутри этой сложной социальной системы.



Список литературы

1. Алиуллов Р. Р. Механизм управления органами внутренних дел: вопросы теории, методологии и практики: дис. ... д-ра юрид. наук. М., 2004.

2. Борисова И. В. Документационное обеспечение управления образовательным учреждением в системе МВД России: дис. ... канд. юрид. наук. М., 1997.

3. Гостев А.А. Оптимизация документооборота в системе МВД России // Профессионал. № 6.2018.

4. Докладная записка заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковника полиции А. А. Гостева от 27 апреля 2017 г. № 5/5-960. (п. 1). М., 2017.

5. Казаков В. В. Основы делопроизводства в органах внутренних дел: курс лекций / В. В. Казаков [и др.]. Нижний Новгород, 2017.

6. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учеб.и практикум. М., 2015.

7. Малахова Н. В. Организационно-правовые основы инновационной деятельности в органах внутренних дел: дис. ... канд. юрид. наук. М., 2002.

8. Манжинов Н. П. Организационно-правовые основы выявления и внедрения передового опыта в деятельности органов внутренних дел: дис. ... канд. юрид. наук. М., 2011.

9. О проблемах документационного обеспечения управления в системе МВД России: докладная записка от 7 ноября 2017 г. № 5/5-2603 Организационно-аналитического департамента МВД России на имя Министра внутренних дел Российской Федерации генерала полиции Российской Федерации В. А. Колокольцева. М., 2017.

10. Организация управления органами внутренних дел: учебник, 2-е изд., доп. и пе- рераб. / под общ. ред. А. М. Кононова и И. Ю. Захватова. М., 2017.

11. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: учеб. пособ. 3-є изд. М., 2012.

12. Старостенко И. Н. Организации электронного документооборота в органах внутренних дел / И. Н. Старостенко, М. В. Шар- пан // Вестник Краснодарского университета МВД России. 2013. № 2 (20).

13. Статистические данные ДДО МВД России // Информация состояния документооборота в МВД России (по состоянию на 01.01.2020). М., 2020.

References:

1. Aliullov R. R.Mekhanizmupravleniyaorgana- mi vnutrennih del: voprosyteorii, metodologiiipraktiki: dis. ... d-rayurid. nauk. M., 2004.

2. Borisova I. V.Dokumentacionnoeobespechenieupravleniyaobrazovatel'nymuchrezhdeniem v sisteme MVD Rossii: dis. ... kand. yurid. nauk. M., 1997.

3. Gostev A. A.Optimizaciyadokumentooborota v sisteme MVD Rossii// Professional. № 6. 2018.

4. DokladnayazapiskazamestitelyaMinistravnutrennih del RossijskojFederacii general-polko- vnikapolicii A. A. Gostevaot 27 aprelya 2017 g. № 5/5-960. (p. 1). M., 2017.

5. Kazakov V. V.Osnovydeloproizvodstva v or- ganahvnutrennih del: kurslekcij/ V. V. Kazakov [i dr.]. Nizhnij Novgorod, 2017.

6. Kuznecov I. N.Dokumentacionnoeobespechenieupravleniyapersonalom: ucheb. iprakti- kum. M., 2015.

7. Malahova N. V.Organizacionno-pravovyeosnovyinnovacionnojdeyatel'nosti v organahvnutrennih del: dis. ... kand. yurid. nauk. M., 2002.

8. ManzhinovN. P.Organizacionno-pravovyeosnovyvyyavleniyaivnedreniyaperedovogoopy- tavdeyatel'nostiorganovvnutrennihdel: dis. ... kand. yurid. nauk. M., 2011.

9. Oproblemahdokumentacionnogoobespecheni- yaupravleniyavsistemeMVDRossii: dokladnayazapiskaot 7 noyabrya 2017 g. № 5/5-2603 Organizacionno-analiticheskogodepartamen- taMVDRossiinaimyaMinistravnutrennihdelRossijskojFederaciigeneralapoliciiRossijskojFederaciiV. A. Kolokol'ceva. M., 2017.

10. Organizaciyaupravleniyaorganamivnutrennih del: uchebnik, 2-e izd., dop. ipererab. / pod obshch. red. A. M. Kononovai I. YU. Zahvatova. M., 2017.

11. Panasenko Yu. A.Deloproizvodstvo: dokumentacionnoeobespechenieupravleniya: ucheb. posob. 3-e izd. M., 2012.

12. Starostenko I. N.Organizaciielektronnogodokumentooborota v organahvnutrennih del / I. N. Starostenko, M. V. Sharpan// VestnikKrasnodarsko- go universiteta MVD Rossii. 2013. № 2 (20).

13. Statisticheskiedannye DDO MVD Rossii// Informaciyasostoyaniyadokumentooborota v MVD Rossii (posostoyaniyuna 01.01.2020). M., 2020.

Размещено на Allbest.ru

...