Виды, правила оформления и состав реквизитов служебных писем

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Дагестанский Государственный Университет Народного Хозяйства

Реферат на тему: «Виды, правила оформления и состав реквизитов служебных писем»

Выполнила: Хадисова А.С.

Студентка 2 курса 1 группы

Проверила: Терехина С.В.

Махачкала

Cодержание

Введение

1. Виды служебных писем. Классификация служебных писем

2. Правила оформления служебных писем

3. Состав реквизитов служебных писем

Заключение

Список использованных источников

Введение

Служебные письма -- обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами и представляют собой сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма являются связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения, поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность использования этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства.

Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

1. Виды служебных писем. Классификация служебных писем

Сопроводительное письмо часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Они могут иметь цвет, различные орнаменты, рисунки.

Информационное письмо - служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату, и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций.

Письмо - извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Письмо-извещение - письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях.

Письмо - подтверждение, содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо - напоминание содержит указание на приближение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Начинается, как правило, словом «Напоминаем».

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-запрос - письмо, в котором просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

2. Правила оформления служебных писем

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы. служебный письмо реквизит

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также к построению конструкционной сетке формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

3. Состав реквизитов служебных писем

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов.

В реквизиты служебного письма входят:

1. Герб или эмблема;

2. Наименование организации;

3. Справочные данные об организации;

4. Гриф ограничения;

5. Адресат;

6. Регистрационный номер документа;

7. Дата;

8. Ссылка на индекс и дату входящего документа;

9. Заголовок к тексту;

10. Текст:

11. Отметка о приложении;

12. Подпись;

13. Отметка об исполнителе.

Письма оформляются в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем

Заключение

Документы служат для обмена информацией между организациями, для осуществления руководящей деятельности внутри организации. Деятельность любой организации невозможна без документирования. Основной целью документирования делового общения организации или предприятия является организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Список использованных источников

1. «Классификация служебных писем» https://studfile.net/preview/3567391/page:54/

2. «Виды служебных писем» https://studopedia.ru/3_68354_vidi-sluzhebnih-pisem.html

3. «Служебные письма и их виды» https://otherreferats.allbest.ru/audit/00172852_0.html

4. «Служебные письма. Назначение и классификация служебных писем» https://studme.org/272880/menedzhment/sluzhebnye_pisma

Размещено на Allbest.ru