Можливості застосування інформаційних технологій в управлінні навчальним закладом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Можливості застосування інформаційних технологій в управлінні навчальним закладом

Решетова І.О.

к. пед. н., доц. каф. менеджменту ДДПУ

Дзюбенко В.Д.

студентка 1 курсу магістратури

спеціальності «073 Менеджмент»

Анотація

У статті досліджено важливість застосування сучасних ком'ютерних та інформаційних технологій в управлінні вищім навчальним закладом. Подано визначення інформаційних технологій. Визначено перелік переваг використання інформаційних технологій в управлінні персоналом.

Ключові слова: технологія, інформаційні технології, Інтернет-технології, комп'ютерні технології, управління персоналом, економіка праці.

Постановка проблеми у загальному вигляді та її зв'язок із важливими науковими чи практичними завданнями

ком'ютерний інформаційний технологія управління

Застосування сучасних комп'ютерних та інформаційних технологій в управлінні навчальним закладом набуває все більшого значення в сучасних умовах.

Досвід успішних закладів освіти доводить, що ефективне управління персоналом, їх діяльністю неможливе без управління всією системою інформації. Використання інформаційних технологій здійснюється для ефективної та оперативної комп'ютерної обробки інформаційних ресурсів, зберігання великих обсягів економічно важливої інформації та передачі її на будь-які відстані в мінімальні терміни. Тобто основним завданням є оптимізація діяльності навчального закладу на основі застосування інформаційних технологій [1, с. 23].

Аналіз останніх досліджень і публікацій, в яких започатковано розв'язання даної проблеми і на які спираються автори

Вирішення вищезазначених завдань має базуватися на дослідженні наявних сучасних інформаційних технологій, їх застосуванні та впливу на різні стадії створення і просування освітнього продукту та аналізі розвитку вітчизняного бізнесу в цілому. Питання аналізу інформації як чинника виробництва і процесу перетворення її на пріоритетний чинник сучасних виробничих відносин, сутності інформаційних технологій і напрямів їх застосування в діяльності підприємств виробничої сфери та сфери послуг, процесів інформатизації суспільства стали предметом дослідження в працях таких учених, як: А. Богачевський, А. Бондаренко, В. Брижко, В. Василенко, Н. Вінер, Л. Вінарик, Дж. Веллінгтон, Н. Войтюшенко, Ф. Воронській, О. Гальченко, Н. Гарнхем, А. Грінберг, В. Гужва, С. Данілін, Н. Єрьоміна, С. Ілляшенко, Н. Зайцева, О. Кармінський, М. Кастельс, В. Касьяненко, С. Козлов, С. Кондратова, В. Косарєв, О. Краєва, Н. Кустова, А. Макадамс, В. Мартін, Л. Мельник, П. Нестеров, О. Оліфіров, А. Орлов, А. Останець, О. Паршина, Ю. Паршин, Т. Писаревська, В. Плескач, Ю. Рогушина, М. Румянцев, М. Скопень, В. Ситник, В. Сусіденко, Г. Титаренко, М. Хеллгрен, Дж. Ходжсон, Ю. Хотунцев, В. Цимбалюк, А. Чорнобров, О. Щедрін та ін. Однак проведені дослідження частково розкривають питання впливу інформаційних технологій на розвиток бізнесу [2, с. 113].

Проблеми щодо використання інформаційних технологій в управлінні персоналом досліджували багато зарубіжних і вітчизняних науковців: Т.П. Барановська, А.А. Козирєв, Т.І. Лепейко, Л.Г. Мельник, О.І. Пушкар, В.Б. Уткін, М. Хамер, Дж. Чампі, А.Н. Щедрін тощо. Але деякі питання потребують подальшого вивчення та поглиблення.

Метою статті є розроблення теоретичних і методологічних засад та практичних рекомендацій щодо застосування сучасних комп'ютерних та інформаційних технологій в управлінні діяльністю вищого навчального закладу, персоналом і економіці праці. Відповідно до поставленої мети, передбачено вирішення таких завдань: поглибити теоретико-методологічні засади застосування інформаційних технологій; систематизувати інноваційні підходи до діяльності ВНЗ із застосуванням різноманітних інформаційних технологій; обґрунтувати перспективні напрями впровадження ІТ у діяльність закладу для забезпечення ефективної реалізації функцій; визначити стан і передумови забезпечення якості послуг у контексті застосування інформаційних технологій; поглибити методологічні основи оцінки ефективності застосування інформаційних технологій та методичні підходи до оцінки їх ефективності в системах менеджменту освіти.

Виклад основного матеріалу дослідження

У наш час стрімко продовжується процес запровадження, вдосконалення наявних та розроблення нових інформаційних технологій управління. Отже, інформаційна технологія (ІТ) - система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, зберігання, подання і використання інформації. Обсяг автоматизації та тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології [2, с. 8]. Для того щоб ефективно впровадити ІТ, потрібно розробити необхідний механізм, який дасть можливість зменшити час, мінімізувати ризики та підвищити ефективність діяльності підприємства у цілому від упровадження ІТ. Щоб побудувати основу механізму впровадження ІТ на підприємствах, необхідно враховувати вплив зовнішніх і внутрішніх чинників на підприємство, установу [3, с. 23]. Використання інформаційних технологій в управлінні господарськими процесами дає можливість упроваджувати найбільш сучасні і прогресивні управлінські концепції, головна риса яких - ефективне використання ресурсів й орієнтація на інтереси клієнтів [2, с. 35].

До основних переваг використання інформаційних технологій в управлінні віднесено [4]:

підвищення ступеню керованості;

зниження впливу людського чинника;

скорочення паперової роботи;

підвищення оперативності й достовірності інформації;

зниження витрат;

оптимізація обліку та контролю;

забезпечення прозорості інформації для інвесторів;

можливість збільшення частки ринку.

У сучасному вищому навчальному закладі (ВНЗ) інформація стає однією з обов'язкових складових управлінських процесів, оскільки її виробництво, передавання і споживання складає свого роду «фундамент» ефективного функціонування всіх сфер життя суспільства. Від правильності формування й адекватності використання інформаційних потоків багато в чому залежить результат діяльності будь-якого сучасного соціального інституту, особливо - системи освіти [5, с. 117].

Новий якісний етап у розвитку освіти можливий лише за умови інтенсивного запровадження інформаційно-комунікаційних технологій в управлінську та навчально-виховну діяльність загальноосвітнього закладу. Така діяльність проводиться у двох напрямках:

впровадження інформаційних технологій в управлінську діяльність освітнього закладу;

комп'ютеризація навчального процесу та виховної роботи закладу.

Перший із зазначених напрямів полягає у створенні оптимальних умов автоматизації робочих місць учасників освітнього процесу та застосування ними програмного забезпечення, що допоможе систематизувати роботу суб'єктів управління навчальним закладом на усіх рівнях системи менеджменту.

Другий напрям -- це апробація та впровадження у навчальний процес електронних засобів навчання, розробка і застосування електронного супроводу навчальних занять, самостійної і виховної роботи та тестових програмних засобів.

Застосування інтегрованої інформаційної системи та сучасних інформаційних технологій у навчальному процесі та в системі управління в цілому необхідно розглядати з одного боку, як основу інноваційної системи управління університетом, а з іншого - як засіб створення умов для розвитку креативних здібностей студента, підвищення компетентності викладача, індивідуалізації процесу навчання та забезпечення якості навчального процесу.

Інновації в управлінні освітнім закладом на базі інформаційних технологій є ключовим механізмом, який дозволить створити переваги в конкурентному середовищі. В цьому напрямку основними заходами в розвитку інформатизації є створення її належної та ефективної інфраструктури, впровадження уніфікованих засобів доступу до корпоративних даних, поліпшення керування всіх комплексів інформаційних ресурсів, а також забезпечення відповідності інфраструктури стратегічним цілям вищого навчального закладу (ВНЗ) [6, с. 19]. ...

Побудова, підтримка і розвиток єдиної інтегрованої інформаційної системи управління університету надзвичайно складний та трудомісткий процес, який повинен узгоджуватись з концепцією діяльності та стратегією розвитку навчального закладу.

В структурі інформаційних систем ВНЗ можна виділити ряд підсистем -- як автономних, так і інтегрованих у загальну автоматизовану систему керування ВНЗ.

В цьому ряді є наступні підсистеми:

підсистеми типу «електронний деканат»;

підсистема диспетчерського керування навчальним процесом, включаючи функції розробки розкладів навчальних занять;

підсистема керування методичним забезпеченням і базою навчальних матеріалів, що призначена для супроводу учбово-методичної документації й електронних навчальних матеріалів;

підсистема керування науково-дослідним сектором (відділом або вузівським НДІ);

підсистема діловодства, що підтримує роботу канцелярії, архіву, експедиції й т.п.;

підсистема «Кадри»;

бухгалтерська й планово-економічна підсистеми;

бібліотечна інформаційна система, що служить для обліку бібліотечних фондів, пошуку користувачами літературних джерел, оформлення й задоволення запитів;

підсистема керування дистанційним навчанням, що входить у програмне забезпечення освітніх порталів;

підсистема підтримки інженерних служб ВНЗ.

Інформаційне наповнення баз і сховищ даних визначається особливостями ВНЗ. Тому розробка інформаційних моделей додатків, що відображають різні аспекти діяльності ВНЗ, і збір відповідних даних повинні виконуватися працівниками даного закладу [7, с. 99].

Таким чином, інформаційна система управління -- це програмно-апаратний комплекс, що забезпечує ряд основних функцій роботи з документами в електронному вигляді. До основних функцій відносять реєстрацію документів, розробку та збереження документів в електронному вигляді, направлення документів на розгляд та виконання, контроль проходження та виконання документів, пошук документів по різним параметрам, введення, підтримку та зберігання будь-яких типів документів, захист від несанкціонованого доступу та управління прав доступу до документів.

За допомогою таких систем можна організувати систему електронного документообігу на підприємстві, а також систему контролю виконання завдань і завантаження співробітників. Данні системи відносяться до типу workflow («потік робіт»). Workflow -- це автоматизація, повна або часткова, бізнес процесу, при якому документи, інформація або завдання передаються для виконання необхідних дій від одного учасника до іншого у відповідності з набором процедурних правил.

Слід зазначити, що інформаційні системи управління мають на меті не повну відмову від паперових документів (що неможливо з ряду причин, головними з яких є причини юридичного характеру), а зведення до мінімуму переміщення паперів всередині підприємства.

Основна складність при розробці АСУП полягає в тому, що існує багато факторів, які інтуїтивно неможливо врахувати в АСУП. Відсутність всієї необхідної інформації й використання інтуїції утворюють ризики під час прийняття рішень. Таким чином, навіть сама сформована АСУП не виключає ймовірність невірного рішення.

Розробка та розвиток інформаційних систем управління у ВНЗ, як правило, здійснюється за двома напрямками: створення та інтеграція незалежних програм, що автоматизують діяльність окремих підрозділів або деякі функції управління або створення єдиної корпоративної автоматизованої системи управління. Звісно, що розробка множини розрізнених додатків, що автоматизують окремі сторони діяльності ВНЗ, не наближує до принципового вирішення задачі створення єдиної автоматизованої системи управління ВНЗ.

У процесі розроблення проекту інформатизації управління навчальним процесом у ВНЗ необхідно враховувати такі особливості:

велика кількість робочих місць, на яких періодично змінюється комп'ютерна техніка та оновлюються операційні системи;

значна віддаленість користувачів системи, які знаходяться у різних районах міста;

інформація створюється у системі невеликою кількістю «активних» операторів;

інформація використовується широким колом споживачів (керівний склад, працівники деканатів та кафедр, викладачі та студенти, їх батьки) з різними правами доступу;

потреба перманентної адаптації інформаційної системи до потреб навчального процесу, що змінюються внаслідок трансформації системи вищої освіти [8, с. 84].

Урахування зазначених особливостей потребує застосування інформаційних систем, розроблених на основі Internet-технологій з урахуванням таких принципів:

Проектування ІС повинно проводитись на основі результатів аналізу процесів управління ВНЗ з їх подальшою формалізацією. Проект інформатизації повинен враховувати можливі зміни в наявних ділових процесах, зумовлених впровадженням ІС.

Впровадженню ІС повинен передувати комплекс робіт з упорядкування документообігу, розроблення й узгодження внутрішньовузівських положень і стандартів.

Реалізація стратегії інформатизації має здійснюватись за проектним принципом та носити поетапний характер. Функції управління проектом мають бути формалізовані і покладені на спеціалізований підрозділ, що займатиметься питаннями розвитку інформаційних технологій в освітньому процесі ВНЗ.

Окремим блоком (проектом) у програмі інформатизації мають бути виділені процеси підготовки кінцевих користувачів ІС та супроводу їх роботи.

Рішення про впровадження програми інформатизації та її ресурсну підтримку має бути прийняте на найвищому рівні управління ВНЗ (ректоратом) зі схваленням вищим дорадчим органом (вченою радою).

Це системне завдання охоплює всі компоненти структури ВНЗ та може потребувати організаційної перебудови системи управління. Для його вирішення процес інформатизації потрібно розділити на такі етапи: розробка і проектування системи, її проектування і запровадження.

У наш час стрімкого розвитку інформаційних технологій потоки інформації, що циркулюють у світі, -- величезні і мають тенденцію до збільшення. Тому, в будь-якій організації, виникає проблема керування даними, яке б забезпечило найбільш ефективну роботу. Не є виключенням і навчальні заклади.

Майже всі освітні установи використовують автоматизовані системи управління для ведення бухгалтерського обліку. Всі останні управлінські завдання вирішуються шляхом складання зведеної і аналітичної звітності в офісних електронних документах (MS Excel, MS Word). Багато з них самотужки намагаються вирішити проблему управління навчальним процесом і зараз, для багатьох освітян, увійшли в звичку комп'ютерні програми які можуть зробити розклад занять, розподіл аудиторного фонду навчального закладу або розрахувати навантаження викладачів. Але відсутність єдиного системного підходу зменшує позитивні ефекти та переваги кожної з цих розробок. Негативно впливає і той факт, що програми від різних розробників не можуть здійснювати ефективний обмін даними між собою.

На даний момент, велика частина вузів використовує «часткову» автоматизацію, тобто комп'ютеризовані лише окремі бізнес -процеси. Це веде до дублювання і втрати частини інформації, відсутності даних для оперативного аналізу, втрати часу на обслуговування і підтримку застаріваючих технологій, високого ступеню залежності від людського чинника.

Отже, досвід розробки і практичного застосування автоматизованої системи управління у вищому навчальному закладі, показав, що впровадження інноваційних технологій у сфері його інформатизації сприяє оптимізації навчального процесу і є дієвим інструментом забезпечення якісної підготовки фахівців

Висновки

Важливо розуміти, що під час визначення доцільності використання інформаційних систем потрібно враховувати значимість глибокого і ретельного аналізу як необхідної передумови прийняття управлінських рішень. Без інформації та її аналізу неможливі ефективне функціонування і розвиток установи. Досвід успішних ВНЗ переконує, що їхній успіх завдячує наявності добре функціонуючих інформаційних систем, які активно застосовуються у прийнятті управлінських рішень.

Список використаних джерел

1. Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: учеб. пособ. Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005. 72 с.

2. Волянська-Савчук Л.В., Мацишина М.В. Інформаційні технології в управлінні персоналом і економіці праці: теоретичні та практичні аспекти. Приазовський економічний вісник. 2018. № 5(10).

3. Жигалкевич Ж.М., Онопко А.С. Інформаційні технології в управлінні підприємством. Сучасні підходи до управління підприємством: збірник тез доповідей УІІ Всеукраїнської науково-практичної конференції з міжнародною участю (28 квітня 2016 р.). К.: Політехніка, 2016. С. 23.

4. Каюченко А.В. Информационные технологи управления предприятием как современный фактор конкурентоспособности предприятия. Креативная экономика. 2009. № 10(34). С. 71-76.

5. Автономія та врядування у вищій освіті: зб. наук. пр. / О.П. Воробйова, К.О. Жданова, І.Б. Зарубінська, [та ін.]; за ред. С.А. Калашнікової, В.І. Лугового, Ж.В. Таланової. - К.: 2014. - 236 с.

6. Вороненко О.В. Інноваційна компетентність керівників вищих навчальних закладів України у сфері трансферу технологій / О. Вороненко // Вища школа. - 2012. - № 10. - С. 17-26.

7. Калашнікова С.А. Професійний розвиток керівників вищих навчальних закладів: діяльність європейської платформи модернізації вищої освіти / С.А. Калашнікова // Вища освіта України. - 2013. - № 2. - С. 95-101.

8. Кочарян І.С. Стратегія управління вищим навчальним закладом в сучасних умовах / М.М. Клименюк, І.С. Кочарян. - К.: освіта України, 2011. - 192 с

9. Огнев'юк В. Університетська освіта України в контексті перспектив європейської інтеграції / В. Огнев'юк // Віче. - 2010. - № 20. - С. 19.

10. Сорочан Т.М. Стратегія розвитку навчального закладу - складова стратегічного менеджменту / Т. Сорочан, І. Цимбал // Управління освітою. - 2011. - № 2, січень. - С. 9-14.

Размещено на Allbest.ru