Аутсорсинг в архівній справі: сучасний стан та перспективи

The article considers the issue of archival services provided by non-governmental archival organizations. In accordance with the purpose of the research, the authors analyzed the problems of legal regulation and the current state of the market of archival outsourcing in Ukraine. Attention is drawn to the fact that the notion of outsourcing archival services is absent in the modern legal and regulatory framework on archival affairs and office work. The current normative documents do not contain specific recommendations for the archival storage of documents for enterprises without archival units.

According to the authors, archival outsourcing services can be executed by concluding one of the types of civil law contracts: on the provision of services, on the execution of works (contract), or by a mixed contract. The archival services of special archival companies operating on the territory of Ukraine are analyzed. In particular, the statistical data of the archival services offers are given based on the data of All.biz business portal. The authors suggest subdividing the archival outsourcing services offered in the market of Ukraine into several groups: provision of outsourcing services at the stage of the organization of record management, services for the preparation of documents for archival storage, archival storage services of enterprise documents and electronic archival services.

According to the results of the reference data analysis on nongovernmental archival organizations, we singled out three companies that offer legal entities not only a wide range of archival services, but also give coverage to the complete information about their activities and have full-fledged websites: “TAS Ukraine ”, “OSG Records Management” and “Ukrainian Archival Company. ”

As viewed by the authors, the use of outsourcing in the archival affairs has both advantages and disadvantages, and the maximum benefit from outsourcing is possible through a well- established system of office work in the organization itself and the correct interaction between the office management service or the institution archive with the organization-outsourcer.

Key words: outsourcing, archival company, archive, archival storage of documents, independent records management, electronic archive, archival services, service contract.

Постановка проблеми. Останнім часом серед власників бізнес-структур, підприємств та установ усе більшої популярності набуває прагнення оптимізувати виробничі процеси, залучаючи якнайменше працівників або ж звільняючи їх від додаткових обов'язків, зосередити увагу на основній діяльності, не відволікаючись на допоміжні процеси. З цією метою менеджмент компаній постійно працює над удосконаленням організаційної структури, впроваджує заходи для розвитку внутрішніх компетенцій працівників, водночас вдаючись до такого з інструментів підвищення ефективності роботи як аутсорсинг.

У прагненні оптимізувати структуру та підвищити продуктивність діяльності, організації застосовують аутсорсинг до багатьох бізнес-процесів: пошук і добір персоналу, реклама, бухгалтерський облік, аудит, зв'язки з громадськістю тощо. Помітний інтерес до аутсорсингу в останні роки проявляють установи, зацікавлені в архівних послугах (розробляння номенклатури справ, упорядкування архіву, формування справ і оформлення описів справ, архівне зберігання документів тощо), які, на думку менеджменту підприємств, не належать до основних, тому призначати на посаду окремого працівника, відповідального за організацію архівної справи в установі, не рентабельно. Тож, ліпше одноразово найняти фахівця з архівної справи, оплатити його послуги, аніж щомісячно виплачувати заробітну плату і податки за офіційне працевлаштування.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питання застосування аутсорсингу у діяльності суб'єктів господарювання отримало належне відображення в наукових працях вітчизняних авторів: М. Бабій (Бабій, 2007), І. Заводовська (Заводовська, 2006), М. Єфименко (Єфименко, 2013), О. Зозульова (Зозульов, 2009), Т. Красовська (Красовська, 2011), Л. Лігоненко (Лігоненко, 2005), С. Супрун (Супрун, 2016) та ін. Водночас дослідження сучасних наукових розвідок із питань теорії та практики використання аутсорсингу свідчить, що вони здебільшого орієнтовані на правові, організаційні, економічні аспекти процесів залучення зовнішніх виконавців. Окрім того, більшість наукових праць присвячені визначенню поняття аутсорсингу, з'ясування його сутності та економічних переваг. Разом із тим питання, пов'язані з використанням аутсорсингу архівних процесів у роботі українських підприємств, вивчені недостатньо. Актуальність викладених вище аспектів і зумовила вибір напряму дослідження.

Мета статті - визначення особливостей використання архівного аутсорсингу в Україні. Для досягнення мети автори поставили такі завдання: проаналізувати проблеми нормативно-правового забезпечення архівного аутсорсингу в Україні, розглянути розвиток ринку архівного аутсорсингу в Україні.

Виклад основного матеріалу дослідження.

Використання аутсорсингу виправдано тим, що кожна компанія прагне максимально якісно виробляти певні продукти чи надавати послуги. Однак не кожна фірма може дозволити собі вузькоспеціалізованих фахівців на постійній основі, оскільки їхня робота оплачується, як правило, досить високо. Набагато вигідніше на основі договору співпрацювати з різними організаціями, які виконуватимуть певний спектр завдань, необхідний компанії. Таке рішення в сучасному діловому середовищі отримало назву аутсорсингу.

Аутсорсинг - процес передання однією організацією іншій, що спеціалізується у відповідній сфері, певних бізнес- процесів або виробничих функцій на підставі договору (Бравар, Морган, 2007: 28). Іншими словами, як зазначає Л. Лігоненко, аутсорсинг можна означити так: «.. .залишити собі лише те, що я роблю краще за інших, передати зовнішньому виконавцю (надійному та професійному партнеру) все те, що він зробить краще за мене» (Лігоненко, 2005: 118).

Сьогодні українське законодавство з діловодства й архівної справи чітко унормовує правила, за якими відбувається зберігання та знищення документів. Так, основним законодавчим актом, що регулює діяльність архівів будь-яких форм власності, є Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» від 24.12.1993 р. 3814-ХІІ (зі змінами) (Про Національний архівний фонд, 1993). Нормативним документом, у якому роз'яснено порядок роботи архівів установ та організацій, є «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (Правила організації діловодства, 2015). Відповідно до зазначених нормативно-правових актів на кожному підприємстві, в установі, організації повинен бути створений окремий структурний підрозділ - архівний або призначена посадова особа, відповідальна за організацію архівного зберігання документів. Та, на жаль, як показує досвід, не всі керівники підприємств приділяють достатньо уваги архівному зберіганню документів. Подекуди в організаціях бракує навіть номенклатури справ, які є обов'язковими для оформлення. У таких юридичних осіб акцентується ефективна основна діяльність, важливо отримати прибуток, задовольнити запити клієнтів і т. д. Коли ж доходить черга до закриття діловодного року, оформлення справ, описів справ, передавання документів в архів - виникає питання: хто і як має це зробити.

У такому разі уповноважені від підприємства особи, зазвичай, звертаються до державних архівних установ за порадою та / або допомогою. Справді, чинними нормативно- правовими актами (Про Національний архівний фонд, 1993; Правила організації діловодства, 2015) передбачено що «архівні установи можуть виконувати на платній основі роботи, пов'язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства» (ч. 1 ст. 35 Закону України «Про Національний архівний фонд). Законодавством передбачено, що архівні установи надають послуги «на договірних засадах з оплатою відповідно до затверджених цін і тарифів». Тобто за зверненням юридичної особи державні архіви можуть надавати послуги діловодного й архівного характеру, уклавши про це відповідний договір, однак нормативно поняття «аутсорсинг» не унормовано. На наш погляд, це пов'язано з тим, що неможливо на законодавчому рівні передбачити всі предмети договорів. Як зауважили у своїй публікації С. Супрун та В. Хачатрян, «будь-який акт, що стосується господарських правовідносин, відображає потреби практики, які визначаються лише на час створення такого акта. Саме тому перелік визначених законодавством договорів ніколи не буде достатнім для того, щоб урегулювати всі можливі види договірних відносин між суб'єктами господарювання» (Супрун, Хачатарян, 2016: 287).

Хоча відносини аутсорсингу не регулюються конкретними положеннями законодавчих актів, на нашу думку, укладення «угоди аутсорсингу» не суперечить законодавству України (п. 1 ст. 627 ЦК України: «сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору з урахуванням вимог цього Кодексу, інших актів цивільного законодавства, звичаїв ділового обороту, вимог розумності та справедливості» (Цивільний кодекс України, 2003)). Враховуючи норми ЦК України, вважаємо, що для надання архівних послуг можливо укласти один із видів договорів:

- про надання послуг (п. 1 ст. 901 ЦК України: «За договором про надання послуг одна сторона (виконавець) зобов'язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, а замовник зобов'язується оплатити виконавцеві зазначену послугу, якщо інше не встановлено договором» (Цивільний кодекс України, 2003));

- про виконання робіт (договір підряду) (п. 1 ст. 837 ЦК України: «За договором підряду одна сторона (підрядник) зобов'язується на свій ризик виконати певну роботу за завданням другої сторони (замовника), а замовник зобов'язується прийняти та оплатити виконану роботу» (Цивільний кодекс України, 2003));

- змішаний (п. 2. ст. 628 ЦК України: «Сторони мають право укласти договір, в якому містяться елементи різних договорів (змішаний договір). До відносин сторін у змішаному договорі застосовуються у відповідних частинах положення актів цивільного законодавства про договори, елементи яких містяться у змішаному договорі, якщо інше не встановлено договором або не випливає із суті змішаного договору» (Цивільний кодекс України, 2003)).

М. Єфименко вважає, що договір аутсорсингу за своєю правовою природою є якраз змішаним, оскільки поєднує елементи цивільно-правових, господарсько-правових і трудових договорів, внаслідок чого одна сторона надає в розпорядження іншої сторони спеціалістів із необхідною кваліфікацією та відповідним напрямом діяльності для виконання певних функцій в інтересах компанії-замовника (Єфименко, 2013: 116). Таким чином, відносини з аутсорсингу повинні оформлюватися залежно від їх фактичного змісту. Якщо договір міститиме умови про виконання певних робіт (наприклад, розробляння номенклатури справ, оформлення справ для передання на архівне зберігання, оцифрування документів тощо), до нього будуть застосовуватися норми договору підряду. Якщо ж сторони домовляються про здійснення своїх взаємовідносин, ввівши у цей процес щось принципово нове з правової точки зору або поєднавши елементи кількох видів договорів, то в такому разі укладається змішаний договір.

Сучасні юридичні особи України часто зіштовхуються з проблемою не лише правильного упорядкування документації, її формування у справи тощо, а також забезпечення умов зберігання архіву підприємства. Якщо організація створює власний архів як структурний підрозділ, законодавством передбачено особливі терміни й умови зберігання документів. Так, в архіві повинна бути встановлена система пожежогасіння, забезпечений контроль за обмеженням доступу до документів, регулярно проводитися санітарні заходи, дотримуватися особливий температурно-вологісний режим і т. д. (Про Національний архівний фонд, 1993). Усі ці заходи вимагають від юридичної особи додаткових затрат. Натомість завантаженість державних архівів роботою з документами юридичних осіб, які за чинним законодавством передають свої документи на архівне зберігання відповідним державним архівним установам, та переповнені архівосховища державних архівів зумовили тенденцію створення спеціальних недержавних організацій, які надають широкий спектр послуг діловодного й архівного характеру.

Окрім послуг архівного зберігання, недержавні організації пропонують своїм клієнтам чимало супровідних архівних послуг: підготування та оброблення документів (систематизація, складання описів і номенклатур справ, проведення експертизи цінності та відбір документів на знищення), палітурні роботи, знищення документів, підготування й супровід для передання до державного архіву, продаж архівного обладнання і витратних матеріалів, впровадження власних систем електронного архіву, консалтинг тощо (Аутсорсинг архива). Керівники підприємств часто ухвалюють рішення скористатися послугами таких організацій, аніж перейматися архівно-діловодними процесами, утримувати відповідного фахівця, забезпечувати йому робоче місце і щомісяця виплачувати заробітну платню.

Варто зауважити, що застосування послуг архівного аутсорсингу - досить нова тенденція для України. Однак у європейських країнах таким способом зберегти інформацію користуються чимало підприємств, організацій і установ. Різні види документації на різних носіях передаються на зберігання в спеціальну професійну компанію, де створено усі необхідні умови для розміщення і збереження даних. Передавання функції архівного зберігання документів на аутсорсинг актуальна для тих установ, які не створюють власного архіву як структурного підрозділу організації і здійснюють децентралізоване зберігання документів.

Під час дослідження ми проаналізували ринок послуг архівного аутсорсингу в Україні. За даними бізнес-порталу АП.Ь^ (Послуги: архівна обробка, архівні послуги Україна), можемо виокремити певні групи архівних послуг, які пропонують спеціальні, недержавні, архівні компанії (рис. 1).

Рис. 1. Кат алог архівних послуг н а бізнес-порталі АП.Ь^

Представлені на ринку України послуги архівного аутсорсингу пропонуємо виокремити в кілька груп:

- надання послуг аутсор сингу на етапі організації д іловодств а (складання номенкл атур и спр ав);

- підготування документів до архівного зберігання (групування документів у справи, оформлення справ, палітурні р о боти, провед ення експертизи цінності до кументів);

- архівне зберігання документів підприємства (позаофісне зберігання документів, обслуговування архівних приміщень, утиліз ація (знищення документів));

- електронні архівні послуги (створення та ведення електронних архівів, оцифрування документів, надання віддаленого доступу до електронного архіву підприємства).

Такий поділ послуг архівного аутсорсингу умовний, оскільки можливі й інші пропозиції спеціальних архівних компаній, що не належать до жодної із груп.

На рис. 1 бачимо, що в межах певної категорії послуг зазначено кількість організацій, які пропонують ці послуги. Звернення до матеріалів веб-сайтів цих недержавних

організацій дало нам змогу вивчити, систематизувати і проаналізувати довідкову інформацію про них. Так, послуги зберігання архівних документів в Україні пропонують: ТОВ «АМК^гира», «Українська архівна компанія», «ОСГ Рекордз Менеджмент», ТОВ «Холдер», «ТАС Україна», «МПП Инсайт», ТОВ «Департамент архівів». Зазначені організації фігурують і в інших категоріях архівних послуг: позаофісне зберігання документів, архівне зберігання документів підприємства, оформлення справ, архівування документів та ін.

За результатами аналізу довідкових даних про недержавні архівні організації (всього проаналізовано інформацію про 22 компанії), ми визначили три компанії, які пропонують юридичним особам не тільки широкий спектр архівних послуг, а й найбільш повно висвітлюють інформацію про свою роботу, мають повноцінний веб-сайт, що дуже важливо на етапі вибору аутсорсера. До таких організацій належать: «ТАС Україна» (http://tas-arhiv.kiev.ua), «ОСГ Рекордз Менеджмент» (https://www.osgrm.ua) та «Українська архівна компанія» (https://uac-archive.com.ua).

Аналіз інформації про зазначені організації дозволив зробити висновок про надання комплексних архівних послуг - від складення номенклатури справ до знищення архівних документів юридичних осіб. Недержавні архівні організації-аутсорсери запевняють про суворе виконання вимог законодавчих і нормативно-правових актів, які регулюють питання організації роботи архівів та архівних підрозділів (Українська архівна компанія). Компанії декларують, що виконують архівні послуги традиційними методами і з використанням сучасних інформаційних технологій: штрих- кодування, сканування документів, використання спеціального програмного забезпечення, створення електронного архіву, розробляння власних систем обліку й пошуку документів, впровадження систем і засобів забезпечення безпеки зберігання. Ми з'ясували, що для архівного зберігання документів компанії створюють або орендують спеціальні сховища, які дозволяють надійно зберігати та оперативно отримувати необхідні документи. У сховищах використовуються системи безпеки, що захищають документи від сторонніх осіб, природних катаклізмів (ТАС Україна). Центри зберігання документів обладнані сигналізацією, системою відеоспостереження, системою персоналізованого доступу за електронними перепустками й охороною (ОСГ Рекордз Менеджмент).

Для максимального переконання потенційних клієнтів скористатися їхніми послугами, деякі архівні компанії пропонують проведення екскурсій архівосховищами. Так, архівна компанія «ОСГ Рекордз Менеджмент» запрошує відвідати центри сканування документів, центри знищення документів і носіїв інформації або центри зберігання магнітних стрічок та дисків. Для цього потрібно заповнити відповідну форму на сайті компанії і зачекати дзвінка від менеджера компанії.

Недержавні архівні організації максимально відображають на офіційних веб-сайтах інформацію про забезпечення збереженості документів замовника, конфіденційність інформації, цілодобовий доступ до документів тощо, однак цінова політика на послуги компаній не представлена на жодному з аналізованих веб-ресурсів. Щоб дізнатися вартість послуг компанії, потенційному замовнику переважно пропонується заповнити форму зворотного зв'язку. Варто додати, усі попередні дослідження і консультації архівні компанії виконують безплатно, про що зазначено у відповідних рубриках.

Отже, якщо у юридичної особи наявна значна кількість документів тимчасового строку зберігання, які не використовуються у поточній роботі, і немає можливості самостійно забезпечити належне їх збереження, а натомість є прагнення зосередитися на основних видах діяльності і знизити витрати на оплату праці постійних працівників, то послуги аутсорсингу спеціальних архівних компаній - одне з ефективних розв'язань цих проблем. Позитивним наслідком співпраці з компаніями-аутсорсерами також стає вивільнення дефіцитних площ, зникає потреба в облаштуванні додаткових приміщень для зберігання документів, можливість постійного контролю за рухом і перебуванням кожного документа, захист від несанкціонованого доступу, швидкий доступ до інформації (Бравар, Морган, 2007: 77).

Попри позитивні характеристики, аутсорсинг потребує зваженого підходу з обов'язковим аналізом потенційних можливостей і ризиків. Як зауважив А. Анікін (Аникин, 2003), перш ніж скористатися послугами спеціальних архівних компаній, необхідно детально проаналізувати дотримання аутсорсером вимог до захисту інформації, наявність у нього всіх дозволів на здійснення такого виду діяльності. Підприємству варто відмовитися від послуг архівної компанії, якщо: бракує необхідної достовірної інформації про можливого постачальника послуг аутсорсингу; організація-аутсорсер не може надати надійного й економічно обґрунтованого механізму впровадження аутсорсингу в конкретному об'єкті; якість послуг не відповідає заявленим характеристикам; витрати на використання аутсорсингу перевищують витрати на самостійне зберігання документів (Аникин, 2003: 97-98).

Висновки та перспективи подальших розвідок у даному напрямку. Проаналізувавши сучасний стан, потенційні переваги і недоліки використання аутсорсингу в архівній справі, доходимо висновку, що аутсорсинг є досить дієвим інструментом у забезпеченні ефективної організації діловодних процесів та архівного зберігання документів юридичних осіб. Водночас максимальна вигода від аутсорсингу можлива тільки за умов налагодженої системи діловодства в самій організації і правильної взаємодії служби діловодства або архіву установи з організацією-аутсорсером. На нашу думку, рішення про застосування аутсорсингу в діяльності підприємства повинно мати передусім економічне обґрунтування його ефективності, враховувати як переваги, так і можливі ризики (втрати).

Наше дослідження охоплює аналіз не всіх аспектів аутсорсингу в архівній справі. Перспективним напрямом подальших наукових розвідок є розкриття практичного досвіду надання спеціальними архівними організаціями послуг аутсорсингу, характеристика архівних аутсорсингових послуг за кордоном.