Влияние внешней среды на организацию

Анализ обращений показал, что тематика обращения граждан говорит о том, что население более всего волнуют вопросы зачисления детей в ДОУ и наличие свободных мест для воспитанников в организации, оформление льгот для внеочередного зачисления воспитанников, а так же оформление льгот по оплате за содержание ребенка в дошкольном учреждении.

К функциям дошкольного учреждения относится непосредственная взаимосвязь и работа с родителями (законными представителями) воспитанников. Удачным оказывается проведение общих и групповых родительских собраний, целями данных встреч является обеспечение прямого диалога и "обратной связи" с родителями (законными представителями). На многие из вопросов и обращений даются исчерпывающие ответы, консультации и рекомендации прямо на месте во время встречи. Получили свое лидирующие место нестандартные формы работы с родителями (совместные акции, мастер-классы, вернисажи, творческие вечера и др.). Большое место в информировании семей занимает сайт учреждения. Где они могут получить полную информацию о проведенных мероприятиях, нормативной базе, расходовании добровольных родительских пожертвований, задать вопрос и получить на него ответ, ознакомится с консультациями специалистами и с их рекомендациями.

В учреждении один раз в неделю проводятся консультации специалистов (музыкальных работников, инструктора по физической культуре, педагога-психолога, заместителя заведующей по воспитательной и методической работе) для семей воспитанников по интересующим их вопросам.

Реализация установленных функциональных задач, осуществляется в различных формах.

1) Создан и организована работа раздела официального сайта, обеспечено наполнение и своевременное его обновление, также на техническом уровне можно говорить о работе электронной почты;

2) Подготовлены и введены в действия локальные акты, договора регламентирующие взаимосвязь с внешними организациями

3) Работа по взаимодействию с общественными организациями направлена на осуществление взаимодействия администрации ДОУ с общественными объединениями, профессиональными союзами, творческими объединениями, инициативными группами граждан с целью создания благоприятной обстановки.

Данное взаимодействие осуществляется при обращении указанных организаций в администрацию детского сада для решения вопросов проведения различных публичных массовых мероприятий. В функции руководителя входит непосредственный контроль за проведением мероприятий, их соответствием заявленным и согласованным условиям проведения мероприятия, контроль за использованием атрибутики.

2.2 Воздействие внешней среды на деятельность учреждения

Сегодня все организации, каков бы ни был профиль их деятельности, работают в очень сложной, быстро меняющейся среде.

Важно соотносить при этом в процессе анализа степень взаимозависимости факторов внешней среды и организационной деятельности. В части развития гражданского самосознания правовой культуры и формирования структуры органов управления; проявления конструктивной общественной инициативы и увеличения социальной базы процесса управления.

Степень влияния политико-правовых факторов проявляется в том, что администрация ДОУ осуществляет решение всех задач социально-экономического развития учреждения в пределах своей компетенции и в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, системой муниципальных правовых актов.

Приходится констатировать наличие коэффициента, усиливающего сложность и нестабильность среды в действии данных факторов, так как в нормативной базе присутствует значительное количество нерешенных проблем. Они порождены, прежде всего, опережающим характером складывания системы местного управления в России (да и в российской демократии в целом), когда нормы и институты зачастую возникали не столько в результате органического движения снизу, сколько в результате инициативы сверху, при этом выраженной в самом общем виде. Исторически подобный сценарий политического развития был, скорее всего, неизбежен. Но именно в сфере управления его последствия оказались особенно негативными и подлежат устранению. К числу проблем относятся: размытость и неконкретность многих правовых норм; отсутствие внятной модели разграничения полномочий органов государственной власти и органов местного управления; недостаточная проработанность процедур взаимодействия органов местного управления, органами государственной власти с образовательными организациями, гражданами и хозяйствующими субъектами; неясность процедур осуществления властных и хозяйственных полномочий органов местного управления.

МБ ДОУ «Детский сад № 233» является самостоятельным структурным подразделением администрации города. Комитет образования и науки города Новокузнецка является её Учредителем. Кроме того, администрация дошкольного учреждения подчиняется Департаменту образования и науки Кемеровской области и отделу образования Центрального района г. Новокузнецка.

Устав города Новокузнецка и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном уровне, являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов и имеют прямое действие.

Взаимодействие администрации дошкольного учреждения с органами государственной власти осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Законом Кемеровской области от 5 июля 2013 года №86-ЗО «Об образовании»

Администрация дошкольного учреждения в своей работе в рамках своих полномочий взаимодействует с государственными органами, со всеми подразделениями администрации города, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности для осуществления своих функций.

Руководитель дошкольного учреждения может присутствовать и выступать на районных и городских совещаниях, на заседаниях городского Совета г. Новокузнецка и его постоянных комиссий, а в случае приглашения - обязаны присутствовать на их заседаниях и работать с депутатами в порядке, установленном Регламентом городского Совета г. Новокузнецка.

При необходимости обращения в органы государственной власти Российской Федерации и субъекта Российской Федерации администрация ДОУ направляет соответствующие предложения мэру города, и после согласования, направляет обращения за подписью мэра города.

При воздействии компонентов внешней среды на структуру управления ДОУ, таких как отдел образования Центрального района, Комитет образования и науки г. Новокузнецка, Кузбассобрнадзора, Роспотребнадзора, Пожнадзора, Трудовой инспекции часто приходится сталкиваться с независимым мнением каждого из них. Также основные функции по принятию того или иного решения выполняет городской Совет.

По официальному запросу вышестоящих органов должностные лица администрации ДОУ, в компетенцию которых входит решение данного вопроса, обязаны представлять информацию и документы, необходимые для рассмотрения.

Администрация ДОУ подчиняется заведующей Отдела образования Центрального района, Председателю Комитета образования и науки. В свою очередь заведующая дошкольным учреждением:

- разрабатывает и вносит на утверждение Председателю КОиН штатное расписание, муниципальное задание и др.;

- осуществляет заключение трудовых договоров (контрактов) с работниками дошкольного учреждения и заместителями руководителя;

- назначает на должность и освобождает от нее работников;

- осуществляет общее руководство;

- организует работу с кадрами их аттестацию, руководит работой квалификационной комиссия, принимает меры по повышению квалификации;

- применяет в соответствии с действующим законодательством РФ меры поощрения, привлекает к дисциплинарной ответственности работников учреждения;

- рассматривает и учитывает в своей деятельности предложения органов территориального общественного самоуправления;

- представляет интересы учреждения во всех договорах, соглашениях, контрактах;

- организует личный прием и рассмотрение обращений граждан, принимает по ним решения в пределах своей компетенции;

Должностные лица несут ответственность за:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них задач;

- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями.

Среди внешних факторов наиболее часто присутствуют такие, как недостаток ресурсов, повышенный спрос на них, уровень инфляции, быстрое развитие организации, распространение и завоевание рынка новыми технологиями, усиление контроля и регулирование со стороны правительства, изменчивость и нестабильность экономики и политической ситуации. Таким образом, целый ряд факторов, собранных воедино, увеличил необходимость более эффективно прилагать усилия при планировании. Примером может послужить недоработка в планировании мест для детей в дошкольных учреждениях. Таким образом, к 2014 году не все семьи желающие, что бы их дети посещали детские сады, могут воспользоваться данным видом образовательных услуг.

Одним из важных внешних факторов является недостаток трудовых ресурсов. Администрация детского сада сталкивается с такими внешними факторами, как недостаток кадров, а именно молодых специалистов, так как педагоги, закончившие учебные заведения не имеют квалификационных категорий, в следствии имеют низкий оклад при поступлении на работу впервые.

Главным результатом деятельности администрации является сохранение положительной динамики основных показателей повышение качества предоставляемых услуг. Этому способствует переход дошкольных учреждений на федеральные государственные образовательные стандарты, введение дополнительных образовательных услуг, расширение форм работы с родителями (семинары, мастер-классы, выставки, проведение совместных акций и др.)

МБ ДОУ «Детский сад № 233» посещает 260 детей. В данных условиях важное внешние влияние оказывают демографические факторы, такие как возрастной и национальный состав семей воспитанников. Кроме того важным фактором является увеличение неполных семей и преобладание «женского» воспитания в семьях.

К нестабильной среде, также можно отнести, нескоординированность финансового состояния и распределения финансов в муниципальном образовании.

Среди симптомов тяжелого положения российского местного управления преобладают финансово-экономические. Тема "бедности" местного управления непрерывно звучит во всех дискуссиях на этот счет. Важно подчеркнуть, что, как показывает функциональный анализ, генеральной причиной этих проблем является превратное понимание самой природы местного управления, породившее разительное несоответствие финансовой базы местного управления вмененным ему задачам. Прежде всего, нуждается в неотложном решении проблема распределения бюджетной базы.

Недостаточность бюджета города Новокузнецка на протяжении многих лет не позволяет полностью финансировать образовательные учреждения. На данный момент город финансирует несколько пунктов - это заработная плата сотрудников, коммунальные услуги, льготы семьям воспитанников.

В 2014 году приостановлено действие городских целевых программ в части, не обеспеченной финансированием из местного бюджета в связи с отсутствием необходимой доходной базы бюджета муниципального образования и недостаточным финансовым обеспечением для их реализации.

Заключение и оплата бюджетными учреждениями договоров, исполнение которых осуществляется за счет средств местного бюджета, производится в пределах утвержденных им лимитов бюджетных обязательств в соответствии с ведомственной, функциональной и экономической структурами расходов местного бюджета.

Принятые бюджетными учреждениями обязательства, вытекающие из договоров, исполнение которых осуществляется за счет средств местного бюджета, сверх утвержденных им лимитов бюджетных обязательств, не подлежат оплате за счет средств местного бюджета на текущий финансовый год.

Средства, полученные бюджетными учреждениями, находящимися в ведении распорядителей средств местного бюджета, от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, учитываются на лицевых счетах, открытых ими на лицевом счете муниципального казначейства, и расходуются бюджетными учреждениями в соответствии со сметами доходов и расходов, утвержденными вышестоящими организациями, в ведении которых находятся бюджетные учреждения.

Заключение и оплата бюджетными учреждениями договоров, исполнение которых осуществляется за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, производятся в пределах утвержденных им смет доходов и расходов.

Поступившие средства отражаются на лицевых счетах бюджетных учреждений, открытых в муниципальном казначействе, и направляются на их содержание в пределах утвержденных им смет доходов и расходов.

Обращение взыскания на средства местного бюджета по денежным обязательствам получателей средств местного бюджета осуществляется на основании исполнительных листов судебных органов с их лицевых счетов, открытых в муниципальном казначействе.

Взыскание средств по денежным обязательствам получателей средств местного бюджета, подлежащим исполнению за счет средств местного бюджета, с лицевых счетов, открытых им в муниципальном казначействе, производится муниципальным казначейством в соответствии с предъявленными им исполнительными листами судебных органов и на основании расчетных документов получателей средств местного бюджета исключительно в пределах целевых назначений в соответствии с ведомственной, функциональной и экономической структурами расходов местного бюджета.

В сложившейся сложной экономической ситуации, администрацией города предлагаются следующие пути решения экономических проблем учреждения:

- привлечение добровольных родительских пожертвований;

- привлечение спонсоров.

Складывавшаяся десятилетиями инфраструктура образовательной организации представляет собой тот уровень системы управления, где объективно сосредоточены финансовые, экономические, кадровые и информационные ресурсы. Сохранение инфраструктуры ДОУ обеспечивает прозрачность доходов и расходов.

Исследования показали, что по мере того, как возрастают нестабильность и сложность окружающего мира, администрация стремится адаптировать процессы формального долгосрочного планирования.

Очевидно из приведенных данных, что администрация учреждения и входящие в нее подразделения структурированы в соответствии с требованиями открытой системы, характеризующейся интенсивным взаимодействием с внешней средой.

Анализ факторов внешней среды в деятельности администрации МБ ДОУ «Детский сад № 233» позволяет отметить в качестве результата их воздействия: увеличение комплекса решаемых задач, повышение их содержательного многообразия, с одной стороны; повышение значения регламентирующих положений, правил, норм, процедур - с другой.

Заключение

Процесс принятия решений зависит не только от навыков и мастерства руководителей организации, но и от конкретных условий, в которых принимаются управленческие решения. Такой подход называется ситуационным. Он основывается на простой идее, что принятие решений - это искусство возможного. А возможности предоставляются (и отбираются) обстоятельствами внешней среды.

Если бы не было изменений, менеджмент организаций не был бы столь трудным делом, можно было бы выработать лучший, оптимальный вариант принятия решений, планирования, контроля, мотивации и т.п. на основании как теоретических исследований, так и практической проверки их результатов. Именно в силу этих причин эффективное принятие организационных решений предполагает прогнозирование изменении во внутренней и внешней среде организации. Прогнозирование позволяет получить информацию, необходимую как для выдвижения альтернатив решения проблемы, так и для разработки критериев оценки альтернатив.

Методы исследования внешней среды позволяют определять изменения и новые тенденции во внешней среде на самой первой стадии их проявления, наблюдать и выявлять значимость уже происходящих перемен и актуальных тенденций развития во внешней среде, разрабатывать проекты, направленные на достижение определенных результатов, опирающихся на перемены и тенденции, выявленные в ходе мониторинга, а также устанавливать временные рамки и определять важность для стратегии организации и ее менеджмента изменений и тенденции во внешней среде.

Процесс анализа внешней среды не лишен субъективизма. Аналитики и люди, принимающие решения, не могут быть абсолютно рациональными. Личные мнения и предвзятости влияют на исследования общего окружения. Например, мы можем выбрать для изучения только ограниченное число условий внешней среды и можем вывести за рамки сканирования и мониторинга "непривлекательные" альтернативы.

Сущность организации также может воздействовать на процесс анализа внешней среды. Прошлый опыт, организационная структура, правила и процедуры, доступные ресурсы влияют на осознание своих возможностей и угроз.

При анализе, должны учитываться ошибки, связанные с субъективными оценками. Так как на действия организации, общий вклад и результаты ее деятельности в стратегическом смысле влияет то, каким образом аналитики и стратеги осознают общее окружение, этот момент является весьма важным. Чтобы понизить уровень субъективных ошибок, аналитики должны регулярно сопоставлять данные различных источников (люди и письменные документы), а также следить за обратной связью относительно результатов их анализа общего окружения.

На основании проведенного исследования в заключении отмечены следующие выводы:

1. Анализ внешней среды представляет процесс, посредством которого оценивается и контролируются влияние по отношению к организации факторов, чтобы определить тенденции ее развития, возможности и угрозы в ее деятельности.

2. При исследовании внешней среды необходимо проводить анализ следующих групп факторов: политических, экономических, социокультурных, техногенных, демографических.

В деятельности администрации МБ ДОУ «Детский сад № 233» влияние внешней среды наиболее значимо проявляется со стороны:

- Администрации города;

- Отдела образования;

- Роспотребнадзора;

- Пожнадзора;

- Кузбассобрнадзора;

- Общественных организаций и различных объединений:

- Педагогических обществ и союзов.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (с изменениями от 19 июня, 12 августа, 28, 29, 30 декабря 2004 г., 18 апреля, 29 июня, 21 июля, 12 октября, 27, 31 декабря 2005 г., 2, 15 февраля 2006 г) // Российская газета от 8 октября 2003 г. № 202.

2. Айчук В.А. Интенсификация: принятие решений / В.А. Айчук. СПб.: Питер, 1997. С.110.

3. Акулов В.Б. Теория организации / В.Б. Акулов, М.Н. Рудаков. М.: Издательский центр "Академия", 2003. С 212.

4. Базаров Т.Ю. Управление персоналом / Т.Ю. Базаров. М.: Мастерство, 2002. С.128.

5. Бачурин А. Повышение роли экономических методов управления [Текст] / А. Бачурин // Экономист. 2002. № 4. С.28 - 31.

6. Венделин А.Г. Подготовка и принятие управленческого решения / А.Г. Венделин. М.: Экономика, 1997. С.51 - 53.

7. Делягин М. Государственное управление: проблемы и перспективы / М. Делягин // Проблемы теории и практики управления. 1999. № 6. С.48 - 53.

8. Десслер Г. Управление персоналом / Г. Десслер; Пер. с англ. М.: Бином, 1997. С.241.

9. Егоршин А.П. Управление персоналом / А.П. Егоршин. Н. Новгород: НИМБ, 1997. С.478.

10. Зотов В.Б. Муниципальное управление / В.Б. Зотов, З.М. Макашева. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. С.167.

11. Кнорринг В.И. Теория, практика управления и искусство управления / В.И. Кнорринг. М.: НОРМА-ИНФРА-М, 2001. С..229 - 231.

12. Латфулмен Г. Основные тенденции и концепции управления на стыке веков / Г. Латфулмен // Проблемы теории и практики управления. 1998. № 1. С.76 - 80.

13. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия / Е.В. Маслов; Под ред. П.В. Шеметова. М.: Инфра-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2003. С.210.

14. Менеджмент: век XX - век XXI: сб. статей / Под ред.О.С. Виханского. М.: Экономист, 2004. С.210.

15. Мильнер Б.Е. Теория организации / Б.Е. Мильнер. М.: ИНФРА-М, 2006. С.77.

16. Миронов В.В. Принципы принятия решений в системе федеральных органов исполнительной власти / В.В. Миронов, А.Т. Зуб. М.: ИНФРА-М, 2003. С.271.

17. Михайлов Ф.Б. Управление персоналом: классические концепции и новые подходы / Ф.Б. Михайлов. Казань: Инпресс, 2002. С.350.

18. Немчук А. Проблемы глобального управления / А. Немчук // Государственная служба. 2004. № 3. С. 99 - 104.

19. Сорина Г.В. Принятие решений как интеллектуальная деятельность: монография / Г.В. Сорина. М.: Гардарики, 2005. С.189.

20. Управление организацией / Под ред.А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Инфра-М, 2003. С.453.

21. Управление персоналом организации / Под ред. А.Я. Кибанова. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Инфра-М, 2003. С.359.

22. Цынечко В.Н. Руководителю - о принятии решений / В.Н. Цынечко. М.: Финансы и статистика, 2001. С.248.

23. Яновская З.П. Менеджмент организации / З.П. Яновская. М.: ИНФРА-М, 1997. 250 с.

24. Яровлева Э., Мизла М. Управленческие системы // Проблемы теории и практики управления. 1996. № 2. С.114 - 120.

Размещено на Allbest.ru