Система комунікацій організації як чинник ефективності управління

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Система комунікацій організації як чинник ефективності управління

Соловка Б.Д.

Вступ

В сучасних умовах, коли існують певні труднощі при прийнятті вірного обґрунтованого управлінського рішення при організації управління підприємством, застосування передових методів і технологій комунікаційної взаємодії набуває все більшого значення для збереження стабільної і ефективної роботи. У зв'язку із зовнішніми факторами, що постійно змінюються, від підприємства потрібна швидка управлінська реакція у вигляді прийняття відповідних управлінських рішень.

Разом з тим, в даний час застосування методів і технологій комунікаційної взаємодії при організації управління підприємством, як правило, не носить системного характеру, що в свою чергу значно знижує ефективність управління. Незважаючи на наявний вітчизняний і зарубіжний досвід в даній області, на сьогоднішній день відсутня науково обґрунтована система управління комунікаційною взаємодією і формування комунікаційних компетенцій менеджерів.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питанням впливу комунікацій на економічний розвиток країни були присвячені праці таких закордонних та вітчизняних вчених, як Д. Белл, А. Тоффлер, П. Друкер, Я. Жаліло, М. Кастельс, Е. Кортков, Е. Кузьміна, О. Карпенко, С. Радзієвська, О. Холод, Н. Шпак та інші.

У роботі Короткова Е.М. і Кузьміної Е.А. «Генезис менеджменту» згадується, що комунікація поєднує аспекти спільної діяльності людей. Сюди слід віднести і процес управління, і ставлення індивідуума до мети управління і управлінських рішень, і рух інформації. З появою робіт зарубіжних і вітчизняних вчених Н. Вінера, К. Шеннона, У. Р. Ешбі, А. В. Берга, А. Н. Колмогорова та інших термінів «комунікація», «інформація», «інформаційний обмін» отримали широке поширення в самих різних галузях науки і стали чи не найбільш багатозначними. У моделі комунікації, основними представниками якої є М Вебер, Р. Р. Гадамер, Р. Шпет, основним результатом комунікації є розуміння людиною іншої людини, так зване взаємне розуміння.

1. Сутність поняття «комунікація»

Одна з найбільших проблем в організаціях - створення дієвої, надійної системи обміну інформацією, яка б відповідала критеріям повноти, достатності, оперативності та гнучкості. Без обміну інформацією неможливе повноцінне функціонування організації, тому вивчення проблем і шляхів вдосконалення комунікацій в системі управління є дуже важливим завданням. Умовою досягнення успіху в менеджменті є правильне здійснення комунікацій. Досить часто менеджери покладаються виключно на комунікації зверху вниз, а це на практиці веде до того, що політика, стратегія й тактика організацій часто залишаються незрозумілими для підлеглих. Для успішних комунікацій необхідне двостороннє спілкування, яке дозволяє керівництву визначити, наскільки зрозумілими для підлеглих є завдання, які перед ними ставляться.

Комунікація - це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами. Існує велика кількість трактувань поняття «комунікація», проте їх усіх можна віднести до основних шести підходів: лінгвістичного, філософського, психологічного, соціального, економічного, маркетингового.

Щодо лінгвістичного підходу, то поняття «комунікація» означає процес фізичного та/чи соціального обміну інформацією між суб'єктами інформаційного простору з використанням слів, літер, символів, певних знаків.

Філософський підхід трактує це поняття як проблему комунікації показана конфліктом між прихильниками теорії комунікації-інтенції та теоретиками формальної семантики. Перші вважають, що неможливо сформувати адекватне трактування поняття, не враховуючи те, що «джерело інформації» має спрямовані на слухача інтенції певного складного характеру.

Психологія та психолінгвістика розглядають фактори , які сприяють передачі та сприйняттю інформації, причини, які ускладнюють процес міжособистісної та масової комунікації, а також умотивованість мовної поведінки комутантів.

Соціальний підхід тлумачить це як передавання соціальної інформації, що передбачає вплив на об'єкти із безліччю проміжних результатів, здійснення взаємовідносин між людьми; середовище становлення та відновлення, розвитку культури окремої людини та суспільства в цілому.

В економіці комунікація означає обмін інформацією між людьми з метою формування ділових відносин чи як необхідний інструмент управління підприємством.

Щодо маркетингового підходу, воно визначає це поняття як формування комунікативних зв'язків між ринковими суб'єктами не тільки під час надходження товару від виробника до споживача, а й під час дослідження ринку, розроблення нового товару, налагоджування поставок сировини та матеріалів, виконання фінансово-розрахункових операцій, створення позитивного іміджу підприємства, формування відносин з громадськістю.

Організаційні комунікації - це процеси комунікації в межах організації, що передбачають обмін інформацією між особами або групами, які працюють у корпорації, тобто пересилання даних від суб'єкта до об'єкта без зміни послідовності або структури змісту. Ці комунікації поділяються на зовнішні та внутрішні.

Зовнішні комунікації організацій покликані налагодити ефективні комунікації з такими елементами зовнішнього середовища, як державні органи, в підпорядкуванні яких перебувають, споживачами товарів, робіт і послуг, громадськими організаціями, засобами масової інформації, постачальниками, партнерами.

Внутрішні комунікації організацій забезпечують взаємодію між рівнями управління, підрозділами, посадами, окремими особами через налагодження комунікаційних каналів у процесі особливих контактів, обміну документацією, функціонування електронних засобів зв'язку тощо. За змістом така взаємодія може бути інформаційною, адміністративною, технічною.

2. Основні складові системи комунікацій

менеджмент комунікація оперативність

Соціально-економічна складова системи комунікацій важлива тому, що повної автоматизації обміну інформацією досягнути неможливо. Оскільки з інформацією працює персонал, то його характеристики впливають на ефективність комунікацій. До неї належать: кваліфікація персоналу (загальна професійна) - освіта, стаж роботи, результати атестації, самоосвіта, підвищення кваліфікації; кваліфікація персоналу (щодо інформаційних технологій) - знання ПК, мов програмування, пакетів прикладних програм, операційних систем; психологічні особливості - адаптивність, готовність до змін, лояльність, сприйняття корпоративних цінностей, відкритість, комунікабельність, відповідальність; соціальні взаємодії - конфліктність, зворотний зв'язок, згуртованість, групові взаємодії.; ролі у системі управління - лояльність до керівництва, усвідомленість цілей, ініціативність, здатність.

Технологічна складова системи комунікацій є її інструментальною частиною, яка забезпечує автоматизацію обміну інформацією. Основними елементами є апаратне забезпечення, програмне забезпечення та канали зв'язку. Кожен з цих елементів має певні техніко-економічні характеристики, які визначають ефективність цієї складової системи комунікацій. Для ефективної діяльності організації необхідно всі структурні елементи комунікацій застосовувати в комплексі. Для того, щоб вчасно усувати дисбаланси в системі комунікацій необхідно створити ефективну систему діагностики можливих проблем. До складових технологічної складової системи належать: апаратне забезпечення - кількість та моделі комп'ютерів, знос, ступінь завантаження, фондовіддача; програмне забезпечення - кількість, вартість, види, прогресивність, віддача, безпека; канали зв'язку - види, завантаженість, пропускна здатність, швидкодія, збої, шуми; мережі - види, ступінь захисту, достатність; системи обробки інформації - 1С, АСУ, програмно-технічні комплекси, MES-системи.

3. Роль комунікації в ефективності управління організації на різних етапах

Ефективність управління можна трактувати як питання, що має ряд аспектів. Як правило, ефективність можна оцінити за кінцевими результатами діяльності; за ступенем досягнення намічених підприємством цілей; ефективності використання капітальних вкладень та інших факторів поряд з цим, ефективність управління слід розглядати як діяльність системи управління за допомогою особливих факторів, що відображають результати її функціонування.

У традиційній адміністративно-організаційній теорії управління проблема полягала у виборі певного набору кількісних економічних показників, найбільш повно характеризують ефективність виробничої організації в цілому.

Ключовим моментом виступають питання щодо надання кількісної визначеності критеріям, що є невимірними, якісними, але при цьому є необхідність враховувати чинники, які піддаються вимірюванню саме з кількісної сторони (наприклад, матеріальні та вартісні) і не піддаються йому (відносини, позиції, моральний стан, комунікації, інформаційне забезпечення, оцінка виконання програм, задоволення споживачів і т.д.). Безумовно, друга група показників має характер суб'єктивний, а поряд з цим, досить важко піддається кількісному вираженню, отже і вимірюванню.

На першу стадію управління, а саме формулювання цілі впливають такі комунікаційні фактори як: рівень взаємодії в системі управління, організація взаємодії з об'єктом управління, характер відносин з внутрішнім середовищем, врахування думки споживачів.

На оцінку ситуації впливають якість і об'єм інформації, яка надходить, а також наявність необхідних технічних засобів.На третій етап (оцінка ситуації) має вплив достатня кількість інформації для чіткої постановки проблеми і розповсюдження інформації про проблему серед співробітників.

При виборі управлінського рішення відіграє велику роль рівень узгодження в системі управління, інформованість про потреби споживачів, організації взаємодії з об'єктом управління.

На останній етап, тобто реалізацію управлінського рішення впливає організація доведення рішення до виконувачів, рівень зворотного зв'язку, комунікаційний клімат, рівень розвитку між функціональних зв'язків, раціональність комунікаційних зв'язків.

У механізмі управління - комунікації виступають в якості засобу, інструменту процесу управління, забезпечуючи, по-перше, інформаційні взаємодії в управлінні і задоволення інформаційних потреб, по-друге - процес прийняття і реалізації рішень.

Реалізація процесу управління, в тому числі стратегічного, неможлива без безперервного одержання і передачі інформації. Комунікаційний механізм - це цілеспрямований процес вирішення комунікаційних завдань на основі сукупності комунікаційних ресурсів, правил, норм формування і розвитку комунікаційних процесів підприємства. До ресурсів, задіяних в процесі розвитку комунікацій, відносяться як технічні ресурси (кошти і канали комунікації), так і людські (комунікативна компетентність, володіння технічними навичками) . Крім того, важливе значення має часовий ресурс, що пов'язано з динамічним характером зміни комунікаційних потреб підприємства.

Розвиток комунікацій підприємства пов'язано з розробкою комунікаційної стратегії, спрямованої на усунення розриву між комунікаційними потребами і сформованим рівнем розвитку комунікацій підприємства. Розвиток комунікацій сприяє розширенню комунікаційних можливостей підприємства і розробці нових рішень, що дозволяють своєчасно реагувати на зміну комунікаційних потреб, викликане мінливими умовами зовнішнього і внутрішнього середовища. Комунікаційні програми і заходи спрямовані на досягнення цілей, які визначаються в результаті аналізу комунікацій підприємства.

Висновки

В ході проведення дослідження та систематизації теоретичної інформації вдалося зробити такі висновки:

1. Система комунікацій підприємства забезпечує необхідний і достатній інформаційний обмін між структурними елементами організації. Вона сприяє достатній швидкості обміну інформацією, мінімальним витратам та спотворенням повідомлень і необхідному рівні захисту конфіденційних даних. Система комунікацій повинна бути забезпечена вхідними ресурсами, технологіями та взаємодіями між внутрішніми елементами.

2. Ефективна діяльність організацій багато в чому залежить від інформованості керівників та їх здатності використовувати наявну інформацію. В процесі своєї трудової діяльності керівника, перш ніж зробити управлінське рішення, необхідно здійснити збір, обробку, фільтрацію і аналіз інформації. При цьому така суттєва робота, буде успішною тільки тоді, коли інформація, отримана керівником, має властивості оперативності та достовірності. Оскільки сучасна організація - це складна економічна система, з безліччю елементів і зв'язків між ними, тому без урахування всіх об'єктів і їх інформаційних потоків, не вдасться організувати ефективну систему інформаційних потоків підприємства.

3. Налагоджена система інформаційних потоків забезпечує в цілях управління оперативний збір і аналіз інформації. Керівники підприємства повинні вчасно отримати інформацію, щоб у випадку намітилися в роботі підприємства відхилень встигнути вжити відповідних заходів і скорегувати роботу підприємства. повна, своєчасна і релевантна інформація, то є добре налагоджений і організований інформаційний потік, підвищує продуктивність праці на 10-30%.

4. Використання інформаційно-комунікаційних технологій в діяльності. До комунікаційного забезпечення належить сукупність технічних, програмних, організаційних і управлінських засобів, що формують середовище кодування і передавання інформації всередині підприємства .

Література

1. Августин Р. Р., Богач Ю. А. Управління інформаційними зв'язками: Навчальний посібник. Тернопіль, ТНЕУ. 2013. 240 с.

2. Балашова А. Розвиток інформаційного сектору України в умовах глобальної економічної трансформації / Анна Балашова // Економіст. - 2008. - С. 54-57.

3. Атаманчук Г.А. Політичний менеджмент. Теорія та практика політтехнологій. Рівне: Перспектива, 2005. 296 с.

4. Варій М.Й. Політико-психологічні передвиборні та виборчі технології: Навчально-методичний посібник. К.: Ельга, Ніка-Центр, 2003. 400 с.

5. Голобуцький О.П., Шевчук О.Б. E-Ukraine. Інформаційне суспільство: бути чи не бути. К.: Атлант UMS, 2005. 180 с.

6. Дєгтяр А. О. Державно-управлінські рішення: інформаційно-аналітичне та організаційне забезпечення. Х.: Вид-во ХарPI НАДУ Магістр, 2004. 224 с.

7. Інформаційні системи та технології в економіці / за ред. В.С. Пономаренка. К.: Академія, 2002. 544 с.

8. Малиновський В. Державне управління. К., 2009. 567 с.

9. Масарік В. Застосування новітніх технологій у місцевих органах. 2006.С. 53-60.

10. Матвієнко О. В. Основи інформаційного менеджменту. К., 2004. 127 с.

11. Прус Л.Р. Комунікаційний менеджмент / Л.Р. Прус // Вісник Хмельницького національного університету. - 2009. - №1. - С. 39-41.

12. Радзієвська С.О. Глобальні економічні процеси та Україна / С.О. Радзієвська // Міжнародна економічна політика. - 2014. - С. 80-104.

13. Холод О. М. Комунікаційні технології: підручник / О. М. Холод. - К. : КиМУ, 2012. - 263 с.

14. Шпак Н.О. Комунікаційний менеджмент: сутність та розвиток / Н.О. Шпак // Економіка та держава. - 2010. - № 2. - С. 30-33.

15. Рейтерович І. В. Інформаційно-аналітична діяльність / І. В. Рейтерович, С. О. Телешун. К. : НАДУ, 2010. 820 с.

Размещено на Allbest.ru