Оформление дела: этапы и правила

Размещено на http://www.allbest.ru

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного учреждения

«Уральский региональный колледж»

РЕФЕРАТ

Оформление дела - этапы и правила

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

40.02.01 Право и организация социального обеспечения

Обучающаяся гр. Ю-268

Зейналова Нармин Ага кызы

Новый Уренгой, 2021



Введение

Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения.

Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно).



1.Полное оформление дела

1.1 Порядок оформления дел

Порядок оформления дел необходимо соблюдать для правильной организации документов внутри дела.

Он включает в себя следующие операции:

распределение исполненных документов по делам;

расположение документов внутри дела;

оформление обложки дела.

Существует два способа оформления дел в организации: централизованно секретарем организации (службой ДОУ) или несколькими структурными подразделениями.

Как правило, в организациях одновременно применяются оба варианта.

Так, организационно-правовые и распорядительные документы оформляются секретарем, а бухгалтерские, кадровые и прочие дела - по месту их назначения. При децентрализованном способе оформления дел за данную процедуру отвечает либо один ответственный сотрудник, либо несколько человек (эффективно при большом документообороте).

В случае, когда в каждом структурном подразделении за оформление дел несет ответственность один сотрудник, гораздо проще обеспечить единое оформление и качество формирования во всей организации. Также такой способ легче контролировать. Несмотря на то, что правила оформления дел обязательны к соблюдению только в государственных организациях, это вовсе не означает, что остальные организации могут их игнорировать. Данные правила можно использовать с целью разработки собственного порядка оформления и формирования дел. В любом случае, годами выверенная систематизация документов станет хорошим подспорьем для любого секретаря в вопросах формирования дел. Так, в дела группируются в большинстве случаев исполненные документы одного календарного года.

Исключение составляют судебные, личные дела и документы выборных органов, которые группируются за период их созыва и т.д. При малом документообороте можно собирать в дела документы за несколько лет.

Для этого требуется оформить их в переходящее дело с соответствующими отметками за все годы накопления документов. Также следует знать, что документы с постоянными и временными сроками должны храниться в разных делах.

Данный подход вполне логичен, ведь иначе при уничтожении дел с истекшими сроками можно случайно избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек.

Исключением является временная группировка в одно дело документов с разными сроками, но касающихся одного вопроса. Перегруппировку необходимо будет выполнить в конце календарного года и при решении вопроса. Следует помнить, что в дело включается только один экземпляр документа. Не включаются в дела черновики, рабочие варианты (проекты) документов и копии. Также не подлежат оформлению недооформленные или неправильно оформленные деловые бумаги.

В качестве исключения в дело может быть оформлен черновик или проект документа, если он содержит пометку, резолюцию или визу, являющуюся дополнением к основному документу. Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».

.

1.2 Правила оформления дела

Существует несколько главных правил, которые помогут избежать путаницы при оформлении дел. Так, не следует допускать разобщения документов по одному вопросу в разные дела. Вопросы и ответы к ним должны быть оформлены вместе, также, как и сопроводительные письма с документами, к которым они прилагаются.

Следует помнить, что деловые бумаги подшиваются в хронологическом порядке, начиная с самых ранних документов.

Именно такой порядок обеспечивает быстрый доступ к последней информации. К тому же таким образом сохраняется возможность наблюдать за раскрытием хода и полноты решения вопроса.

При большом количестве приложений к документу рекомендуется выделять их в отдельный том, а в документе делать соответствующую пометку. Также существует алфавитная последовательность. Ее применение целесообразно при группировке анкет, сводок, опорных листов и отчетов, которые поступают из подведомственных организаций (в алфавитном порядке названий компаний). В таком случае каждая группа документов будет отличаться своим составом, что обусловливает и специфику формирования

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

включать в дело по одному экземпляру документа;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов их в дела.

1.3 Формирование и оформление дел

После того, как работа по формированию дел окончена, следует приступить к оформлению. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление. Полное оформление осуществляется в случае, когда срок хранения составляет более 10 лет, а также если речь идет о делах по личному составу. Полное оформление дел включает в себя:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

При частичном оформлении дел (срок хранения которых менее 10 лет включительно) не требует: проводить систематизацию документов в деле, нумеровать листы дела, составлять заверительные надписи.

Документы, входящие в состав дела, подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста всех документов, а также их реквизитов. Перед прошивкой необходимо удалить все металлические скрепления (булавки и скрепки). Дела постоянного хранения (особо ценные документы) рекомендуется хранить в закрытых твердых папках или в коробках. Если в деле имеются невостребованные личные документы (трудовые книжки, военные билеты или удостоверения уволившихся сотрудников), то следует поместить их в конверт, который также подшивается в дело.

При большом количестве подобных документов следует изъять их из дела и составить отдельную опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

1.4 Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например: приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно перечни типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

изменении фамилии;

поощрении, награждении;

оплате труда, премировании, различных выплатах;

всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

дежурствах по профилю основной деятельности;

длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

о дисциплинарных взысканиях;

ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

дежурствах;

краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно - приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

автобиография, резюме;

документы об образовании;

заявление о приеме на работу;

приказ (распоряжение) о приеме на работу;

трудовой договор;

договор о материальной ответственности (при его наличии);

копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

дополнительные соглашения к трудовому договору;

копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

аттестационные листы;

копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

справки о регистрации по месту жительства;

медицинские справки;

заявление об увольнении;

копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.



2. Подготовка дел к передаче на хранение

2.1 Проверка наличия и состояния документов и дел

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел.

С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

2.2 Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов. документ дело приказ



Заключение

Таким образом, оформление дел - это порядок формирования дел. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно. Дело - совокупность документов или отдельный

документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Также формирование дело, должно отвечать следующим основным требованиям:

оперативность обработки и поиска документов;

надежность документационного обслуживания;

сохранность документов.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводством.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.



Список используемых источников

Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. - 359 с.

Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2017. - 215 с.

Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2016. - 348 с.

Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учебный - метод. пособие. - М.: МИФИ, 2016. - 68 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2018. - 137 с.

Размещено на Allbest.ru

...