Актуалізація інформаційного забезпечення діяльності державних архівних установ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Актуалізація інформаційного забезпечення діяльності державних архівних установ

Климова К.І., к.і.н., доцент

Бондаренко М.О., магістрант

Державного університету телекомунікацій

У публікації характеризуються фактори, які актуалізують питання інформаційного забезпечення діяльності державних архівних установ. Акцентовано увагу на основних чинниках які пов 'язані зі зростанням ролі архівів в комунікаційних процесах, з впровадженням новітніх технологій та інтеграційними процесами.

Ключові слова: державні архівні установи, інформаційне забезпечення, напрями діяльності державних архівів.

Климова Екатерина, Бондаренко Мария

Ключевые слова: государственные архивные учреждения, информационное обеспечение, направления деятельности государственных архивов.

Klimova Ekaterina, Bondarenko Maria

Key words: state archival institutions, information support, directions of activity of state archives.

Вступ

Постановка проблеми. В епоху інформатизації, цифрових технологій інформаційне забезпечення діяльності інституцій має важливе значення для їх ефективного функціонування. Діяльність архівних інституцій як інформаційних центрів тісно пов'язана з її інформаційним забезпеченням. Публікація обумовлена відсутністю праць, які б розкривали всі напрями документаційно-інформаційного забезпечення діяльності державних архівів, а саме, інформаційне забезпечення комплектування архівних установ, інформаційна підтримка обліку документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), зберігання та забезпечення збереженості НАФ, інформаційне обслуговування та використання ретроспективної інформації. Лише окремі аспекти зазначеної теми висвітлені в працях з архівного менеджменту [3].

Мета публікації: означити фактори, які актуалізують проблему інформаційного забезпечення діяльності державних архівів.

Виклад основного матеріалу

Визначальним фактором в актуалізації даної проблеми є зростанням ролі державних архівів у політичному, соціально-економічному та культурному житті країни. Документи НАФ України, які зберігаються у державних архівах, визнані складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства [1]. Архіви на сьогодні будучи потужною ланкою у системі інформаційного обслуговування, також потребують інформаційного забезпечення для виконання своїх основних функцій - комплектування документами НАФ, їхнього обліку, зберігання та використання інформації. У системі інформаційних установ, які репрезентовані бібліотеками, інформаційними аґенціями, довідково-інформаційними фондами (патентним, центром науково-технічної інформації, фондом національних стандартів), музеями, особливе місце посідають архіви зі своїм архівними інформаційними фондами, специфічними формами і методами використання архівної інформації. Завдання всіх інформаційних структур - накопичення, зберігання й надання інформації користувачам. Одним із головних завдань діяльності державних архівів є забезпечення суспільства ретроспективною інформацією [2]. Користувачами архівної інформації є органи державної влади та місцевого самоврядування, наукові установи, навчальні заклади, громадські організації, фізичні особи - громадяни України, особи без громадянства, іноземці. З точки зору сучасних інформаційних теорій та концепцій використання інформації трактують як процес актуалізації документної (у даному випадку ретроспективної) інформації. Ефективне державне управління, управління соціально-економічною сферою та культурою можливі за умови використання й аналізу ретроспективної інформації, що міститься в документах НАФ. Виконання функцій архівів в управлінні залежить від вирішення проблем інформаційного забезпечення їхньої діяльності.

Другим важливим фактором, який уможливлює ефективне інформаційне забезпечення діяльності архівів є розвиток сучасних технологій, техніко-технологічних процесів, програмного забезпечення. Це надає можливість впроваджувати інформатизацію архівів, а також сприяти інформаційному забезпеченню всіх напрямів інформатизації в архівній справі. Новітні технології з їх можливостями акумулювання, передачі та використання інформації, швидко модифікуються, зазнають постійних змін, модифікацій. Архіви, які вступили в епоху цифрових трансформацій, збільшили обсяги цифрового контенту. Сучасні технології урізноманітнили форми поширення архівної інформації. Науково-технічний прогрес сучасного інформаційного суспільства і розвиток комунікаційних технологій уможливив створення електронних архівних каталогів, фондів оцифрованих документів та стимулював зростання інтересу до ретроспективної інформації. Генеза та еволюція технічних та технологічних засад інформатизації, інформаційного забезпечення діяльності архівних установ є однією із перспективних напрямів наукового дослідження. Державні архіви у своїй діяльності широко послуговуються альтернативними каналами зв'язку - електронними каналами комунікації, соціальними мережами. Останні сприяють відбору електронних інформаційних ресурсів, архівуванню веб-ресурсів як нового напряму діяльності державних архівів, зокрема Центрального державного електронного архіву України. Архівування веб-інформації, яка має історичну та соціальну значущість, потребує ґрунтовних досліджень та співпраці архівістів, розробників програмного забезпечення, документознавців-менеджерів.

Третій фактор актуалізації інформаційного забезпечення діяльності державних архівів пов'язаний зі зростанням ролі архівів у системі соціальних комунікацій. Як свідчить архівна практика, постійно зростають потреби в архівній інформації у соціальній сфері життєдіяльності суспільства, особливо для вирішення соціально-правових питань. За останні роки з'явилися нові категорії споживачів ретроспективної інформації, якісно змінилися потреби користувачів архівною документацією, розширилася проблематика тематичних запитів. Використання ретроспективної інформації для захисту законних прав та інтересів громадян, наприклад, постраждалих від репресій радянського тоталітарного режиму, колишніх в'язнів концентраційних таборів, остарбайтерів, депортованих, незаконно засуджених, а також для встановлення трудового стажу, підтвердження участі у ліквідації техногенних аварій та ін. Соціальний ефект використання ретроспективної інформації матиме місце тоді, коли надана інформація буде повною і достовірною, а її видавання підпорядковане певним нормам, встановленим чи санкціонованим державною владою або відповідними органами. Соціально значущу інформацію нерідко потребують органи опіки і піклування, пенсійні фонди, прокуратура, суди, що розглядають документи і приймають рішення. Останнє не виключає права фізичних і юридичних осіб, що порушують питання про призначення пільг, пенсій, встановлення прав власності звертатися до архівів за інформацією. У вітчизняному архівному законодавстві визначено основний принцип організації архівної справи - відкритість і загальнодоступність документів Національного архівного фонду, окрім певних категорій документів, пов'язаних з державною таємницею, службовою чи конфіденційною інформацію. Якісне задоволення інформаційних запитів і зростаючих інформаційних потреб, швидке удоступнення до архівних документів, що містять соціально значущу інформацію, залежить не лише від інформатизації всіх архівних процесів, а й від ефективної діяльності архівів, яке гарантується інформаційним забезпеченням.

Ще один чинник, що актуалізує питання інформаційного забезпечення діяльності державних архівів, обумовлений сучасним розвитком науки. Тісна співпраця державних архівів та науково-дослідних інституцій можлива за умов ефективної роботи архівістів, що базується на інформаційному забезпеченні. Важливим інструментом репрезентації обширного масиву історичної документації, що відклалася у фондах архівів є знання та аналіз існуючих запитів науковців. Від повноти та оперативності представлення джерельної бази науки залежить швидкість і якість науково-дослідних робіт. Науковий потенціал документованої архівної спадщини довгий час використовувався неефективно, що було пов'язано не лише з відсутністю потужної інформаційної інфраструктури, а й недостатнім інформаційним забезпеченням діяльності архівних установ. Відзначаємо тісний взаємозв'язок науки та інформаційного забезпечення: з одного боку, розвиток науки потребував потужного механізму введення до обігу писемних джерел, з іншого - наукові розробки проблем використання ретроспективної інформації із застосуванням автоматизованих технологій були каталізатором інформаційного забезпечення діяльності архівів. Наукові програми щодо презентації інформаційного потенціалу архівів орієнтовані на потужне включення архівної інформації до систем соціальних комунікацій, створення баз та банків даних, їх інтелектуального супроводу.

Інтеграційні процеси, входження України в єдину правову, культурну, інформаційну орбіту, орієнтація на засади культурної політики національних і міжнародних структур, інтеграція архівів в єдиний європейський і світовий інформаційний простір актуалізують питання інформаційного забезпечення діяльності цих культурних та інформаційних центрів. Глобалізаційні процеси, створення мережі Інтернет дозволяють створити потужний національний інформаційний сегмент. Приєднання державних архівів до реалізації програм ЮНЕСКО, зокрема, такої програми як «Пам'ять світу», потребує узгодження діяльності архівів, бібліотек, музеїв, що долучилися до міжнародних програм, а відтак й інформаційного забезпечення цього міжнародного напряму діяльності.

інформаційне забезпечення державний архівний

Список використаної літератури

1. Про Національний архівний фонд та архівні установи: Закон України від 24.12.1993 р. № 3814-ХІІ. Відомості Верховної Ради України. 1994. № 15. С. 86.

2. Автократов В. Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М. 2001. 393 с.

3. Білущак Т. М. Менеджмент архівної діяльності: навч. Посібник. Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2017. 240 с.

4. Калакура Я. С. Менеджмент в архівній справі: конспект лекцій. Київ: ВПЦ «Київський університет», 2018. 240 с.

References

1. Pro Natsionalnyi arkhivnyi fond ta arkhivni ustanovy: Zakon Ukrainy (1994). [National Archival Fund and archival institutions. Law of Ukraine] vid 24 hrud. 1993 r. № 3814-XTT. Vidomosti Verkhovnoi Rady Ukrainy. № 15.

2. Avtokratov V. N. (2001). Teoretycheskye problemw otechestvennoho arkhyvovedenyia [Theoretical problems of Russian archival science]. V. N. Avtokratov. M.

3. Bilushchak T. M. (2017). Menedzhment arkhivnoi diialnosti: navch. posibnyk [Management of archival activity: a textbook]. Lviv: Vydavnytstvo Lvivskoi politekhniky.

4. Kalakura Ya. S. (2018). Menedzhment v arkhivnii spravi: konspekt lektsii [Management in archival business: lecture notes]. Kyiv:VPTs «Kyivskyi universytet».

Размещено на Allbest.ru