Классификация документов в делопроизводстве

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ «КРАСНОДАРСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине МДК. 01.01 Документационное обеспечение управления

«Классификация документов в делопроизводстве»

Дата сдачи _______________

Дата защиты _____________

Оценка __________________

Преподаватель _____________ А.С. Абожик

Выполнил обучающийся группы 20.151 Д

________ А.С. Шарафутдинова

Краснодар, 2022

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Информационные связи предприятия и документопотоки

1.2 Классификация документов

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ВОЕННОМ КОМИССАРИАТЕ ЗАПАДНОГО И ПРИКУБАНСКИХ ОКРУГОВ ГОРОДА КРАСНОДАР

2.1 История и организационная структура военного комиссариата Западного и Прикубанского округов города Краснодар

2.2 Организация документооборота в военном комиссариате Западного и Прикубанского округов города Краснодар и классификация документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Введение

Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецовой-Водки.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Классификация документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.1 Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

Цель курсовой работы - изучить функции и классификацию документов военного комиссариата Западного и Прикубанского округов города Краснодар.

Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач.

1. рассмотреть классификации документов;

2. рассмотреть функции документов;

3. рассмотреть классификацию документов, используемую в военном комиссариата Западного и Прикубанского округов города Краснодар

Структура курсовой работы подчинена указанным цели и задачам. Курсовая работа имеет следующую структуру:

Введение, Глава 1. Исходные понятия делопроизводства, Глава 2. Классификация документов военного комиссариата Западного и Прикубанского округов города Краснодар, заключение, список использованных источников.

1. ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Информационные связи предприятия и документопотоки

документ делопроизводство военный комиссариат

Документопоток -- это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

? на внешние, входящие в систему;

? внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

? исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

? управленческая,

? экономико-статистическая,

? научно-техническая,

? юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации[5 c.56].

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

? полнота информации для принятия управленческого решения;

? оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;

? достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;

? адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;

? доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство -- деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [9 c. 125].

Документ содержит сведения, отражающие:

? состояние системы или

? принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

1.2 Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

? по происхождению (служебные, личные);

? по сложности (простые, сложные);

? по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);

? по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);

? по форме (типовые, индивидуальные);

? по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Виды классификации

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином - управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

? устав предприятия;

? описание его структуры;,

? штатное расписание;

? правила внутреннего распорядка;

? должностные инструкции сотрудников.

? К распорядительным документам относятся:

? приказы,

? распоряжения и решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

? приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),

? трудовые книжки,

? индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,

? личные дела,

? лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока [7 c.87].

Входящие - документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие - документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние - документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные - документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) - это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.

2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.

3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) - это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

ѕ регистрация первичной информации или принятого решения,

ѕ передача,

ѕ обработка,

ѕ хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит - информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

ѕ операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;

ѕ универсальный - отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа [8 c. 97].

2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.

3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.

4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ВОЕННОМ КУМИССАРИАТЕ ЗАПАДНОГО И ПРИКУБАНСКОГО ОКРУГОВ ГОРОДА КРАСНОДАР

2.1 История и организационная структура военного комиссариата Западного и Прикубанского округов города Краснодар

Военный комиссариат Западного и Прикубанского округов - территориальный орган Министерства обороны РФ в г. Краснодар. Организацию деятельности военного комиссариата осуществляет Генеральный штаб через управление Южного военного округа.

Создание волостных, уездных, губернских и окружных комиссариатов по военным делам началось в 1918 г. Кубанский губернский комиссариат по военным делам был создан 20 декабря 1919 г. До 1921 г. призывников из всего края доставляли именно сюда.

Кубанский военный комиссариат начал работу 1 сентября 1922 г. по адресу улица Октябрьская. Первым уездным военным комиссаром был назначен Коновалов. В то время на военные комиссариаты был возложен огромный груз ответственности, проводились гарнизонные мероприятия, а так же управление развёрнутыми в гарнизоне войсками. Так же перед военный комиссариатом стояла задача по вопросам боевого обучения и политического воспитания войск и их снабжения всем необходим включая расквартирование.

1 декабря 1925 года приказом командующего Кубано-Черноморским округом, Кубанский губернский комиссариат переименован в Краснодарский окружной военный комиссариат, который обслуживал всю ту же территорию. Располагался военный комиссариат в том же месте [32].

В 1938 году в свет вышел закон «О всеобщей воинской обязанности» Вооружённые силы СССР перешли на кадровую систему комплектования. Обязанности военкомата вместе с тем значительно расширился: была введена начальная военная подготовка начиная с 5 класса и заканчивая 7, так же была введена допризывная военная подготовка учеников начиная с 8 класса и заканчивая 10 классом. В личный штат работников военного комиссариата была добавлена должность начальника второй части, в обязанности которого входило заниматься взаимодействием с органами местного административного самоуправления, по вопросам вступившего в законную силу нового закона. Появились директивы, в которых говорилось о бронировании военнообязанных и их подготовки из который конечном итоге получались специалисты в военной области.

Во время Великой отечественной войны военкомат поставил в ряды красной армии 41 тысячу красноармейцев.

В 2006 году военкомат переехал в другое здание на Яна Полуяна 4/1. На данный момент военным комиссаром военкомата является Коночевский Валерий Иванович.

Уполномоченный заместитель комиссара
Военный комиссариат муниципального уровня	Госуправление комиссариатом субъекта РФ	Пункт сбора потенциальных служащих на контрактной основе
Отдел по воинскому призыву	Отдел контроля и учёта подготовки обучения мобилизационных ресурсов
Юридический отдел	Строевой отдел	Отделение связи АСУ	Отдел финансов	Административно хозяйственный отдел	Гражданский отдел
Центр поддержки и социального обеспечения

Рис 2 структура военного комиссариата Западного и Прикубанского округов города Краснодар.

2.2 Организация документооборота в военном комиссариате Западного и Прикубанского округов города Краснодар т классификация документов.

Работа с документацией в отделах военных комиссариатов является одной из наиболее важных. На схеме 1, которая называется «документооборот в отделе военного комиссариата» представлен процесс работы с документацией военкомата, начиная с входящей документации и заканчивая исходящим ответным документом. Схема составлена на примере движения документа в военном комиссариате Западного и Прикубанского округов города Краснодар. Четкие инструкции по работе с входящим документом регулируют нормативные документы, такие как: Инструкция по делопроизводству (Приказ Министерства обороны РФ № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных силах РФ»), должностная инструкция. Выполняют инструкции служба ДОУ, сотрудники и руководство.

Схема 1

Существующий на данный момент документооборот в военном комиссариате Западного и Прикубанского округов города Краснодар можно подразделить на четыре этапа, которые имеют следящий вид: регистрация входящих документов, исполнение документа, списание документа в дело/личное дело, формирование отчета.

На схеме 2 представлена декомпозиция документооборота в военном комиссариате.

Процесс документооборота в отделе военного комиссариата можно поделить на следующие блоки:

1) «Регистрация документа» - на входе мы получаем «входящий документ», после получаем «зарегистрированный документ». Для работы с документами на этом этапе сотрудники руководствуются инструкцией по делопроизводству, а также должностной инструкцией. Занимается регистрацией входящего документа служба ДОУ. На данном этапе работы с документом необходимо его зарегистрировать, и в соответствии с инструкцией по делопроизводству документу присвоить уникальный номер.

2) Затем происходит обработка документа, на входе получаем «зарегистрированный входящий документ», после получаем «Исполненный входящий документ» и на этом же этапе адресант получает «исходящий ответный документ». На данном этапе работы с документом необходимо руководствоваться инструкцией по делопроизводству, должностной инструкцией и установленным порядком прохождения документооборота в военном комиссариате. Работает с документом «Служба ДОУ», если необходимо «Руководство» и иные «Сотрудники». На втором этапе поступивший документ исполняется и проводиться подготовка ответа для отправки ответного исходящего документа этот процесс можно разделить на подпроцессы:

ѕ Вынесение резолюции документа.

ѕ Постановка документа на контроль.

ѕ Исполнение документа

ѕ Снятие документа с контроля.

3) На третьем этапе работы с документом происходит «списание в дело» и мы получаем «Исполненный входящий документ», после получаем «Списанный документ». Для работы с документом на этом этапе также руководствуются инструкцией по делопроизводству и порядком прохождения документа. Работает с документом опять же «Служба ДОУ». На этом этапе работы документ подшивают в дело и вносят в номенклатуру.

4) Затем происходит «Формирование отчетов», где мы получаем «Списанный документ», после получаем «Сводку об исполнении документов», «Реестр зарегистрированных входящий/исходящих документов», а также «Реестр документов переданных на исполнение». На этом этапе сотрудники руководствуются должностными инструкциями и инструкцией по делопроизводству. Формированием отчетов занимается «Служба ДОУ». Все необходимые отчеты формируются на четвертом этапе работы с документацией и состоит из следующих фаз:

ѕ Поиск формы отчета.

ѕ Заполнение вручную форм отчетов.

ѕ Печать отчетов.

Итак, мы изучили, каким образом осуществляется документооборот в военном комиссариате Западного и Прикубанского округов города Краснодар.

В отделе военного комиссариата документопоток разделен на три типа документов это: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Подробнее рассмотрим состав каждого из представленных выше потоков документации.

В категорию входящей документации включены такие документы как:

ѕ Директива - служебный документ имеющий распорядительный характер, в котором содержится информация по подготовке и ведению боевых действий, а так же вопросы мобилизационной и боевой готовности.

ѕ Приказ - служебный документ распорядительного характера, который издает военный комиссар Западного и Прикубанского округов г. Краснодар.

ѕ Наставление - правовой акт, который содержит в себе требования и указания о ведении и подготовки военных/учебных действий.

ѕ Перечень - систематизированный список документов составленных с целью распространения на них определённых требований и норм.

Рассмотрим, что относится к исходящей документации. Исходящие документы -- это официальные документы, которые были созданы в военном комиссариате и отправлены в другие организации. Исходящий документ создается после получения письменного или устного запроса.

В категорию исходящей документации включены такие документа как:

Отчет - это служебный документ, который был разработан в целях предоставления информации о выполнении или невыполнения поставленных перед отделом задач вышестоящему руководству (заместителю военного комиссара, военному комиссару).

ѕ Донесение - это служебный документ, который разрабатывается для предоставления сведений заместителю комиссара по мобилизационным и оперативным вопросам.

ѕ Справка - это служебный документ, в котором подтверждаются или описываются события, факты или действия, как правило в документе содержится вывод.

ѕ Телеграмма - служебный документ имеющий срочный характер, создаваемый для передачи распоряжений по техническим средствам связи и другим вопросам.

К внутренней документации относятся документы организационного характера, они определяют функции военного комиссариата и структурных подразделений в частности, её задачи, права и обязанности личного состава военкомата, а также регулируют правила выполнения определенных видов деятельности.

В категорию внутренней документации включены такие документы как:

ѕ Устав - это правовой акт, который регламентирует деятельность военкомата.

ѕ Должностная инструкция - это локальный акт, который регламентирует производственные обязанности и полномочия личного состава.

ѕ План - это служебный документ, в котором отражены сроки выполнения, имена исполнителей, а также сроки и порядок выполнения мероприятий.

ѕ Рапорт - это служебный документ, который докладывается военному комиссару по установленной форме.

ѕ Указания - это распорядительный служебный документ, который преимущественно издается по вопросам информационно-методологического характера.

Помимо перечисленных документов к внутренней документации также относятся акты, протоколы и различные отчетные документы.

Для соблюдения информационной безопасности используются следующие организационные методы:

1. В военном комиссариате необходимо организовать пропускной режим;

2. Военный комиссариат обязан организовать конфиденциальное делопроизводство;

Для обеспечения максимальной безопасности конфиденциальной информации в военном комиссариате организованна пропускная система.

Рассмотрим, какие задачи ставятся перед пропускным режимом в военкомате.

Установление и обеспечение порядка вноса и выноса материальных ценностей;

Пресечение всех попыток несанкционированного проникновения на территорию военкомата посторонних;

Вся информация, поступающая в военный комиссариат для организации конфиденциальности делопроизводства делится на две большие группы, что продемонстрировано в схеме 3:

ѕ Открытая информация;

ѕ Информация с ограниченным доступом;

Помимо того информация с ограниченным доступом может делиться на:

ѕ Информацию содержащую государственную тайну;

ѕ Информацию конфиденциального характера;

Схема 3

Создаваемая или присылаемая в военный комиссариат Западного и Прикубанского округов города Краснодар документация подразделяется на конфиденциальную или секретную. При этом в отличии от конфиденциальной документации секретная может быть с грифом «Совершенно секретно», «Секретно» или «Особой важности».

Рассмотрим конкретнее какими бывают конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы бывают:

ѕ Нормативно-методические (НМД);

ѕ Организационные (ОД);

ѕ Руководящие (РД);

ѕ Распорядительные (РПД);

ѕ Информационно-справочные (ИСД);

ѕ Финансово-бухгалтерские (ФБД);

ѕ Кадровые (по личному составу) КД.

Документы, поступающие в отдел военного комиссариата Западного и Прикубанского округов города Краснодар, проходят в службе по делопроизводству следующие стадии:

1. Документ проходит первичную обработку

2. Документ регистрируют

3. Документ предварительно рассматривают

4. Документ передается руководству на рассмотрение

5. Документ передается на исполнение в соответствующий отдел

6. После исполнения документ помещается в дело

Документ, который исполнен снимается с контроля и передается на дальнейшее хранение. Документы хранятся в специально оборудованной комнате. Эти документы хранятся в вертикальном положении в специальных железных шкафах, закрытых на ключ на которых нанесены индексы по номенклатуре, что упрощает поиск нужных дел в случае необходимости. Железные шкафы препятствуют попаданию прямых солнечных лучей на документы и оседанию пыли. Личные дела призывников вместе с медицинскими карточками хранятся в архиве на стеллажах в картонных коробах, в алфавитном порядке с указанием года, когда было заведено дело.

После завершения работы с документов на него наносится отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого сотрудник по делопроизводству подшивает документ в дело.

С документами, которые носят конфиденциальных характер, работает специально назначенный работник конфиденциального делопроизводства, он несет ответственность за сохранность этих документов, ключ от железных шкафов имеет только этот сотрудник, как уже было сказано, конфиденциальные документы хранятся в отдельном помещении в запираемых и опечатанных железных шкафах.

Порядок работы с входящей конфиденциальной документацией представлен в схеме 4.

Схема 4

На данном этапе работы с документом сотрудник проверяет количество листов в деле, количество экземпляров, а так наличие приложений если таковые имеются. После этого документ проходит регистрацию и вносится в журнал регистрации конфиденциальных документов. На зарегистрированном документе в обязательно порядке должно быть указано:

? Наименование документа;

? Регистрационный номер документы;

? Дата поступления документа в военный комиссариат;

Когда процедура регистрации будет закончена, документ передается вышестоящему руководству для принятия решений. Заместитель комиссара после ознакомления с документом назначает исполнителя и дает указания по исполнению документа. Указания заместителя комиссара прикладываются к документу в виде резолюции. Во время получения конфиденциального документа вместе с приложенной резолюцией от заместителя комиссара ответственный сотрудник расписывается в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. С этого момента за этот документ ответственность несет только сотрудник отдела конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальный документ проходит экспертизу ценности и в зависимости от своей важности могут использоваться в дальнейшей деятельности военного комиссариата и передаться на архивное хранение или же быть уничтоженными.

Работа с исходящими конфиденциальными документами строго регламентирована и состоит из нескольких этапов:

1. Сначала разрабатывается проект документа

2. Затем происходит согласование документа

3. Согласованный документ передают на подпись

4. Подписанный документ регистрируют

5. После всех операций документ подлежит отправлению

Человек ответственный за конфиденциальное делопроизводство создает проект исходящего конфиденциального документа, проект документа создается в двух экземплярах. Проект документа передается на рассмотрение заместителю военного комиссара, если проект одобрен, он подписывается и передаётся обратно исполнителю, который вносит журнал регистрации конфиденциальных исходящих документов.

Выдача и возврат документов носящих гриф «конфиденциальный» происходит после фиксации документации в журнале выдачи конфиденциальных документов. Сотрудник отдела конфиденциального делопроизводства при получении документа обязан сверить его номер в журнале, а так же проверить количество листов, если нарушений не выявлено сотрудник отдела расписывается за получение документации.

При возврате документа с грифом «конфиденциальный» сотрудник отдела конфиденциального делопроизводства, снова сверяет количество листов и номер в журнале, если нарушений не выявлено сотрудник сдающий документ ставит свою подпись и дату, когда документ был сдан.

В конце каждого календарного года военный комиссар и его заместители проводят заседание, на котором проверяется наличие всех конфиденциальных документов занесенных в журнал, а также решается, какие конфиденциальные документы будут переданы в архив для дальнейшего хранения и использования, а какие подлежат уничтожению. Если комиссия отобрала на уничтожение, какой-либо документ, в этом случае составляется акт уничтожения. Акт уничтожения подписывает военный комиссар, а также его заместители. Если конфиденциальный документ утерян, создается в срочном порядке комиссия, которая проводит расследование по факту утери документа.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем.

До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Существует различные классификации документов. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т.д.

Но как таковые классификации в чистом виде не используются в работе организации, и это является и недостатком и одновременно достоинством. Примером тому служит организация документов в военном комиссариате Западного и Прикубанского округов города Краснодар. Военный комиссариат выбрал наиболее оптимальную для своей работы организацию документов с использованием видовой классификации и ряда других классификаций. В военном комиссариате можно выделить две основные группы документов. Первая группа, документы, организующие работу данного военкомата, вторая группа, документы, образованные в процессе профессиональной деятельности военного комиссариата.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Приказ Министерства обороны РФ от 31.08.2005г. №200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в вооруженных силах РФ» (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 30.05.2009г. №493). - с.36

2. Проект Приказа Министра обороны РФ «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации» (по состоянию на 26.05.2015г.). - ст.225, ст.280.

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-ст) -- с.6, с.7

4. Васильева, Л.С. Бухгалтерский управленческий учет. Порядок постановки и основные направления развития / Л.С. Васильева, М.В. Петровская. - М.: Эксмо, 2018. - 400 c.

5. Документоведение и документационное обеспечение управления. - М.: РГГУ, 2014. - 478 c.

6. Книжникова А.Н. Делопроизводство и режим секретности: учебник / А.Н. Книжникова -- М.: ЮСТИЦИЯ -- 2021. -- 162с.

7. Кугушева Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие /Т.В. Кугушева -- М.: Феникс -- 2020. -- 237с.

8. Куняев, Н. Н. Документоведение / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. - Москва: Огни, 2019. - 352 c.

9. Непогода А.П. Делопроизводство организации: подготовка оформление и ведение документации. / А.П. Непогода, П.А. Семченко -- М.: Омега-л 2019. -- 480с.

Размещено на Allbest.ru

...