Начиная с 2007 года, каждая новая версия Ms Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2016 года се подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается самой распространённой из «лёгкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек) Общие сведения о Microsoft Project: схема управления проектом // Microsoft [Электронный ресурс]..

Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для планирования и контроля проектов Ms Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов - базового, профессионального и расширенного - при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.

Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов Там же.:

1. Project Standard позволяет осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.

2. Корпоративное управление осуществляется с помощью специальной платформы, включающей:

- собственно Project Server,

- корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation / Server),

- технологию Web-интерфейса отчётности исполнителей в ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).

Основой почти монопольной популярности продукта Microsoft стало то, что он представляет часть семейства Ms Office, что даёт возможность Общие сведения о Microsoft Project: схема управления проектом // Microsoft [Электронный ресурс].:

- проще осваивать управление инструментов в привычной средне продуктов Ms Office (очевидно стилистическое сходство интерфейса Project с Excel),

- настраивать Ms Project-формулы в стиле формул Excel,

- адаптировать продукт под особенности своего бизнеса, путём программирования либо приобретения готовых решений на базе Microsoft.Net или Visual Basic.

Чтобы уменьшить число проблем, связанных с технической поддержкой, Microsoft (например, через программу Microsoft ISV Royalty) стимулирует приобретение чу партнёров готовых решений, компенсируя клиентам при этом разработку отраслевых решений.

Работу в Microsoft Project рекомендуется начинать с освоения проектного подходка как такового - ознакомления с его принципами и методами проектирования. Это нужно для того, чтобы правильно пользоваться инструментами: разделять крупные проекты на части, корректировать временные оценки, учитывать и закладывать риски, отслеживать командную работу и пользоваться мотивационными приёмами. В учебном пособии, выпущенном вэ 2013 году Министерством образования РФ для освоения Project 2010, первые главы посвящены введению в основы проектного управления - технике планирования и построению «проектного треугольника» («время-стоимость-объём работ»).

В случае реализации проектного подходка программка Project помогает решать следующие задачи Управление проектами в Microsoft Project: методические указания к самостоятельной работе и задания к контрольной работе / сост. И.А. Иконникова, Н.А. Вихорь. - Томск: Изд-во Том. гос. архит.-строит. ун-та, 2017. - С. 5. :

- Пошагово разрабатывать проект, пользуясь интеллектуальными подсказками на разных уровнях. Например, рядом с номерами задач появляются заметные пиктограммы-индикаторы, которые информируют о дополнительных параметрах задачи, если навести на них курсор. А прогресс задачи (при наличии клиентка клиенте Project Online) можно наблюдать непосредственно на временной шкале.

- Создавать задачи, распределять ресурсы, указывать сроки выполнения и получать модель, которая будет максимально приближена к реальности.

- Создавать сетевую диаграмму проекта, то есть указывать связи задач и приоритетов с выравниванием ресурсов по мере реализации проекта.

- Присваивать иерархические коды структур для ресурсов и задач.

- Использовать консолидированный анализ групп проектов и общий пул ресурсов, что позволяет оптимизировать проектный план на уровне организации во целом.

- Рассчитывать критический путь.

- Представлять се помощью графических индикаторов проблемные задачи.

- Менять указанный период выполнения задач в случае необходимости.

- Анализировать как текущее состояние дел, так и тенденции развития проекта с помощью автоматизированных средств подготовки отчётов (причём, программа позволяет запомнить промежуточное текущее состояние проекта, чтобы вернуться к его анализу позднее).

- Создавать шаблоны проектов.

- Добавлять макросы и VBA-программы.

- Моделировать варианты любых решений (например, по смене схемы финансирования, замене механизмов и поставок и др.), а также анализировать последствия гипотетического принятия той или иной модели Управление проектами в Microsoft Project: методические указания к самостоятельной работе и задания к контрольной работе / сост. И.А. Иконникова, Н.А. Вихорь. - Томск: Изд-во Том. гос. архит.-строит. ун-та, 2017. - С. 5..

Итак, Microsoft Project - это программный продукт для управления проектами. Он является инструментом менеджера проекта и предназначен разработки календарных планов проекта, распределении ресурсов и финансов по задачам, отслеживании хода исполнения проекта, а также проведении анализа объемов работ из построения отчетов по проекту.

Наиболее очевидным преимуществом Microsoft Project является то, что он входит в семейство Microsoft Office.

Это обеспечивает следующие плюсы:

- богатые возможности по настройке MS Project;

- возможность адаптировать продукт под свою специфику путём программирования игли покупки готовых решений;

- небольшое время обучения пользователей, как и с остальными программами Microsoft Office.

Именно эти преимущества продукта позволяют его эксплуатировать более 20 миллионам пользователей во всем мире.

компьютерный автоматизированный проект мicrosoft рroject

2. Этапы автоматизированного сопровождения проектов в Microsoft Project

Для работы в программе используют понятия «Задача», «Ресурс» и «Назначение». Для достижения цели проекта работа разбивается на задачи. Понятие «ресурс» чаще применяется к сотруднику, но может относиться и к недвижимости, оборудованию, материалам.

В Microsoft Project назначения возникают в тот момент, когда на выполнение задачи выделяются ресурсы. Именно назначения определяют объём необходимого на решение задач времени и, как следствие, - общее время проекта. Для отображения, анализа и ввода существуют т.н. представления задач (Диаграмма Ганта, Форма задач и др.) ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов) и назначений (например, Использование ресурсов), которые бывают графическими, табличными и представлениями форм Белый, Е.М. Управление проектами: конспект лекций / Е.М. Белый, И.Б. Романова. - Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. - С. 8..

Чтобы на одном экране полнее отобразить необходимую информацию, вместо одиночного (обычного) режима представлений путём установления «флажка» в меню, выводят комбинированный режим. В этом случае экран разделяется по горизонтали, что даёт возможность видеть одновременно два представления.

Разделение работы по проекту формирует структуру декомпозиции работ, в которой задачи представлены разными типами Там же. :

- Отдельной задачей.

- Суммарной задачей (фазой), состоящей из группы связанных задач.

- Вехой - опорной отметкой - точкой важного события, по которой контролируют ход выполнения проекта.

- Повторяющейся задачей, регулярно возникающей по ходу проекта (например, «утренние планёрки»).

Начиная с версии Project 2010, задачи можно планировать как в автоматическом, так и в ручном режимах, помещая, в этом случае, задачу в любое место расписания.

Схема управления проектом состоит из фаз его жизненного цикла Программа Microsoft Project [Электронный ресурс].:

- открытие проекта;

- планирование проекта се помощью задач, бюджета и ресурсов;

- отслеживание из мониторинг проекта;

- закрытие проекта.

Шаг 1. Открытие проекта.

Фаза открытия плана проекта помогает подготовиться к созданию графика в приложении Microsoft Project. Действия, которые выполняются в это время Там же.:

- подготовка устава, который охватывает объем проекта на высоком уровне;

- определение заинтересованных сторон;

- ознакомление со средствами связи из планирования, которые будут необходимый для управления проектом.

Приложение Project обладает мощными средствами планирования, представлением временной шкалы и визуальным оптимизатором ресурсов, а также новым интерфейсом ленты.

Лучшие проекты характеризуются качественным планированием перед составлением графика. Необходимо узнать, что происходит перед составлением графика, в частности о потребностях заинтересованных сторон, ожиданиях от проекта, ограничениях компании и портфеле, а также о составлении устава.

Шаг 2. Планирование и составление графика

После утверждения и открытия проекта его необходимо скомпоновать с помощью программ планирования. Действия, которые выполняются в это время Управление проектами с использованием Microsoft Project / Т.С. Васючкова [и др.]. - М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2016. - С. 78. :

- добавление задач в график;

- создание связей между задачами с помощью построения структуры из связывания задач;

- назначение людей и других ресурсов для выполнения задач.

Создание проекта. После завершения начального планирования создается и настраивается план проекта.

Добавление задач. Большинство проектов начинаются со списка задач, которые необходимо выполнить. Создав или импортировав свой список задач, можно определить все связи между задачами.

Просмотр проекта. Для руководителей проекта, заинтересованных сторон и членов команды необходимы разные типы сведений о проекте. В приложении Project доступно много настраиваемых способов просмотра критически важных элементов проекта.

Управление ресурсами. Ресурсами обычно являются люди, назначенные для выполнения задач по плану проекта. К ресурсам также может относиться все, что используется для выполнения проекта, в частности оборудование и материалы.

Управление рисками. Наилучший способ предотвратить риски для будущих проектов - узнать о рисках, с которыми приходилось сталкиваться при реализации прошлых проектов.

Шаг 3. Отслеживание и мониторинг проекта Программа Microsoft Project [Электронный ресурс]..

В ходе реализации проекта необходимо постоянно быть в курсе событий, чтобы контролировать процесс. Действия, которые выполняются в это время:

- определение, какие из представлений в Project помогают обнаружить проблемы в графике;

- выполнение действий по решению проблемных задач, которые влияют ная конечную датус реализации проекта;

- сообщение о проблемах и возможных решениях команде и заинтересованным сторонам.

Отслеживание хода выполнения. Несмотря на то, что приложение Project облегчает отслеживание, существует несколько шагов, которые необходимо предпринять, прежде чем можно будет начать отслеживание хода работ Управление проектами с использованием Microsoft Project / Т.С. Васючкова [и др.]. - М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2016. - С. 80..

Управление затратами по проекту. Превышение бюджета часто приводит к срыву проектов. Приложение Project может помочь в добавлении ресурсов и управлении ими для своевременного завершения проекта в необходимой форме.

Работа с несколькими проектами. Используются средства для совместной работы приложения Project, которые позволяют вести несколько проектов и обмениваться важной информацией.

Передача сведений по проекту. Приложение Project может синхронизировать собственный список задач со списком задач на сайте SharePoint. Можно также импортировать список сайта SharePoint в приложение Project. Это способствует обмену данными и совместной работе вэ организациях, которые не используют SharePoint Там же. .

Создание и печать отчетов. Приложение Project позволяет создавать визуальные и текстовые отчеты в программах Excel или Visio для возможности анализа и представления сведений заинтересованным сторонам.

Управление рисками. Определение потенциальных слабых сторон, предвидение рисков.

Просмотр проекта. Для руководителей проекта, заинтересованных сторон и членов команды необходимы разные типы и объемы сведений о проекте. В приложении Project доступно много настраиваемых способов просмотра критически важных элементов проекта.

Шаг 4. Завершение проекта Программа Microsoft Project [Электронный ресурс]..

Завершение проекта не означает, что завершается работа с ним. Если вы не запишите достижения и трудности проекта, вы обречены на повторение тех же ошибок в следующем проекте. Действия, которые выполняются в это время:

- составление отчетов о достижениях и трудностях проекта для команды и заинтересованных сторон;

- архивирование проекта для возможности его дальнейшего использования с целью достижения успеха будущих проектов.

Закрытие проекта. По завершении проекта не вся работа над ним заканчивается. Архивирование проекта также важно, особенно если вы хотите, чтобы другие сотрудники организации повторили достигнутые вами успехи.

Сбор и архивирование сведений о проекте в SharePoint. Приложение Project может синхронизировать собственный список задач проекта со списком на сайте SharePoint Server или SharePoint Foundation. Можно также импортировать список SharePoint в Project. Это важная опция для совместной работы, особенно если ваша организация не использует Project Server Там же. .

Для руководителей проекта, заинтересованных сторон и ресурсов необходимы разные типы и объемы сведений о проекте. В приложении Project доступно много настраиваемых способов просмотра критически важных элементов проекта.

Итак, только уверенное и полное знание Microsoft Project поможет менеджеру проекта не только хорошо спланировать проект и осуществлять его постоянный контроль, но и сэкономить при этом невосполнимый ресурс - время.

Заключение

Рациональное управление сложными проектами основано на обработке громадного объёма данных яо ходе реализации проекта во всех звеньях цепочки исполнителей. Очевидно, что проведение необходимых аналитических и прогнозных расчетов, а также расчетов по выработке вариантов для принятия решений требует привлечения специализированных информационных систем управления проектом.

Применение компьютерного сопровождения проектов обеспечивает повышение производительности труда за счёт автоматизации следующих основных направлений управленческой деятельности:

- планирование работ;

- оперативный контроль хода выполнения работ; анализ параметров выполнения плана (длительность, стоимость работ и др.);

- вынесение корректировок в план работ;

- периодическое составление отчётов яо текущем состоянии дел;

- сравнение различных сценариев типа «что будет, если…?»

Microsoft Project (или MSP) - программка управления проектами, разработанная щи продаваемая корпорацией Microsoft.

Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены се учётом используемых ресурсов.

Microsoft Project for Windows нацелен на составление планов для небольших проектов. Результаты его работы оформляются в виде периодических и итоговых отчётов, которые передаются «наверх» для обобщения и дальнейшей обработки.

Список использованных источников и литературы