Изучение документа. Справка к документу. Оглавление. Поиск фрагмента текста. Гипертекст. Связи документа. Сохранение результатов работы с документом

Размещено на http://www.allbest.ru/

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИАЦИЯ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛГОГРАДСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА»

ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ

Организация работы со справочно-поисковыми системами

Тема № 2: «Изучение документа. Справка к документу. Оглавление. Поиск фрагмента текста. Гипертекст. Связи документа. Сохранение результатов работы с документом»

Григорий Викторович Зданович

В начале 90-х годов прошлого века в России произошло коренное изменение законодательной базы, в связи с чем особую остроту приобрел вопрос обеспечения доступа граждан и организаций к правовой информации. Вся правовая информация была разобщена по разным ведомствам, публиковалась частично и в разных источниках. Именно в это время команда выпускников и сотрудников факультета вычислительной информатики и кибернетики МГУ им. М.В. Ломоносова приступила к разработке программных информационных комплексов и вышла на информационный рынок со справочно-правовой системой «КонсультантПлюс».

В настоящее время СПС КонсультантПлюс занимает одну из лидирующих позиций на рынке справочно-правовых систем, которое она завоевала благодаря надежности во всем: в информации, технологиях, сервисе. Система содержит свыше 5 000 000 документов, это наиболее полный источник информации, доступный пользователям СПС.

Общероссийская Сеть распространения правовой информации Кон-сультантПлюс состоит из 300 региональных информационных центров, расположенных в крупных городах, и более 400 сервисных подразделений в небольших населенных пунктах.

Региональные центры Сети КонсультантПлюс:

- поставляют пользователям справочную правовую систему Консуль-тантПлюс;

- обеспечивают полный комплекс сервисных услуг пользователям КонсультантПлюс;

- взаимодействуют с региональными органами государственной вла-сти и управления, органами местного самоуправления, судебными органами;

- обеспечивают наполнение системы КонсультантПлюс документами регионального законодательства, материалами судебной практики ФАС округов и арбитражных судов первой и апелляционной инстанций, а также судов общей юрисдикции.

Каждому пользователю КонсультантПлюс обеспечивается надежная сервисная поддержка, которая включает:

- выделение персонального специалиста для каждого пользователя;

- установку и настройку системы;

- актуализацию и пополнение информации на компьютере пользователя

- установку новых версий системы;

- обучение пользователей в рамках специальной программы;

- консультации по «горячей линии»;

- доставку Бюллетеня пользователя и других информационных материалов;

- поиск документов по индивидуальным заказам;

- техническую поддержку.

Все эти услуги бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

Интерфейс и информационный массив СПС «КонсультантПлюс»

Запуск системы КонсультантПлюс не отличается от запуска любого Windows-приложения и осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку «КонсультантПлюс». После запуска системы на экране появляется Стартовое окно, откуда можно перейти к различным поисковым инструментам системы КонсультантПлюс в зависимости от той задачи, которая стоит перед пользователем.

Рис. 1. Стартовое окно системы «КонсультантПлюс»

В системе КонсультантПлюс предусмотрены три стандартных вида меню:

1) главное меню, команды которого расположены в верхней строке экрана;

2) под ним располагается пиктографическое меню (панель кнопок). После установки курсора мыши на кнопке пиктографического меню всплывает краткое описание (подсказка) выполняемого с ее помощью действия;

3) контекстное меню, вызываемое нажатием правой клавиши мыши в определенном месте экрана.

Большинство действий при работе с системой КонсультантПлюс может быть выполнено несколькими способами (с использованием главного меню, пиктографического меню, локального меню, нажатием тех или иных клавиш на клавиатуре). Важным инструментом, обеспечивающим быстрое получение ответов на вопросы по использованию системы КонсультантПлюс, является встроенная система помощи.

Для вызова помощи достаточно нажать клавишу F1. Вызванная помощь является контекстно-зависимой, то есть всегда соответствует конкретной ситуации (например, выбранному пункту меню или активному окну).

Другой способ доступа к системе помощи подразумевает использование кнопки пиктографического меню. При щелчке мышью по этой кнопке курсор мыши видоизменяется: рядом с ним появляется знак вопроса. Указав таким курсором на нужный объект экрана (например, на какую-либо кнопку пиктографического меню или на команду из пункта главного меню) и нажав левую кнопку мыши, можно получить справочную информацию об указан-ном объекте.

Приведенное выше описание основных принципов работы с меню показывает, что эти принципы соответствуют работе с большинством других приложений для Windows.

Справочная правовая система КонсультантПлюс обеспечивает доступ к различным типам правовой информации как официальной, так и неофициальной: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, финансовых консультаций до бланков отчетности и узкоспециальных документов. Для удобства поиска информации все документы содержатся в Едином информационном массиве КонсультантПлюс (ЕИМ). Это, в частности, позволяет проводить поиск нужных документов, не заботясь о том, к какому типу информации они относятся, создавать собственные подборки документов, относящихся к разным типам правовой информации и т.д.

Перейдем к описанию разделов ЕИМ (Помощь - Описание разделов).

Название раздела Информационные банки, входящие в раздел Законодательство «Версия Проф» (включая входящие в него информационные банки по федеральному законодательству: «Российское законодательство», «Нормативные документы КонсультантБухгалтер: Версия Проф», «Налоги и бухучет»);

«Эксперт-приложение»;

«Региональный выпуск»;

«Документы СССР»

Судебная практика «Подборки судебных решений»;

«Решения высших судов»;

«ФАС округа»;

«Налоговые споры»;

«1 апелляционный суд»;

«2 апелляционный суд»;

«3 апелляционный суд»;

«5 апелляционный суд»;

«7 апелляционный суд»;

«13 апелляционный суд»;

«14 апелляционный суд»;

«17 апелляционный суд»;

«18 апелляционный суд»;

«19 апелляционный суд»;

«Суды Москвы и области»;

«Суды Свердловской области»

Финансовые

консультации «Путеводитель по налогам»;

«Финансист» (включая информационный банк «Вопросы-ответы»);

«Путеводитель по сделкам»;

«Корреспонденция счетов»;

«Бухгалтерская пресса и книги

Комментарии

законодательства «Постатейные комментарии и книги»;

«Путеводитель по судебной практике (ГК РФ)»;

«Путеводитель по корпоративным спорам»;

«Юридическая пресса»

Формы

документов «Деловые бумаги»

Законопроекты «Законопроекты»

Международные

правовые акты «Международное право»

Правовые акты

по здравоохранению «Медицина и фармацевтика»

Технические нормы

и правила «Строительство»

Краткое описание разделов и информационных банков

А) В разделе «Законодательство» объединены ИБ, содержащие нормативные правовые акты федерального и регионального уровня, документы СССР, а также иные официальные правовые акты.

Б) В раздел «Судебная практика» входят ИБ Решения высших судов, ИБ Подборки судебных решений и информационные банки по судам.

В) В разделе «Комментарии законодательства» представлены постатейные комментарии к законам и кодексам, дающие развернутое толкование правовых норм, а также аналитические статьи и монографии ведущих юристов по актуальным проблемам законодательства и права.

Г) Раздел «Формы документов» состоит из одного ИБ ДеловыеБумаги. В нем представлена информация, необходимая для ведения делопроизводства в организациях разных форм собственности. ИБ ДеловыеБумаги содержит типовые договоры, контракты, учредительные, организационные, внутренние документы, формы отчетности предприятий, страховых, банковских учреждений.

Д) Раздел «Финансовые консультации» содержит материалы для спе-циалистов, деятельность которых связана с бухгалтерским учетом и налого-обложением.

Е) Раздел «Законопроекты» содержит одноименный ИБ, в котором представлены материалы законодательной деятельности Государственной Думы ФС РФ: паспорта законопроектов (в них представлена информация о прохождении проекта по стадиям законодательного процесса), сами законопроекты в различных редакциях, сопроводительные материалы, организационные документы ГД ФС РФ.

Ж) Раздел «Международные правовые акты» состоит из ИБ Международное право, который содержит документы, регламентирующие взаимоотношения Российской Федерации со странами дальнего и ближнего зарубежья. В ИБ представлены международное публичное и частное право, международный коммерческий арбитраж.

З) Раздел «Правовые акты по здравоохранению» содержит один ИБ Медицина и фармацевтика, который включает нормативные документы, регламентирующие сферу медицинской и фармацевтической деятельности, а также аудиторские консультации и комментарии, разъясняющие специфические аспекты работы медицинских и фармацевтических учреждений и организаций.

И) Раздел «Технические нормы и правила» состоит из ИБ Строительство, в который включена полная техническая информация по основным отраслям, связанным со строительством, градостроительством и архитектурой, в том числе ГОСТы, СНиПы и т.д.

Поиск документов в СПС «КонсультантПлюс»

Для поиска конкретных документов используется карточка поиска. Она позволяет осуществлять поиск документов по их реквизитам, по контексту (по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа), а также в соответствии с их тематической направленностью.

Карточка поиска представляет собой таблицу с поисковыми полями. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ЕИМ.

При заполнении любого поля Карточки поиска в нижней части окна немедленно актуализируется информация о том, сколько документов в каждом из доступных в данный момент для поиска информационных банков соответствует составленному запросу, а также указывается, с использованием каких полей Карточки поиска будет осуществляться поиск документов.

Если в разделе имеется несколько информационных банков, то подключить к поиску (или отключить от поиска) определенный ИБ можно, установив (сняв) галочку в окошке слева от названия этого ИБ в поле «Результаты поиска» в нижней части окна.

Особенностью раздела «Законодательство» является возможность осуществлять из него поиск как внутри этого раздела (так называемый, локальный поиск), так и одновременно по нескольким разделам (так называемый, сквозной поиск). При сквозном поиске обязательно должен использоваться хотя бы один ИБ раздела «Законодательство».

Рис.2 Карточка поиска системы «КонсультантПлюс»

Сквозной поиск проводится по всем полям Карточки поиска раздела «Законодательство», кроме поля «Поиск по статусу».

Для осуществления сквозного поиска необходимо подключить опцию Искать во всех разделах.

Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов. При заполнении полей Карточки поиска следует обращать внимание на информацию в нижней части Карточки поиска о количестве документов из разных ИБ, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться. Указанная информация поможет принять решение сформировать список или уточнить запрос. Обычно достаточно заполнить не более двух-трех полей.

Наиболее простой для поиска необходимого документа вариант тот, в котором известен номер документа: в большинстве случаев достаточно указать только этот реквизит. Следующим по эффективности поиска документа является поле «Название документа». Поля «Вид документа», «Принявший орган» и «Дата» (если дата принятия документа известна не точно, а только приблизительно) обычно используются для уточнения запроса. Поля «Номер в Минюсте» и «Дата в Минюсте» используются редко.

Выбор значений в словарях полей «Номер», «Вид документа», «Принявший орган», «Номер в Минюсте» проводится по одному алгоритму. Установив курсор на поле, следует начать набирать требуемое значение. Автоматически откроется словарь, где в поисковой строке появятся набранные символы. При наборе каждого последующего символа встроенный в словарь поля фильтр будет оставлять в словаре только те значения, которые соответствуют набранному в поисковой строке фрагменту. В зависимости от выбранного условия действия фильтра (оно указано справа от поисковой строки) останутся те значения, которые начинаются с заданного фрагмента, либо те, в которые фрагмент входит любым образом. Требуемое значение набирать в поисковой строке полностью необязательно: как только в словаре останется немного значений, можно визуально найти нужное и отметить его галочкой.

Если набрано значение, которого нет в словаре, то оно в строке поиска изменит цвет на красный.

Для построения более сложных запросов можно использовать логические условия (отметим, что пробел между словами в поле «Название документа» интерпретируется как логическое условие И) и заключать части поискового выражения в скобки для определения очередности выполнения действий логических условий, а также применять специальные настройки в рас-ширенном поиске.

Характерной особенностью технологии КонсультантПлюс является возможность осуществления быстрого поиска по тексту документа. Поэтому если реквизиты искомого документа неизвестны или известны только приблизительно, то основным средством поиска является поле «Текст документа», где следует задать слова или фразы, которые должны встречаться в тексте этого документа. Если запросу с использованием только данного поля удовлетворяет много документов, то следует его уточнить, используя, в зависимости от имеющейся информации, поля «Вид документа», «Принявший орган», «Дата». При этом в первых двух полях приходится, как правило, задавать несколько возможных значений, соединяя их логическим условием ИЛИ, а в поле «Дата» задавать диапазон дат. В ряде случаев для уточнения запроса используется поле «Тематика» (об использовании этого поля расскажем ниже).

Для поиска информации по конкретному правовому вопросу в основном используется Правовой навигатор, который как раз создан для решения таких задач.

Правовой навигатор - средство интеллектуального поиска документов по конкретной проблеме. С его помощью можно найти основные актуальные правовые акты, а также материалы судебной практики и финансовые консультации по рассматриваемой проблеме. Список найденных с использованием Правового навигатора документов содержит действующие документы и документы, которые скоро вступят в силу.

Рис. 2. Главное меню правового навигатора

документ навигатор текст

В Правовой навигатор можно перейти непосредственно из Стартового окна по соответствующей ссылке, а также из Карточки поиска через одноименную вкладку в окне поиска.

При этом открывается словарь Правового навигатора, который визуально представлен в двух окнах, что соответствует его двухуровневой структуре: ключевые понятия, объединенные в группы ключевых понятий. В левом окне в алфавитном порядке отражаются группы понятий, в правом - ключевые понятия, которые соответствуют активной в настоящий момент группе понятий (то есть той группе понятий, на которой стоит курсор).

Искомые правовые понятия набираются в строке поиска. Слова следует задавать полностью. Как отмечено выше, для поиска подборки документов необходимо указать пару «группа понятий/ключевое понятие».

Для поиска этих пар предусмотрен фильтр, имеющий по сравнению с фильтрами в словарях Карточки поиска две важные особенности, связанные с двухоконным интерфейсом Правового навигатора.

Первая особенность состоит в том, что фильтрация (отбор ключевых понятий) проводится с учетом вхождения заданных в строке поиска значений в пару «группа понятий/ключевое понятие».

Вторая особенность состоит в том, что отбор элементов происходит всегда только в левом окне Правового навигатора (среди групп ключевых понятий); в правом окне происходит только выделение искомых ключевых понятий без сокращения списка понятий из соответствующей группы.

Для выбора ключевого понятия или группы установите галочку слева от ключевого понятия или названия группы соответственно. Можно задавать несколько ключевых понятий или групп. В этом случае они по умолчанию соединяются логическим условием ИЛИ: будут найдены документы, отвечающие хотя бы одному из выбранных ключевых понятий или групп.

Для быстрой навигации в левом окне (по группам ключевых понятий) можно воспользоваться алфавитным указателем.

При необходимости можно очистить список выбранных понятий с помощью кнопки.

Для построения списка документов, отвечающих выбранным ключевым понятиям, следует нажать кнопку.

Работа с документом

Находясь в тексте документа, можно распечатать этот текст целиком либо его часть, пометив нужный фрагмент клавишей Insert или левой кнопкой мыши. Если не отмечена ни одна строка, то по умолчанию печатается весь текст.

Можно выбрать тип, стиль и размер шрифта для печати, причем отдельно для каждого элемента текста (непосредственно текста документа, текста комментариев, заголовков и пр.). Для этого надо в главном меню выбрать команду Сервис/Настройки и в появившемся окне «Настройки» выбрать вкладку «Шрифт для печати».

Количество страниц, которые будут распечатаны, можно узнать, выбрав команду Файл/Подсчет страниц главного меню либо щелкнув мышью по элементу Страница: посчитать в строке статуса в нижней части окна с текстом документа.

Как и в текстовом редакторе MS-Word, можно предварительно посмотреть, в каком виде будет распечатан документ, с помощью кнопки «Просмотр печати» пиктографического меню.

Рис. 4 Окно печати документа

Для печати необходимо нажать кнопку «Печать» пиктографического меню.

Можно сохранить в файл тексты или фрагменты текстов документов. Для создания файла используется кнопка (Сохранить в файл) пиктографического меню. В появившемся окне можно выбрать директорию, задать название и тип файла, в частности:

- текст - MS-DOS формат (*.txt), если работа с файлом планируется с помощью программ, поддерживающих формат .txt;

- текст в формате RTF (*.rtf), если планируется работа с программами, поддерживающими формат .rtf.

Затем следует нажать кнопку «Сохранить». С созданным файлом можно работать обычным образом, как с любым другим текстовым файлом.

Также система КонсультантПлюс позволяет в удобной для пользователя форме копировать выделенные фрагменты текста или весь текст документа из системы в текстовый редактор MS-Word.

Размещено на Allbest.Ru/