Необхідність ефективного використання часу

Размещено на http://www.allbest.ru/

НЕОБХІДНІСТЬ ЕФЕКТИВНОГО ВИКОРИСТАННЯ ЧАСУ

Мохончук Д.І., ст. гр. ЕК-41

Науковий керівник: Рудь Н.Т., професор кафедри економіки

Луцький національний технічний університет

Анотація

У статті досліджено основні поняття часу та чинників, які на нього впливають. Систематизовано найвідоміші методики тайм-менеджменту, які дозволяють рекомендувати раціональне використання наявного часу, а також деталізовано їх зміст та надані інструкції щодо застосування.

Ключові слова: ефективність, час, методики, тайм-менеджмент.

Abstract

Mokhonchuk D.

THE NECESSITY FOR EFFICIENT USE OF TIME.

The article explores the basic concepts of time and the factors that affect it. It systematizes the most famous methods of time management which allow us to recommend the rational use of available time. Also this article details the content of methods and provides instructions for use.

Key words: efficiency, time, methods, time management.

Постановка проблеми у загальному вигляді та її зв'язок із важливими науковими чи практичними завданнями

Майже кожній людині, як тій, що є вкрай діяльною, так і тій, що полюбляє байдикувати, потрібно переглянути своє ставлення до часу. Адже річ у тому, що нам ніколи не вистачає даного ресурсу, навіть якщо подеколи ми маємо його вдосталь. Єдине рішення - це знайти спосіб ефективного використання того часу, який у нас є. В цьому і полягає суть тайм-менеджменту, основна мета якого - розумно розподіляти час між поставленими завданнями і тим самим зробити своє життя гармонійним.

Аналіз останніх досліджень, в яких започатковано розв'язання проблеми. Тематика ефективного використання часу вважається однією із основних проблем сучасного високорозвинутого світу, оскільки час - це єдиний ресурс, який не повертається. Про це свідчить значна кількість праць відомих дослідників: Р. Кох, С. Калінін, Г. Архангельський, Ю. Васильченко та ін. Проте наявні проблеми у ефективному використанні часу все ж таки розбігаються, оскільки кожен науковець трактує його по-різному.

Цілі статті полягають у необхідності обґрунтування пропозиції щодо формування цілісної системи ефективного використання часу та визначенні чинників, які впливають на час.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів

Одним із актуальних завдань сучасного бізнесу є ефективне використання часу. Саме час та кадри відповідають за високу продуктивність праці, бо надмірна зайнятість, постійний стрес, викликаний дефіцитом часу, знижують її. Тому актуальність теми пояснюється тим, що у ринкових умовах, які постійно змінюються, необхідно гнучко реагувати та вміло і раціонально використовувати робочий час. Це дозволить підвищити продуктивність праці та закріпити свої позиції на ринку. Ми припускаємо, що використання методик тайм-менеджменту дозволить значно зекономити часовий ресурс та підвищить ефективність використання робочого часу.

Тайм-менеджмент для керівників є необхідною умовою їх праці: робота з персоналом потребує великої уваги, зосередженості, бо від цього залежить ефективність діяльності всього підприємства. Головним є - зосередження зусиль на діях, які приносять підприємству максимальний прибуток.

Тайм-менеджмент в загальному - це сукупність практик, навичок, інструментів, спільне використання яких дозволить більш ефективно використовувати робочий час, а в перспективі - підвищити якість життя.

Основне його завдання не в тому, щоб встигати робити як найбільше, а в тому, щоб робити найголовніше - те, що дійсно потрібно зробити. Щоб ефективно використовувати робочий час, перш за все, потрібно знати, на що він витрачається і чому його не вистачає

Існує багато різних методик, що допомагають раціонально розподіляти час між завданнями та роботою, яку нам необхідно виконати. Нижче наведені деякі з них [1, с. 457 - 458]:

1) матриця Ейзенхауера - метод тайм-менеджменту, який допомагає прорангувати завдання залежно від рівня їх терміновості та важливості. Матриця являє собою чотири квадрати, в основі яких лежать дві осі: по вертикальній відображається терміновість справ, а їх важливість по горизонтальній. Отже виходить, що кожен квадрат відрізняється своїми якісними показниками. Після їх заповнення створюється чітка картина того, чим потрібно займатися в першу чергу, а які справи - не варті нашої уваги;

2) суть методу «огидної жаби» полягає в тому, щоб проранжувати завдання за складністю та спочатку виконати найскладніші з них, щоб не відкладати їх на потім і тим самим не затягувати роботу. Б. Трейсі [2], автор цієї теорії, створив свою методику, відштовхуючись від відомого виразу: «якщо з'їсти живу жабу вранці, то ваш день пройде чудово, адже нічого гіршого у цей день із вами вже не станеться». Б. Трейсі вважає, що якщо виконати найскладніші завдання перш за все, то після цього ваш день піде як по маслу;

3) діаграма Ганта - це техніка візуального відображення завдань та часу. Ця техніка є досить старою, проте з часом вона тільки довела свою надійність. На одній осі графіка відображаються завдання, а на іншій - час, потрібний для їх виконання. На діаграмі відображаються не лише самі завдання, а й послідовність їх виконання, що дає змогу робити все своєчасно;

4) техніка «правило 2 хвилин» - основною її метою є досконаліше впорядкування людського життя та боротьба із прокрастинацією. Дане правило складається з таких двох частин:

- частина 1: якщо справу можна виконати за дві хвилини, то потрібно взятися за її виконання відразу після того, як про неї згадали;

- частина 2: якщо справа робиться довше, ніж 2 хвилини, то потрібно просто почати її.

Загальновідомою є аксіома, що початок - це один із найважчих етапів вирішення завдання. Тому, якщо ми почали його виконувати, то можна вважати, що процес пішов успішно;

5) техніка «10 - 10 - 10» - її суть полягає в тому, що задавши собі всього лише три запитання під час прийняття рішення, ви зрозумієте чи буде рішення мати важливий вплив на ваше життя у довгостроковій перспективі чи воно лише задовольняє ваші тимчасові бажання. До цих питань належать:

- що я подумаю про це рішення через 10 хвилин?

- що я подумаю про це рішення через 10 місяців?

- що я подумаю про це рішення через 10 років?

6) метод Альпи - його основною метою є планування часу за допомогою складання переліку справ на певний період з визначенням пріоритетності даних справ. Для більш повного розуміння нижче наведено етапи планування за цим методом (табл.1).

Важливою умовою у використанні часу є його планування, адже це не модна забаганка людини, що користується такими системами, а необхідність, яку зазвичай оцінюють її доволі високо, стверджуючи, що використання вказаних систем підвищує продуктивність праці на 15-20%;

7) принцип Парето - це закон, який стверджує, що для багатьох явищ 80% отриманих результатів залежать від 20% виконаних дій. Саме цьому методу, серед інших, ми віддаємо перевагу, оскільки на нашу думку, в цій праці найбільш просто і раціонально висвітлено основні поняття про час та його використання.

Принцип 80/20 пропонує кілька аксіом стосовно питання використання часу:

- 80% успіхів досягається у 20% періоду часу, що розглядається і навпаки, 80% витраченого часу приносить лише 20% користі;

- 80% щастя ми відчуваємо протягом 20% свого життя, у 80% часу ми отримуємо лише 20% щастя;

Для кадрової служби: 20% прийнятих нових працівників дадуть 80% прибутку підприємству.

Принцип Парето підтверджує, що диспропорція є невід'ємною властивістю співвідношення між причинами та результатами, зусиллями і винагородою за них [4].

Для того, щоб скоригувати свій графік і в загальному свій режим роботи, слід, насамперед, зрозуміти, на що витрачається робочий час.

Час - це золотий ланцюг, що з'єднує воєдино минуле, теперішнє і майбутнє.

Нас має непокоїти не брак часу, а тенденція витрачати більшу частину непродуктивно. Намагання робити все швидше, використання часу «ефективніше» не змінить ситуацію на краще. Такий підхід є проблемою, а не її вирішенням. Мислення 80/20 спрямовує нас до «східного» погляду на час. Не варто сприймати час, як таку собі послідовність зростаючих зліва направо чисел, як ми звикли це бачити на всіх графічних зображеннях нав'язаних нам культурою ділового світу.

Час потрібно сприймати як циклічний механізм синхронізації, як це було задумано винахідниками годинника. Час рухається по колу, даючи нам змогу розвиватись, поглиблювати свої знання, навички, вміння.

Таблиця 1. Етапи планування за методом Альп

Примітка. Складено на основі джерела [3].

Такий підхід до сприйняття часу підкреслює потребу пронести через все наше життя найцінніші та найдорожчі нам 20% того, що в нас є - нашу індивідуальність, здібності і навіть матеріальні активи. А також важливою є потреба обов'язкового розвитку, щоб розширювати і поглиблювати ці 20% часу для підвищення ефективності життя, його цінності. Запорукою цього є міцні та довгострокові стосунки з людьми, засновані на оптимізації й упевненості в тому, що майбутнє буде кращим, ніж теперішнє, тому, що ми можемо взяти найкращі 20% з минулого, теперішнього та розвивати їх і створити краще майбутнє. Звідси випливає, що майбутнє - це така собі безсистемна кінострічка, половину якої ми вже переглянули, усвідомивши плинність часу.

Майбутнє - це вимір теперішнього і минулого, що дає нам можливість змінити своє життя на краще.

Час краще зображує не пряма, проведена зліва направо, а ряд розміщених один в одному щораз більших трикутників, як це показано на рис. 1.

Рис. 1. Тріада часу

Отже, підсумовуючи використання часу за принципом Парето, можна з упевненістю сказати, що коли 80% часу приносить вам 20% результатів, то впродовж цих 80% ви займаєтеся справами інших людей.

Висновки

Раціональне використання нашого часу сьогодні і справді має вражаючу здатність впливати на наше життя завтра.

Припущення щодо використання методик тайм-менеджменту для підвищення ефективності використання часу за їх допомогою, справедливе. Дефіцит часу є дійсно досить поширеною проблемою, а отже потребує негайного вирішення. Описані методики тайм- менеджменту дозволяють значно зекономити час, спланувати діяльність та підвищити ефективність виконання поставлених завдань. Їх великий вибір здатний полегшити наше життя та наблизити нас іще на один крок до мети. А велика кількість існуючих методик дає можливість вибрати для кожного з нас саме ту, що нам найбільше підходить. час тайм менеджмент

Впровадження інструментів тайм-менеджменту на підприємстві сприяє максимізації можливостей працівників, дає швидкий ефект при незначних витратах та підвищує ефективність інших методів менеджменту.

До того ж, вони дають змогу гармонізувати життя, знайти час не лише для виконання обов'язків та досягнення успіху в кар'єрі, а й для відпочинку та саморозвитку.

Список використаних джерел