Автоматизація обліку і управління та перспективи розвитку для малого бізнесу

Размещено на http://allbest.ru

АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБЛІКУ І УПРАВЛІННЯ ТА ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ

Хорошилова І.О.,

Постановка проблеми. Сучасна економіка стоїть на новому технологічному витку розвитку, так званою Четвертою промисловою революцією, що характеризується системним розвитком та суттєвим впливом новітньої діяльності в сфері робототехніки і штучного інтелекту та Інтернет-комунікацій. Головним фактором нової економіки є системне об'єднання всіх складових завдяки цифровим інформаційно-комунікаційним технологіям, коли відбувається процес взаємного проникнення технологій та синергією технічних, інформаційних і людських ресурсів; задіяні нові підходи в управлінні та організації бізнесу та підприємництва; посилюються вимоги сучасного бізнесу до програмних продуктів та їх функціоналу. Все це ми наглядно спостерігаємо в щоденній роботі підприємств роздрібної торгівлі, що з кожним роком стає більш автоматизованою. Сьогодні досить складно знайти торгове підприємство, що продовжує вести бізнес-процеси за допомогою «ручних методів», особливо якщо йдеться про стабільно зростаючі організації, що розвиваються.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питанню автоматизації обліку і управління підприємств малого бізнесу присвячено багато досліджень та написано вагому кількість наукових робіт. Вагомий внесок в дослідження відповідних проблематик цього питання зробили М. Денисенко, І. Колос, О. Єршова, В. Одноволик [1], Ф. Бутинець, С. Іванхенков, Т. Писаревська, О. Адамик та інші. Однак більшість досліджень стосуються процесів автоматизації бухгалтерського обліку, а от питання обліку та управління в умовах ІКТ висвітленні не всебічно і потребують більш детального розгляду. У роботах вони приділили значну увагу процесам обробки та систематизації облікової інформації за допомогою автоматизації. Однак багато аспектів впливу процесів інформатизації на розвиток сучасного бізнесу, зокрема й його комплексну автоматизацію, залишаються й досі нерозкритими й потребують поглиблених наукових досліджень.

Невирішені складові загальної проблеми. Під час проведення даного дослідження було виявлено, що думки багатьох дослідників та дослідниць розходяться у вивченні поданого питання і висновків щодо нього. Оскільки при запровадженні автоматизації використовуються різноманітні програмні продукти, які повинні бути універсальними, актуальними та доцільним і мати можливість підлаштовуватись під певний вид підприємницької діяльності, за для максимально ефективного їх впровадження. За для забезпечення підприємств малого бізнесу зокрема відповідними програмними та системними продуктами які б задовольняли всім вимогам та в перспективі призводили до більш ефективного ведення бізнесу тому й існує нагальна потреба у більш глибокому дослідженні.

Формулювання цілей статті. Основною метою дослідження є аналізі сучасного стану автоматизації обліку і управління, пропозиції щодо можливостей розвитку в сфері автоматизації управління та обліку на підприємствах малого бізнесу за для досягнення оптимальності та ефективності ведення діяльності.

Виклад основного матеріалу дослідження. З кожним днем інформаційні технології стають все більш масовими та доступними. Сучасний підприємець має у своєму розпорядженні різні інструменти для управління бізнесом (в даному випадку мова піде про невелике підприємство): від безкоштовного офісного програмного забезпечення до спеціалізованих програм, призначених для управління торгівлею в малих організаціях.

Бізнесмени, які успішно подолали перший етап розвитку невеликого підприємства, знають, наскільки важливо не зробити досить поширену помилку, яку регулярно повторюють багато підприємців на початку свого шляху. Вони максимально скорочують витрати на управління та «замикають» управлінські завдання на собі. З одного боку, їх можна зрозуміти: такий шлях робить невелике торгове підприємство більш керованим. Проте підприємці забувають про неминучий «ефект вузької шийки», що виникає коли вся життєдіяльність організації виявляється залежною від можливостей та здібностей однієї конкретної людини [2]. Як наслідок, рано чи пізно виникає критичний момент: складається ситуація, коли зміни для підприємства стають життєво важливими, а найважливішим фактором є втрата прибутку через неефективні робочі механізми. Необхідність у модернізації бізнес-процесів, що склалися, стає очевидною. Відсутність грамотного управлінського обліку, як наслідок, управління фінансами - одна з основних причин банкрутства малого бізнесу.

Питання, яке хвилює багатьох: коли слід інвестувати кошти в автоматизацію невеликого торгового підприємства? Відповідь: якомога раніше, оскільки автоматизація управління, обліку та продажу - це інвестиції на довгостроковий період (як мінімум на 2-3 роки). Про те, чи потрібна взагалі автоматизація, довго замислюватися не доводиться: в умовах будь-якого ринку, що росте, без автоматизації перспектив для розвитку немає. Тобто вкладення автоматизацію - важлива основа майбутнього прибутку організації. Отже, автоматизація є серйозною конкурентною перевагою підприємства, визначальною позицією, яку вона прагне зайняти над ринком.

Щоб відповісти на запитання, якими мають бути обсяги інвестицій в автоматизацію, потрібно відштовхуватися від бізнес-завдань підприємства. Важливим фактом у питанні є його розмір: кількість користувачів, прохідність, обсяг закупівель та інші показники. Автоматизація торгівлі - це завжди комплексне питання, яке включає підбір, встановлення та налаштування торгового обладнання, програмного забезпечення, а також визначення ІТ- інфраструктури, яка забезпечуватиме правильну роботу системи. Усі ці складові визначають кінцеву вартість проєкту.

Щоб відповісти на запитання, якими мають бути обсяги інвестицій в автоматизацію, потрібно відштовхуватися від бізнес-завдань підприємства. Важливим фактом у питанні є його розмір: кількість користувачів, прохідність, обсяг закупівель та інші показники. Автоматизація торгівлі - це завжди комплексне питання, яке включає підбір, встановлення та налаштування торгового обладнання, програмного забезпечення, а також визначення ІТ- інфраструктури, яка забезпечуватиме правильну роботу системи. Усі ці складові визначають кінцеву вартість проекту. Крім того, сьогодні на ринку автоматизації існують готові системи, які вже містять необхідні для малого бізнесу програми в комплекті з обладнанням, а також можливість оренди програмного забезпечення в комплексі з наданням серверного простору дозволяють суттєво економити. Як правило, повний комплекс послуг з автоматизації бізнесу надають компанії, які впроваджують та розробляють програмні продукти. Рівень завдань малого підприємства дозволяє автоматизувати процеси щодо невеликими витратами. Досвід свідчить, що в середньому автоматизація малого бізнесу окупається протягом періоду від 6 місяців до 1 року.

По суті бізнес-процеси невеликих торгових підприємств майже нічим не відрізняються від бізнес-процесів у великих компаніях; різниця лише у формалізації та бюрократизації цих процесів. Причому з цього погляду невеликі організації мають явну перевагу, оскільки є гнучкішими і можуть значно швидше модернізуватися. І, отже, суттєво економити на своїх витратах.

З розвитком роздрібної торгівлі удосконалюються і самі бізнес-процеси, цим формується сучасний стандарт. Саме тому у вирішенні питання автоматизації малого бізнесу варто спиратися на типові програмні рішення, які можна завжди налаштувати під особливості обліку конкретного підприємства. Також слід пам'ятати, що досить часто перехід з одного програмного забезпечення на інше виявляється більш витратним, ніж первинна автоматизація. Саме тому на етапі формування завдань та вибору програмного продукту необхідно враховувати додаткові можливості придбаної програми, які зможуть значно спростити робочий процес, а за вартістю не будуть пов'язані з великими витратами (зазвичай, їх вартість невисока). Зрештою, включення їх у план автоматизації (плюс невелика доплата) виявиться вигіднішим, ніж подальше оновлення існуючого програмного забезпечення. Іноді керівники невеликих торгових організацій орієнтуються виключно на індивідуальні рішення на основі бізнес-процесів, що історично склалися. Звичайно, далеко не завжди ці процеси можна назвати оптимальними. Коли підприємство починає зростати, з одного боку існуюча система не справляється зі зростанням навантаження, з іншого боку сама компанія стає більш залежною від механізмів роботи, що склалися, і, часом, вже не може їх модернізувати без значних витрат. Для малого бізнесу оптимальним рішенням є типові рішення, що масштабуються, які сприяють зростанню організації, а не гальмують його.

Безумовно, основні завдання автоматизації бізнес-процесів пов'язані з урахуванням руху товару. Однак це базові вимоги, яких для ринку роздрібної торгівлі явно недостатньо. Сучасні програмні рішення відрізняються не тільки швидкодією та зручністю у використанні, але масою інших можливостей, що відповідають галузевим тенденціям. Одним із показових прикладів є широке застосування різних інструментів для управління лояльністю клієнтів, таких як: аналіз звертання та споживання клієнтів, застосування різних знижок, організація розпродажів, SMS-інформування тощо. Автоматизація процесів управління лояльністю - це додаткова можливість для формування стабільного попиту, яка вже передбачена у сучасному типовому рішенні та потребує мінімального налаштування.

Висновки з проведеного дослідження. Оскільки на сьогоднішній день нагально стоїть питання об'єднання бухгалтерського обліку, управлінського обліку та подання звітності, за для цього в процесі дослідження було вивчено ринок бухгалтерського програмного забезпечення в розрізі груп господарських суб'єктів, які належать до малого бізнесу, та використання різних технологій їх впровадження. Незважаючи на те, що необхідність автоматизації малого бізнесу далеко не завжди є очевидною для бізнесменів, вона є обов'язковою умовою швидкого розвитку будь-якої організації завдяки закладеним у ній ефективним алгоритмам управління та обліку. З погляду автоматизації малий бізнес має цілу низку очевидних переваг. Зокрема, більш прозорими та гнучкими бізнес-процесами, а також можливістю швидкого освоєння нових можливостей за рахунок невеликого розміру організацій, а значить і відсутності серйозної бюрократичної тяганини.

управління малий бізнес автоматизація облік управління

Перелік посилань

1. Єршова О.Л., Одноволик В.І. Комп'ютерні технології обліку та звітності для малого і середнього бізнесу в Україні: перспективи застосування в умовах цифрової економіки. Науковий вісник Національної академії статистики. 2019. № 3. С. 131-138.

иКЬ:ЬЦр://194.44.12.92:8080/І5риі/Ьії5Їгеат/123456789/4210/1/%Р0%84%Р1%80%Р1%88%Р0%ВЕ%Р0%В2%Р0%В0%2С%20%Р0%9Е%Р0%В4%Р0%ВР%Р0%ВЕ%Р0%В2%Р0%ВЕ%Р0%ВВ%Р0%В8%Р0%ВА^ (дата звернення: 27.03.2022).

2. Вишневський В.П., Вієцька О.В., Гаркушенко О.М., Князєв С.І., Лях О.В., Чекіна В.Д., Череватський Д.Ю. Смарт-промисловість в епоху цифрової економіки: перспективи, напрями і механізми розвитку: монографія / За ред. акад. НАН України В.П. Вишневського; НАН України, Ін-т економіки пром-сті. К., 2018. 192 с.

3. ХайТек Офіс Україна. Проект. Цифрова адженда України - 2020 (“Цифровий порядок денний” - 2020) Концептуальні засади (версія 1.0). Першочергові сфери, ініціативи, проекти “цифровізації” України до 2020 року. К. 2016. 90 с. иКЕ: https://ucci.org.ua/uploads/files/58e78ee3c3922.pdf (дата звернення: 05.03.2022).

4. Концепція розвитку цифрової економіки та суспільства України на 2018-2020 роки: Розпорядження Кабінету Міністрів України № 67-р від 17.01.2018 р. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/67-2018-%D 1 %80#Text (дата звернення: 04.03.2022).

5. Куцик П. О. Розвиток хмарних технологій та їх місце в організації обліку та корпоративного документообігу. Розвиток системи обліку, аналізу та аудиту в Україні: теорія, методологія, організація. 2019. С. 183-186

6. Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 28 квітня 2017 року “Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій)”: Указ президента України №133/2017. URL: https://www.president.gov.ua/documents/1332017-21850 (дата звернення: 05.03. 2022).

7. Облік SaaS. Облік SaaS нові технології обліку та управління. URL: https://ioblik.com/uk (дата звернення: 27.03.2022).

8. jSolutions. URL: https://jsolutions.ua/ua (дата звернення: 05.04.2022).

9. Forbes. State Of Enterprise Cloud Computing, 2018. Aug 30, 2018. URL: https://www.forbes.com/sites/louiscolumbus/2018/08/30/state-of-enterprise-cloud-computing-2018/?sh=26015b94265e (дата звернення: 05.03.2022).

10. Адамик О. В. Інструменти “хмарних обчислень” як фактор удосконалення обліку в бюджетних установах. Економічний аналіз. 2015. Том 19. № 2. С. 179-184. URL: http://www.irbis-nbuv.gov.ua/cgi-bin/irbis nbuv/cgiirbis 64.exe?I21DBN=LINK&P21DBN=UJRN&Z21ID=&S21RE

F=10&S21CNR=20&S21STN=1&S21FMT=ASP meta&C21COM=S&2 S21P03=FILA=&2 S21STR=ecan 2015 19(2) 27 (дата звернення: 05.03.2022).

Размещено на Allbest.ru

Хорошилова І.О.

The purpose. The study is an analysis of the current state of automation of accounting and management, proposals for development opportunities in the field of automation of management and accounting in small businesses. Methodology of research. To achieve this goal, the following general and special research methods and techniques were used: comparative analysis of scientific literature and information sources based on methods of comparison, systematization and generalization; generalization of analysis results and logical generation of conclusions. Findings. The result of scientific work is a theoretical generalization and practical recommendations for automation of accounting and management in small businesses. Automation is a prerequisite for the rapid development of any organization due to its inherent effective management and accounting algorithms. In terms of automation, small business has a number of obvious advantages. In particular, more transparent and flexible business processes, as well as the ability to quickly develop new opportunities due to the small size of organizations, and hence the lack of serious bureaucratic red tape. Originality is a comprehensive study of the problems associated with the automation of accounting and management in small businesses. It is proposed to continue to implement constructive steps to introduce innovative information technologies in the direction of automation of accounting and enterprise management. Practical value. Is that with the implementation of relevant steps in the system of automation of accounting and management there will be favorable conditions for effective operation and improvement of the financial and economic condition of small businesses in Ukraine.

Key words: automation; information technologies and systems; accounting; management; efficiency of the enterprise. Размещено на Allbest.ru