Правила составления документов

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Частное учреждение образовательная организация высшего образования

«Омская гуманитарная академия»

Контрольная работа

По учебной дисциплине: Документооборот в управлении

На тему:

Правила составления документов

Выполнила: Дорофеева А.С.

Омск 2022



Содержание

Введение

Глава 1. Основные правила оформления документов

1.1 Правила составления официально деловых документов

1.2 Правила оформления входящих документов

Глава 2. Классификация документов

2.2 Основные правила составления документов

Заключение

Список литературы



Введение

Термин Документ от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство» - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ - облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Важный вид документов - различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте - как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".



Глава 1. Основные правила оформления документов

Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, которые влияют на классификацию.

На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации:

- организационно-правовую;

- плановую;

- распорядительную;

- справочную;

- аналитическую;

- отчетную;

- финансовую;

- договорную;

- документацию по личному составу.

Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере. В делопроизводстве правила оформления документов - это соответствие требованиям, установленным законодательными актами и государственными стандартами, при составлении, подписании, копировании, заверении и пересылке. Общие правила оформления служебных документов регламентируют как заполнение и расположение реквизитов, так и содержание текстовой части. Основным нормативным актом, которым устанавливаются правила оформления реквизитов документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, это: постановления; распоряжения; приказы; решения; протоколы; акты; письма. ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет правила оформления организационно распорядительных документов, в том числе, состав обязательных реквизитов, требования к их оформлению и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. Правила оформления документов по ГОСТу требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов.

Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:

- формуляр документа (обязательные реквизиты);

- бланк документа (реквизиты, содержащие информацию об авторе); заголовочная часть (сведения об организации);

- содержательная часть (основная часть, назначение и смысл);

- оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации).

Нормы и правила оформления документов, установленные Госстандартом, позволяют унифицировать требования к документам, обеспечивая их юридическую значимость, которая гарантируется заполнением обязательных реквизитов. При этом правила составления и оформления документов по личному составу и правила составления и оформления организационно правовых документов идентичны. Правила оформления официальных документов устанавливают и общие требования к используемым шрифтам, их размерам, а также размерам полей, межстрочных интервалов, отступов и пр. Эти размеры также приведены в ГОСТ. Зная основные правила оформления документов, в word вы всегда можете самостоятельно разработать шаблоны для любого вида деловых бумаг. Чтобы не перепутать, когда и какой документ применять, исключить случаи отсутствия документов, варианты их неверного оформления, а также лишние документы, используйте табель форм документов. Табель - это перечень всех документов организации, необходимых для ее работы.

1.1 Правила составления официально деловых документов

Существуют и общие правила составления служебных документов. Содержательная, текстовая часть фиксирует факты, события, управленческие решения и вытекающие их них действия, которые были выполнены или подлежат выполнению. Содержание документа излагают средствами служебно-делового языка, оно должно быть логичным и лаконичным. Данные и информация, которые приведены в тексте документа, основываются на фактах (событиях) и являются достоверными, а выводы - аргументированными. Основные правила составления служебных документов заключаются в том, что изложенные в тексте требования, выводы или иные аргументы подтверждаются ссылками на законодательные акты, ранее изданные (например, в рамках переписки) документы. Текст документа излагают на русском языке. Документы, направляемые в международные организации и учреждения, могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке. Содержательная часть может состоять только из связного (сплошного) текста, а также включать в себя анкеты, таблицы или их сочетания.

1.2 Правила оформления входящих документов

К входящим относятся документы, которые поступают в компанию от вышестоящих организаций, органов власти, контрагентов и физических лиц по разным каналам связи. Они требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы. Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции. Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа.

Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ нужно зарегистрировать один раз - непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию (на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании), проставляет на нем отметку о поступлении. В большинстве организаций для этого используется соответствующий штамп. Отметка содержит наименование предприятия, дату и время поступления документа, количество листов и входящий номер. Основное требование к регистрационному номеру - его уникальность. Не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы.

деловой входящий документ материальный информация



Глава 2. Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2019. - 592 с.

Документы классифицируются по наименованиям3:

- Научные отчеты;

- Чертежи;

- Схемы;

- Графики;

- Технологические и другие карты;

- Приказы;

- Распоряжения;

- Планы и отчеты;

- Акты;

- Протоколы;

- Договоры;

- Уставы;

- Инструкции;

- Справки;

- Докладные;

- Объяснительные записки;

- Служебные письма;

- Телеграммы;

- Анкеты;

- Стандарты;

- Технические условия;

- Платежные требования и поручения;

- Доверенности, исковые заявления;

-Авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты, и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

- по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликата;

- по средствам фиксации - письменные, графические, фотокино-документы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2.2 Основные правила составления документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р. 6.30-2020 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно - распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов ГОСТ Р 6.30-20. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2020.

ГОСТ Р. 6.30-2020 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т.д. Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит - текст документа.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;

1.1 Подраздел;

1.1.1 Пункт;

1.1.1.1 Подпункт

Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров. Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами - 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Формат бумаги А4 и А5; допускается - А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое -20; правое - 10; верхнее - 15; нижнее - 20.



Заключение

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению. Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.

Список литературы

1. Абрамова Н.А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.

2. Асалиев А.М., Миронова И.И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.

3. Быкова Т.А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.

4. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.

6. Грозова О.С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.

7. Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. 80 с.

8. Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.

9. Казанцев С.Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021.

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.

Размещено на allbest.ru

...