Внутрішній аудит системи менеджменту у випробувальній лабораторії органу оцінки відповідності

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Служба безпеки України

Український науково-дослідний інститут спеціальної техніки та судових експертиз

Внутрішній аудит системи менеджменту у випробувальній лабораторії органу оцінки відповідності

Топчій Н.В., науковий співробітник

Анотація

Розгляд та аналізування процесів проведення внутрішніх аудитів в випробувальній лабораторії органу оцінки відповідності далеко не нове питання. Всі випробувальні лабораторії стурбовані питанням управління ризиками та підвищенням ефективності діяльності організації. За останні роки процес проведення внутрішнього аудиту пройшов великий шлях у своєму розвитку та досяг значних успіхів в частині визнання їх необхідності з боку вищого керівництва випробувальній лабораторії органу оцінки відповідності.

Внутрішній аудит має здатність допомогти лабораторії досягти поставленої мети за допомогою використання систематизованого та послідовного підходу до оцінки процесів управління ризиками та до підвищення ефективності контролю якості. Розподіл відповідальності у випробувальних лабораторіях полягає в тому, що повну відповідальність за діяльність усієї організації несе її керівник. Це означає, що саме він є основною зацікавленою особою та замовником результатів внутрішнього аудиту, які необхідні для прийняття обґрунтованих рішень. Тому головним результатом внутрішнього аудиту є отримання надійної, достовірної, перевіреної та придатної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень інформації.

Ключові слова: аудит, програма аудиту, сфера аудиту, план аудит, критерії аудиту, доказ аудиту, дані аудиту, об'єкт аудиту, група аудиту, аудитор.

Annotation

Internal audit of the management system in the test laboratory of the assessing authority

Topchii N., Ukrainian scientific and research Institute of special equipment and forensic expertise of the Security Service of Ukraine (ISEE SSU)

Consideration and analysis of the processes for conducting internal audits in the testing laboratory of a conformity assessment body is far from a new issue. All testing laboratories are concerned with risk management and organizational performance. In recent years, the internal audit process has come a long way in its development and has made significant progress in terms of recognition of their need by the top management of the testing laboratory of the conformity assessment body. Internal audit can help the laboratory achieve its goals by using a systematic and consistent approach to evaluate risk management processes and improve the effectiveness of quality control. Each testing laboratory must have its own material and technical base, organizational structure, documented procedures, trained personnel, management, quality assurance system, a set of regulatory, legal and organizational methodological documents that meet the requirements of regulatory documentation that defines the requirements for testing laboratories. Internal audit is an activity aimed at providing independent and objective data on the internal activities of the organization and the effectiveness of the quality management system. Internal audit is one of the most effective tools to identify opportunities to improve the effectiveness of the quality management system of the testing laboratory and aimed at improving the laboratory's activities as a whole. The study of any tool is better to start with an understanding of what it is intended for, otherwise there is a risk of its incorrect and ineffective use. The distribution of responsibility in testing laboratories is that the leader bears full responsibility for the activities of the entire organization. This means that it is he who is the main stakeholder and customer of the results of the internai audit necessary for making informed decisions. Therefore, the main resuit of internai audit is to obtain a reliable, reliable, verified and suitable for making informed management decisions.

Key words: audit, audit programme, audit scope, audit plan, audit criteria, audit evidence, audit findings, auditee, audit team, auditor.

Постановка проблеми

Внутрішній аудит має величезний потенціал для випробувальних лабораторій: він вчить замислюватися про побудову систем, ефективне поєднання бізнес-процесів та внутрішніх контрольних процедур. Формування конкурентоспроможності починається із перегляду підходів до забезпечення якості продукції, що виробляється та актуальністю проведення аналізу внутрішніх процесів. Тому потрібно визначити вдосконалення діяльності випробувальної лабораторії органу оцінки відповідності. Детальне вивчення та дотримання послідовного підходу до оцінки та підвищення ефективності процесів управління ризиками, контролю та корпоративного управління дасть змогу досягти підвищення рівня конкурентоспроможності продукції та послуг на світовому ринку

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослідженням проблемних питань аналізування діяльності з надання незалежних та об'єктивних даних, спрямованих на вдосконалення діяльності організації, займалися такі вітчизняні науковці, як В.М. Новіков, Т.П. Назаренко, О.І. Хоруженко та інші. Серед закордонних досліджень заслуговують на увагу праці Дж. Робертсона, Ю.Ю. Кочинева, В.В. Скобара.

Водночас, незважаючи на значну кількість наукових публікацій, присвячених проблемам проведення внутрішнього аудиту, зумовлює потребу подальших досліджень цієї тематики.

Формулювання цілей статті. Метою даної статті є дослідження проблем отримання достовірної інформації щодо процесів за допомогою проведення внутрішніх аудитів , який є складовою частиною внутрішнього контролю випробувальної лабораторії. Для досягнення даної цілі необхідно уточнити роль внутрішніх аудитів в забезпеченні якості роботи випробувальної лабораторії, розкрити його цілі, визначити об'єкти, а також показати процес планування та організацію проведення такої перевірки.

Виклад основного матеріалу дослідження

Випробувальній лабораторії для підтвердження її технічної компетентності шляхом відповідності вимогам стандарту ДСТУ EN ISO/IEC 17025:2019 необхідна акредитація в національній системі акредитації. Проте для того, щоб лабораторія пройшла акредитацію та отримала офіційне визнання технічної компетентності, необхідна підготовка до зовнішнього аудиту. Йому має передувати внутрішній аудит [1, с. 13]. Внутрішній аудит - діяльність, спрямована на надання незалежних та об'єктивних даних щодо внутрішньої діяльності організації та ефективності функціонування системи менеджменту якості. Внутрішній аудит являє собою однин із найбільш дієвих інструментів, що дозволяє виявити можливості підвищення ефективності системи управління якості випробувальної лабораторії та спрямованих на вдосконалення діяльності лабораторії в цілому. Кожна випробувальна лабораторія повинна мати власну матеріально-технічну базу, організаційну структуру, задокументовані процедури, підготовлений персонал, управління, систему забезпечення якості, комплект нормативних, правових та організаційно-методичних документів, відповідні вимогам нормативної документації, яка визначає вимоги для випробувальних лабораторій.

Вивчення будь-якого інструменту найкраще починати з розуміння того, для чого він призначений, інакше виникає ризик неправильного та нерезультативного його застосування.

Внутрішній аудитор має можливість об'єктивно розібратися в нюансах усіх процесів в лабораторіях та дати їх власникам рекомендації щодо оптимізації.

Проведення аудиту характеризується застосуванням низки принципів. Ці принципи мають допомагати в тому, щоб аудит став результативним та надійним інструментом підтримування політики керівництва та його засобів контролювання, із забезпеченням інформацією, на основі якої організація може вживати заходів щодо поліпшення своєї діяльності. Дотримання цих принципів є передумовою забезпечення доречних та достатніх висновків аудиту, а також уможливлення того, щоб аудитори, працюючи незалежно один від одного, робили подібні висновки за подібних обставин [2, с. 4].

Перш ніж перейти до розгляду проведення внутрішніх аудитів випробувальної лабораторії органу оцінки відповідності, слід уточнити визначення основних понять.

Аудит (audit) - систематичний, незалежний та задокументований процес отримання об'єктивних доказів та їх об'єктивного оцінювання, щоб визначити ступінь дотримання критеріїв аудиту [2, с. 1].

Програма аудиту (audit programme) - сукупність заходів для проведення одного чи кількох аудитів, запланованих на конкретний період часу та спрямованих на досягнення конкретної цілі [2, с. 2].

Сфера аудиту (audit scope) - обсяг та межі аудиту [2, с. 2].

План аудиту (audit plan) - опис дій та заходів для проведення аудиту [2, с. 2].

Критерії аудиту (audit criteria) - сукупність вимог, що їх використовують як еталон, з яким порівнюють об'єктивний доказ [2, с. 2].

Об'єктивний доказ (objective evidence) - дані, які підтверджують існування чи правдивість чого-небудь [2, с. 2].

Доказ аудиту (audit evidence) - протоколи, виклади фактів чи інша інформація, що стосуються критеріїв аудиту та які може бути перевірено [2, с. 2]. внутрішній аудит управління ризик випробувальний лабораторія

Дані аудиту (audit findings) - результати оцінювання зібраних доказів аудиту за критеріями аудиту [2, с. 2].

Висновок аудиту (audit conclusion) - підсумок аудиту після розглядання цілей аудиту та всіх даних аудиту [2, с. 2].

Об'єкт аудиту (auditee) - організація в цілому та її частини, які піддають аудиту [2, с. 2].

Група аудиту (audit team) - одна чи кілька осіб, що проводять аудит за підтримки, за потреби, технічних експертів [2, с. 3].

Аудитор (auditor) - особа, яка проводить аудит.

Система управління (management System) - Сукупність взаємопов'язаних або вза- ємодійних елементів організації для формування політик, установлення цілей і процесів, щоб досягати цих цілей [2, с. 3].

Ризик (risk) - вплив невизначеності [2, с. 3].

Компетентність (competence) - здатність застосовувати знання та навички для досягнення запланованих результатів [2, с. 3].

Дієвість; показник діяльності (performance) - вимірний результат [2, с. 4].

Результативність (effectiveness) - ступінь реалізації запланованих робіт та досягнення запланованих результатів. [2, с. 4].

Також чим більше невідповідностей вдається виявити та усунути при проведенні внутрішнього аудита, тем менше невідповідностей виникне під час зовнішнього аудита.

При створенні служби внутрішнього аудиту необхідно вирішити, яку вона матиме організаційну структуру. Варіантами останньої можуть бути підпорядкування внутрішньому аудитору фахівців різних відділів, які можуть виконувати окремі функції у межах завдань внутрішнього аудиту, або підпорядкування внутрішньому аудитору головної компанії аудиторів, що очолюють відповідні підрозділи внутрішнього аудиту в дочірніх компаніях [3, с. 188].

Проте підготовка до зовнішнього аудиту не може бути єдиною причиною проведення внутрішнього аудита.

Можна виділити основні причини проведення внутрішніх аудитів:

Зовнішні причини:

- зміна вимог замовника;

- зміна законодавства;

- зміна вимог нормативних документів.

Внутрішні причини:

- зміна вимог до структури лабораторії;

- зміна вимог до цілей аудиту;

- зміна існуючої форми управління.

Замовник аудиту має забезпечити встановлення цілей програми аудиту, зважаючи на які плануватимуть та проводитимуть аудити, а також забезпечити результативне виконання програми аудиту. Цілі програми аудиту має бути узгоджено зі стратегічним напрямком замовника аудиту та підтримувати політику та цілі системи управління.

Цілі програми аудиту може бути встановлено на основі:

a) потреб та очікувань відповідних заінтересованих сторін як зовнішніх, так і внутрішніх;

б) характеристик процесів, продукції, послуг та проектів, а також будь-яких вимог і змін до них;

в) вимог системи управління;

г) потреби щодо оцінювання зовнішніх постачальників;

д) рівня дієвості об'єкта аудиту та рівня досконалості систем(и) управління, відображених у відповідних показниках дієвості (наприклад, КРІ), випадків невідповідностей чи інцидентів або скарг від заінтересованих сторін;

і) виявлених ризиків та можливостей щодо об'єкта аудиту;

ї) результатів попередніх аудитів. [2, с. 7].

Під системою внутрішнього контролю, яка має бути повсюдно розроблена та здійснюватися, на наш погляд, слід розуміти сукупність суб'єктів, об'єктів та засобів контролю, що взаємодіють як єдине ціле з метою забезпечення дотримання політики організації та ефективного ведення господарської діяльності, а також оцінки стану об'єкта, контролю та вироблення регулюючих заходів. При розробці системи внутрішнього контролю переслідується досягнення наступних цілей, а саме, забезпечення: надійності та повноти інформації, відповідності законодавству, економічного використання ресурсів, збереження активів, досягнення організацією поставлених цілей та завдань [1]

Лабораторія має визначати та вибирати можливості для поліпшування та здійснення будь-яких необхідних дій.

Висновки

Узагальнюючи вищезазначене можна припустити, що питання поліпшування роботи випробувальної лабораторії шляхом проведення внутрішніх аудитів дає можливість реалізувати відстежуваність процедур системи менеджменту якості лабораторії, забезпечить достовірність даних, підвищить довіру споживачів до випробувальної лабораторії. Внутрішні аудити являють собою необхідною передумовою успішного проходження процедури акредитації та підтвердження компетенції лабораторії!

Список використаних джерел

1. Т.И. Диденко, И.О. Егорочкина Организация и методология проведения внутреннего аудита в испытательных лабораториях.

2. ДСТУ КО 19011:2019 Настанови щодо проведення аудитів систем управління.

3. Хоруженко О.І. Служба внутрішнього аудиту як підсистема управління корпоративною власністю: тези доповідей учасників V наукової конференції, присвяченої пам'яті д.е.н., професора, заслуженого діяча науки і техніки України О.С. Бородіна [“Розвиток системи обліку, аналізу та аудиту в Україні: традиції, проблеми, перспективи”]. Київ, 2007. 280 с. С. 187-189.

References

1. T.I. Didenko, I.O. Egorochkina (2018) Organizaciya i metodologiya provedeniya vnutrennego audita v ispytatelnyh laboratoriyah [Organization and metrology of internal audit in testing laboratories].

2. DSTU ISO 19011:2019 Nastanovi shodo provedennya auditiv sistem upravlinnya [DSTU ISO 19011:2019 Guidelines for auditing management systems].

3. Khoruzhenko O.I. (2007) Sluzhba vnutrishnoho audytu yak pidsystema upravlinnia korporatyvnoiu vlasnistiu. [The internal audit department as subsystem of management of corporate property]: V naukova konferentsii, prysviachenoi pam'iati d.e.n., profesora, zasluzhenoho diiacha nauky i tekhniky Ukrainy O.S. Borodina “Rozvytok systemy obliku, analizu ta audytu v Ukraini: tradytsii, problemy, perspektyvy”, Kyiv, pp. 187-189.

Размещено на allbest.ru