Электронная трудовая книжка: понятие, элементы, особенности документооборота

Размещено на http://allbest.ru

Размещено на http://allbest.ru

ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПОНЯТИЕ, ЭЛЕМЕНТЫ, ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Руфия Хазибовна Галиуллина,

Ранис Расихович Галимов,

Аннотация

В статье рассматриваются особенности и элементы нового цифрового документа: электронной трудовой книжки, пробелы в законодательстве, трудности в применении электронных трудовых книжек, в частности в системе органов внутренних дел Российской Федерации.

Ключевые слова: трудовая книжка; электронная трудовая книжка; работодатель; работник; государственный служащий; сотрудник органов внутренних дел; страхователь; зарегистрированное лицо

EMPLOYMENT RECORD BOOK: CONCEPT, ELEMENTS AND PECULIARITIES OF THE WORKFLOW

Rufya Hazibovna Galiullina,

Ranis Rasikhovich Galimov,

Abstract The article deals with the features and elements of a new digital document: electronic work record book, gaps in legislation, difficulties in the application of electronic work record books, in particular in the system of internal affairs bodies of the Russian Federation.

Key words: labor book; electronic labor book; employer; employee; civil servant; internal affairs officer; insurant; registered person

электронная трудовая книжка цифровой документ законодательство

С 1 января 2020 года в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» был осуществлен переход к электронному документообороту: наряду с документарной трудовой книжкой статус документа получила электронная трудовая книжка (далее - ЭТК). Ведение трудовой книжки предусмотрено не только для лиц, работающих по трудовому договору, но и для государственных служащих. В связи с этим выяснение особенностей цифрового формата основного документа о трудовой (служебной) деятельности становятся актуальным не только для регламентации трудовых, но и административных правоотношений, отношений по пенсионному страхованию и социальному обеспечению. Изменения в федеральном законодательстве в связи с переходом на электронный документооборот на уровне нормативных актов (введение ст. 66.1 в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.10.2022) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1 (ч. 1). Ст. 3., издание Федерального закона от 16.12.2019 № 439- ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде: Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ (ред. от 24.02.2021) // Собрание законодательства РФ. 2019. № 51 (часть I). Ст. 7491.; Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее - Закон № 436) О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования: Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2019. № 51 (часть I). Ст. 7488.; Федерального закона от 24.04.2020 № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования») О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования: Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2020. №17. Ст. 2714.; подзаконных нормативных актов (приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н (ред. от 17.09.2020) «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов ПФР и порядка их заполнения: приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н (ред. от 17.09.2020). СПС «КонсультантПлюс».; постановление Правления ПФР от 13.10.2022 № 217п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25.12.2019 № 730п» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.10.2022 № 70739; вступает в силу 08.11.2022) Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»): постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п (ред. от 21.04.2022) (Зарегистрировано в Минюсте России 23.01.2020 № 57251). СПС «КонсультантПлюс». в значительной степени определило содержание электронной трудовой книжки, основные ее элементы и порядок заполнения.

В течение 2019 - 2020 гг. было издано значительное количество научно-практических статей, которые содержали комментарии по изменениям законодательства, разъяснения о правах работников в отношении способа хранения сведений об основной трудовой деятельности, особенностях перехода от документарной к цифровой форме документа (О. Заболон- ковой [1], Л.В. Куревиной [2], Л. Ларце- вой [3], А. Павловой [4], Д.Ю. Паниной [5] и т.д.). Статьи носили актуальный и своевременный характер, безусловно, имели значение для использования в практической деятельности сотрудников кадровых служб. Вместе с тем отметим, что не было уделено внимание особенностям перехода к электронному виду документов отдельных категорий работников и государственных служащих, в частности сотрудников ОВД РФ.

Безусловно, переход к электронным трудовым книжкам сопровождается комплексом трудностей, возникающих при фиксации и передаче персональных данных работника (государственного служащего) в связи с осуществлением им трудовой (служебной) деятельности. Одна из главных сложностей при передаче данных о трудовой деятельности в ПФР О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации: Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2022. № 29 (часть I). Ст. 5203. - утеря, повреждение трудовой книжки, оформление дубликата. Цифровая форма трудовой книжки снижает возможные риски, связанные с хранением документарной трудовой книжки, обеспечивает сохранность данных, быстрое восстановление и оперативный доступ заинтересованных и управомоченных лиц к необходимой информации. В настоящее время разработана и вступает в силу с последними изменениями от 08.11.2022 новая цифровая форма хранения трудовой книжки - форма СЗВ-ТД, утвержденная постановлением ПФР № 730п (ред. от 13.10.2022) «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Переход к электронной трудовой книжке осуществляется в контексте применения диспозитивного метода правового регулирования и метода саморегуляции как в отношении работников, так и государственных служащих, при условии что они по состоянию на 31 декабря 2020 года имели документарную трудовую книжку. Работники, которые трудоустраиваются впервые, государственные служащие, впервые поступающие на службу и не состоявшие в трудовых правоотношениях прежде с 2021 года получают электронную трудовую книжку. За работником сохраняется право на ведение работодателем документарной трудовой книжки, если он был трудоустроен до 2020 года.

Электронные трудовые книжки содержат сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц, которые формируются страхователями в электронном виде и хранятся в информационных ресурсах ПФР. Правление ПФР определило в качестве субъектов цифрового документооборота трудовых книжек главных лиц: страхователя, в качестве которого могут выступать собственно работодатель (организация или юридическое лицо, заключающее трудовые договоры с работниками; индивидуальный предприниматель; орган государственной исполнительной власти, выступающий в качестве наймодателя государственного служащего, физическое лицо; иные лица, например, церковная организация) и зарегистрированное лицо (работники, заключившие трудовой договор, «включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе», а также государственные и муниципальные служащие, военнослужащие, заключившие контракт о прохождении военной службы). Привычные для трудового права понятия «работодатель» и «работник» не используются, а за основу формирования сведений о трудовой деятельности берется факт страхования зарегистрированного лица страхователем в ПФР

Особое внимание уделено волеизъявлению работника: переход к новому формату являлся добровольным и осуществлялся только с его согласия, о чем имеется соответствующая запись в электронной трудовой книжке. Для поступивших на работу в 2021 году и позднее все сведения о периодах работы фиксируются в электронном виде. Если работник не воспользовался правом подачи заявления до 31 декабря 2020 года включительно, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в документарной форме, однако при последующем трудоустройстве у нового работодателя все данные работника будут фиксироваться только в электронном виде. Работнику, который дал согласие на получение сведений о трудовой деятельности в цифровом формате, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Законом № 436-ФЗ вносятся изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее - Закон № 27-ФЗ)¹. В целях заполнения данного раздела в Законе № 27-ФЗ закреплена обязанность страхователей представлять в ПФР сведения: о страхователе; о работодателе, правопреемником которого является страхователь (является одним из положительных новшеств нового формата записей); сведения о зарегистрированном лице с указанием номера СНИЛС; сведения о наличии или отсутствии заявления о продолжении ведения трудовой книжки; заявление о согласии предоставлять сведения о трудовой деятельности; сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Обращает внимание в качестве обязательного условия размещение в информационной системе ПФР согласия в письменной форме зарегистрированного лица вести, передавать и размещать персональные данные о своей трудовой деятельности. Иными словами, возникновению права на цифровой формат ведения трудовой книжки предшествует юридическое действие работника: подача заявления о переходе на ЭТК. Препятствиями к переходу на ЭТК могли быть: стойкая или временная нетрудоспособность; отпуск; отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными актами; другие основания, в частности, если заявитель имел стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но на 31.12.2020 не состоял в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подал письменное заявление) [2, с. 42].

Особого внимания заслуживает вопрос отражения в ЭТК доступа к государственной тайне. Согласно приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», записи о прохождении военной службы делаются только по месту прохождения этой службы Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек: приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 № 63748). СПС «Консультант- Плюс».. В случае если работник или служащий имел доступ к государственной тайне, этот факт в ЭТК не фиксируется [1, с.33].

ПФР является органом, который реализует обязанности по сбору, хранению всей необходимой информации, а также ответственность за утерю сведений о трудовой деятельности и стаже работников.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования дополнился новым разделом «Сведения о трудовой деятельности». В этом разделе указываются:

место работы (включая наименование 20 страхователя и сведения об изменении наименования страхователя, если таковые имеются; регистрационный номер страхователя);

подробные сведения о выполняемой работе и периодах работы;

информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде.

Таким образом, ЭТК - новый, отличающийся от трудовой книжки, документ об основной трудовой деятельности работника, который приобретает новый правовой статус «зарегистрированное в ПФР лицо». Отличие ЭТК состоит не только в новой, цифровой, форме хранения в информационных ресурсах, но и в порядке ведения: требуется письменное согласие работника на ее ведение и содержание. Вместе с тем сами зарегистрированные лица и кадровые службы отмечают пробелы в порядке внесения записей, пре- ₂₀ жде всего, записей о воинском стаже и службе лиц, допущенных к государственной тайне.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Заболонкова О. Сведения о трудовой деятельности // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение. 2020. № 12. С. 28 - 35.

2. Куревина Л.В. Нюансы перехода на электронную трудовую книжку // Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения. 2020. № 6. С. 40 - 47.

3. Ларцева Л. Электронным трудовым книжкам быть! // Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. 2020. № 1. С. 22 - 28.

4. Павлова А. Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение. 2021. № 9. С. 45 - 51.

5. Панина Д.Ю. Меняется порядок ведения и хранения трудовых книжек // Руководитель бюджетной организации. 2021. № 8. С. 58 - 63.

Размещено на Allbest.ru