Планування особистої роботи менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Практичне заняття

Тема: Планування особистої роботи менеджера

Мета: закріплення знань в основних методах планування особистої діяльності менеджера.

Знати: правила і принципи планування робочого часу.

Вміти: планувати робочий час.

План заняття:

1. Обговорення теоретичних питань

1. Правила, принципи та методи планування часу.

2. Особливості використання робочого часу керівниками різних рівнів управління.

2. Практичні завдання.

Методичні вказівки до виконання завдань

Завдання 1. Необхідно знайти відповідне значення для кожного наведеного терміна.

Таблиця 1

Завдання 2. Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу часу є самофотографія робочого часу. Вона полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен з видів роботи.

Як же Вам зробити фотографію вашого часу? Головна і неодмінна умова - це абсолютна чесність.

Ви повинні одержати точну картину того, як ви витрачаєте свій час.

Для цього: протягом як мінімум 1 тижня (чи хоча б 2-3 дні) докладно записуйте, як ви витрачаєте час. Зручніше за все це робити за допомогою таблиці 5.1.

Записуйте докладно, що ви робите: снідаєте, обідаєте, прибираєте, дивитеся телевізор, читаєте, готуєтеся до модульного контролю чи семінару. Якщо ви спите, то так і напишіть: «Сон». Фіксуйте будь-які дрібниці. Однак недоцільно занадто дробити часові інтервали: найкраще годину розділити на 4 частини (по 15 хвилин) і записувати кожні 15 хвилин те що ви робите.

Якщо Ви будете вказувати занадто малі проміжки часу (менш 15 хвилин), то це ускладнить підрахунки витрат часу й аналіз його використання.

Звичайно, якщо якийсь вид діяльності у Вас займає більше, ніж 15 хвилин, то треба вказувати реальний час.

Наприклад, дорога в інститут у Вас займає 50 хвилин, відповідно, указуєте час «від» і «до»; підготовка до модульного контролю займає 1,5 години - відповідно вказуєте час.

Завдання.

1.Заповніть у таблиці 5.1 «Аналіз використання часу» спочатку стовпчики 2, 3 і 4, а також паралельно заповнюйте «Денні перешкоди». Згодом стовпчики А, Б, В, Г, які служать для виконання аналізу витрат часу і визначення Ваших слабких сторін. Даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями:

1. А - чи була ця робота необхідна? Відповідь «Так» чи «Ні» занести в стовпчик Відповідь «Ні» треба занести також у стовпчики Б і В.

2. Б - чи були виправдані витрати часу? - Так чи Ні.

3. В - чи було доцільним виконання роботи? - Так чи Ні.

4. Г - чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи? - Так чи Ні.

Занести відповіді, що відповідають кожному виду діяльності, у відповідний стовпчик А, Б, В, Г.

2. Далі визначити загальну тривалість роботи за день (У ПД).

3.Порахувати по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь «Ні» (У Ан, У Бн, УВн УГн).

4.Перевірте розрахунки за наступними співвідношеннями:

а) б) в) г)

робочий час менеджер самораціоналізація

5. Використовуючи ту саму таблицю «Аналіз видів діяльності і витрати часу» і «Денні перешкоди», Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і ті помилки, що найбільш часто повторюються у Вашому робочому стилі і з наступного дня почніть працювати над собою.

а) Якщо виявиться, що 10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас маються проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів.

б) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків витрати часу були занадто великі, то Ви повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми в роботі, концентрація, самодисципліна).

в) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.

г) Якщо 10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків часовий інтервал не було визначено свідомо, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи і т.п.).

6. Випишіть 5 найважливіших причин утрат часу, що ви знайшли під час аналізу часових утрат. По суті, це і є ваші найважливіші поглиначі.

Найбільш типові поглиначі часу:

Нечітка постановка цілей.

Відсутність пріоритетів у справах.

Спроби дуже багато зробити за один раз.

Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення.

Незадовільне планування робочого дня.

Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл.

Недостатня мотивація.

Пошук документів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів, тощо.

Недоліки кооперації або розподілу праці.

Відволікаючі від справ телефонні дзвінки.

Незаплановані відвідувачі.

Нездатність сказати “ні”.

Неповна або запізнена інформація.

Відсутність самодисципліни.

Невміння довести справу до завершення.

Відволікання.

Тривалі наради.

Відсутність комунікативних зв'язків.

Надмірна комунікабельність.

Відкладання справ.

Недостатнє делегування справ.

Проаналізувавши результат ви зможете визначити свої слабкі місця, де ви гаєте час, і здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати.

Ніхто краще Вас не знає Ваших проблем у частині організації праці. Тому Ви вже зараз повинні починати практикувати активний самоменеджмент.

Таким чином, на конкретних прикладах ми побачили, яке значення відводять самоменеджменту у своєму житті відомі менеджери і ділові люди і переконалися в тому, що ні велікі здібності, ні професійні знання і майстерність не можуть допомогти керівнику чи іншій діловій людині, якщо він не навчиться керувати собою, своїм часом.

Таблиця 3 - Інвентаризація часу. Аналіз використання часу

*У колонках 5,6,7,8 дати оцінку кожного з виконаних Вами видів діяльності за критеріями:

А - чи була ця робота необхідна? Так чи ні? (занести в колонку 5)

Б - чи були виправдані витрати часу? Так чи ні? (занести в колонку 6)

В - чи було доцільне виконання роботи? Так чи ні? (занести в колонку 7)

Г - чи було свідомо визначено інтервал часу на виконання роботи? Так чи ні? (занести в колонку 8)

Таблиця 4 - Приклад аналізу використання робочого часу протягом робочого дня головного спеціаліста відділу розслідувань податкової інспекції

Завдання 3. Для розробки місячного, тижневого, декадного плану та планів дня краще скористатися іншою формою, що передбачає аналіз завдань за пріоритетами А, Б, В. Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ містить у собі три закономірності:найважливіші задачі (категорія А); важливі задачі (категорія Б); менш важливі задачі (категорія В) (табл.5.3.)

1) Найважливіші завдання (категорії А) складають приблизно 15% кількості всіх задач і справ, якими зайнятий керівник. Значимість цих завдань (щодо їх внеску в досягнення мети) складає при цьому - 65%.

2) Важливі завдання (категорії Б) припадає в середньому 20% загальної кількості, а також 20% значимості завдань і справ керівника.

3) Менш важливі і несуттєві завдання (категорія В) складають 65% загальної кількості завдань, але мають незначну частку (приблизно 15%) у загальній "вартості" усіх справ, що повинний виконати менеджер.

Таблиця 5

За найважливіші справи, що приносять найбільший результат (справи А) треба братися в першу чергу, щоб за допомогою деяких дій забезпечити велику частину загального ефекту.

На наступні по значимості задачі Б припадає також істотна частина сукупного результату, тоді як виконання більшої кількості, але менш важливих задач у цілому дає невеликий результат.

Аналіз своїх завдань по методу А Б В ви можете здійснювати в такий спосіб:

1. Складіть список усіх майбутніх у відповідному періоді часу (місяць, день і т.д.) справ (чи задач).

2. Систематизуйте задачі за їх важливістю, встановіть черговість справ відповідно до їх значення для вашої діяльності.

3. Пронумеруйте свої задачі.

4. Розподіліть ваші задачі відповідно до категорій А, Б, В:

- А - перші 15% усіх задач (дуже важливі, що мають найбільшу значимість) - не підлягають передорученню;

- Б - наступні 20% задач - категорії Б (дуже важливі, але їх можна виконати в другу чергу) - можуть бути передоручені для виконання іншим особам;

- В - інші 65% усіх задач (категорії В) - менш важливі, незначні. Вони в будь-якому випадку повинні бути передоручені.

При складанні планів за цією формою розподіліть свої завдання за пріоритетами. Слід усвідомити, що план - не догма. В залежності від обставин плани можуть змінюватися, доповнюватися, перероблятися. Переглядати свої плани і коригувати їх слід регулярно. Приклад складання плану роботи на день наведений в таблиці 5.4.

Таблиця 6 - Приклад складання плану на місяць з використанням аналізу АБВ

Размещено на Allbest.ru