Інструментарій адаптації персоналу як фактор ефективної діяльності компанії

Вступ

Постановка проблеми. Питання щодо адаптації працівника є постійно актуальним завдяки зовнішнім, внутрішнім, технологічним, фінансовим та управлінським змінам. На сьогоднішній день, очевидним є той факт, що успіхом будь-якої компанії (підприємства, організації) є якісні трудові ресурси. Якість трудових ресурсів формується за рахунок рівня професіоналізму, знань та умінь, якими володіє працівник. Окрім цього, для повноцінної, ефективної реалізації професійних якостей працівникові необхідно вміти адаптуватися до відповідних умов та вимог праці, що є одним із факторів для ефективної діяльності компанії та її конкурентоспроможності. Процес адаптації потребує, в першу чергу, від менеджера по роботі з персоналом розуміння сутності адаптації, вміння забезпечувати ефективність використання різних адаптаційних інструментів та формування у працівника гнучких навичок до сприйняття змін, що є передумовою для генерування дієвої програми адаптації в компанії. Тому, обізнаність менеджера щодо введення працівника в трудові взаємовідносини набуває значущості, що надає можливість створити ефективний механізм проходження адаптаційного процесу в компанії, застосування якого сприятиме скороченню витрат та плинності кадрів, економії часу у відповідального за цей процес, виникненню задоволення від роботи у працівника. Зацікавленість до даної теми полягає в тому, що не існує єдиної науково-професійної методики застосування інструментарію адаптації. Огляд методів та інструментів надає можливості керівникам чи відповідальним за цей процес краще усвідомлювати та розуміти нюанси проходження, вплив на командний настрій колективу. Інструментарій адаптації, що використовується у процесі адаптації менеджером, виступає актуальною засадою через те, що інформативність даної теми може бути використана компаніями для формування індивідуального процесу адаптації працівника до змін.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Праці науковців, які присвячені адаптації персоналу та її ролі у досягненні ефективності діяльності компанії, дають можливість розкрити її сутність, види та інструменти проведення.

З точки зору Крушельницької В. О., «адаптація» - це процес пристосування працівників до умов зовнішнього і внутрішнього середовища; взаємне пристосування працівника та умов організації, що базується на поступовому освоєнні нових професійних, соціальних та організаційних умов праці [4, С. 131].

За Никифоренко В. Г., «адаптація» - це взаємне пристосування людини і навколишнього середовища як предметно-речового, так і соціального. У її рамках відбувається детальне ознайомлення з колективом і новими обов'язками; засвоєння стереотипів поведінки, пристосування до середовища [7, С. 90].

Шейн Е. та Мирошниченко Ю. В., Лобенко А. В. формують «адаптацію», як процес накопичення індивідом різноманітних навичок під впливом інструментів менеджменту, результатом якого є освоєння, пізнання та пристосування до умов внутрішнього середовища організації [6, 8].

Бикова А., Паранько Д. [1] та Діденко Є. [3] у своїх роботах розкривають сутність та особливості інструментів адаптації персоналу. Наводять приклади використання інструментів адаптації у вітчизняних та зарубіжних компаніях.

Аналіз визначень «адаптації» різних науковців, дає можливість стверджувати, що при подібності формулювання є певна відмінність. Одні вважають, що це процес пристосування до змін, умов праці, а інші, що це процес навчання, накопичення навичок працівником. Таку відмінність можна пояснити тим, що адаптація має різні характеристичні ознаки (об'єкт, суб'єкт, сфера, зміст, рівень). З погляду властивої відмінності адаптації науковці класифікують адаптацію персоналу за видами, формують програми адаптації працівників з використанням загальновживаних інструментів адаптації. Окрім дослідження сутності адаптації та видів адаптації для удосконалення її практичного використання у компаніях, необхідно виділити інструменти ефективного механізму адаптаційного процесу, що будуть надавати певні переваги для компанії та/або працівникам, що й обумовило вибір теми.

Метою статті є огляд методів та інструментів адаптації працівників у компанії, виявлення їх характеристичних ознак, що в подальшому дає можливість компонування інструментів для результативного проходження адаптаційного процесу та ефективної діяльності компанії в цілому та зміцнення конкурентоспроможності в просторі її функціонування.

Виклад основного матеріалу

Для підтримання конкурентоспроможності компанії необхідне забезпечення умов для зростання, а іноді і збереження її кадрового потенціалу. Адже саме працівники забезпечують результативне використання потужностей компанії. Під впливом зовнішніх, внутрішніх, фінансових, управлінських, технологічних факторів у соціалізації працівників компанії відбуваються зміни, що значно можуть впливати на її діяльність в цілому. Одним із важливих завдань менеджера по кадрах є адаптація персоналу до змін. Тобто, основуючись на розкриту сутність «адаптації» науковцями, менеджеру властиво допомагати працівникові прийняти цінності та орієнтири компанії, полегшити входження в колектив та посаду, пристосуватись до умов праці та змін, що можуть відбуватися як всередині компанії, так і зовні, надати знання щодо нових професійних обов'язків. Тобто, невід'ємними елементами адаптації є знання, досвід, компетенції, обізнаність тощо. Водночас ці елементи стають основним предметом ефективного менеджменту в компанії. Серед поставлених цілей перед менеджером можливо виділити максимально короткий термін проходження періоду адаптації працівником, формування професійних якостей, вмотивованість та заохочення до праці, відповідальне ставлення до завдань та обов'язків, зменшення витрат. Для досягнення поставлених цілей компанії вдаються до систематизованих методів, послідовних дій та засобів управлінського потенціалу. За допомогою використання методів в поєднанні з різними інструментами адаптації працівників можливо досягти швидшого сприйняття корпоративної культури, розкриття потенціалу працівника, що значно сприяє досягненню цілей компанії. Одними з переваг правильного впровадження концепції адаптивного процесу працівника є підвищення конкурентоспроможності та іміджу компанії.

Регулювання процесу адаптації відбувається за рахунок організаційних рішень. Залежно від ситуації менеджер залучає та поєднує різні методи адаптації - це ті заходи, які дозволять працівникові швидше відчути себе повноцінною частиною колективу, виконувати ефективно поставленні завдання, набути дружніх взаємовідносин в колективі. Методи адаптації персоналу науковці розділяють на групи: економічні, організаційно-адміністративні, соціально-психологічні методи [1].

Суть економічних методів полягає в фінансовій мотивації працівників. Економічні методи реалізуються за допомогою надання пільг у перші місяці роботи у вигляді пониження норм виробітку та вимог до працівників, винагороди та надбавки. За допомогою цих способів можливо знизити стрес від навантаження, виду праці, посилити вмотивованість до нових професійних обов'язків та заохочення до співпраці.

Організаційно-адміністративні методи адаптації направлені на встановлення контролю за ходом адаптації працівника та введення коригувальних дій. Ці заходи є невід'ємною частиною процесу адаптації, якщо серед цілей менеджера є скоротити терміни проходження та зменшити витрати на адаптаційний період. Контроль протікання процесу адаптації та своєчасне внесення корективів в цей процес є запорукою ефективної адаптації.

Соціально-психологічні методи - залучення працівника в різні зв'язки і взаємовідносини в колективі. Це заходи, що допомагають працівникові влитися в колектив, побудувати дружні стосунки між колегами, налагодити свою логістику в компанії. Результатом застосування цих методів є впевненість працівника у виконанні даних завдань, впевненість в підтримці та допомозі з боку колег, утримання, а іноді і підвищення, комунікабельності працівника в колективі.

Загальною метою методів адаптації є забезпечення рівноваги між діями та заходами, які залучає менеджер до процесу адаптації для досягнення поставлених цілей. Врегульоване застосування таких методів є запорукою результативного проходження адаптаційного періоду.

Розглядаючи методи адаптації, які можливо задіяти в процесі адаптації працівника до змін, слід також зазначити, що існують різноманітні допоміжні інструменти, що впливають на ефективність процесу адаптації, адаптивність працівника, термін проведення адаптації та інші показники адаптації. Під інструментами адаптації будемо мати на увазі всі види документів, що регламентують права та обов'язки суб'єктів та об'єктів адаптації в організації, а також психологічні заходи, технічні засоби та матеріальні об'єкти, що спонукають до вмотивованості, зацікавленості та заохочування працівника. Інструменти адаптації мають на меті допомагати працівнику подолати тривогу, освоїться в команді та влитися у робочий процес.

Інструменти адаптації доцільно згрупувати відповідно до їх характеру та призначеної ролі у процесі інтеграції працівника. Групування інструментів адаптації дозволяє забезпечити системний підхід до адаптації працівника, а також регулювати організаційні дії відповідно виявлених проблем в ході протікання адаптованості працівника. Структуроване групування дає можливість ефективно використовувати інструмент відповідно до поставлених завдань і запобігає безладу в діях.

Найбільш поширеного практичного застосування отримали такі групи інструментів: нормативні, організаційно-процедурні, інформаційні, зворотного зв'язку, репутаційні та інституційні.

Нормативні інструменти мають характер локальних нормативно-правових документів, що визначають права та обов'язки всіх зацікавлених сторін в процесі адаптації [5]. Як правило, у нормативно-правових документах відображено процес адаптації працівників на кожному організаційному рівні. Відображаються цілі та завдання адаптації, її терміни, структура. Також передбачені заходи щодо адаптації, що проводяться та контролюються відповідальною особою за цей процес. Також, в нормативних документах можливо закріпити систему оцінки працівника до та після адаптації, що може складатися з таких показників, як знання нормативної бази, рівень відповідальності, терміни виконання роботи, ініціативність, обсяг та якість роботи, дисциплінованість, комунікабельність, кваліфікаційний рівень та ін. За виконання кожного показника передбачається нарахування певної кількості балів, за сумарним результатом яких робиться висновок про успішність адаптації працівника. Також в нормативні документи можна ввести анкету з оцінки ефективності чинної програми адаптації шляхом відповіді на питання про терміни адаптації, необхідності допомоги колег, ефективності заходів тощо. Зворотній зв'язок від працівника дозволяє доопрацювати нормативно-правові аспекти, виявити переваги та недоліки застосовуваних методів адаптації.

Організаційно-процедурні інструменти - заходи, що направлені на полегшення входження працівника в організацію, колектив та зменшують стресове навантаження для всіх учасників процесу адаптації. До організаційно-процедурних інструментів входить програма введення в посаду, яка складається з комплексу заходів, що дозволяють забезпечити найкращий трудовий старт на початку адаптаційного періоду. Головна мета - ознайомлення працівника з загальними правилами роботи в організації та на робочому місці, правилами техніки безпеки і охорони праці, з новими робочими умовами, корпоративними традиціями і нормами поведінки. Ретельну увагу слід приділити створенню ввідних інструментів. Адже перше враження працівника про компанію є правдиве і може мати довготривалий вплив на мотивацію до роботи та стосунки в колективі. Непродуктивне введення працівника може серйозно підірвати процес адаптації в колективі та відтермінувати час, коли працівники почнуть робити повноцінний внесок у діяльність компанії.

Інформаційні інструменти покликані забезпечити працівника необхідною інформацією для успішної адаптації, а в подальшому і роботи. Змістовність інструментів (які також можуть бути в електронному форматі) інформаційно наповнені відповідями на запитання, які виникають у працівника на початку входження в компанію, колектив, посаду. Ефективно включати довідкову інформацію щодо керівництва та історії компанії, організаційну структуру, розташування різних підрозділів та відділів, ознайомлення з технологічними процесами. Маючи таку інформацію, працівники можуть швидко орієнтуватися та відповідати на питання, коли вони в них виникають, не заважаючи іншим колегам у їхній роботі.

Отримати суб'єктивну оцінку успішності адаптації з боку всіх зацікавлених сторін можна за допомогою інструментів зворотного зв'язку. Короткий термін та результативність процесу адаптації визначає наскільки легко та ефективно працівники інтегруються в робоче середовище. Зворотній зв'язок допомагає налаштувати та контролювати процес адаптації як працівника, так і відповідального за цей процес. Оцінка результатів адаптації є ключовим аспектом регулювання цього процесу на різних етапах входження в професійну діяльність працівника. Анкети зворотного зв'язку включають питання щодо оцінки першої зустрічі працевлаштованого, атмосфери в колективі, дієвості програми адаптації, зрозумілості поставлених завдань, навичок працівника, системи наставництва та іншу додаткову інформацію.

Репутаційні інструменти призначені створювати та підтримувати позитивний імідж роботодавця як всередині організації, так і на ринку праці в цілому. Репутація важлива для будь-якої компанії. Компанії використовують різні інструменти, щоб підтримувати і мотивувати працівників на робочому місці, тим самим формуючи позитивне ставлення та враження від компанії та керівництва в більш ширшому околі. Інструменти щодо репутаційної думки можуть бути різноманітні: від корисних (блокноти, ручки, флешки тощо) до речей з корпоративним стилем, які дають змогу відчути себе частиною команди та заряджають енергією (наліпки, футболки, шоколадки тощо). Важливу роль у становленні іміджу компанії відіграє також публічна активність керівника. Відкрита взаємодія з працівниками компанії, з партнерами формує ставлення до компанії в цілому.

Інституційні інструменти покликані навчити, підвищити професіональні навички та розкрити професійні ресурси працівника, злагодити та налаштувати дружні відносини в колективі. Компанії залучають в адаптаційний процес різні види інституційних інструментів, таких як: навчальні програми, стажування, наставництво, коучинг, кураторство та ін. Розвиток професійного досвіду, заснованого на додаткових знаннях і навичках, формує особистісні якості, позитивне ставлення до роботи, вмотивованість до кар'єрного росту. Це пов'язано з тим, що потенціал працівника залежить від того, наскільки швидко він зможе адаптуватися на робочому місці та стати рівноправним членом команди. Також використання інституційних інструментів передбачає підтримку і вдосконалення комунікативних та управлінських навичок наставників, коучів, що сприяє розширенню потенціалу наставника. Корпоративні тренінги та заходи, спрямовані на встановлення дружніх відносин, значно впливають на продуктивність професійної діяльності працівника. Систематизоване використання інституційних інструментів дає можливість побудови структурованого, логістичного та ефективного менеджменту в процесі адаптації працівника.

Виходячи з вище наведеного, можна стверджувати, що добре структурований процес адаптації персоналу є ключовим моментом у звиканні працівника до змін. Різнобічний потенціал адаптаційних інструментів надає можливості закрити питання щодо нормативно-правової документації та фінансових витрат, зменшити час між навчанням, стажуванням та початком роботи працівника, налагодити взаємовідносини в колективі, вмотивовувати, сприяти до самореалізації та професійного розвитку. Також, потрібно згадати, що завдяки постійному розвитку сучасних технологій, в адаптаційний процес все частіше включають інтелектуальні інформаційні технології, такі як чат-боти, онлайн карти чи дистанційні курси навчання та підвищення кваліфікації. Формування та проведення процесу адаптації потребує зваженої системної взаємодії методів та інструментів адаптації, яка має враховувати як загальні, так і індивідуальні потреби учасників цього процесу. Враховуючи вище зазначене та потреби зацікавлених сторін, інструменти адаптації, що сприяють швидкій адаптації працівника до змін, доречно розділити на групи залежно від їх характеру використання та зазначених завдань в процесі адаптації, що наведено у таблиці 1.

адаптація персонал конкурентоспроможність